En période de pandémie, l'audit des systèmes de management sur place n'est souvent pas possible ou seulement dans une mesure très limitée. Les audits dits à distance, qui sont réalisés à distance à l'aide de technologies de l'information et de la communication adaptées, peuvent généralement remédier à cette situation - également pour la norme automobile IATF 16949. Lisez l'article suivant pour connaître les exigences que l'IATF a créées en octobre 2020 pour la réalisation d'audits à distance.

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Lesaudits à distance, c'est-à-dire les audits réalisés à distance pour l'évaluation et la certification des systèmes de gestion, ont gagné une forte acceptation depuis le début de la pandémie Covid 19 au début de 2020. C'est ce que confirme une fois de plus une enquête menée auprès des clients de DQS . Après tout, même dans des périodes qui rendent presque impossible un audit normal sur place dans une entreprise, les certificats doivent être maintenus et les audits programmés doivent être effectués. Même avant la pandémie, cette méthode d'audit a été appliquée avec succès sans la présence physique de l'auditeur. Cela s'explique par le fait que le guide internationalement valable pour l'audit des systèmes de management, ISO 19011:2018, prévoit aussi explicitement l'audit à distance comme alternative à l'audit sur site dans de nombreux domaines depuis un certain temps.

L'IATF et les audits à distance

Les utilisateurs de la norme automobile internationale IATF 16949 se sont vu refuser cette méthode d'audit alternative jusqu'à il y a environ six mois. En octobre 2020, l'International Automotive Task Force (IATF) s'est toutefois adapté aux circonstances actuelles, du moins temporairement, et a créé des conditions appropriées pour la réalisation d'audits à distance pour l'IATF 16949 également avec les "Mesures pandémie de coronavirus (COVID-19) - Révision 5". Cependant, les possibilités d'audit à distance sont limitées par rapport aux normes de systèmes de gestion ISO telles que ISO 9001 (gestion de la qualité) ou ISO 27001 (sécurité de l'information).

En effet, une condition essentielle pour réaliser un audit à distance IATF est qu'il n'est pas possible de réaliser un audit sur site pour des raisons dont on peut démontrer qu'elles sont directement liées à la pandémie de COVID-19. Ce n'est que dans ce cas que les organismes de certification comme DQS sont autorisés à effectuer des audits à distance conformément aux spécifications de l'IATF. En effet, la possibilité de réaliser des audits à distance permet d'éviter le dépassement du délai prévu ou autorisé.

Des réglementations spéciales existent également dans le secteur automobile pour les installations de production qui sont arrêtées en raison d'une pandémie au moment d'un audit IATF prévu ou qui ne produisent aucune pièce. Dans ce cas, cependant, l'organisme de certification doit obtenir des informations appropriées du client afin d'évaluer les circonstances et, si nécessaire, convenir d'une nouvelle date ultérieure pour l'audit IATF. L'IATF doit être informé de la renonciation à l'audit initialement prévu.

Réalisation d'audits à distance

L'application des audits à distance est possible pour la norme automobile IATF 16949 comme suit, pour

  • Sites de production
  • Incluant les sites de production étendus
  • Sites de support à distance

Les audits à distance IATF sont autorisés pour les types d'audit suivants :

  • Audits de certification initiale (étape 1 et étape 2). Si l'audit d'étape 2 est réalisé à distance, la validité du certificat ne peut excéder douze mois, et le certificat expire un jour plus tôt. L'audit suivant est alors considéré comme un audit de recertification.
  • Audits de surveillance
  • Audits de recertification
  • Audits de transfert
  • Audits pour raisons particulières, dits audits spéciaux

L'organisme de certification doit appliquer les principes suivants pour l'audit à distance IATF :

  • IAF ID 12 - Principes pour les évaluations à distance
  • IAF MD 4 - Document obligatoire sur l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC) à des fins d'audit et d'évaluation.
  • Annexe A de "Mesures pandémie de coronavirus (COVID-19) - Révision 5" - Exigences pour les audits à distance IATF

L'audit IATF - Options de mise en œuvre

  • 100% sur site
  • En partie à distance (audit à distance) et en partie sur site
  • 100% à distance

Lors de la détermination du nombre de jours d'audit, il faut tenir compte du temps et des efforts supplémentaires requis pour l'audit à distance. Dans les "Mesures pandémie de coronavirus", l'IATF souligne que même l'audit à distance IATF 16949 et sa planification peuvent être observés ("witnessed") si nécessaire, par exemple pour déterminer si la technologie utilisée est conforme à la réglementation ou si l'approche de l'auditeur respectif est conforme. Toutefois, cette observation au sens d'un audit témoin ne peut être rejetée.

