As auditorias remotas tornaram-se uma parte integrante da digitalização e do trabalho ágil. O que se pretende é a capacidade distinta das equipes virtuais e dos colaboradores que trabalham de casa para serem produtivos a um nível elevado, também na auditoria de sistemas e processos de gestão. Particularmente em vista da pandemia da Covid-19, a gestão da empresa e os executivos estão sendo cada vez mais avaliados pela "excelência remota" como um fator crítico de sucesso que irá determinar o futuro. E em seu planejamento e execução, as auditorias de certificação também devem ser de alto desempenho, independentemente de serem realizadas no local ou remotamente como "auditorias à distância". E ainda assim, uma auditoria remota como essa exige habilidades adicionais e um grau de excelência adicional por parte de todos os envolvidos.

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Auditorias remotas: O que a ISO 19011 tem a dizer

Apesar de as auditorias remotas já terem sido consideradas como um "método alternativo de auditoria" na ISO 19011:2011, isto não foi explicado mais detalhadamente. A revisão de 2018 trouxe então mais ímpeto ao assunto com o reconhecimento muito mais preciso deste método de auditoria. Até agora, a diretriz já não podia mais ignorar as possibilidades de aumento da digitalização.

"Auditorias remotas: responder à digitalização, mas também aos tempos de crise".

E como se os autores da ISO 19011:2018 tivessem previsto, a pandemia de Covid 19 trouxe uma série de aplicações para auditoria remota. Em tempos de crise, quando as auditorias presenciais não podem mais ser realizadas quando necessário, a auditoria remota vem a calhar, embora de forma limitada.

Auditorias remotas: Pré-requisitos:

Toda uma série de pré-requisitos devem ser cumpridos antes que as auditorias remotas possam ser usadas como método de acompanhamento de auditoria. Estes pré-requisitos incluem a complexidade dos processos da empresa. O auditor também deve estar familiarizado com o sistema de gestão e já conhecer a empresa antes, por exemplo.

Outros requisitos essenciais que devem ser cumpridos são:

  • A qualidade da tecnologia de comunicação deve satisfazer os requisitos muito elevados de uma auditoria remota
  • Nenhuma certificação inicial pode ser auditada remotamente. Acima de tudo, isto significa que o sistema de gestão não deve mais estar em uma fase inicial
  • Não podem ter ocorrido não-conformidades significativas na empresa em questão durante a auditoria anterior
  • O sistema de gestão deve ser organizado de tal forma que todos os dados, evidências e especificações possam ser encontrados imediatamente e sejam fáceis de visualizar
  • Os riscos que podem comprometer a auditoria devem ser excluídos.

"Cumprindo os requisitos de auditoria remota: Não é uma questão de natural, mas um sinal de excelência."

O cumprimento destes requisitos, imprescindível. E da um sinal  de um sinal de sistemas de gestão maduros e excelentes e de organizações que estabelecem altos padrões para lidar com auditorias.

Os auditores externos também têm um papel fundamental a desempenhar: Eles devem ter uma comunicação forte, bem acima da média e habilidades organizacionais para dirigir e gerenciar a auditoria à distância.

 

O método deve ser aceito por todos os envolvidos.

E há outro pré-requisito importante. Aplica-se à atitude de todos os envolvidos em relação a este método de auditoria e à sua vontade de se envolverem com ele. A confiança e aceitação dentro da organização auditada são, portanto, pontos centrais para o sucesso do planejamento de auditoria, do programa de auditoria para execução e do acompanhamento da auditoria remota.
Como o auditor não está no local, as habilidades técnicas e de comunicação - "soft skills" indispensáveis - tornam-se ainda mais importantes.

Se você quiser ter uma implementação de auditorias remotas, se você quiser usar esta tecnologia, então você tem que ter a aceitação para ela na empresa.

Dr. Holger Grieb Auditor DQS

Auditorias remotas: Método de auditoria ou tipo de auditoria?

