Auditi na daljinu su postali sastavni deo digitalizacije i agilnog rada. Ono što se podrazumeva je izrazita sposobnost virtuelnih timova i zaposlenih koji rade od kuće da budu produktivni na visokom nivou - što važi i za audite sistema menadžmenta i procesa. Posebno imajući u obzir pandemiju Korone, menadžment kompanije i rukovodioci koriste mogućnost "kvalitetnog rada od kuće" kao kritičan faktor uspeha koji će odrediti budućnost. I u njihovom planiranju i izvršenju, sertifikacije takođe moraju biti veoma kvalitetno izvedene, bez obzira na to da li se obavljaju na licu mesta ili daljinski kao "remote audit-i". Pa ipak, takav audit na daljinu zahteva dodatne veštine i dodatne napore od strane svih učesnika.
Loading...
Auditi na daljinu: Šta ISO 19011 ima da kaže
Iako su daljinski auditi već predloženi kao "alternativni metod provere" u ISO 19011:2011, to nije dalje objašnjeno. Revizija iz 2018. godine tada je donela veći podsticaj tom pitanju sa mnogo preciznijim priznavanjem ovog metoda audita. Do sadašnje smernice više nisu mogle da ignorišu mogućnosti povećanja digitalizacije.
"Auditi na daljinu: reagovanje na digitalizaciju - ali i na krizna vremena"
Kao da su autori ISO 19011:2018 imali moć predviđanja, pandemija Covid 19 donela je veliki broj prijava za remote audite. U kriznim vremenima, kada auditi na licu mesta više ne mogu da se vrše u meri u kojoj je to neophodno, auditi na daljinu dobro dođu - doduše na ograničen način.
Auditi na daljinu: preduslovi
Mora se ispuniti čitav niz preduslova da bi auditi na daljinu mogli da se koriste kao prateći metod auditiranja. Ovi preduslovi uključuju složenost procesa preduzeća. Auditor takođe mora da bude upoznat sa sistemom menadžmenta i lokacijom od ranije, kao prednost u ovoj situaciji.
Drugi suštinski zahtevi koji moraju biti ispunjeni su:
- Kvalitet komunikacione tehnologije mora da zadovolji veoma visoke zahteve remote audita
- Nije moguće uraditi remote inicijalnu sertifikaciju. Iznad svega, to znači da sistem menadžmenta više ne sme da bude u ranoj fazi.
- Tokom prethodnog audita nije bilo značajnih neusaglašenosti na toj lokaciji
- Sistem menadžmenta mora biti organizovan tako da se svi podaci, dokazi i specifikacije mogu brzo pronaći i lako se dele sa drugim učesnicima
- Rizici koji bi mogli da ugroze audit moraju biti isključeni
Ispunjavanje ovih zahteva, posebno svih zahteva bez izuzetka, nije ni malo jednostavno. To je znak zrelih, odličnih sistema upravljanja i organizacija koje postavljaju visoke standarde za sprovođenje provera.
Eksterni auditori takođe imaju ključnu ulogu: moraju da imaju jake, znatno natprosečne komunikacione i organizacione sposobnosti da usmeravaju i upravljaju auditom na daljinu.
Metod mora biti prihvaćen od strane svih učesnika
I postoji još jedan važan preduslov. To se odnosi na stav svih uključenih u ovaj metod audita i njihovu spremnost da se uključe u realizaciju. Poverenje i prihvatanje u okviru nadgledane organizacije su stoga centralne tačke za uspešno planiranje audita, program nadzora za izvršavanje i praćenje remote audita.
Pošto auditor nije na licu mesta, tehničke i komunikacione veštine - neizostavne "meke veštine" - u potpunosti dolaze do izražaja.
Audit na daljinu: novi tip audita ili novi metod auditiranja?
Daljinski auditi su metod proveravanja, a ne poseban tip provere. Autori ISO 19011 ne uzdižu remote audite u rang alternative auditima na licu mesta. Umesto toga, oni nude da se "remote" posmatra kao jedan od nekoliko metoda "odgovarajuće izbalansiranih" u planiranju audita.
