IATF - Távoli auditok az autóiparban

TARTALOM

• Az IATF és a távoli auditok
• Távoli auditok végrehajtása
• Az IATF-audit - A végrehajtás lehetőségei
• A könyvvizsgálói kompetencia az IATF távoli auditálásához
• A távoli auditok előnyei
• Az alkalmazott kommunikációs technológiára vonatkozó követelmények
• Oegyéb előírások az autóipari ágazatban
• Következtetés - Az IATF-ellenőrzések távoli végrehajtása

Atávoli auditok, azaz az irányítási rendszerek értékelése és tanúsítása céljából távolról végzett auditok a Covid 19 világjárvány 2020 eleji kezdete óta nagymértékben elterjedtek. Ezt ismét megerősítette a DQS ügyfélfelmérése . Hiszen még olyan időkben is, amikor a szokásos helyszíni auditálás egy vállalatnál szinte lehetetlenné válik, a tanúsítványokat fenn kell tartani, és az ütemezett auditokat el kell végezni. Ezt az ellenőrzési módszert már a világjárvány előtt is sikeresen alkalmazták az auditor fizikai jelenléte nélkül. Ennek oka, hogy az irányítási rendszerek auditálására vonatkozó, nemzetközileg érvényes ISO 19011:2018-as irányelv sok területen már jó ideje kifejezetten rendelkezik a helyszíni auditálás alternatívájaként a távoli auditálásról is.

IATF és távoli auditok

A nemzetközi autóipari szabvány felhasználói IATF 16949 körülbelül hat hónappal ezelőttig nem használhatták ezt az alternatív auditálási módszert. 2020 októberében azonban a Nemzetközi Autóipari Munkacsoport (IATF) - legalábbis átmenetileg - alkalmazkodott a jelenlegi körülményekhez, és az "Intézkedések koronavírus-járvány (COVID-19) - 5. felülvizsgálat" című dokumentummal megfelelő feltételeket teremtett az IATF 16949 távoli auditok elvégzéséhez is. A távoli auditálás lehetőségei azonban korlátozottak az olyan ISO irányítási rendszerszabványokhoz képest, mint például a következők ISO 9001 (minőségirányítás) vagy ISO 27001 (információbiztonság).

Ennek oka, hogy az IATF távoli audit lefolytatásának alapvető feltétele, hogy a helyszíni auditot olyan okokból nem lehet elvégezni, amelyek bizonyíthatóan közvetlenül a COVID-19 világjárvánnyal kapcsolatosak. Csak ebben az esetben jogosultak a DQS-hez hasonló tanúsító szervezetek az IATF előírásai szerinti távoli auditok elvégzésére. Ennek hátterében az áll, hogy a távoli auditálás lehetősége megakadályozza a tervezett vagy megengedett időkeret túllépését.

Az autóipari ágazatban speciális előírások vonatkoznak azokra a gyártóüzemekre is, amelyek a tervezett IATF-audit idején világjárvány miatt leállnak, vagy nem gyártanak alkatrészeket. Ebben az esetben azonban a tanúsító szervezetnek megfelelő információkat kell beszereznie az ügyféltől, hogy felmérje a körülményeket, és szükség esetén új, későbbi időpontot állapítson meg az IATF-auditra. Az eredetileg tervezett audit elmaradásáról értesíteni kell az IATF-et.

Távoli auditok végrehajtása

A távoli auditok alkalmazása az IATF 16949 autóipari szabvány esetében az alábbiak szerint lehetséges, a következőkre vonatkozóan

• Gyártó telephelyek
• Kiterjesztett termelési helyszínek bevonása
• Távoli támogatási telephelyek

Az IATF távoli auditok a következő audit típusok esetében engedélyezettek:

• Első tanúsítási auditok (1. és 2. szakasz). Ha a 2. fázisú auditot távolról végzik, a tanúsítvány érvényessége nem haladhatja meg a tizenkét hónapot, és a tanúsítvány egy nappal korábban lejár. Az ezt követő audit ekkor újratanúsítási auditnak minősül.
• Felügyeleti auditok
• Újratanúsítási auditok
• Átadási auditok
• Különleges okokból végzett auditok, ún. speciális auditok

A tanúsító szervezetnek a következő elveket kell alkalmaznia az IATF távoli auditálás során:

• IAF ID 12 - A távértékelések alapelvei
• IAF MD 4 - Kötelező dokumentum az információs és kommunikációs technológiák (IKT) auditálási és értékelési célú használatáról.
• A "Intézkedések a koronavírus-járvány (COVID-19) - 5. felülvizsgálat" A. melléklete - Az IATF távoli auditokra vonatkozó követelmények.

