Vid pandemier är revision av ledningssystem på plats ofta inte möjlig eller endast i mycket begränsad omfattning. Så kallade distansrevisioner, som utförs på distans med hjälp av lämplig informations- och kommunikationsteknik, kan vanligtvis ge en lösning i denna situation - även för fordonsstandarden IATF 16949. Läs följande artikel för att ta reda på vilka krav som IATF skapade i oktober 2020 för att genomföra fjärrevisioner.

Loading...

Fjärrrevisioner, dvs. revisioner som utförs på distans för bedömning och certifiering av ledningssystem, har fått stort genomslag sedan pandemin Covid 19 inleddes i början av 2020. Detta bekräftades återigen av en kundundersökning från DQS. Även i tider som gör en normal revision på plats i ett företag nästan omöjlig måste certifikaten trots allt upprätthållas och schemalagda revisioner genomföras. Redan före pandemin tillämpades denna revisionsmetod framgångsrikt utan att revisorn var fysiskt närvarande. Detta beror på att den internationellt giltiga riktlinjen för revision av ledningssystem, ISO 19011:2018, sedan länge också uttryckligen föreskriver distansrevision som ett alternativ till revision på plats på många områden.

IATF och distansrevisioner

Användare av den internationella fordonsstandarden IATF 16949 nekades denna alternativa revisionsmetod fram till för ungefär sex månader sedan. I oktober 2020 anpassade sig dock International Automotive Task Force (IATF) till de rådande omständigheterna, åtminstone tillfälligt, och skapade lämpliga villkor för att genomföra fjärrevisioner även för IATF 16949 med "Åtgärderna Coronavirus-pandemi (COVID-19) - Revision 5". Möjligheterna till distansrevision är dock begränsade jämfört med ISO-standarder för ledningssystem som ISO 9001 (kvalitetsledning) eller ISO 27001 (informationssäkerhet).

Detta beror på att ett väsentligt villkor för att genomföra en IATF-revision på distans är att det inte är möjligt att genomföra en revision på plats av skäl som kan visas vara direkt relaterade till COVID-19-pandemin. Endast i detta fall har certifieringsorgan som DQS rätt att utföra distansrevisioner enligt IATF-specifikationerna. Bakgrunden till detta är att möjligheten till distansrevisioner förhindrar att den planerade eller tillåtna tidsramen överskrids.

Särskilda bestämmelser finns också inom fordonssektorn för produktionsanläggningar som är stängda på grund av en pandemi vid tidpunkten för en planerad IATF-revision eller som inte producerar några delar. I detta fall måste dock certifieringsorganet få lämplig information från kunden för att bedöma omständigheterna och vid behov komma överens om ett nytt, senare datum för IATF-revisionen. IATF måste underrättas om att den ursprungligen planerade revisionen avbryts.

Genomförande av revisioner på distans

Det är möjligt att genomföra distansrevisioner för fordonsstandarden IATF 16949 på följande sätt för

  • Produktionsanläggningar
  • För att inkludera utvidgade produktionsanläggningar
  • Fjärrstödsanläggningar

IATF-fjärrrevisioner är tillåtna för följande revisionstyper:

  • Första certifieringsrevisioner (steg 1 och steg 2). Om revisionen av steg 2 utförs på distans får certifikatets giltighet inte överstiga tolv månader och certifikatet upphör att gälla en dag tidigare. Den efterföljande revisionen betraktas då som en omcertifieringsrevision.
  • Övervakningsrevisioner
  • Revisioner för omcertifiering
  • Överföringsrevisioner
  • Revisioner av särskilda skäl, så kallade specialrevisioner

Certifieringsorganet måste tillämpa följande principer för IATF-fjärrkontrollen:

  • IAF ID 12 - Principer för fjärrkontroller.
  • IAF MD 4 - Obligatoriskt dokument om användning av informations- och kommunikationsteknik (IKT) för revision och bedömning.
  • Bilaga A till "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revision 5" - Krav för IATF-fjärrkontroller.

