Di masa pandemi, pengauditan sistem manajemen di lokasi sering kali tidak memungkinkan atau hanya pada tingkat yang sangat terbatas. Apa yang disebut audit jarak jauh (remote), yang dilakukan dari jarak jauh dengan bantuan teknologi informasi dan komunikasi yang sesuai, biasanya dapat memberikan solusi dalam situasi ini - juga untuk standar otomotif IATF 16949. Baca artikel berikut untuk mengetahui persyaratan apa yang dibuat IATF pada Oktober 2020 untuk melaksanakan audit jarak jauh.

Loading...

Audit jarak jauh, yaitu audit yang dilakukan dari jarak jauh untuk penilaian dan sertifikasi sistem manajemen, telah mendapatkan penerimaan yang kuat sejak dimulainya pandemi Covid 19 di awal tahun 2020. Hal ini sekali lagi dikonfirmasi oleh survei pelanggan DQS. Lagi pula, bahkan di saat-saat yang membuat audit di lokasi yang normal di sebuah perusahaan hampir tidak mungkin dilakukan, sertifikat harus dipertahankan dan audit terjadwal harus dilakukan. Bahkan sebelum pandemi, metode audit ini berhasil diterapkan tanpa kehadiran fisik auditor. Ini karena pedoman yang berlaku secara internasional untuk mengaudit sistem manajemen, ISO 19011:2018, juga secara eksplisit menyediakan audit jarak jauh sebagai alternatif audit di tempat di banyak area selama beberapa waktu.

IATF dan audit jarak jauh

Pengguna standar otomotif internasional IATF 16949 ditolak metode audit alternatif ini sampai sekitar enam bulan yang lalu. Namun, pada bulan Oktober 2020, Gugus Tugas Otomotif Internasional (IATF) beradaptasi dengan keadaan saat ini, setidaknya untuk sementara, dan menciptakan kondisi yang sesuai untuk melaksanakan audit jarak jauh untuk IATF 16949 serta "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revisi 5". Namun, kemungkinan audit jarak jauh terbatas dibandingkan dengan standar sistem manajemen ISO seperti ISO 9001 (manajemen mutu) atau ISO 27001 (keamanan informasi).

Hal ini karena syarat penting untuk melakukan audit jarak jauh IATF adalah tidak mungkin melakukan audit di tempat karena alasan yang dapat terbukti terkait langsung dengan pandemi COVID-19. Hanya dalam kasus ini, badan sertifikasi seperti DQS diberi wewenang untuk melakukan audit jarak jauh sesuai dengan spesifikasi IATF. Latar belakangnya adalah bahwa kemungkinan audit jarak jauh mencegah terlampauinya kerangka waktu yang direncanakan atau diizinkan.

Peraturan khusus juga ada di sektor otomotif untuk fasilitas produksi yang ditutup karena pandemi pada saat audit IATF yang direncanakan atau yang tidak memproduksi suku cadang. Namun, dalam kasus ini, lembaga sertifikasi harus memperoleh informasi yang sesuai dari pelanggan untuk menilai keadaan dan, jika perlu, menyetujui tanggal baru untuk audit IATF di kemudian hari. IATF harus diberitahu tentang pengabaian audit yang direncanakan semula.

Melakukan audit jarak jauh

Penerapan audit jarak jauh dimungkinkan untuk standar otomotif IATF 16949 sebagai berikut, untuk:

  • Lokasi produksi
  • Untuk menyertakan lokasi produksi yang diperluas
  • Lokasi penunjang jarak jauh

Audit Jarak Jauh IATF diizinkan untuk jenis audit berikut:

  • Audit sertifikasi awal (tahap 1 dan tahap 2). Jika audit tahap 2 dilakukan dari jarak jauh, masa berlaku sertifikat tidak boleh lebih dari dua belas bulan, dan sertifikat kedaluwarsa satu hari sebelumnya. Audit berikutnya kemudian dianggap sebagai audit sertifikasi ulang.
  • Audit pengawasan
  • Audit sertifikasi ulang
  • Transfer audit
  • Audit untuk alasan tertentu, yang disebut audit khusus

Lembaga sertifikasi harus menerapkan prinsip-prinsip berikut untuk Audit Jarak Jauh IATF:

  • IAF ID 12 - Principles for Remote Assessments
  • IAF MD 4 - Mandatory document on the use of information and communication technologies (ICT) for audit and assessment purposes.
  • Annex A of "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5" - Requirements for IATF Remote Audits

Audit IATF - Opsi untuk implementasi

 

