Les audits à distance sont devenus une partie intégrante de la numérisation et du travail agile. Il s'agit de la capacité distincte des équipes virtuelles et des employés travaillant à domicile à être productifs à un haut niveau - également dans l'audit des systèmes et processus de management. Face à la pandémie de Corona, les dirigeants d'entreprise et les cadres supérieurs considèrent de plus en plus l'"excellence à distance" comme un facteur de réussite déterminant pour l'avenir. Dans leur planification et leur exécution, les audits de certification doivent également être très performants, qu'ils soient réalisés sur place ou à distance, en tant qu'"audits à distance". Et pourtant, un tel audit à distance exige des compétences supplémentaires et un degré d'excellence supplémentaire de la part de toutes les personnes impliquées.

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Audits à distance : Ce que dit la norme ISO 19011

Bien que les audits à distance aient déjà été présentés comme une "méthode d'audit alternative" dans la norme ISO 19011:2011, cela n'était pas expliqué davantage. La révision de 2018 a ensuite apporté plus d'élan à la question avec la reconnaissance beaucoup plus précise de cette méthode d'audit. Désormais, la ligne directrice ne pouvait plus ignorer les possibilités de la numérisation croissante.

"Audits à distance : répondre à la numérisation - mais aussi aux périodes de crise".

Et comme si les auteurs de la norme ISO 19011:2018 s'en doutaient, la pandémie du Covid 19 a apporté avec elle un vaste champ d'applications pour l'audit à distance. En temps de crise, lorsque les audits sur site ne peuvent plus être réalisés dans la mesure nécessaire, l'audit à distance s'avère utile - bien que de manière limitée.

Audits à distance : Conditions préalables

Toute une série de conditions préalables doivent être remplies avant que les audits à distance puissent être utilisés comme méthode d'audit d'accompagnement. Ces conditions préalables incluent la complexité des processus de l'entreprise. L'auditeur doit également être familiarisé avec le système de management et s'être déjà rendu sur place, par exemple.

D'autres conditions essentielles doivent être remplies :

  • La qualité de la technologie de communication doit répondre aux exigences très élevées d'un audit à distance.
  • Aucune certification initiale ne peut être auditée à distance. Cela signifie avant tout que le système de management ne doit plus être dans une phase initiale.
  • Aucune non-conformité significative ne doit avoir été constatée sur le site en question lors de l'audit précédent.
  • Le système de management doit être organisé de manière à ce que toutes les données, preuves et spécifications puissent être trouvées immédiatement et soient faciles à consulter.
  • Les risques qui pourraient compromettre l'audit doivent être exclus.

"Répondre aux exigences de l'audit à distance : Pas une évidence, mais un signe d'excellence".

Répondre à ces exigences, surtout au total, n'est pas une évidence. C'est plutôt le signe de systèmes de management matures et excellents et d'organisations qui fixent des normes élevées pour traiter les audits.

Les auditeurs externes ont également un rôle clé à jouer : Ils doivent avoir de solides compétences en communication et en organisation, bien supérieures à la moyenne, pour diriger et gérer l'audit à distance.

 

La méthode doit être acceptée par toutes les parties concernées

Il existe une autre condition préalable importante. Elle concerne l'attitude de toutes les personnes impliquées vis-à-vis de cette méthode d'audit et leur volonté de s'y engager. La confiance et l'acceptation au sein de l'organisation auditée sont donc des points centraux pour la réussite de la planification de l'audit, du programme d'audit à exécuter et du suivi de l'audit à distance.
Comme l'auditeur n'est pas sur place, les compétences techniques et de communication - des "soft skills" indispensables - deviennent encore plus importantes.

Si vous voulez mettre en place des audits à distance, si vous voulez utiliser cette technologie, vous devez la faire accepter par l'entreprise.

Dr. Holger Grieb Auditeur DQS

Audits à distance : Méthode d'audit ou type d'audit ?

