Amit az auditokról tudni kell
Auditok - Érdekes tények könnyen érthetően
Loading...
Mi az audit?
A legtágabb értelemben az audit egy objektív elemzés a vállalati szervezet javítására - megfigyelések, vizsgálatok, kérdőívek és a vonatkozó dokumentumokba való betekintés alapján. Az audit mindig egy cél és a tényleges helyzet, egy cél és annak teljesülése összehasonlítására szolgál. Az auditok így tisztánlátást biztosítanak. Teljesítményértékelésként vagy diagnózisként szolgálnak az erősségek és a javítási lehetőségek azonosítására, és fontos visszajelzést adnak a változásokról és a bevezetett intézkedések hatékonyságáról.
Az irányítási rendszerek auditálásában az ISO 19011 irányelv a mérvadó. A 3.1. fejezetében az auditot úgy határozza meg, mint"szisztematikus, független és dokumentált folyamat objektív bizonyítékok megszerzésére és azok objektív értékelésére annak megállapítása érdekében, hogy az auditálási kritériumok milyen mértékben teljesültek".
Az audit kifejezés a latin"audire" szóból származik - meghallgatni vagy meghallgatni. A hallgatás, a "beszélgetőpartner meghallgatása" értelmében, az auditor egyik alapvető feladata, de korántsem az egyetlen. Az auditor ugyanis az audit során kérdéseket tesz fel, megfigyel és elemez. Végső soron az a célja, hogy kiderítse és értékelje, hogy az auditálandó szervezetnek sikerült-e és milyen mértékben megvalósítania a pl. egy irányítási rendszerszabványban meghatározott előírásokat és követelményeket. Ennek érdekében az auditor többek között a folyamatok kölcsönhatását is vizsgálja.
Minden auditunk jellemzője, hogy egy független iparági szakértő veszi szemügyre az Ön irányítási rendszerét és folyamatait. Szabványaink mindig ott kezdődnek, ahol az audit ellenőrzési listák véget érnek.
DQS. Egyszerűen kihasználva a minőséget.
Minden auditunk jellemzője, hogy egy független iparági szakértő megvizsgálja az Ön irányítási rendszerét és folyamatait. Igényünk mindig ott kezdődik, ahol az audit ellenőrző listák véget érnek.
Miért hasznos egy audit?
A rendszeres auditok információt nyújtanak vállalatának arról, hogy az intézkedések és folyamatok hatékonyak, megfelelőek és alkalmasak-e az előírások és követelmények teljesítésére. Ezen túlmenően a javítási lehetőségek és a kockázatok is azonosíthatók. A dokumentált eredmények a felső vezetés számára fontos megállapításokat nyújtanak az ellenőrzési intézkedésekhez.
Az auditok a következőkre szolgálnak:
- Szervezetének értékteremtő módon történő továbbfejlesztését
- Átfogó cél/tény összehasonlítás elérése
- a vállalat erősségeinek és fejlesztési potenciáljának azonosítása
- a kockázatok és hibák feltárása és az ezek elkerülését célzó intézkedések levezetése.
- a vezetők számára megalapozott döntési alapot nyújtanak.
- A vállalat vakfoltjainak és gyenge pontjainak feltárása
- Tanuljon a bevált munkamódszerekből és folyamatokból
- Szisztematikusan és következetesen járjon el
- objektív bizonyítékot szolgáltat a teljesítményéről
Milyen típusú auditok vannak?
Először is különbséget kell tenni a belső és a külső auditok között.
A belső audit (más néven önaudit vagy első fél által végzett audit) a vállalaton belül kerül megtervezésre. Az auditot általában egy speciálisan képzett alkalmazott, azaz egy belső auditor, például a minőségirányítási megbízott végzi. A belső auditok a vállalat saját irányítási rendszerének is rendszeres részét képezik.
Külső harmadik fél által végzett auditot végezhetnek például az ügyfelek (második fél által végzett audit) vagy egy akkreditált tanúsító szervezet, például a DQS (harmadik fél által végzett audit). Ezután a vállalat eldönti, hogy mely területeket kívánja megvizsgálni. Bizonyos szabványokról van-e szó, mint az irányítási rendszer auditálásakor, vagy bizonyos folyamatokról, termékekről, innovációkról vagy megfelelési témákról? Ha a beszállítókról van szó, az ügyfél minőségügyi képviselője által végzett másodlagos audit ugyanúgy megvalósítható, mint a DQS megbízása.