  • 100% di lokasi
  • Sebagian jarak jauh (audit dari jarak jauh) dan sebagian di lokasi
  • 100% jarak jauh

Saat menentukan jumlah hari audit, waktu dan upaya tambahan yang diperlukan untuk audit jarak jauh harus diperhitungkan. Dalam "Measures Coronavirus Pandemic", IATF menunjukkan bahwa audit jarak jauh IATF 16949 dan perencanaannya dapat diamati ("disaksikan") jika perlu, misalnya untuk menentukan apakah teknologi yang digunakan sesuai dengan peraturan atau apakah pendekatan auditor masing-masing patuh. Namun, pengamatan dalam arti audit penyaksian (witness) ini tidak dapat ditolak.

Kompetensi auditor untuk audit jarak jauh IATF

Elemen penting lainnya dari audit jarak jauh adalah kompetensi dan keterampilan yang memadai dari semua pihak yang terlibat dalam audit jarak jauh. Auditor dan pelanggan sama-sama harus dapat mengoperasikan infrastruktur elektronik sedemikian rupa sehingga hasil yang diinginkan dapat dicapai. Dan harus dipastikan bahwa hasil audit juga bermakna dan objektif.

Oleh karena itu, auditor yang melakukan audit IATF dari jarak jauh harus sudah terbiasa dengan perusahaan yang bersangkutan dan suasana yang berlaku di sana, misalnya dari audit otomotif di tempat. Selain itu, auditor harus memiliki pengalaman yang luas dan rutinitas audit jarak jauh, karena audit jarak jauh memerlukan teknik tanya jawab yang berbeda dalam beberapa kasus daripada biasanya untuk audit di tempat.

Survei pelanggan terbaru kami tentang topik ini menunjukkan hasil berikut terkait dengan auditor DQS:

"97% pelanggan kami menganggap pendekatan auditor kami sebagai 'kompeten', hanya 3% sebagai 'kurang kompeten'."

Lebih lanjut aspek penting dan persyaratan khusus dapat diringkas sebagai berikut:

  • Tidak ada kasus konflik atau peristiwa yang dinilai secara kritis (ketidaksesuaian).
  • Jumlah peserta dalam audit jarak jauh IATF harus dibatasi.
  • "Sesi" individu harus dijadwalkan maksimal dua jam, diikuti dengan istirahat. Prosedur ini diperlukan, karena jika tidak, konsentrasi menderita dalam situasi yang kadang-kadang tidak dikenal. Oleh karena itu, lebih banyak waktu harus direncanakan untuk perencanaan audit jarak jauh dibandingkan dengan audit IATF konvensional di tempat.

Keuntungan dari audit jarak jauh

 

  • Pengurangan waktu perjalanan yang signifikan
  • Lokasi yang tidak dapat dikunjungi dapat diaudit dengan upaya yang dapat dijustifikasi
  • (Hampir sejumlah) Spesialis dan pakar dari seluruh dunia juga dapat terlibat pada saat yang sama
  • Risiko pribadi bagi auditor dan karyawannya diminimalkan, misalnya risiko kesehatan dan keselamatan
  • Penghapusan pembatasan perjalanan
  • Penundaan waktu antara pengumpulan data dan analisis data dapat diminimalkan
  • Banyak fleksibilitas jika terjadi gangguan, misalnya ketersediaan auditee
  • Pengurangan emisi CO2 berkontribusi pada keberlanjutan

Persyaratan teknologi komunikasi yang digunakan

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang digunakan memainkan peran khusus dalam semua audit yang dilakukan dari jarak jauh. Dokumen IAF MD 4:2018 memberikan spesifikasi yang mengikat untuk ini. Dokumen tersebut diterbitkan oleh IAF (Forum Akreditasi Internasional) dan mengatur aspek-aspek sentral global dalam penggunaan TIK.

Persyaratan utama, yang selain audit IATF juga mempengaruhi semua audit lain untuk sertifikasi standar sistem manajemen ISO, adalah:

  • Memastikan keamanan dan kerahasiaan informasi yang dikirimkan secara elektronik.
  • Kesepakatan penggunaan ICT/TIK antara auditor dan pelanggan. Ini membutuhkan hubungan bisnis yang matang.
  • Identifikasi risiko dan peluang oleh auditor dalam kaitannya dengan TIK.
  • Ini melibatkan, antara lain, validitas dan objektivitas temuan sebelumnya.
  • Memastikan bahwa infrastruktur elektronik yang diperlukan tersedia.
  • Kompetensi dan kemampuan semua pihak yang terlibat untuk mengoperasikan TIK sedemikian rupa sehingga hasil yang diinginkan dapat tercapai.

