Melkein valmis: Olet suorittanut ensimmäisen etätarkastuksen onnistuneesti. Tässä etätarkastuksia käsittelevän artikkelisarjamme viimeisessä osassa annamme viimeisiä vinkkejä etätarkastuksen raportointiin ja seurantaan.
Tämä on viimeinen osa seitsemänosaisesta etätarkastuksia käsittelevästä artikkelisarjasta:
- Osa 1 - Miten etätarkastuksia tehdään
- Osa 2 - Riskinarviointi
- Osa 3 - Auditointimenetelmä
- Osa 4 - Teknologia
- Osa 5 - Valmistelu
- Osa 6 - Vinkkejä etäauditointien suorittamiseen
- Osa 7 - Seuranta
Raportointi ja seuranta eivät poikkea merkittävästi etätarkastuksissa. Tämä tarkoittaa, että aivan kuten paikan päällä tehtävässä auditoinnissa, auditoijan on laadittava raportti, jossa esitetään keskeiset havainnot, kuten vaatimustenvastaisuudet, hyvät käytännöt, parannusmahdollisuudet jne.
Vaikka verkkoneuvottelut voidaan tietenkin tallentaa auditoinnin dokumentoimiseksi, tämä tallennus ei voi korvata auditointiraporttia. Ääni- tai kuvatallenteita ei saa tehdä ilman ennakkosuostumusta. On myös määriteltävä kirjallisesti, mitä tallenteelle tehdään auditoinnin jälkeen (tallentaminen, jakelu, turvallisuus, poistaminen).
Dokumentointia varten on suositeltavaa kirjata verkkokonferenssien kesto ja osallistujat. Tämä ominaisuus sisältyy useimpiin sovelluksiin. Osallistujien on hyväksyttävä tämä.
Koska verkkokonferensseissa käydyt keskustelut voivat johtaa väärinkäsityksiin, auditoitavilla olisi oltava mahdollisuus tarkastella auditointiraporttia ja vahvistaa, että raportti vastaa auditoinnin aikana tapahtunutta.
Kun raportti on lopullinen, tarkastajan on vahvistettava, että hän on poistanut kaikki luottamukselliset asiakirjat, kuvat, tallenteet jne. aiemmin sovittujen sääntöjen mukaisesti.
Lopetetaan tämä artikkelisarja ehkä kaikkein tärkeimpään vinkkiin: Muistattehan, että keskustelimme toisessa osassa siitä, että ennen etätarkastusta on tehtävä riskinarviointi, jotta voidaan varmistaa, että etätarkastus riittää tarkoitukseen. Tarkastuksen jälkeen on arvioitava päätöstä etätarkastuksesta. Jos etätarkastusprosessin tehokkuudesta on epäilyksiä, on harkittava paikan päällä tehtävää tarkastusta.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Head of Marketing & Communications for the Sustainability and Food Safety segments. He is also an auditor for the external audit of sustainability reports. His areas of interest include sustainability management, sustainable procurement, and the digitalization of the audit landscape.
Loading...