Les audits à distance sont une méthode d'audit, et non un type d'audit distinct. Les auteurs de la norme ISO 19011 n'élèvent pas les audits à distance au rang d'alternative aux audits sur site. Ils proposent plutôt d'intégrer l'audit à distance comme l'une des méthodes " bien équilibrées " dans la planification de l'audit.

Les exigences du chapitre 5.5.3 de la norme ISO 19011 portent sur la sélection et la détermination des méthodes d'audit : "Afin de réaliser l'audit de manière efficace et efficiente, la ou les personnes qui contrôlent le programme d'audit doivent sélectionner et déterminer les méthodes d'audit en fonction des objectifs d'audit définis, de l'étendue de l'audit définie et des critères d'audit définis."

Audit à distance : Cadre formel selon l'IAF

Outre la norme ISO 19011, le document MD 4 de l'International Accreditation Forum (IAF) joue également un rôle et permet de se faire une idée précise du cadre formel des audits à distance. Voici trois exemples de conditions préalables aux audits à distance utilisant les "technologies de l'information et de la communication (TIC)" :

  • La sécurité et la confidentialité des informations électroniques ou transmises par voie électronique doivent être assurées (4.1.1). Note: L'entité auditée détermine le niveau des exigences de sécurité.
  • L'utilisation des TIC doit faire l'objet d'un accord entre l'audité et l'auditeur (4.1.2). Attention: Cela nécessite une "relation" établie.
  • S'assurer à l'avance que le client et l'auditeur disposent de l'infrastructure électronique nécessaire pour utiliser les TIC (4.2.2). Note: "S'assurer" implique de tester l'infrastructure et de prévoir des alternatives si nécessaire !

Ces techniques d'audit assistées par ordinateur (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) peuvent inclure, par exemple, les éléments suivants :

  • La tenue de conférences téléphoniques
  • Réunions sur Internet
  • Communications interactives sur le Web
  • Accès électronique à distance à la documentation du système de management et/ou aux processus du système de management".

"Audit à distance : Enquête du DQS sur l'acceptation des audits à distance".

Audits à distance avec DQS

Avec la transformation numérique et la pandémie de Corona, les audits à distance ont acquis une place solide parmi les méthodes d'audit. Du point de vue des organismes d'accréditation, les conditions cadres formelles sont en place. Les conditions préalables en termes de technologie et de compétences sont également clairement définies. Les possibilités offertes par les audits à distance peuvent donc être exploitées au maximum. Néanmoins, leur utilisation doit toujours être soigneusement étudiée. Toutes les situations ne peuvent pas être évaluées de manière adéquate à distance. C'est pourquoi DQS examinera au préalable avec vous la situation respective de votre entreprise et les risques liés à la mise en œuvre.

Simply Leveraging Quality

Depuis sa création en 1985 en tant que premier certificateur allemand de systèmes de management, DQS s'engage pour le succès durable de ses clients. Avec des audits à valeur ajoutée et des concepts orientés client, nous accompagnons les organisations sur le chemin de l'excellence commerciale.

Outre l'évaluation selon les normes de systèmes de management individuels, l'audit combiné et simultané de systèmes de management entièrement intégrés vous offre de nombreuses possibilités. L'évaluation interdisciplinaire permet d'exploiter les synergies et, en même temps, d'identifier les interactions et les contradictions entre les différents sujets.

Dans le cadre de la norme ISO 19011, nous proposons également des audits de seconde partie en tant que service pour des domaines sélectionnés, par exemple des audits de fournisseurs.

Afin d'accroître les avantages pour nos clients, nous mettons l'accent sur les qualifications multiples lors de la sélection et de la formation continue de nos auditeurs : Les auditeurs DQS couvrent en moyenne au moins trois normes. Prenez-nous au mot. Nous sommes impatients de vous parler.

Auteur
Julian König

Responsable du management des produits et de l'accréditation chez DQS et expert de la norme ISO 50001, Julian König est chargé de l'assistance et du développement de produits conformes à l'accréditation pour les produits phares de DQS. Le regroupement des savoir-faire au sein de son équipe crée un lien fort avec les besoins du marché. Grâce à son expertise en matière de normes, il est également un auteur et un modérateur recherché.

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