V době pandemie není auditování systémů řízení na místě často možné nebo jen ve velmi omezené míře. Nápravu v této situaci mohou obvykle přinést tzv. audity na dálku, které se provádějí na dálku pomocí vhodné informační a komunikační technologie - a to i v případě normy IATF 16949 pro automobilový průmysl. Přečtěte si následující článek a zjistěte, jaké požadavky vytvořila IATF v říjnu 2020 pro provádění auditů na dálku.
Loading...
Vzdálené audity, tj. audity prováděné na dálku za účelem posuzování a certifikace systémů řízení, se od začátku pandemie Covid 19 na začátku roku 2020 silně prosadily. To opět potvrdil průzkum mezi zákazníky společnosti DQS . Koneckonců i v době, která téměř znemožňuje běžný audit na místě v podniku, je třeba udržovat certifikáty a provádět plánované audity. I před pandemií se tato metoda auditu úspěšně uplatňovala bez fyzické přítomnosti auditora. Je tomu tak proto, že mezinárodně platná směrnice pro auditování systémů managementu ISO 19011:2018 již delší dobu výslovně stanoví i auditování na dálku jako alternativu k auditování na místě v mnoha oblastech.
IATF a audity na dálku
Uživatelům mezinárodní normy IATF 16949 pro automobilový průmysl byla tato alternativní metoda auditu ještě zhruba před půl rokem odepřena. V říjnu 2020 se však Mezinárodní pracovní skupina pro automobilový průmysl (IATF) alespoň dočasně přizpůsobila aktuálním okolnostem a vytvořila vhodné podmínky pro provádění auditů na dálku i pro normu IATF 16949, a to prostřednictvím "Opatření koronární pandemie (COVID-19) - revize 5". Možnosti auditu na dálku jsou však ve srovnání s normami ISO pro systémy řízení, jako je ISO 9001 (řízení kvality) nebo ISO 27001 (bezpečnost informací), omezené.
Je tomu tak proto, že základní podmínkou pro provedení auditu IATF na dálku je nemožnost provést audit na místě z důvodů, které lze prokázat jako přímo související s pandemií COVID-19. Pouze v tomto případě jsou certifikační orgány, jako je DQS, oprávněny provádět vzdálené audity podle specifikací IATF. V pozadí této skutečnosti je skutečnost, že možnost provedení auditů na dálku zabraňuje překročení plánovaného nebo přípustného časového rámce.
V automobilovém průmyslu existují také zvláštní předpisy pro výrobní zařízení, která jsou v době plánovaného auditu IATF uzavřena z důvodu pandemie nebo která nevyrábějí žádné díly. V takovém případě však musí certifikační orgán získat od zákazníka vhodné informace, aby mohl posoudit okolnosti a případně dohodnout nový, pozdější termín auditu IATF. O upuštění od původně plánovaného auditu musí být informován IATF.
Provádění auditů na dálku
Použití auditů na dálku je možné pro normu IATF 16949 pro automobilový průmysl následujícím způsobem, pro
- Výrobní závody
- Zahrnout rozšířené výrobní závody
- Místa vzdálené podpory
Vzdálené audity IATF jsou povoleny pro následující typy auditů:
- Počáteční certifikační audity (fáze 1 a fáze 2). Pokud je audit etapy 2 prováděn na dálku, nesmí platnost certifikátu překročit dvanáct měsíců a platnost certifikátu končí o den dříve. Následný audit je pak považován za recertifikační audit.
- Dozorové audity
- Recertifikační audity
- Transition audity
- Audity ze zvláštních důvodů, tzv. zvláštní audity
Certifikační orgán musí při auditu IATF na dálku uplatňovat následující zásady:
- IAF ID 12 - Zásady pro audity na dálku
- IAF MD 4 - Závazný dokument o používání informačních a komunikačních technologií (ICT) pro účely auditu a posuzování.
- Příloha A dokumentu "Opatření proti koronavirům (COVID-19) - Revize 5" - Požadavky na audity IATF na dálku.