Compétences des auditeurs pour les audits à distance IATF

D'autres éléments importants d'un audit à distance sont la compétence et les aptitudes suffisantes de toutes les parties impliquées dans un audit à distance. Les auditeurs comme les clients doivent être en mesure d'utiliser l'infrastructure électronique de manière à obtenir les résultats souhaités. Et il faut s'assurer que les résultats de l'audit sont également significatifs et objectifs.

Les auditeurs qui effectuent un audit IATF à distance doivent donc déjà connaître l'entreprise en question et l'atmosphère qui y règne, par exemple grâce à un audit automobile sur site. En outre, les auditeurs doivent avoir une grande expérience et une routine d'audit à distance, car l'audit à distance exige dans certains cas des techniques de questionnement différentes de celles qui sont normales pour un audit sur site.

Notre dernière enquête auprès des clients sur ce sujet montre le résultat suivant en ce qui concerne les auditeurs DQS:

"97% de nos clients ont perçu l'approche de nos auditeurs comme 'compétente', seulement 3% comme 'moins compétente'."

D'autres aspects essentiels et exigences particulières peuvent être résumés comme suit :

  • Il n'y a ni cas de conflit ni événement évalué de manière critique (non-conformité).
  • Le nombre de participants à un audit IATF à distance doit être limité.
  • Les "sessions" individuelles doivent être prévues pour un maximum de deux heures, suivies d'une pause. Cette procédure est nécessaire, car sinon la concentration souffre dans une situation parfois peu familière. Par conséquent, il faut prévoir un peu plus de temps pour la planification d'un audit à distance par rapport à un audit IATF classique sur site.

Avantages des audits à distance

  • Réduction significative du temps de déplacement
  • Les sites qui ne peuvent pas être visités peuvent être audités avec un effort justifié.
  • (Des spécialistes et des experts du monde entier peuvent être impliqués en même temps.
  • Les risques personnels pour les auditeurs et leurs employés sont minimisés, par exemple les risques liés à la santé et à la sécurité.
  • Élimination des restrictions de voyage
  • Le délai entre la collecte et l'analyse des données peut être réduit au minimum.
  • Beaucoup de flexibilité en cas de perturbations, par exemple la disponibilité des audités.
  • La réduction des émissions deCO2 contribue à la durabilité

Exigences relatives à la technologie de communication utilisée

Les technologies de l'information et de la communication (TIC) utilisées jouent un rôle particulier dans tous les audits réalisés à distance. Le document IAF MD 4:2018 fournit des spécifications contraignantes à ce sujet. Ce document est publié par l'IAF (International Accreditation Forum) et règle globalement les aspects centraux de l'utilisation des TIC.

Les principales exigences, qui, outre les audits IATF, concernent également tous les autres audits de certification des normes de systèmes de gestion ISO, sont les suivantes :

  • La garantie de la sécurité et de la confidentialité des informations transmises par voie électronique.
  • Accord sur l'utilisation des TIC entre l'auditeur et le client. Cela nécessite une relation commerciale établie.
  • L'identification des risques et des opportunités par l'auditeur en relation avec les TIC. Cela implique, entre autres, la validité et l'objectivité des conclusions à l'avance.
  • La garantie que l'infrastructure électronique nécessaire est en place.
  • Compétence et capacité de toutes les personnes impliquées à exploiter les TIC de manière à obtenir les résultats souhaités.

