C'est presque terminé : Vous avez mené à bien votre premier audit à distance. Dans cette dernière partie de notre série d'articles sur les audits à distance, nous vous donnons quelques derniers conseils sur le rapport et le suivi d'un audit à distance.
Ceci est la dernière partie d'une série d'articles en sept parties sur les audits à distance :
- Partie 1 - Comment réaliser un audit à distance
- Partie 2 - Évaluation des risques
- Partie 3 - Méthode d'audit
- Partie 4 - Technologie
- Partie 5 - Préparation
- Partie 6 - Conseils pour réaliser des audits à distance
- Partie 7 - Suivi
Le rapport et le suivi ne sont pas sensiblement différents pour les audits à distance. Cela signifie que, tout comme pour un audit sur site, l'auditeur doit rédiger un rapport décrivant les principales constatations telles que les non-conformités, les bonnes pratiques, les possibilités d'amélioration, etc.
Bien qu'il soit évidemment possible d'enregistrer les conférences Web pour documenter l'audit, cet enregistrement ne peut pas remplacer le rapport d'audit. Les enregistrements audio ou visuels ne doivent pas être réalisés sans consentement préalable. Il faut également préciser par écrit ce qui sera fait de l'enregistrement après l'audit (stockage, distribution, sécurité, suppression).
À des fins de documentation, il est recommandé d'enregistrer la durée et les participants des conférences Web. Cette fonction est incluse dans la plupart des applications. Les participants doivent y consentir.
Étant donné que les conversations lors des conférences Web peuvent donner lieu à des malentendus, les personnes auditées doivent avoir la possibilité d'examiner le rapport d'audit et de confirmer que celui-ci reflète ce qui s'est passé pendant l'audit.
Une fois le rapport définitif, l'auditeur doit confirmer qu'il a supprimé tous les documents, images, enregistrements, etc. confidentiels, conformément aux règles convenues au préalable.
Terminons cette série d'articles par le conseil le plus important de tous : vous vous souviendrez que nous avons évoqué dans la deuxième partie qu'une évaluation des risques doit être effectuée avant l'audit à distance pour s'assurer qu'un audit à distance est suffisant pour l'objectif visé. Après l'audit, la décision d'auditer à distance doit être évaluée. En cas de doute sur l'efficacité du processus d'audit à distance, un audit sur site doit être envisagé.
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Auteur
Dr. Thijs Willaert
Thijs Willaert est directeur Monde des prestations liées au Développement Durable. A ce titre, il est responsable de l'ensemble du portefeuille de prestations ESG de DQS. Ses centres d'intérêt comprennent les achats durables, la diligence en matière de droits de l'homme et les audits ESG.
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