Audit IATF - možnosti provádění
- 100 % na místě
- Částečně na dálku (audit na dálku) a částečně na místě
- 100 % na dálku
Při určování počtu dnů auditu je třeba vzít v úvahu dodatečný čas a úsilí potřebné pro audit na dálku. V dokumentu "Opatření proti koronavirům" IATF upozorňuje, že i audity podle IATF 16949 na dálku a jejich plánování lze v případě potřeby sledovat ("být svědkem"), například za účelem zjištění, zda je použitá technologie v souladu s předpisy nebo zda je přístup příslušného auditora v souladu s předpisy. Toto pozorování ve smyslu svědeckého auditu však nelze odmítnout.
Způsobilost auditora pro audity IATF na dálku
Dalšími důležitými prvky auditu na dálku jsou dostatečné kompetence a dovednosti všech stran zapojených do auditu na dálku. Auditoři i zákazníci musí být schopni ovládat elektronickou infrastrukturu tak, aby bylo možné dosáhnout požadovaných výsledků. A musí být také zajištěno, aby výsledky auditu byly smysluplné a objektivní.
Auditoři, kteří provádějí audit IATF na dálku, by proto již měli znát danou společnost a atmosféru, která v ní panuje, například z auditu na místě v automobilovém průmyslu. Kromě toho musí mít auditoři rozsáhlé zkušenosti a rutinu auditu na dálku, protože audit na dálku vyžaduje v některých případech jiné techniky dotazování, než je běžné při auditu na místě.
Náš poslední průzkum mezi zákazníky na toto téma ukazuje následující výsledek, pokud jde o auditory DQS:
"97 % našich zákazníků vnímá přístup našich auditorů jako "kompetentní", pouze 3 % jako "méně kompetentní"."
Další podstatné aspekty a zvláštní požadavky lze shrnout následovně:
- Neexistuje žádný konfliktní případ ani kriticky hodnocená událost (neshoda).
- Počet účastníků auditu IATF na dálku by měl být omezen.
- Jednotlivá "sezení" by měla být naplánována na maximálně dvě hodiny, po nichž by měla následovat přestávka. Tento postup je nezbytný, protože jinak v někdy neznámé situaci trpí soustředění. Proto by se na plánování auditu na dálku mělo naplánovat poněkud více času než na běžný audit IATF na místě.
Výhody auditů na dálku
- Výrazné zkrácení doby cestování
- Místa, která nelze navštívit, lze auditovat s odůvodněným úsilím
- (téměř libovolný počet) Současně se mohou zapojit i specialisté a odborníci z celého světa
- Minimalizují se osobní rizika pro auditory a jejich zaměstnance, například zdravotní a bezpečnostní rizika
- Eliminace cestovních omezení
- Lze minimalizovat časovou prodlevu mezi sběrem dat a jejich analýzou
- Velká flexibilita v případě narušení, například dostupnosti auditovaných osob
- Snížení emisíCO2 přispívá k udržitelnosti
Požadavky na použitou komunikační technologii
Použité informační a komunikační technologie (ICT) hrají zvláštní roli při všech auditech prováděných na dálku. Dokument IAF MD 4:2018 pro ni uvádí závazné specifikace. Dokument vydává IAF (Mezinárodní akreditační fórum) a upravuje globálně ústřední aspekty při používání ICT.
Klíčové požadavky, které kromě auditů IATF ovlivňují i všechny ostatní audity pro certifikaci norem systému managementu ISO, jsou následující:
- Zajištění bezpečnosti a důvěrnosti elektronicky přenášených informací.
- Dohoda o používání ICT mezi auditorem a zákazníkem. To vyžaduje navázaný obchodní vztah.
- Identifikace rizik a příležitostí auditorem ve vztahu k ICT. To zahrnuje mimo jiné platnost a objektivitu zjištění předem.
- Zajištění potřebné elektronické infrastruktury.
- Kompetence a schopnost všech zúčastněných osob pracovat s ICT tak, aby bylo možné dosáhnout požadovaných výsledků.