IATF-revisionen - alternativ för genomförande

  • 100 % på plats
  • Delvis på distans (revision på distans) och delvis på plats.
  • 100 % på distans

När man fastställer antalet revisionsdagar måste man ta hänsyn till den extra tid och ansträngning som krävs för revision på distans. I "Measures Coronavirus Pandemic" påpekar IATF att även IATF 16949 distansrevisioner och planeringen av dem kan observeras ("bevittnas") vid behov, till exempel för att avgöra om den använda tekniken överensstämmer med bestämmelserna eller om respektive revisors tillvägagångssätt är förenligt. Denna observation i betydelsen vittnesrevision kan dock inte förkastas.

Revisorernas kompetens för IATF-revisioner på distans

Andra viktiga delar av en fjärrrevision är tillräcklig kompetens och färdigheter hos alla parter som deltar i en fjärrevision. Både revisorer och kunder måste kunna använda den elektroniska infrastrukturen på ett sådant sätt att de önskade resultaten kan uppnås. Och det måste säkerställas att revisionsresultaten också är meningsfulla och objektiva.

Revisorer som genomför en IATF-revision på distans bör därför redan vara bekanta med företaget i fråga och den rådande atmosfären där, till exempel från en fordonsrevision på plats. Dessutom måste revisorerna ha omfattande erfarenhet och en rutin för revision på distans, eftersom revision på distans i vissa fall kräver andra frågetekniker än vad som är normalt vid en revision på plats.

Vår senaste kundundersökning om detta ämne visar följande resultat när det gäller DQS-revisorer:

"97 % av våra kunder uppfattade våra revisorers tillvägagångssätt som 'kompetent', endast 3 % som 'mindre kompetent'."

Ytterligare väsentliga aspekter och särskilda krav kan sammanfattas på följande sätt:

  • Det finns varken ett konfliktfall eller en kritiskt bedömd händelse (avvikelse).
  • Antalet deltagare i en IATF-fjärrkontroll bör vara begränsat.
  • Enskilda "sessioner" bör planeras för högst två timmar, följt av en paus. Detta förfarande är nödvändigt, eftersom koncentrationen annars blir lidande i den ibland obekanta situationen. Därför bör man planera in något mer tid för planeringen av en distansrevision jämfört med en konventionell IATF-revision på plats.

Fördelar med distansrevisioner

  • Betydande minskning av restiden.
  • Platser som inte kan besökas kan granskas med motiverad ansträngning.
  • (Nästan valfritt antal) Specialister och experter från hela världen kan också delta samtidigt.
  • Personliga risker för revisorerna och deras anställda minimeras, t.ex. hälso- och säkerhetsrisker.
  • Resebegränsningar kan undanröjas.
  • Tidsfördröjning mellan datainsamling och dataanalys kan minimeras.
  • Stor flexibilitet i händelse av störningar, t.ex. när det gäller de granskades tillgänglighet.
  • Minskadekoldioxidutsläpp bidrar till hållbarhet.

Krav på den kommunikationsteknik som används

Den informations- och kommunikationsteknik (IKT) som används spelar en särskild roll i alla revisioner som utförs på distans. Dokumentet IAF MD 4:2018 innehåller bindande specifikationer för detta. Dokumentet publiceras av IAF (International Accreditation Forum) och reglerar globalt centrala aspekter vid användning av IKT.

Centrala krav, som förutom IATF-revisioner även påverkar alla andra revisioner för certifiering av ISO-standarder för ledningssystem, är följande:

  • Säkerställande av säkerhet och konfidentialitet för elektroniskt överförd information.
  • Avtal om användning av IKT mellan revisor och kund. Detta kräver en etablerad affärsrelation.
  • Revisorns identifiering av risker och möjligheter i samband med IKT. Detta innebär bland annat att man i förväg ska se till att resultaten är giltiga och objektiva.
  • Säkerställande av att den nödvändiga elektroniska infrastrukturen finns på plats.
  • Kompetens och förmåga hos alla inblandade att använda IKT på ett sådant sätt att de önskade resultaten kan uppnås.

Detta inbegriper att se till att kunder och revisorer är bekanta med lämplig hårdvara och programvara (surfplattor, webbkameror, WiFi-hubbar eller IT-verktyg som WebEx, GoToMeeting, bildredigeringsprogram etc.) och att tillräcklig bandbredd finns tillgänglig för en säker och stabil anslutning.

Andra specifikationer inom fordonssektorn

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Krav för certifieringsorgan som granskar och certifierar ledningssystem för bedömning av överensstämmelse.
  • DIN EN ISO 19011 - Riktlinjer för revision av ledningssystem.
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - bindande dokument för fastställande av revisionstider för revision av kvalitets- och miljöledningssystem.
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - bindande dokument om användning av datorstödda revisionstekniker (CAAT) vid revision av ledningssystem av ackrediterade certifieringsorgan.
  • IATF - Global waivers and measures in response to the Coronavirus Pandemic COVID 19, Annex A contains the requirements for the performance of remote audits for the IATF 16949 set of regulations.

Slutsats - Genomförande av IATF-revisioner på distans

Distansrevisioner blev en del av en "ny verklighet" på bara ett år. I dag är de en erkänd revisionsmetod som åtminstone delvis kan ersätta en klassisk revision på plats och därmed bidra till att upprätthålla certifikatet. Distansrevisioner kan därför vara ett användbart komplement till konventionella revisioner på plats. Vare sig det är under en bedömning för att utnyttja ytterligare expertis, i kombination för att kostnadseffektivt täcka flera platser, eller revision helt och hållet på distans när det är lämpligt för att uppfylla certifieringskraven eller när de aktuella förhållandena kräver det.

De möjligheter som fjärrevisioner länge har erbjudit för ISO-standarder kan också utnyttjas (åtminstone tillfälligt) för fordonsstandarden IATF 16949 sedan hösten 2020. Dock endast i samband med bevisligen pandemirelaterade misslyckanden av planerade revisioner på plats, och om detta äventyrar upprätthållandet av certifikaten. Dessutom måste deras tillämpning alltid vägas noggrant. Alla situationer kan inte bedömas på ett adekvat sätt på distans. DQS undersöker därför i förväg de respektive omständigheterna i ditt företag, kraven från ackrediterings- och myndigheternas sida samt de risker som är förknippade med genomförandet.

Vid distansrevisioner måste särskilda krav iakttas som anges i de ovan nämnda standarderna och riktlinjerna. Dessa specifikationer är inriktade på den informations- och kommunikationsteknik (IKT) som används samt på respektive revisors erfarenhet och rutin - två aspekter som har störst inflytande på hur framgångsrik en distansrevision blir.

Dessutom gäller ytterligare regler för planering och genomförande av revisioner för IATF-revisioner på distans. Beroende på revisionstyp kan detta även gälla varaktigheten för certifikat som utfärdas på grundval av distansrevisioner. Närmare uppgifter om kraven finns i tillägg A till de så kallade "Åtgärderna Coronavirus-pandemi (COVID-19) - Revision 5".

Erfarenhet och förtroende

IATF 16949 betraktas som den internationella kvalitetsstandarden inom fordonsindustrin. Som efterföljare till ISO/TS 16949:2009 har den praktiskt taget varit biljetten för denna globala industri sedan den publicerades i oktober 2016. Den tekniska specifikationen ISO/TS 16949 gavs ut första gången i mars 1999. Med vårt erkännande av IATF och godkännande av VDA-QMC i februari 2000 var DQS bland de första certifieringsorganen i världen för denna fordonsstandard.

Våra texter och vitböcker skrivs uteslutande av våra standardexperter eller revisorer med många års erfarenhet. Om du har några frågor om textens innehåll, våra revisioner och certifieringar till författaren är du välkommen att kontakta oss.

Författare
Torsten Schwarz

DQS standards expert, lead auditor and product manager for automotive regulations.

Loading...