Proces certyfikacji DQS dla systemów zarządzania
Audyty DQS: Skuteczne narzędzie do dalszego rozwoju systemu zarządzania
Loading...
Proces certyfikacji DQS dla systemów zarządzania
Proces certyfikacji systemów zarządzania zwykle obejmuje kilka etapów i w większości przypadków kończy się raportem z auditu dokumentującym wyniki auditu i certyfikatem. Nasze audyty służą ogólnemu celowi, jakim jest wykazanie skuteczności i zgodności z międzynarodowymi normami lub specyfikacjami. Mogą one jednak przynieść więcej korzyści: Audyty DQS są szczególnie skutecznym narzędziem do dalszego rozwoju systemu zarządzania. Zyskują Państwo bardziej intensywną wiedzę i głębsze zrozumienie swojej organizacji - i mogą ją doskonalić w sposób ukierunkowany.
Rozmowa wstępna i określenie celów
Proces certyfikacji DQS rozpoczyna się od wzajemnego poznania się i wymiany wstępnych informacji w celu złożenia sensownej oferty. W trakcie tego procesu chcielibyśmy poznać indywidualną sytuację firmy, jej wielkość, specjalne procesy i poziom dojrzałości systemu zarządzania. Wszystkie te czynniki są ważne przy określaniu czasu trwania auditu i kwalifikacji naszych auditorów. Są one zapisywane w tak zwanych danych podstawowych firmy.
Aby jednak móc przygotować szczegółową ofertę , dostosowaną do indywidualnych potrzeb Państwa organizacji i obejmującą wszystkie istotne usługi, pytamy również o pewne oczekiwania Państwa firmy: Jakie są wymagania dotyczące strategicznego wykorzystania systemów zarządzania? Jakie cele wiążą się z certyfikacją?
Planowanie projektu i audyt wstępny (opcjonalnie)
Planowanie to powinno być zakończone 120 dni przed auditem certyfikacyjnym. Aby zapewnić niezawodność tego planowania, DQS wykorzystuje zautomatyzowane kroki procesu, dzięki którym wszystkie ważne informacje są dostępne za jednym kliknięciem myszy przed, w trakcie i po audycie. Jednak w fazie planowania równie ważny jest nasz dialog z klientem.
Oprócz obsady zespołu audytowego, obejmuje to identyfikację i zaangażowanie części organizacji, które mają być audytowane, oraz osób kontaktowych na wczesnym etapie. Szczególnie w przypadku audytów łączonych lub złożonych procedur próbkowania i macierzy, spotkania i warsztaty przygotowawcze okazały się niemal niezbędne. Zespoły planistyczne działu wsparcia klienta DQS są wspierane przez uznanych ekspertów zarówno w dziedzinie norm, jak i przemysłu, którzy często sami są doświadczonymi audytorami.
W wielu przypadkach przydatne okazało się przeprowadzenie audytu wstępnego. Ta opcjonalna usługa pomaga organizacji przygotować się do rzeczywistej certyfikacji, w oparciu o zidentyfikowane mocne strony lub możliwości poprawy.
Audyt certyfikacyjny, etapy 1 i 2
Właściwy proces certyfikacji rozpoczyna się od analizy systemu (etap 1 audytu). Analiza systemu jest niezbędnym krokiem w przypadku pierwszej certyfikacji, a także częściowo w przypadku przejęcia istniejących certyfikatów. Skupia się ona na ocenie dokumentacji systemowej oraz przeglądzie wyników ocen zarządzania i auditów wewnętrznych. Nasi audytorzy określają, czy system zarządzania jest wystarczająco rozwinięty i gotowy do certyfikacji. Audytor DQS wyjaśnia wyniki i ustala dalsze kroki, które należy podjąć w ramach przygotowań do audytu systemu na miejscu.
Podczas audytu systemu (etap audytu 2) auditor lub zespół auditorów zwykle ocenia skuteczność systemu zarządzania w miejscu produkcji lub świadczenia usług (na miejscu). W wyjątkowych przypadkach audit może być również przeprowadzony, zastąpiony lub uzupełniony zdalnie (audit zdalny, nie na miejscu).
Podczas gdy analiza systemu koncentruje się na strukturze i dokumentacji ("Co jest opisane?"), audit systemu dotyczy tego, co jest rzeczywiście wdrożone. Wykorzystując normy i specyfikacje dla systemów zarządzania, ocenia się skuteczność wszystkich obszarów funkcjonalnych i procesów systemu zarządzania.
Wszystkie wnioski z obserwacji, przeglądów i wywiadów są włączane do wyniku auditu, który jest przedstawiany i wyjaśniany klientowi na spotkaniu końcowym. W przypadku stwierdzenia niezgodności uzgadnia się plany działania.
Ocena systemu
Jako niezależna jednostka certyfikująca, DQS ponownie ocenia wyniki audytu w ramach oceny systemu. W trakcie tak zwanego przeglądu technicznego ustalamy, czy audyt został przeprowadzony prawidłowo, czy wszystkie wymagane dokumenty są kompletne i czy wykazano, że wymagania normy dotyczące systemu zarządzania są odpowiednio spełnione. Dopiero wtedy podejmowana jest decyzja o wydaniu certyfikatu. Następnie klient otrzymuje sprawozdanie z audytu.
Certyfikat
Jeśli auditor DQS zaleca wydanie certyfikatu po przeprowadzeniu auditu systemu, ewentualnie pod pewnymi warunkami, a przegląd techniczny potwierdza tę ocenę, wydawany jest odpowiedni certyfikat.
Taki certyfikat jest widocznym, zewnętrznym wyrazem neutralnej i niezależnej oceny. Pokazuje on, że organizacja właściwie i skutecznie stosuje jeden lub więcej systemów zarządzania, a tym samym stworzyła struktury spełniające określone oczekiwania klientów lub wymagania prawne.
Dla wielu klientów DQS certyfikat jest jednak tylko jednym z aspektów certyfikacji. Koncentrują się oni na wskazaniach do poprawy lub ryzyku, które otrzymują podczas oceny. Audytorzy DQS patrzą perspektywicznie na skuteczność systemów zarządzania, w tym na procesy zmian w organizacjach, i aktywnie angażują się w dialog z kierownictwem. W ten sposób pomagają firmom w osiąganiu celów i zadań strategicznych oraz zapewniają zaufanie partnerów biznesowych w długim okresie.
Audyty nadzoru
W przypadku norm akredytowanych certyfikat jest zwykle ważny przez trzy lata. Jednak aby zachować jego ważność przez cały okres obowiązywania, musi być co roku weryfikowany. Dlatego w pierwszym i drugim roku po wydaniu certyfikatu audytorzy DQS przeprowadzają krótkie audyty nadzoru, podczas których sprawdzają na przykład skuteczność istotnych elementów systemu lub działań korygujących i zapobiegawczych.
Recertyfikacja
Na koniec 3-letniego cyklu przeprowadza się ponowną certyfik ację. Pod względem zakresu oceny odpowiada ona audytowi systemu podczas certyfikacji wstępnej. Jednak w drugim, trzecim i kolejnych cyklach audytorzy biorą również pod uwagę większą dojrzałość i skuteczność systemu zarządzania. W ten sposób coroczny przegląd wspiera ciągły rozwój firm: stanowi zachętę dla kierownictwa, napędza ciągłe doskonalenie i zapobiega powstawaniu martwych punktów.