To zahrnuje zajištění toho, aby zákazníci a auditoři byli obeznámeni s příslušným hardwarem a softwarem (tablety, webové kamery, WiFi rozbočovače nebo IT nástroje jako WebEx, GoToMeeting, programy pro úpravu obrázků atd. a aby byla k dispozici dostatečná šířka pásma pro bezpečné a stabilní připojení.
Další specifikace v automobilovém průmyslu
- DIN EN ISO/IEC 17021 - Požadavky na certifikační orgány, které provádějí audit a certifikaci systémů řízení pro účely posuzování shody.
- DIN EN ISO 19011 - Směrnice pro auditování systémů řízení
- 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - Závazný dokument pro stanovení doby auditu pro auditování systémů managementu kvality a environmentálního managementu
- 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - závazný dokument pro používání technik počítačem podporovaných auditů (CAAT) při auditování systémů managementu akreditovanými certifikačními orgány
- IATF - Globální výjimky a opatření v reakci na koronavirovou pandemii COVID 19, příloha A obsahuje požadavky na provádění auditů na dálku pro soubor předpisů IATF 16949
Závěr - Provádění auditů IATF na dálku
Audity na dálku se staly součástí "nové reality" během jediného roku. Dnes jsou uznávanou metodou auditu, která může alespoň částečně nahradit klasický audit na místě a přispět tak k udržení certifikátu. Audity na dálku tak mohou být užitečným doplňkem klasických auditů na místě. Ať už v průběhu posuzování za účelem využití dalších odborných znalostí, v kombinaci s cílem nákladově efektivně pokrýt více pracovišť, nebo auditem zcela na dálku, je-li to vhodné pro splnění certifikačních požadavků nebo podle aktuálních podmínek.
Možnosti, které vzdálené audity již dlouho nabízejí pro normy ISO, lze od podzimu 2020 využít (alespoň dočasně) také pro normu IATF 16949 pro automobilový průmysl. Ovšem pouze v souvislosti s prokazatelně pandemickým selháním plánovaných auditů na místě, a pokud to ohrozí udržení certifikátů. Kromě toho je třeba jejich použití vždy pečlivě zvážit. Ne každou situaci lze na dálku adekvátně posoudit. DQS proto předem prověří příslušné okolnosti ve vaší společnosti, požadavky ze strany akreditačních a autoritních orgánů i rizika spojená s realizací.
Při provádění auditů na dálku je třeba dodržovat zvláštní požadavky, které jsou stanoveny ve výše uvedených normách a pokynech. Tyto specifikace se zaměřují na použité informační a komunikační technologie (ICT) a na zkušenosti a rutinu příslušných auditorů - dva aspekty, které mají největší vliv na úspěch auditu na dálku.
Kromě toho se na audity IATF na dálku vztahují další pravidla pro plánování a provádění auditů. V závislosti na typu auditu se mohou vztahovat i na dobu platnosti certifikátů vydaných na základě auditů na dálku. Podrobnosti o požadavcích naleznete v příloze A takzvaných "Opatření proti koronavirům (COVID-19) - revize 5".
Zkušenosti a důvěra
IATF 16949 je považována za mezinárodní normu kvality v automobilovém průmyslu. Jako nástupce normy ISO/TS 16949:2009 je od svého vydání v říjnu 2016 prakticky vstupenkou do tohoto celosvětového odvětví. Technická specifikace ISO/TS 16949 byla poprvé vydána v březnu 1999. Díky našemu uznání ze strany IATF a schválení ze strany VDA-QMC v únoru 2000 byla společnost DQS jedním z prvních certifikačních orgánů na světě pro tuto normu pro automobilový průmysl.
Naše texty a bílé knihy píší výhradně naši odborníci na normy nebo auditoři s dlouholetými zkušenostmi. Máte-li jakékoli dotazy k obsahu textů, našim auditům a certifikacím autorů, neváhejte se na nás obrátit.
Newsteller DQS
Zůstaňte informováni a přihlaste se k odběru našeho newsletteru!
Autor
Torsten Schwarz
DQS expert na normy, vedoucí auditor a produktový manažer pro předpisy v automobilovém průmyslu.
Loading...