U vrijeme pandemije često nije moguće auditirati sustave upravljanja na licu mjesta ili je to moguće samo u vrlo ograničenoj mjeri. Takozvani auditi na daljinu, koji se izvode uz pomoć prikladne informacijske i komunikacijske tehnologije, mogu biti rješenje u takvoj situaciji - i za audite prema automobilskom standardu IATF 16949. Pročitajte sljedeći članak kako biste saznali zahtjeve za audite na daljinu koje je IATF donio u listopadu 2020. godine.
Loading...
Auditi na daljinu, odnosno auditi koji se provode za potrebe procjena i certifikacije sustava upravljanja, sve su više prihvaćeni od početka pandemije Covid-19 virusa početkom 2020. godine. To je potvrdila i anketa među DQS korisnicima. Uostalom, čak i u vremenima u kojima je uobičajeni audit na licu mjesta u tvrtki gotovo nemoguć, moraju se održavati certifikati i provoditi zakazani auditi. I prije pandemije se ova metoda provođenja audita uspješno primjenjivala bez fizičke prisutnosti auditora. To je zato što međunarodno priznate smjernice za provođenje audita sustava upravljanja, ISO 19011:2018, također već duže vrijeme izričito predviđaju audite na daljinu kao alternativu auditima na licu mjesta u mnogim područjima.
IATF i auditi na daljinu
Korisnicima međunarodnog automobilskog standarda IATF 16949 metoda audita na daljinu nije bila dostupna do prije otprilike šest mjeseci. Međutim, u listopadu 2020. godine Međunarodna radna skupina za automobilsku industriju (International Automotive Task Force - IATF) se prilagodila trenutnim okolnostima, barem privremeno, i osmislila odgovarajuće uvjete za provođenje audita na daljinu za IATF 16949 kao i "Mjere za vrijeme pandemije korona virusa (COVID-19) - Izdanje 5". Međutim, mogućnosti za auditiranje na daljinu su ograničene u usporedbi s drugim ISO normama za sustave upravljanja poput ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) i ISO 27001 (informacijska sigurnost).
To je zato što je ključan uvjet za provođenje IATF audita na daljinu nemogućnost provođenja audita na licu mjesta isključivo zbog razloga povezanih s COVID-19 pandemijom. Samo u tom slučaju certifikacijska tijela poput DQS-a smiju provoditi audite na daljinu prema IATF specifikacijama. Auditi na daljinu su u tom slučaju omogućeni kako bi se spriječilo prekoračenje planiranog ili dopuštenog vremenskog okvira.
U automobilskom sektoru postoje i posebni propisi za proizvodne pogone koji su zbog pandemije zatvoreni u vrijeme planiranog IATF audita ili koji ne proizvode nikakve dijelove. U tom slučaju, međutim, certifikacijsko tijelo mora dobiti odgovarajuće informacije od klijenta kako bi procijenilo okolnosti i, ako je potrebno, dogovorilo novi, kasniji datum za IATF audit. IATF mora biti obaviješten o odustajanju od prvotno planiranog audita.
Provođenje audita na daljinu
Primjena audita na daljinu je za automobilski standard IATF 16949 moguća za
- Proizvodne lokacije
- Uključivanje proširenih proizvodnih lokacija
- Udaljenje lokacije za podršku
IATF auditi na daljinu dozvoljeni su za sljedeće vrste audita:
- Audite inicijalne certifikacije (faza 1 i 2). Ako se audit faze 2 provodi na daljinu, rok trajanja certifikata ne može biti dulji od 12 mjeseci, a certifikat ističe dan prije. Audit koji slijedi se smatra recertifikacijskim auditom.
- Nadzorne audite
- Recertifikacijske audite
- Audite za transfer certifikata
- Audite zbog posebnih razloga, tzv. posebne audite
Certifikacijsko tijelo mora primjenjivati slejdeća načela kod IATF audita na daljinu:
- IAF ID 12 - Načela za ocjenu na daljinu (Principles for Remote Assessments)
- IAF MD 4 - Obavezan dokument za korištenje informacijskih i komunikacijskih tehnologija (ICT) za potrebe audita i ocjena (Mandatory document on the use of information and communication technologies (ICT) for audit and assessment purposes)
- Dodatak A "Mjera za vrijeme pandemije korona virusa (COVID-19) - Izdanje 5 - Zahtjevi za IATF audite na daljinu) (Annex A of "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5" - Requirements for IATF Remote Audits)
IATF audit - Mogućnosti za primjenu
- 100% na licu mjesta
- djelomično na daljinu (audit iz daljine) i djelomično na licu mjesta
- 100% na daljinu
Prilikom određivanja broja dana audita moraju se uzeti u obzir dodatno vrijeme i napor potrebni za audit na daljinu. U "Mjerama za vrijeme pandemije korona virusa" IATF ističe da se čak i IATF 16949 auditi na daljinu i njihovo planiranje mogu promatrati ("svjedočiti") ako je potrebno, na primjer kako bi se utvrdilo je li korištena tehnologija u skladu s propisima ili je li pristup odgovarajućeg auditora ispravan. Međutim, ovo zapažanje u smislu audita svjedoka se ne može odbaciti.
