Bu günlerde uygunluk herkesin dilinde, ancak üst düzey yöneticiler genellikle terimi ve ne anlama geldiğini anlamakta zorlanıyor. Yine de uygunluk, "yasal olarak uyumlu, etik açıdan doğru davranıştan" daha azını ifade etmez, değil mi?
Loading...
Uygunluğun anlamı, oldukça açık ve basit görünmektedir. Bir kuruluştaki sorumlu kişilerin sadece ilgili (hukuki) kurallara uyması ve etik olarak doğru bir şekilde hareket etmesi gerekir ve uyum sağlanır. Öyleyse buradaki sorun nedir?
Cevap: Gerçek farklıdır. Şirketteki birçok yönetici ve çalışan, uymaları gereken kuralları bilmiyor. Bazıları ise biliyor, ancak kasıtlı olarak uymuyor. Öte yandan bazıları ilk bakışta kuralları çiğniyormuş gibi görünmeyebilir, ancak bugünün Kurumsal Sosyal Sorumluluk (KSS) standartlarına göre özellikle etik açıdan değerli veya pek haklı gösterilemezler.
Oldukça az sayıda şirket, bazen aydınlığa, bazen karanlığa dönüşen gri bir alanda faaliyet gösteriyor. Bununla birlikte, giderek daha fazla yönetici bu yarı karanlığa ışık tutma ihtiyacının farkına varıyor. Özellikle bunlarla ilişkili sorumluluk riskleri nedeniyle.
İyi bir uygunluk yönetimi netlik sağlar
Bu nedenle şirketler, tüm (hukuki) kuralların bilinmesini ve bunlara uyulmasını sağlayan bir sisteme ihtiyaç duyar. Etkili bir uygunluk yönetim sistemi (UYS), netlik ve yasal kesinlik sağlar. Ayrıca yönetimin kendi başına oluşturduğu ve hiçbir şekilde ihlalin söz konusu olmadığı bir kurum kültürü oluşturmasına yardımcı olur. Amerika Birleşik Devletleri'nde mecazi olarak "tone at the top" olarak anılan bu kurumsal kültür, nihayetinde tüm şirkette uyum fikrini etkili ve uygun bir şekilde aşılamasının anahtarıdır.
Uygunluk yönetimi ile yükümlülük risklerini etkin bir şekilde en aza indirme
Etkin bir şekilde uygulanan bir uygunluk yönetim sistemi aracılığıyla kurallara uygunluğun resmi olarak sağlanması, sorumluluğun önlenmesine veya en aza indirilmesine önemli bir katkı sağlar ve bu, bir kuruluş için varoluşsal olabilir. Bu, özellikle fiilen hareket eden kişiler için geçerlidir, çünkü hukuk sistemine bağlı olarak, kişisel olarak hareket eden kişiler veya kuruluş veya en kötü durumda her ikisi de yargılanabilir. Bunlara önemli para cezaları veya hapis cezası eşlik edebilir.
İçtihatta uygunluk yönetimi
Yönetimin yasalara uygun hareket etme, şirketin bunu yapmasını sağlama gibi birçok yükümlülüğü ve yasalara uygun işleyişi kontrol etme yükümlülüğü, belirli yasal ortama bağlı olarak değişiklik gösterebilse de, bunlar genellikle şirketler hukukundan türetilir. Bu, çalışanlarla ilgili bir organizasyon ve seçim görevi olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, kural olarak, şirket yönetimi, kuruluşun ve çalışanlarının yasal olarak yürütülmesini sağlamak için önlemler almalıdır. Öyleyse: Şirket yönetimi bu yükümlülükleri yerine getirmezse veya yetersiz yaparsa, kendileri veya kuruluş sorumlu tutulabilir. Bu, üç haneli milyonlara ve hatta milyarlarca Euro'ya ulaşabilecek sorumluluk riskleriyle sonuçlanabilir.
"Yönetim görevlerini yerine getirmez veya yetersiz getirirse bundan sorumlu tutulabilir."
Uyumluluk yönetimi - Sadece başka bir yönetim sistemi mi?
Üst yönetim, uygun bir yönetim sistemi olmadan kontrol görevini yeterince yerine getiremez. Dolayısıyla, içtihat açısından bile, bir uygunluk yönetim sistemi bu sorumlulukların yerine getirildiğini kanıtlamanın bir yoludur. En azından bu, kural ihlallerinden kaynaklanan sorumluluk sorunları söz konusu olduğunda güvenli tarafta olmak isteyen şirketler için geçerlidir.
Birçok şirket, uygunluk yönetiminin kendilerini yepyeni bir yönetim sistemi ile karşılaştıracağından korkar. Ancak, bu düşüncenin arkasında hala yaygın bir yanlış anlaşılma var çünkü şirketlerin esasen tek bir yönetim sistemi olur! Kural olarak, mevcut yönetim sistemi, daha sonra diğer standartların gereksinimlerinin entegre edildiği ISO 9001'e dayanmaktadır.