Az IATF-audit - A végrehajtás lehetőségei

• 100%-os helyszíni ellenőrzés
• Részben távoli (távoli auditálás) és részben helyszíni auditálás
• 100%-ban távoli

Az auditálási napok számának meghatározásakor figyelembe kell venni a távoli auditáláshoz szükséges többletidőt és erőfeszítést. Az "Intézkedések a koronavírus-járványban" című dokumentumban az IATF rámutat arra, hogy még a IATF 16949 távoli auditok és azok tervezése szükség esetén megfigyelhető ("tanúként"), például annak megállapítására, hogy az alkalmazott technológia megfelel-e az előírásoknak, vagy hogy az adott auditor megközelítése megfelel-e az előírásoknak. Ez a megfigyelés a tanúaudit értelmében azonban nem utasítható el.

A könyvvizsgálói kompetencia az IATF távoli auditálásához

A távoli auditálás további fontos elemei a távoli auditálásban részt vevő valamennyi fél megfelelő szakértelme és készsége. Az auditoroknak és az ügyfeleknek egyaránt képesnek kell lenniük arra, hogy az elektronikus infrastruktúrát úgy működtessék, hogy a kívánt eredményeket el lehessen érni. És biztosítani kell, hogy az ellenőrzési eredmények is értelmesek és objektívek legyenek.

Az IATF auditot távolról végző auditoroknak ezért már ismerniük kell az adott vállalatot és az ott uralkodó légkört, például egy helyszíni autóipari auditból. Ezenkívül az auditoroknak nagy tapasztalattal és távoli auditálási rutinnal kell rendelkezniük, mivel a távoli auditálás bizonyos esetekben más kikérdezési technikákat igényel, mint a helyszíni auditálásnál megszokott.

A témával kapcsolatos legutóbbi ügyfélfelmérésünk a következő eredményt mutatja a DQS auditorok tekintetében:

További lényeges szempontok és speciális követelmények a következőkben foglalhatók össze:

• Nincs sem konfliktusos eset, sem kritikusan értékelt esemény (nem megfelelőség).
• Az IATF távoli auditálás résztvevőinek számát korlátozni kell.
• Az egyes "üléseket" legfeljebb két órára kell ütemezni, amelyet szünet követ. Erre az eljárásra azért van szükség, mert ellenkező esetben a koncentráció szenved a néha szokatlan helyzetben. Ezért a távoli audit tervezésére valamivel több időt kell szánni, mint a hagyományos helyszíni IATF-ellenőrzésre.

A távoli auditok előnyei

• Az utazási idő jelentős csökkenése
• A nem látogatható helyszíneket indokolt erőfeszítéssel lehet auditálni.
• (szinte tetszőleges számú) szakemberek és szakértők a világ minden tájáról egyidejűleg is bevonhatók
• Az auditorok és alkalmazottaik személyes kockázatai minimálisra csökkennek, például az egészségügyi és biztonsági kockázatok
• Az utazási korlátozások kiküszöbölése
• Az adatgyűjtés és az adatelemzés közötti időkésés minimalizálható
• Nagyfokú rugalmasság zavarok esetén, például az ellenőrzöttek elérhetősége miatt.
• A_{CO2-kibocsátás} csökkenése hozzájárul a fenntarthatósághoz

Az alkalmazott kommunikációs technológiára vonatkozó követelmények

Az alkalmazott információs és kommunikációs technológia (IKT) különleges szerepet játszik minden távolról végzett ellenőrzésnél. Az IAF MD 4:2018 dokumentum erre vonatkozóan kötelező előírásokat tartalmaz. A dokumentumot az IAF (Nemzetközi Akkreditációs Fórum) adja ki, és globálisan szabályozza az IKT használatának központi szempontjait.

A legfontosabb követelmények, amelyek az IATF auditok mellett minden más, az ISO irányítási rendszer szabványok tanúsítására irányuló auditot is érintenek, a következők:

• Az elektronikusan továbbított információk biztonságának és bizalmas jellegének biztosítása.
• Megállapodás az IKT használatáról az auditor és az ügyfél között. Ehhez megalapozott üzleti kapcsolatra van szükség.
• A kockázatok és lehetőségek azonosítása az auditor által az IKT-vel kapcsolatban. Ez többek között magában foglalja a megállapítások előzetes érvényességét és objektivitását.
• A szükséges elektronikus infrastruktúra meglétének biztosítása.
• Az összes érintett kompetenciája és képessége az IKT olyan módon történő működtetésére, hogy a kívánt eredmények elérhetők legyenek.