Kompetencije auditora za IATF audite na daljinu
Drugi važni elementi audita na daljinu su odgovarajuće kompetencije i vještine svih strana uključenih u audit na daljinu. I auditori i klijenti moraju znati upravljati elektroničkom infrastrukturom na način da se mogu postići željeni rezultati. I mora se osigurati da su rezultati audita smisleni i objektivni.
Auditori koji provode IATF audite na daljinu bi stoga već trebali biti upoznati s dotičnom tvrtkom i tamošnjom atmosferom, na primjer kroz već održani audit za automobilsku industriju na licu mjesta. Osim toga, auditori moraju imati veliko iskustvo s auditima na daljinu, budući da audit na daljinu u nekim slučajevima zahtijeva drugačije tehnike ispitivanja nego što je uobičajeno za audite na licu mjesta.
Naša posljednja anketa za korisnike na ovu temu pokazuje sljedeće rezultate u pogledu DQS auditora:
"97% naših klijenata smatra pristup naših auditora 'kompetentnim', samo 3% 'manje kompetentnim'."
Daljnji ključni aspekti i posebni zahtjevi mogu se sažeti kako slijedi:
- Nema spornih slučajeva ili kritično ocijenjenih događaja (nesukladnost)
- Broj sudionika IATF audita na daljinu trebao bi biti ograničen.
- Pojedinačne "sesije" ne bi trebale biti duže od maksimalno dva sata, nakon kojih slijedi pauza. Ovo je potrebno kako koncentracija ne bi pala u ponekad nepoznatoj situaciji. Stoga za planiranje audita na daljinu treba planirati više vremena nego za uobičajene IATF audite na licu mjesta.
Prednosti audita na daljinu
- Značajno smanjenje vremena provedenog na putovanju
- Lokacije koje se ne mogu posjetiti mogu se auditirati uz opravdan trud
- (Skoro neograničen broj) Stručnjaka iz cijelog svijeta može biti prisustvovati auditu u isto vrijeme
- Osobni rizici za auditore i zaposlenike su minimizirani, na primjer zdravstveni i sigurnosni rizici
- Nema ograničenja putovanja
- Vremensko kašnjenje između prikupljanja podataka i analize podataka može se svesti na minimum
- Velika fleksibilnost u slučaju smetnji, na primjer dostupnost zaposlenika
- Smanjene emisije CO2 pridonose održivosti
Zahtjevi za komunikacijsku tehnologiju
Korištena informacijska i komunikacijska tehnologija (ICT) igra posebnu ulogu u svim auditima koji se provode na daljinu. Dokument IAF MD 4:2018 daje obvezujuće specifikacije za to. Dokument je objavio Međunarodni akreditacijski forum( International Accreditation Forum - IAF) i regulira globalno središnje aspekte u korištenju informacijskih tehnologija
Ključni zahtjevi, koji uz IATF audite utječu i na sve ostale audite za certifikaciju sustava upravljanja prema ISO normama, su:
- Osiguranje sigurnosti i povjerljivosti elektronički prenesenih informacija.
- Dogovor o korištenju informacijskih i komunikacijskih tehnologija između auditora i klijenta. To zahtijeva uspostavljeni poslovni odnos.
- Identifikacija rizika i prilika od strane auditora u pogledu informacijskih i komunikacijskih tehnologija. To, između ostalog, unaprijed osigurava valjanost i objektivnost pronalazaka.
- Osiguranje dostupnosti potrebne elektroničke infrastrukture.
- Kompetentnost i znanje svih uključenih u pogledu korištenja informacijskih i komunikacijskih tehnologija kako bi se mogli ostvariti željeni rezultati.