Il s'agit notamment de s'assurer que les clients et les auditeurs sont familiarisés avec le matériel et les logiciels appropriés (tablettes, WebCams, hubs WiFi ou outils informatiques tels que WebEx, GoToMeeting, programmes d'édition d'images, etc.) et qu'une bande passante suffisante est disponible pour une connexion sûre et stable.

Autres spécifications dans le secteur automobile

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Exigences pour les organismes de certification qui auditent et certifient les systèmes de gestion dans le but d'évaluer la conformité.
  • DIN EN ISO 19011 - Lignes directrices pour l'audit des systèmes de management.
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - document contraignant pour la détermination des temps d'audit pour l'audit des systèmes de management de la qualité et de l'environnement
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - Document contraignant sur l'utilisation de techniques d'audit assistées par ordinateur (CAAT) dans l'audit des systèmes de management par des organismes de certification accrédités.
  • IATF - Dérogations et mesures globales en réponse à la pandémie de coronavirus COVID 19, Annexe A contient les exigences pour la réalisation d'audits à distance pour l'ensemble des réglementations IATF 16949

Conclusion - Réalisation d'audits IATF à distance

Lesaudits à distance ont fait partie d'une "nouvelle réalité" en seulement un an. Aujourd'hui, ils constituent une méthode d'audit reconnue qui peut remplacer, au moins en partie, un audit classique sur site et contribuer ainsi au maintien du certificat. Les audits à distance peuvent donc constituer un complément utile aux audits classiques sur site. Que ce soit au cours d'une évaluation pour tirer parti d'une expertise supplémentaire, en combinaison pour couvrir de manière rentable plusieurs sites, ou en auditant entièrement à distance lorsque cela s'avère nécessaire pour répondre aux exigences de certification ou lorsque les conditions actuelles l'imposent.

Les possibilités que les audits à distance offrent depuis longtemps pour les normes ISO peuvent également être exploitées (au moins temporairement) pour la norme automobile IATF 16949 depuis l'automne 2020. Toutefois, uniquement en cas d'échec, manifestement lié à une pandémie, des audits sur site prévus, et si cela met en danger le maintien des certificats. En outre, leur application doit toujours être soigneusement pesée. Toutes les situations ne peuvent pas être évaluées de manière adéquate à distance. C'est pourquoi DQS examine au préalable les circonstances respectives dans votre entreprise, les exigences de la part de l'accréditation et des autorités, ainsi que les risques liés à la mise en œuvre.

Lors de la réalisation d'audits à distance, il convient de respecter des exigences particulières qui sont définies dans les normes et directives susmentionnées. Ces spécifications se concentrent sur les technologies de l'information et de la communication (TIC) utilisées ainsi que sur l'expérience et la routine des auditeurs respectifs - deux aspects qui ont la plus grande influence sur le succès d'un audit à distance.

En outre, des règles supplémentaires de planification et de réalisation des audits s'appliquent aux audits IATF à distance. Selon le type d'audit, cela peut également s'appliquer à la durée des certificats délivrés sur la base d'audits à distance. Les détails sur les exigences peuvent être trouvés dans l'annexe A des "Mesures contre la pandémie de coronavirus (COVID-19) - Révision 5".

Expérience et confiance

L'IATF 16949 est considérée comme la norme de qualité internationale dans l'industrie automobile. En tant que successeur de la norme ISO/TS 16949:2009, elle constitue pratiquement le ticket d'entrée de cette industrie mondiale depuis sa publication en octobre 2016. La spécification technique ISO/TS 16949 a été publiée pour la première fois en mars 1999. Avec notre reconnaissance par l'IATF et notre approbation par le VDA-QMC en février 2000, DQS a été parmi les premiers organismes de certification au monde pour cette norme automobile.

Nos textes et livres blancs sont rédigés exclusivement par nos experts en normes ou nos auditeurs ayant de nombreuses années d'expérience. Si vous avez des questions sur le contenu des textes, nos audits et les certifications de l'auteur, n'hésitez pas à nous contacter.

Auteur
Torsten Schwarz

Expert en normes DQS, auditeur principal et chef de produit pour les réglementations automobiles.

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