Bu aynı zamanda, ISO 37301 Uygunluk Yönetim Sistemi'nin yanı sıra; ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 ve ISO 27001 dahil tüm modern ISO yönetim sistemi standartlarının sahip olduğu Üst Düzey Yapı (HLS) adı verilen ortak temel yapının en büyük avantajlarından biridir. Üst Düzey Yapı, entegre bir yönetim sistemini önemli ölçüde daha verimli hale getirir, çünkü farklı düzenlemelerden gelen gereksinimlerin entegrasyonu artık bir şirketin en uç köşesine kadar mümkündür.
Bir "destek" olarak uygunluk yönetim sistemi
ISO 37301 Uygunluk yönetim sistemi, mevcut yönetim sistemine de entegre edilebilir. Diğer standartlar tarafından ele alınan tüm uygunluk konularının etrafında bir destek görevi görür. Örneğin, kalite yönetimi esas olarak ürün sorumluluğundan kaynaklanan risklerle, çevre yönetimi ilgili çevre mevzuatından kaynaklanan risklerle vb. ilgilenir.
"Ayrı alanlardan gelen tüm bilgiler ve risk analizleri uygunluk yönetim sisteminde bir araya getirilerek şirkete eylemleri için güvenli bir yasal temel sağlar."
Henüz dikkate alınmamış veya yeterince dikkate alınmamış tüm yasal konular ve riskler Uygunluk Yönetim Sistemi tarafından kayıt altına alınmakta, değerlendirilmekte ve yönetilmektedir. Kapsamlı bir değerler kuralları, ek iç kontroller ve risk değerlendirmesine yönelik düzenlemeler, şirketi ve sorumlu hareket eden kişileri korur. Bu açıdan risk analizi belirleyici bir rol oynamaktadır.
Bu, şirket için en ciddi sonuçlara yol açabilecek yasal ihlallerin mümkün olabileceği noktaları ve işlevleri belirlemeyi içerir. Bu nedenle, mümkün olan en yüksek algılama derecesini elde etmek için bir güvenlik sistemi kurulmalıdır. Basitçe "ah, bizde bu yok" ifadesinin pek yardımcı olmadığı görülüyor. Ve bu durum kolluk kuvvetleri veya mahkemede de pek anlayışla karşılanmıyor.
Uygunluk - Avantajları neler?
- Şirketinizdeki uygunluk risklerinin geçerli analizi
- Yasal düzenlemelere sistematik uyum
- Sorumluluk risklerinin etkin bir şekilde azaltılması
- Geliştirilmiş kurumsal imaj
Sonuç
Net yapılar, uyum ihlallerinin daha hızlı tespit edilmesini ve sorumlulukların oluşturulmasını sağlar. Yasal takibat durumunda, uyum yönetimi beraat etmeye katkıda bulunacaktır. En azından, ceza aralığını belirlemek için bir sanığın aleyhine veya lehinde konuşan tüm nedenler kullanıldığından, sorumlulukta bir azalmaya yol açması çok muhtemeldir.
Loading...
Sorularınızı yanıtlamaktan memnuniyet duyarız
Daha fazlasını mı öğrenmek istiyorsunuz? Bizimle iletişime geçin.
Sizi veya kuruluşunuzu herhangi bir yükümlülük altında bırakmaz.
Ancak bir şey açık olmalıdır: ISO 37301 gibi "denetim standartları", yasal ihlal bağlamında olmaları koşuluyla mahkemelerin gerekirse dikkate alabileceği yasal görüşlerdir. Ancak, uygunluk yönetim sisteminin mevcut olmaması durumunda, bu başlı başına yönetim tarafından bir görev ihlalidir ve büyük olasılıkla ceza üzerinde ağırlaştırıcı bir etkisi olacaktır. İyi konumlanmış bir şirket, sırf yönetimin kendi korunma ihtiyacı nedeniyle uyum sorunuyla ilgilenmelidir.
Doğal olarak her hukuk sistemine ve onun çeşitli özel hukuk ve ceza hukuku biçimlerine aşina olmadığımızı belirtmeliyiz. Ancak genellikle her hukuk sisteminin sorumluları kovuşturması söz konusudur.
İpucu: Ayrıca Viola Beecken tarafından hazırlanan bu yazımız ilginizi çekebilir: KOBİ'ler için Uygunluk Yönetim Sistemi - Zorunlu mu, isteğe bağlı mı?
DQS Haber Bülteni
Güncel haberler için bültene abone olun!
Yazar
Hubert Spahn
Hubert Spahn bir avukat ve aynı zamanda DQS'te uyumluluk konusunda ürün uzmanıdır. Uzun yıllara dayanan deneyimine, kalite yönetimi ve çeşitli endüstri standartları için baş denetçi olarak de katkıda bulunmaktadır.
Loading...