Ya casi ha terminado: Ha completado con éxito su primera auditoría remota. En esta última parte de nuestra serie de artículos sobre auditorías remotas, ofrecemos algunos consejos finales sobre la presentación de informes y el seguimiento de una auditoría remota.
Esta es la última parte de una serie de siete artículos sobre auditorías remotas:
- Parte 1 - Cómo realizar auditorías a distancia
- Parte 2 - Evaluación de riesgos
- Parte 3 - Método de auditoría
- Parte 4 - Tecnología
- Parte 5 - Preparación
- Parte 6 - Consejos para realizar auditorías a distancia
- Parte 7 - Seguimiento
La elaboración de informes y el seguimiento no son muy diferentes en las auditorías a distancia. Esto significa que, al igual que en el caso de una auditoría in situ, el auditor debe redactar un informe en el que se indiquen las principales conclusiones, como las no conformidades, las buenas prácticas, las oportunidades de mejora, etc.
Aunque, por supuesto, es posible grabar las conferencias web para documentar la auditoría, esta grabación no puede sustituir al informe de auditoría. No deben realizarse grabaciones de audio o visuales sin consentimiento previo. También debe especificarse por escrito qué se hará con la grabación después de la auditoría (almacenamiento, distribución, seguridad, eliminación).
A efectos de documentación, se recomienda registrar la duración y los participantes de las conferencias web. Esta función está incluida en la mayoría de las aplicaciones. Los participantes deben estar de acuerdo con ello.
Dado que las conversaciones en las conferencias web pueden dar lugar a malentendidos, los auditados deben tener la oportunidad de revisar el informe de auditoría y confirmar que el informe refleja lo ocurrido durante la auditoría.
Una vez que el informe es definitivo, el auditor debe confirmar que ha eliminado todos los documentos confidenciales, imágenes, grabaciones, etc., de acuerdo con las normas previamente acordadas.
Terminemos esta serie de artículos con el consejo quizá más importante de todos: recordarán que en la segunda parte hablamos de que hay que hacer una evaluación de riesgos antes de la auditoría remota para asegurarse de que ésta es suficiente para el propósito. Después de la auditoría, debe evaluarse la decisión de realizarla a distancia. Si hay alguna duda sobre la eficacia del proceso de auditoría a distancia, debe considerarse la posibilidad de realizar una auditoría in situ.
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Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is a Global Director Sustainability Services. In the role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement. human rights due diligence and ESG audits.