Quasi finito: Avete completato con successo il vostro primo audit remoto. In questa parte finale della nostra serie di articoli sugli audit remoti, forniamo alcuni consigli finali sul reporting e sul follow-up di un audit remoto.
Questa è la parte finale di una serie di sette articoli sugli audit remoti:
- Parte 1 - Come condurre gli audit remoti
- Parte 2 - Valutazione del rischio
- Parte 3 - Metodo di audit
- Parte 4 - Tecnologia
- Parte 5 - Preparazione
- Parte 6 - Suggerimenti per condurre audit a distanza
- Parte 7 - Follow-up
I rapporti e il follow-up non sono significativamente diversi per gli audit a distanza. Ciò significa che, proprio come nel caso di un audit in loco, l'auditor deve redigere un rapporto che illustri i risultati principali, come le non conformità, le buone prassi, le opportunità di miglioramento, ecc.
Sebbene sia ovviamente possibile registrare le conferenze web per documentare l'audit, questa registrazione non può sostituire il rapporto di audit. Le registrazioni audio o visive non devono essere effettuate senza previo consenso. È inoltre necessario specificare per iscritto cosa si farà con la registrazione dopo l'audit (archiviazione, distribuzione, sicurezza, cancellazione).
A scopo di documentazione, si raccomanda di registrare la durata e i partecipanti alle conferenze web. Questa funzione è inclusa nella maggior parte delle applicazioni. I partecipanti devono essere d'accordo.
Poiché le conversazioni in conferenza web possono dare adito a fraintendimenti, gli auditee devono avere l'opportunità di rivedere il rapporto di audit e confermare che il rapporto riflette quanto accaduto durante l'audit.
Una volta che il rapporto è definitivo, l'auditor deve confermare di aver cancellato tutti i documenti, le immagini, le registrazioni (e così via) riservati, in conformità alle regole precedentemente concordate.
Concludiamo questa serie di articoli con il consiglio forse più importante di tutti: ricorderete che nella seconda parte abbiamo discusso della necessità di effettuare una valutazione del rischio prima dell'audit remoto per garantire che l'audit remoto sia sufficiente allo scopo. Dopo l'audit, la decisione di effettuare l'audit a distanza deve essere valutata. Se ci sono dubbi sull'efficacia del processo di audit remoto, si deve prendere in considerazione un audit in loco.
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Autore
Dr. Thijs Willaert
Il Dott. Thijs Willaert è Direttore Globale per i Servizi di Sostenibilità. Nel suo ruolo, è responsabile per l'intero portfolio di servizi ESG di DQS. Le sue aree di interesse comprendono la sostenibilità negli approvvigionamenti, la due diligence nei diritti umani e gli audit ESG.
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