Ez magában foglalja annak biztosítását, hogy az ügyfelek és az auditorok ismerjék a megfelelő hardvereket és szoftvereket (táblagépek, webkamerák, WiFi hubok vagy IT-eszközök, például WebEx, GoToMeeting, képszerkesztő programok stb.), és hogy elegendő sávszélesség álljon rendelkezésre a biztonságos, stabil kapcsolathoz.

Egyéb előírások az autóipari ágazatban

• DIN EN ISO/IEC 17021 - A megfelelőségértékelés céljából irányítási rendszereket auditáló és tanúsító tanúsító tanúsító szervezetekre vonatkozó követelmények.
• DIN EN ISO 19011 - Iránymutatás az irányítási rendszerek auditálásához.
• 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - kötelező érvényű dokumentum a minőség- és környezetközpontú irányítási rendszerek auditálására vonatkozó auditálási idők meghatározásához
• 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - kötelező érvényű dokumentum a számítógéppel támogatott auditálási technikák (CAAT) használatáról az irányítási rendszerek akkreditált tanúsító szervezetek általi auditálásában.
• IATF - Globális mentességek és intézkedések a koronavírus-járványra válaszul COVID 19, A. melléklet tartalmazza az IATF 16949 szabályrendszer távoli auditjainak elvégzésére vonatkozó követelményeket.

Következtetés - IATF auditok távoli végrehajtása

Atávoli auditok alig egy év alatt az "új valóság" részévé váltak. Ma már elismert auditálási módszer, amely legalább részben helyettesítheti a klasszikus helyszíni auditot, és így hozzájárulhat a tanúsítvány fenntartásához. A távoli auditok tehát hasznos kiegészítői lehetnek a hagyományos helyszíni auditoknak. Akár egy értékelés során a további szakértelem kihasználása érdekében, akár kombinálva, hogy költséghatékonyan lefedjen több telephelyet, akár teljesen távoli auditálással, ha az a tanúsítási követelmények teljesítéséhez szükséges, vagy ha az aktuális körülmények azt diktálják.

A távoli auditok által az ISO-szabványok esetében már régóta kínált lehetőségek (legalábbis ideiglenesen) az autóipari szabványok esetében is kihasználhatók. IATF 16949 2020 őszétől. Azonban csak a tervezett helyszíni auditok bizonyíthatóan világjárványhoz kapcsolódó meghiúsulása esetén, és csak akkor, ha ez a tanúsítványok fenntartását veszélyezteti. Emellett alkalmazásukat mindig gondosan mérlegelni kell. Nem minden helyzet értékelhető megfelelően a távolból. A DQS ezért előzetesen megvizsgálja az Ön vállalatának adott körülményeit, az akkreditáció és a hatóságok részéről támasztott követelményeket, valamint a végrehajtással kapcsolatos kockázatokat.

A távoli auditok elvégzésekor speciális követelményeket kell betartani, amelyeket a fent említett szabványok és irányelvek határoznak meg. Ezek az előírások az alkalmazott információs és kommunikációs technológiára (ICT), valamint az adott auditorok tapasztalatára és rutinjára összpontosítanak - ez a két szempont a távoli audit sikerét leginkább befolyásoló tényező.

Ezen túlmenően az IATF távoli auditjaira az auditok tervezésének és lefolytatásának további szabályai vonatkoznak. Az audit típusától függően ez a távoli auditok alapján kiadott tanúsítványok időtartamára is vonatkozhat. A követelményekkel kapcsolatos részletek az úgynevezett "Intézkedések koronavírusjárvány (COVID-19) - 5. felülvizsgálat" című dokumentum A. függelékében találhatók.

Tapasztalat és bizalom

IATF 16949 az autóiparban nemzetközi minőségi szabványnak számít. Az ISO/TS 16949:2009 utódjaként 2016 októberi megjelenése óta gyakorlatilag ez a globális iparág belépőjegye. Az ISO/TS 16949 műszaki előírást először 1999 márciusában adták ki. Az IATF általi elismerésünkkel és a VDA-QMC 2000. februári jóváhagyásával a DQS világszerte az első tanúsító szervezetek között volt ennek az autóipari szabványnak az alkalmazására.

Szövegeinket és fehér könyveinket kizárólag szabványügyi szakértőink vagy sokéves tapasztalattal rendelkező auditoraink írják. Ha bármilyen kérdése van a szövegek tartalmával, auditjainkkal és a szerzőhöz intézett tanúsításokkal kapcsolatban, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal.