In tempi di pandemia, l'auditing dei sistemi di gestione in sede spesso non è possibile o lo è solo in misura molto limitata. I cosiddetti audit remoti, che vengono eseguiti a distanza con l'aiuto di un'adeguata tecnologia dell'informazione e della comunicazione, possono solitamente fornire un rimedio in questa situazione - anche per la norma automotive IATF 16949. Leggete il seguente articolo per scoprire quali sono i requisiti che la IATF ha creato nell'ottobre 2020 per lo svolgimento di audit remoti.

Loading...

Gli audit remoti, ovvero gli audit condotti a distanza per la valutazione e la certificazione dei sistemi di gestione, sono notevolmente incrementati dopo l'inizio della pandemia di Covid 19 all'inizio del 2020. Questo è stato confermato ancora una volta da un sondaggio tra i clienti di DQS. Anche in tempi che rendono quasi impossibile un normale audit in sede presso un'azienda, i certificati devono essere mantenuti e devono essere eseguiti audit programmati. Anche prima della pandemia, questo metodo di audit è stato applicato con successo senza la presenza fisica dell'auditor. Questo perché la linea guida valida a livello internazionale per l'audit dei sistemi di gestione, la ISO 19011:2018, prevede esplicitamente da tempo anche l'audit remoto come alternativa all'audit in sede in molti settori.

La IATF e gli audit remoti

Agli utenti della norma internazionale automobilistica IATF 16949 è stato negato questo metodo di audit alternativo fino a circa sei mesi fa. Nell'ottobre 2020, tuttavia, l'International Automotive Task Force (IATF) si è adattata alle circostanze attuali, almeno temporaneamente, e ha creato le condizioni adatte per effettuare audit remoti anche per IATF 16949 con le "Misure Pandemia Coronavirus (COVID-19) - Revisione 5". Tuttavia, le possibilità di audit remoto sono limitate rispetto alle norme dei sistemi di gestione ISO come la ISO 9001 (gestione della qualità) o la ISO 27001 (sicurezza delle informazioni).

Questo perché una condizione essenziale per condurre un audit remoto IATF è rappresentata dal fatto che non sia possibile condurre un audit in sede per motivi che possono essere dimostrati essere direttamente collegati alla pandemia COVID-19. Solo in questo caso gli enti di certificazione come DQS sono autorizzati ad eseguire audit remoti secondo le specifiche IATF. La possibilità di effettuare audit remoti impedisce il superamento dei tempi previsti o consentiti.

Esistono anche regolamenti speciali nel settore automobilistico per gli impianti di produzione che sono chiusi a causa di una pandemia al momento di un audit IATF pianificato, o che non stanno producendo alcun pezzo. In questo caso, tuttavia, l'organismo di certificazione deve ottenere informazioni adeguate dal cliente per valutare le circostanze e, se necessario, concordare una nuova data successiva per l'audit IATF. La rinuncia all'audit originariamente previsto deve essere notificata all'IATF.

Esecuzione di audit a distanza

L'applicazione di audit remoti è possibile per la norma automotive IATF 16949 come segue, per

  • Siti di produzione
  • Includere siti di produzione estesi
  • Siti di supporto remoto

Gli audit remoti IATF sono consentiti per i seguenti tipi di audit:

  • Audit di certificazione iniziale (Stage 1 e Stage 2). Se l'audit di Stage 2 viene eseguito a distanza, la validità del certificato non può superare i dodici mesi, ed il certificato scade un giorno prima. L'audit successivo è quindi considerato un audit di ricertificazione.
  • Audit di sorveglianza
  • Audit di ricertificazione
  • Audit di trasferimento
  • Audit per motivi particolari, i cosiddetti audit speciali

L'organismo di certificazione deve applicare i seguenti principi per l'audit remoto IATF:

  • IAF ID 12 - Principi per le valutazioni a distanza
  • IAF MD 4 - Documento obbligatorio sull'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT) a fini di audit e valutazione.
  • Allegato A di "Misure di pandemia da Coronavirus (COVID-19) - Revisione 5" - Requisiti per gli audit remoti IATF

L'audit IATF - Opzioni per l'attuazione

 

  • 100% in sede
  • In parte a distanza (audit a distanza) e in parte in sede
  • 100% remoto

Quando si determina il numero di giorni di audit, si deve tenere conto del tempo e dello sforzo supplementare richiesto per l'audit a distanza. Nella "Measures Coronavirus Pandemic", la IATF sottolinea che anche nella IATF 16949 gli audit a distanza e la loro pianificazione possono essere osservati ("testimoniati") se necessario, ad esempio per determinare se la tecnologia utilizzata è conforme alle norme o se l'approccio del rispettivo auditor è conforme. Questa osservazione, nel senso di un witness audit, non può essere rifiutata.

Competenza degli auditor per gli audit remoti IATF

Altri elementi importanti di un audit remoto sono la sufficiente competenza e abilità di tutte le parti coinvolte in un audit remoto. Sia gli auditor che i clienti devono essere in grado di utilizzare l'infrastruttura elettronica in modo tale da poter ottenere i risultati desiderati. E si deve garantire che i risultati dell'audit siano anche significativi ed oggettivi.

Gli auditor che conducono un audit IATF a distanza dovrebbero quindi avere già familiarità con l'azienda in questione e con l'atmosfera lì prevalente, per esempio da un audit automobilistico effettuato in sede. Inoltre, gli auditor devono avere una vasta esperienza ed una routine di audit da remoto, poiché l'audit a distanza richiede in alcuni casi tecniche di interrogazione diverse da quelle normali per un audit in sede.

Il nostro ultimo sondaggio tra i clienti su questo argomento mostra il seguente risultato per quanto riguarda gli auditor DQS:

"Il 97% dei nostri clienti ha percepito l'approccio dei nostri auditor come 'competente', solo il 3% come 'meno competente'".

Altri aspetti essenziali e requisiti speciali possono essere riassunti come segue:

  • Non c'è né un caso di conflitto né un evento valutato criticamente (non conformità).
  • Il numero di partecipanti ad un audit remoto IATF dovrebbe essere limitato.
  • Le "sessioni" individuali dovrebbero essere programmate per un massimo di due ore, seguite da una pausa. Questa procedura è necessaria, perché altrimenti la concentrazione soffre nella situazione a volte poco familiare. Pertanto, occorre pianificare un po' più di tempo per la pianificazione di un audit a distanza rispetto ad un audit IATF convenzionale in sede.

Vantaggi degli audit a distanza

 

  • Riduzione significativa del tempo di viaggio
  • I siti che non possono essere visitati possono essere auditati con uno sforzo giustificabile
  • Possibilità di coinvolgere contemporaneamente specialisti ed esperti di tutto il mondo (in numero quasi illimitato)
  • I rischi personali per gli auditor e i loro dipendenti sono ridotti al minimo, per esempio i rischi per la salute e la sicurezza
  • Eliminazione delle restrizioni di viaggio
  • Il ritardo tra la raccolta e l'analisi dei dati può essere minimizzato
  • Molta flessibilità in caso di interruzioni, per esempio la disponibilità degli auditor
  • La riduzione delle emissioni di CO2 contribuisce alla sostenibilità

Requisiti per la tecnologia di comunicazione utilizzata

La tecnologia dell'informazione e della comunicazione (ICT) utilizzata gioca un ruolo speciale in tutti gli audit condotti a distanza. Il documento IAF MD 4:2018 fornisce specifiche vincolanti in merito. Il documento è pubblicato dallo IAF (International Accreditation Forum) e regolamenta a livello globale aspetti centrali nell'uso dell'ICT.

I requisiti chiave, che oltre agli audit IATF riguardano anche tutti gli altri audit per la certificazione delle norme del sistema di gestione ISO, sono:

  • Garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni trasmesse elettronicamente.
  • Accordo sull'uso delle ICT tra auditor e cliente. Questo richiede una relazione commerciale stabilita.
  • Identificazione dei rischi e delle opportunità da parte dell'auditor in relazione all'ICT. Questo implica, tra le altre cose, la validità e l'obiettività dei risultati in anticipo.
  • Assicurarsi che l'infrastruttura elettronica necessaria sia presente.
  • Competenza e capacità di tutte le persone coinvolte di utilizzare l'ICT in modo tale che i risultati desiderati possano essere raggiunti.

Ciò include la garanzia che i clienti e gli auditor abbiano familiarità con l'hardware e il software appropriati (tablet, webcam, hub WiFi o strumenti IT come WebEx, GoToMeeting, programmi di editing delle immagini, ecc.) e che sia disponibile una larghezza di banda sufficiente per una connessione sicura e stabile.

Altre specifiche nel settore automobilistico

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Requisiti per gli organismi di certificazione che controllano e certificano i sistemi di gestione ai fini della valutazione della conformità
  • DIN EN ISO 19011 - Linea guida per l'audit dei sistemi di gestione
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - documento vincolante per la determinazione dei tempi di audit per l'audit dei sistemi di gestione della qualità e dell'ambiente
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - documento vincolante per l'utilizzo di tecniche di audit assistite dal computer (CAAT) nell'audit di sistemi di gestione da parte di organismi di certificazione accreditati
  • IATF - Deroghe e misure globali in risposta alla pandemia del Coronavirus COVID 19, l'allegato A contiene i requisiti per l'esecuzione di audit a distanza per la serie di regolamenti IATF 16949

Conclusione - Esecuzione di audit IATF da remoto

Gli audit remoti sono diventati parte di una "nuova realtà" in un solo anno. Oggi, sono un metodo di audit riconosciuto che può sostituire, almeno in parte, un classico audit in sede e contribuire così al mantenimento del certificato. Gli audit a distanza possono quindi essere un utile complemento agli audit convenzionali in sede. Sia durante una valutazione per sfruttare ulteriori competenze, sia in combinazione per coprire in modo economico più siti, sia per effettuare un audit interamente in remoto quando è appropriato per soddisfare i requisiti di certificazione o quando le condizioni attuali lo richiedono.

Le possibilità che gli audit remoti hanno offerto a lungo per gli standard ISO possono essere sfruttate (almeno temporaneamente) anche per la norma automotive IATF 16949 dall'autunno 2020. Questo è possibile solo in relazione all'impossibilità di pianificare audit in sede con motivazioni dimostrabili riguardanti la pandemia, e se questo mette a rischio il mantenimento dei certificati. Inoltre, la loro applicazione deve essere sempre attentamente ponderata. Non tutte le situazioni possono essere valutate adeguatamente a distanza. DQS esamina quindi in anticipo le rispettive circostanze nella vostra azienda, i requisiti da parte dell'accreditamento e delle autorità, nonché i rischi connessi all'attuazione.

Nell'esecuzione di audit a distanza devono essere osservati dei requisiti particolari, che sono definiti nelle norme e nelle direttive citate. Queste specifiche si concentrano sulla tecnologia dell'informazione e della comunicazione (ICT) utilizzata e sull'esperienza e la routine dei rispettivi auditor - due aspetti che hanno la massima influenza sul successo di un audit remoto.

Inoltre, agli audit IATF a distanza si applicano regole aggiuntive per la pianificazione e lo svolgimento degli audit. A seconda del tipo di audit, ciò può applicarsi anche alla durata dei certificati emessi sulla base di audit remoti. I dettagli sui requisiti si trovano nell'appendice A delle cosiddette "Measures Coronavirus Pandemic (COVID-19) - Revisione 5".

 

Esperienza e fiducia

La IATF 16949 è considerata la norma internazionale di qualità nell'industria automobilistica. Successore della ISO/TS 16949:2009, è stata pubblicata nell'ottobre 2016. La specifica tecnica ISO/TS 16949 è stata pubblicata per la prima volta nel marzo 1999. Con il nostro riconoscimento da parte di IATF e l'approvazione di VDA-QMC nel febbraio 2000, DQS è stata tra i primi enti di certificazione a livello mondiale per questa norma automobilistica.

I nostri testi e whitepaper sono scritti esclusivamente dai nostri esperti di norme o da auditor con molti anni di esperienza. Se avete domande sui contenuti dei testi, sui nostri audit e sulle certificazioni dell'autore, non esitate a contattarci.

Autore
Torsten Schwarz

Esperto DQS di standard, lead auditor e responsabile di prodotto per la normativa automotive.

Loading...