Vagy esetleg a vállalat célja az irányítási rendszerének teljes körű tanúsítási auditja egy tanúsító cég külső auditorai által? Vagy talán részleges szempontok kerülnek a hiányossági vagy delta audit középpontjába? És akkor még az a kérdés is felmerül, hogy milyen formában kerüljön sor az auditra: helyszíni audit vagy távoli audit?
Mi az audittervezés?
Az auditokat nem véletlenszerűen végzik. A gondos tervezés mindig előfeltétele az audit sikerének. Ez különösen igaz a külső auditok keretében végzett ellenőrzésekre a tanúsítás során. A tanúsítási auditokat gondosan megtervezik, különösen az akkreditált eljárások esetében. Az ISO 17021 szabvány a "9.2 Az auditok tervezése" című fejezetben leírja, hogy mit kell figyelembe venni, valamint a szabályzatokra és előírásokra vonatkozó egyedi követelményeket. A tervezés a tanúsító szervezet által kijelölt vezető auditor felelőssége.
ISO/IEC 17021-1:2015. Megfelelőségértékelés. Az irányítási rendszerek auditálását és tanúsítását végző szervezetekre vonatkozó követelmények. 1. rész: Követelmények
A szabvány elérhető az ISO honlapján.
Az audittervezés magában foglalja az audit céljainak, az audit hatályának, az audit kritériumainak (teljesítendő követelmények) és szükség esetén az irányítási rendszerre hatással lévő jelentős változásoknak a meghatározását . Az auditcélok mellett a meghatározások az Önnel, mint ügyféllel szoros konzultációban történnek. Az ISO 17021 konkrét követelményeket határoz meg ezekre a meghatározásokra vonatkozóan, amelyeket figyelembe kell venni az audit tervezése során.
Az audit tervezésének lényeges része az auditorokból álló csapat (auditcsoport) kiválasztása és a kijelölt vezető auditor által "auditcsoport-vezetőként" történő szerepkiosztás. Az auditorok kiválasztása a DQS által meghatározott folyamatot követi. A tervezés magában foglalja az auditorok számát, összetételét vagy kompetenciáját (szükséges műszaki szakértelem) és konkrét feladatát. Az audittervezésnek elsősorban az auditcélokon, az audit hatályán, az audit kritériumain, az audit becsült időtartamán és számos más szemponton kell alapulnia.
Az audittervezés magában foglalja a vezető auditor által készített audit ütemterv elkészítését is, amely konkrét adatokat tartalmaz az audit lefolytatására vonatkozóan. Ez tartalmazza, hogy mely szervezeti vagy funkcionális egységeket és folyamatokat, mikor, hol, mennyi ideig és kik által kell auditálni. Az audit ütemtervet az audit megkezdése előtt egyeztetik az ügyféllel.
Mit jelent az auditidő?
Az ISO 17021 szabvány 2015-ös kiadása óta a régi audit időtartama kifejezést auditidőnek nevezik. Ezt úgy határozzák meg, mint "az ügyfél szervezet irányítási rendszerének teljes és hatékony auditjának megtervezéséhez és végrehajtásához szükséges időt".
Akkreditált tanúsító szervezetként a DQS a vonatkozó nemzetközi szabvány(ok) által meghatározott követelmények szerint határozza meg az auditálási időt. Egy egész sor szempontot kell figyelembe venni, mint például i.a.:
- Az a szabvány, amelynek követelményeit auditálni kell
- Az Ön üzleti tevékenységének és irányítási rendszerének összetettsége.
- Az alkalmazottak száma
- A telephelyek mérete, száma és elhelyezkedése
- A termékekkel, tevékenységekkel vagy folyamatokkal kapcsolatos kockázatok stb.
Az audit elvégzésének módja - helyszíni vagy úgynevezett távoli audit- szintén hatással lehet az auditálási időre, és ezt figyelembe kell venni.
Mi a vezető auditor feladata?
A vezető auditor egy auditor akit a tanúsító szervezet nevez ki erre a pozícióra speciális képzettsége alapján, meghatározott eljárás szerint. Ők felelnek az auditmegbízás megfelelő végrehajtásáért, azaz az audit tervezéséért és magáért az auditért. Ha több auditorból álló csapat auditál, akkor - auditcsoport-vezetői minőségében - az ő feladata az auditcsoport kialakítása, ütemezése és utasítása. Emellett irányítaniuk kell az auditprogramot és az auditálási folyamatot, beleértve az időgazdálkodást is.