Ini termasuk memastikan bahwa pelanggan dan auditor memahami perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai (tablet, WebCam, WiFi hub atau alat IT seperti WebEx, GoToMeeting, program pengeditan gambar, dll.) dan bahwa bandwidth yang memadai tersedia untuk koneksi yang aman dan stabil .

Spesifikasi lainnya di bidang otomotif

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Persyaratan untuk lembaga sertifikasi yang mengaudit dan mensertifikasi sistem manajemen untuk tujuan penilaian kesesuaian
  • DIN EN ISO 19011 - Pedoman untuk mengaudit sistem manajemen
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - dokumen yang mengikat untuk penentuan waktu audit untuk audit sistem manajemen mutu dan lingkungan
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - dokumen mengikat tentang penggunaan teknik audit berbantuan komputer (CAAT) dalam audit sistem manajemen oleh badan sertifikasi terakreditasi
  • IATF - Keringanan dan tindakan global dalam menanggapi Pandemi Coronavirus COVID 19, Lampiran A berisi persyaratan untuk kinerja audit jarak jauh untuk seperangkat peraturan IATF 16949

Kesimpulan - Melakukan audit IATF dari jarak jauh

Audit jarak jauh menjadi bagian dari "realitas baru" hanya dalam satu tahun. Saat ini, mereka adalah metode audit yang diakui yang dapat menggantikan audit klasik di tempat, setidaknya sebagian, dan dengan demikian berkontribusi pada pemeliharaan sertifikat. Oleh karena itu, audit jarak jauh dapat menjadi suplemen yang berguna untuk audit konvensional di tempat. Baik selama penilaian untuk meningkatkan keahlian tambahan, dalam kombinasi untuk mencakup beberapa lokasi secara hemat, atau mengaudit sepenuhnya dari jarak jauh bila sesuai untuk memenuhi persyaratan sertifikasi atau sesuai kondisi saat ini.

Kemungkinan yang telah lama ditawarkan oleh audit jarak jauh untuk standar ISO juga dapat dimanfaatkan (setidaknya untuk sementara) untuk standar otomotif IATF 16949 sejak musim gugur 2020. Namun, hanya dalam kaitannya dengan kegagalan audit di tempat yang direncanakan terkait pandemi, dan jika ini menempatkan pemeliharaan sertifikat dalam risiko. Selain itu, aplikasi mereka harus selalu ditimbang dengan hati-hati. Tidak setiap situasi dapat dinilai secara memadai dari kejauhan. Oleh karena itu DQS memeriksa terlebih dahulu keadaan masing-masing di perusahaan Anda, persyaratan akreditasi dan otoritas, serta risiko yang terkait dengan penerapannya.

Saat melakukan audit jarak jauh, persyaratan khusus harus diperhatikan yang ditetapkan dalam standar dan pedoman yang disebutkan di atas. Spesifikasi ini berfokus pada teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang digunakan serta pengalaman dan rutinitas masing-masing auditor - dua aspek yang memiliki pengaruh terbesar terhadap keberhasilan audit jarak jauh.

Selanjutnya, aturan tambahan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit berlaku untuk audit IATF jarak jauh. Bergantung pada jenis audit, ini mungkin juga berlaku untuk durasi sertifikat yang diterbitkan berdasarkan audit jarak jauh. Rincian persyaratan dapat ditemukan di Lampiran A yang disebut "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5".

 

Pengalaman dan kepercayaan

IATF 16949 dianggap sebagai standar kualitas internasional dalam industri otomotif. Sebagai penerus ISO/TS 16949:2009, secara virtual telah menjadi tiket untuk industri global ini sejak diterbitkan pada Oktober 2016. Spesifikasi Teknis ISO/TS 16949 pertama kali diterbitkan pada Maret 1999. Dengan pengakuan kami oleh IATF dan persetujuan oleh VDA-QMC pada Februari 2000, DQS adalah salah satu badan sertifikasi pertama di dunia untuk standar otomotif ini.

Artikel dan white paper kami ditulis secara eksklusif oleh pakar standar atau auditor kami dengan pengalaman bertahun-tahun. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang isi artikel, audit dan sertifikasi kami kepada penulis, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Penulis
Torsten Schwarz

Ahli standar DQS, auditor utama, dan manajer produk untuk peraturan otomotif.

Loading...