To uključuje osiguravanje da su klijenti i auditori upoznati s odgovarajućim hardverom i softverom (tabletima, web kamerama, WiFi čvorištima ili IT alatima kao što su WebEx, GoToMeeting, programi za uređivanje slika itd.) i da je dostupna dovoljna propusnost za sigurnu, stabilnu vezu.
Druge specifikacije u automobilskom sektoru
- DIN EN ISO/IEC 17021 - Ocjenjivanje sukladnosti -- Zahtjevi za tijela koja provode audit i certifikaciju sustava upravljanja
- DIN EN ISO 19011 - Smjernice za provođenje audita sustava upravljanja
- 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - obvezujući dokument za određivanje vremena potrebnog za auditiranje sustava upravljanja kvalitetom i okolišem
- 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - obvezujući dokument za akreditirana certifikacijska tijela za korištenje računalno potpomognutih tehnika auditiranja (CAAT) u auditiranju sustava upravljanja
- IATF - Globalna izuzeća i mjere kao odgovor na pandemiju uzrokovanu virusom COVID 19, Dodatak A sadrži zahtjeve za provođenje audita na daljinu prema IATF 16949 propisima
Zaključak - Provođenje IATF audita na daljinu
Auditi na daljinu postali su dio "nove stvarnosti" u samo jednoj godini. Danas su priznata metoda auditiranja koja može barem djelomično zamijeniti klasične audite na licu mjesta i tako pridonijeti održavanju certifikata. Auditi na daljinu stoga mogu biti korisna dopuna konvencionalnim auditima na licu mjesta. Tijekom audita može se iskoristiti dodatna stručnost u kombinaciji sa smanjenim troškovima za auditiranje više lokacija, ili se audit može provesti u potpunosti na daljinu, kada je to prikladno, kako bi se ispunili zahtjevi za certifikaciju, ili se audit može provesti u skladu s trenutačnim uvjetima.
Mogućnosti koje auditi na daljinu već dugo nude za ISO norme mogu se od jeseni 2020. godine (barem privremeno) iskoristiti i za automobilsku normu IATF 16949. Međutim, to je moguće samo u slučaju ako se dokaže da je nemoguće održati planirati audit na licu mjesta zbog pandemijske situacije, i ako to dovodi u opasnost održavanje certifikata. Osim toga, primjena audita na daljinu se uvijek mora pažljivo procijeniti. Ne može se svaka situacija adekvatno procijeniti na daljinu. DQS stoga unaprijed ispituje odgovarajuće okolnosti u vašoj tvrtki, zahtjeve akreditacije i nadležnih tijela, kao i rizike povezane s primjenom.
Prilikom provođenja audita na daljinu moraju se poštivati posebni zahtjevi navedeni u gore spomenutim standardima i smjernicama. Ove su specifikacije usredotočene na korištenje informacijske i komunikacijske tehnologije (ICT) i na prethodno iskustvo dotičnih auditora - dva aspekta koja imaju najveći utjecaj na uspjeh audita na daljinu.
Nadalje, na IATF audite na daljinu primjenjuju se dodatna pravila za planiranje i provođenje audita. Ovisno o vrsti audita koji se provodi, pravila se primjenjuju i na trajanje certifikata izdanih na temelju audita na daljinu. Pojedinosti o zahtjevima mogu se pronaći u Dodatku A tzv. "Mjera za vrijeme pandemije korona virusa (COVID-19) - Izdanje 5".
Iskustvo i povjerenje
IATF 16949 se smatra međunarodnim standardom kvalitete u automobilskoj industriji. Kao nasljednik ISO/TS 16949:2009, praktički je ulaznica za ovu globalnu industriju od objave u listopadu 2016. godine. Tehnička specifikacija ISO/TS 16949 prvi je put izdana u ožujku 1999. godine. Uz priznanje od strane IATF-a i odobrenje od strane VDA-QMC u veljači 2000. godine, DQS je bio među prvim certifikacijskim tijelima u svijetu za ovaj automobilski standard.
Naše tekstove i bijele knjige pišu isključivo stručnjaci za standarde ili auditori s višegodišnjim iskustvom. Ako imate pitanja za autora o sadržaju teksta, našim auditima i certifikacijama, slobodno nas kontaktirajte.
DQS newsletter
Ostanite u toku i prijavite se na naš newsletter!
Autor
Torsten Schwarz
Stručnjak za DQS standarde, lead auditor i voditelj proizvoda za automobilske propise.
Loading...