Почти готово: Успешно сте приключили първия си дистанционен одит. В тази последна част от поредицата статии за дистанционни одити ще Ви дадем няколко последни съвета за отчитане и проследяване на приключването на несъответствия.
Това е последната част от поредицата от седем статии за дистанционни одити:
- Част 1 - Как да провеждаме дистанционни одити
- Част 2 - Оценка на риска
- Част 3 - Метод на одита
- Част 4 - Технология
- Част 5 - Подготовка
- Част 6 - Съвети за провеждане на дистанционни одити
- Част 7 - Последващи действия
Докладването и последващите действия не се различават съществено при дистанционните одити. Това означава, че точно както при одита на място, одиторът трябва да напише доклад, в който да изложи основните констатации, като например несъответствия, добри практики, възможности за подобрение и т.н.
Въпреки че, разбира се, е възможно да се записват уебконференции, за да се документира одитът, този запис не може да замени доклада от одита. Не трябва да се правят аудио- или визуални записи без предварително съгласие. Също така трябва да се уточни в писмен вид какво ще се прави със записа след одита (съхранение, разпространение, сигурност, изтриване).
За целите на документацията се препоръчва да се записват продължителността и участниците в уебконференциите. Тази функция е включена в повечето приложения. Участниците трябва да се съгласят с това.
Тъй като разговорите по време на уебконференции могат да доведат до недоразумения, одитираните лица трябва да имат възможност да прегледат доклада от одита и да потвърдят, че докладът отразява случилото се по време на одита.
След като докладът е окончателен, одиторът трябва да потвърди, че е изтрил всички поверителни документи, изображения, записи и т.н. в съответствие с предварително договорените правила.
Нека завършим тази поредица от статии с може би най-важния съвет от всички: Спомняте си, че във втората част обсъдихме, че преди дистанционния одит трябва да се направи оценка на риска, за да се гарантира, че дистанционният одит е достатъчен за целта. След одита решението за дистанционен одит трябва да бъде оценено. Ако има съмнения относно ефективността на процеса на дистанционен одит, трябва да се обмисли провеждането на одит на място.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Dr. Thijs Willaert
Д-р Тийс Вилаерт е ръководител на отдел "Маркетинг и комуникации" за сегментите "Устойчивост" и "Безопасност на храните". Той е и одитор за външния одит на докладите за устойчивост. Областите му на интерес включват управление на устойчивостта, устойчиви обществени поръчки и дигитализация на одитната среда.
Loading...