A vezető auditor általában moderálja a nyitó megbeszélést, és ő az elsődleges kapcsolattartó az ügyféllel. Információt cserél a csapattagokkal, rendszeres időközönként értékeli az audit előrehaladását, és tájékoztatja az ügyfelet az aktuális helyzetről. Ez magában foglalhatja például a felfedezett nem megfelelőségeket vagy az audit hatályának módosításának szükségességét. Ezzel összefüggésben az auditvezetőnek esetleg megoldást kell keresnie a konfliktusokra is.
Végül a vezető auditor az auditcsoporttal együtt levonja a következtetéseket az audit eredményeiből, a záró megbeszélésen megvitatja azokat, és elkészíti az auditjelentést.
Mi az az auditjelentés?
Az auditjelentés a vezető auditor által az audit során tett auditmegállapítások írásos összefoglalója. Ez tartalmazza az ellenőrzési bizonyítékok értékelésén alapuló következtetéseket, tekintettel az ellenőrzési kritériumokra (azaz a teljesítendő követelményekre). A külső tanúsítási auditról készült auditjelentés képezi a tanúsítvány kiadásáról szóló döntés alapját.
Az auditjelentés arra vonatkozó megállapításokra összpontosít, hogy milyen mértékben teljesültek az auditálási kritériumok, azonosítottak-e vagy milyen nem megfelelőségeket, és ezek mennyire súlyosak. Részletesen foglalkozik az azonosított erősségek, gyengeségek, kockázatok és lehetőségek dokumentálásával, de azzal is, hogy szükség lehet-e azonnali intézkedésekre vagy utóellenőrzésre. Az auditjelentés egyben a javító intézkedések végrehajtásának alapja is. A korábbi auditok során azonosított nem megfelelőségekre vonatkozó korrekciós intézkedések végrehajtásáról is szükséges lehet információt szolgáltatni. Ezenkívül dokumentálni kell az audittervtől való minden eltérést.
Az auditjelentés tartalmazza az audit hivatalos részleteit, például a tanúsító szervezet és az auditcsoport auditorainak nevét. Továbbá a vállalat nevét és címét, a dátumot, a helyszínt, az audit típusát, az auditálási kritériumokat, az audit céljait és hatókörét, az auditra fordított időt és egyebeket. Fontos tudni: Az auditjelentés tartalma általában bizalmas, és a jelentés tulajdonjoga a tanúsító szervezetnél marad.
Mi az audit megállapítás?
Az auditmegállapítások az auditcsoport által az audit során szerzett információk és bizonyítékok elemzéséből származó releváns megállapítások. Ezek az auditjelentés szerves részét képezik. Az auditmegállapításokat az auditcsoport értékeli, és levonja a megfelelő auditkövetkeztetéseket. A külső tanúsítási audit során a következtetések meghatározóak a tanúsítási döntés szempontjából. Az auditot megnyitó megbeszélésen az auditvezetőnek már az auditot megnyitó megbeszélésen el kell magyaráznia azokat a kritériumokat, amelyek alapján az audit megállapításait kategorizálni fogják.
Az audit megállapításait dokumentálják. Ezek magukban foglalják mind a megfelelőségek (az alapul szolgáló szabványnak való megfelelés) tömör bemutatását, mind a nem megfelelőségek átfogó bemutatását és osztályozását. Az audit megállapításainak a vállalat számára rendkívül előnyös változata a fejlesztési lehetőségek célzott feltárása. Az ISO 17021 szabvány ezt nem írja elő, de hasznosnak tekinthető. Ez az eljárás a különleges szakmai kompetencia jele. A javítási potenciál feltárása azonban nem feltétlenül tartalmaz megoldást. A javítási potenciált nem szabad értékelni és nem megfelelőségként rögzíteni. Fordítva, a nem megfelelőséget nem lehet javítási potenciálként kezelni.
Loading...
DQS. Mert nem minden audit egyenlő.
Kérdései vannak a minőségirányítási rendszere tanúsításával kapcsolatban a következők szerint ISO 9001 szerint? Tudjon meg többet. Kötelezettség nélkül és ingyenesen.