Zahtevi u poglavlju 5.5.3 ISO 19011 svode se na izbor i utvrđivanje metoda audita: "Da bi audit bio efikasan i efektivan, osobe koje kontrolišu program audita treba da izaberu i utvrde metode audita u zavisnosti od definisanih ciljeva, obima i kriterijuma audita."
Audit na daljinu: Formalni okvir prema IAF-u
Pored ISO 19011, dokument Međunarodnog foruma za akreditaciju (IAF) MD 4 takođe igra ulogu i koristi se za dobijanje jasne slike formalnog okvira za daljinske audite. Evo tri primera preduslova za daljinsku kontrolu pomoću "Informaciono-komunikacione tehnologije (ICT)":
- Bezbednost i poverljivost elektronskih ili elektronski prenetih informacija moraju biti osigurani (4.1.1). Napomena: Audit određuje nivo bezbednosnih zahteva.
- Upotreba ICT-a mora biti u dogovoru između auditora i klijenta (4.1.2). Oprez: Ovo zahteva uspostavljenu vezu.
- Unapred obezbedite da klijent i auditor imaju neophodnu elektronsku infrastrukturu za korišćenje ICT-a (4.2.2). Napomena: "Obezbeđivanje" podrazumeva isprobavanje infrastrukture i planiranje alternativa ukoliko je potrebno!
Takve tehnike auditiranja uz pomoć računara (CAAT = Tehnike audita uz pomoć računara) mogu da uključuju, na primer, sledeće:
- Vođenje konferencijskih poziva
- Sastanci na Internetu
- Interaktivne komunikacije na mreži
- Daljinski elektronski pristup sistemskoj dokumentaciji i/ili sistemskim procesima upravljanja"
Auditi na daljinu sa DQS-om
Sa digitalnom transformacijom i pandemijom Korone, remote auditi su dobili čvrsto mesto među metodama audita. Sa stanovišta akreditacionih tela, postoje formalni okvirni uslovi. Preduslovi u smislu tehnologije i kompetencija takođe su jasno izloženi. Mogućnosti koje nude auditi na daljinu mogu biti maksimalno iskorišćene. Ipak, njihova upotreba se uvek mora pažljivo razmotriti. Ne može se svaka situacija adekvatno oceniti na daljinu. Zbog toga će DQS unapred razmotriti situaciju u vašem preduzeću i rizike povezane sa sprovođenjem audita na daljinu.
Simply leveraging Quality
Od svog osnivanja 1985, DQS se posvetio svojim kupcima i konceptima usmerenim ka klijentima. Sa dodatnom vrednošću koju pružamo kupcima, mi pratimo organizacije i pomažemo da dostignu svoju poslovnu izvrsnost na najbolji mogući način.
Pored ocenjivanja prema pojedinačnim standardima sistema menadžmenta, kombinovani audit potpuno integrisanih sistema menadžmenta nudi vam brojne mogućnosti. Interdisciplinarna procena omogućava eksploataciju sinergije i, istovremeno, interakcije i protivrečnosti između različitih tema koje treba identifikovati.
U vezi sa ISO 19011, nudimo i audite drugih strana kao uslugu za izabrane oblasti predmeta, kao na primer audite dobavljača.
U cilju povećanja pogodnosti za naše kupce, fokusiramo se na više kvalifikacija u izboru i daljoj obuci naših auditora: DQS auditori u proseku pokrivaju najmanje tri standarda. Verujte nam na reč. Radujemo se razgovoru sa vama.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Julijan Konig
Rukovodilac za upravljanje proizvodima & akreditaciju u DQS-u i takođe ekspert za ISO 50001, Julian König je odgovoran za podršku i razvoj proizvoda usaglašenih sa akreditacijom za DQS-ove proizvode u fokusu. Sa svojom stručnošću u standardima, on je i traženi autor i moderator.
Loading...