As auditorias remotas são um método de auditoria, não um tipo de auditoria separado. Os autores da ISO 19011 não elevam as auditorias remotas ao nível de uma alternativa às auditorias presenciais. Ao invés disso, eles se oferecem para incorporar "remotas" como um dos vários métodos "adequadamente equilibrados" no planejamento de auditorias.

Os requisitos do capítulo 5.5.3 da ISO 19011 são sobre a seleção e determinação de métodos de auditoria: "A fim de realizar a auditoria de forma eficaz e eficiente, a(s) pessoa(s) que controla(m) o programa de auditoria deve(m) selecionar e determinar os métodos para a auditoria, dependendo dos objetivos de auditoria definidos, do escopo de auditoria definido e dos critérios de auditoria definidos".

Auditoria remota: Estrutura formal de acordo com o IAF

Além da ISO 19011, o documento MD 4 do "International Accreditation Forum" (IAF) também desempenha um papel e é usado para obter uma imagem clara da estrutura formal para auditorias remotas. Aqui estão três exemplos de pré-requisitos para auditorias remotas usando "Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)":

  • A segurança e a confidencialidade das informações transmitidas por via eletrônica ou tecnológica devem ser asseguradas (4.1.1). Nota: O auditado determina o nível dos requisitos de segurança.
  • A utilização das TIC deve estar de acordo entre o auditado e o auditor (4.1.2). Cuidado: Isto requer uma "relação" estabelecida.
  • Certifique-se previamente de que o cliente e o auditor possuem a infra-estrutura eletrônica necessária para utilizar as TIC (4.2.2). Nota: "Assegurar" inclui experimentar a infra-estrutura e planejar alternativas, se necessário!

Tais técnicas de auditoria assistida por computador (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) podem incluir, por exemplo, o seguinte:

  • Realização de chamadas em conferência
  • Reuniões na Internet
  • Comunicações interativas baseadas na web
  • Acesso eletrônico remoto à documentação do sistema de gestão e/ou processos do sistema de gestão.

"Auditoria remota": Pesquisa DQS sobre aceitação de auditorias remotas".

Auditorias remotas com a DQS

Com a transformação digital e a pandemia do Coronavírus, as auditorias remotas ganharam um lugar firme entre os métodos de auditoria. Do ponto de vista dos organismos de acreditação, as condições formais de enquadramento estão criadas. Os pré-requisitos em termos de tecnologia e competências estão também claramente delineados. As possibilidades oferecidas pelas auditorias remotas podem, portanto, ser exploradas ao máximo. No entanto, a sua utilização deve ser sempre cuidadosamente considerada. Nem todas as situações podem ser adequadamente avaliadas remotamente. Portanto, a DQS irá rever previamente a respectiva situação na sua empresa e os riscos associados à implementação com você.

Simply leveraging Quality

Desde a sua fundação em 1985 como a primeira certificadora alemã de sistemas de gestão, a DQS tem estado comprometida com o sucesso sustentável dos seus clientes. Com auditorias que agregam valor e conceitos orientados para o cliente, acompanhamos as organizações até a excelência empresarial.

Além da avaliação de acordo com as normas de sistemas de gestão individuais, a auditoria combinada e simultânea de sistemas de gestão totalmente integrados oferece-lhe inúmeras oportunidades. A avaliação interdisciplinar permite a exploração de sinergias e, ao mesmo tempo, a identificação de interações e contradições entre os diferentes tópicos.

Em conexão com a ISO 19011, também oferecemos auditorias de segunda parte como um serviço para áreas específicas, como por exemplo, auditorias de fornecedores.

A fim de aumentar os benefícios para os nossos clientes, nosso foco se concentra na formação e qualificação contínua de auditores multi-normas, para que possamos cobrir, em média, pelo menos três normas. Conte conosco. Estamos ansiosos para atender sua empresa.

Autor
Julian König

Chefe de gestão e Acreditação de Produtos na DQS e também especialista em ISO 50001, Julian König é responsável pelo suporte e desenvolvimento de produtos em conformidade com a acreditação para os produtos da DQS.

Sua equipe possui muito know-how e uma forte conexão com as necessidades do mercado. Com sua experiência nas normas internacionais, ele também é um autor e moderador bastante procurado.

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