Denetçinizden bir aksiyon planı aldınız ve şu anda tam olarak nasıl hareket edeceğinizi bilmiyor musunuz? Her şeyden önce: Stres yapmayın, IFS denetimlerinde sapmalar yaygındır ve genellikle hızlı bir şekilde çözülebilir.
Sonraki adım: yardımcı kılavuzumuzu okuyun ve bilmeniz gereken her şeyi şimdi öğrenin.
Zaman geldi, denetim bitti. Şimdi kısa süre içinde denetçinizin size e-posta ile göndereceği .xls biçiminde bir ön aksiyon planı alacaksınız. İçine, her zaman bir hedef tarih, sorumlu bir kişi ve uygulama durumu ile birlikte her sapma veya uygunsuzluk için düzeltmeleri ve düzeltici faaliyetlerinizi girmelisiniz.
Lütfen tüm düzeltmelerin ve düzeltici faaliyetlerin İngilizce'ye çevrilmesi gerektiğini unutmayın.
Düzeltme, tespit edilen bir sapmayı ve/veya uygunsuzluğu kısa vadede ortadan kaldırmayı amaçlayan bir faaliyettir. Düzeltici faaliyet ise daha derine iner ve tanımlanmış bir sapmanın ve/veya uygunsuzluğun temel nedenini ortadan kaldırmayı amaçlar. Dolayısıyla düzeltici bir eylem kısa vadeli bir etkiye sahipken, düzeltici faaliyet uzun vadeli bir etkiye sahiptir.
Ön düzeltici faaliyet planını aldıktan sonra, tamamlanmış planı bir .cls dosyası olarak denetçiye iletme ve uygulamanın kanıtını sunmak için en fazla dört haftanız vardır.
Düzeltmeler biran önce uygulanmalıdır. IFS, ön eylem planının alınmasından itibaren en geç dört hafta içinde, uygulama kanıtının eksiksiz olması ve belgelendirme kuruluşuna uygun şekilde sunulması gerektiğini belirtir. Bu süre karşılanmazsa, şirket tekrar ve tam bir IFS ilk veya yeniden belgelendirme denetiminden geçmelidir.
IFS ayrıca, belgelendirme kuruluşlarının süreci tamamlaması için sıkı süreler verir. Bu nedenle, gerekli herhangi bir takip çalışmasının yapılabilmesi için en geç üç hafta sonra uygulama kanıtını denetçinize göndermeniz önemlidir. Bu, dört haftalık sürenin aşılmamasını sağlayacaktır.
Düzeltmelerin uygulanmasının kanıtı, denetçinin eylem planını onaylamasının tek yolu olan düzeltmenin fiilen uygulanmasıyla desteklenmelidir. Kanıt, sapma türüne bağlı olarak fotoğraflar veya taranmış belgeler vb. dokumanlardır.
Kanıtlara ait fotoğrafların, ilgili fotoğrafta hangi düzeltmenin uygulandığının açıklamasıyla birlikte bir .doc dosyasına eklenmesi ve bu dosyanın .pdf olarak kaydedilmesi önemlidir. Fotoğrafların orijinal boyutunda gönderilemediği unutulmamalıdır, 75 dpi çözünürlük genellikle yeterlidir.
Kanıtların doğru ve hızlı bir şekilde atanabilmesini sağlamak için lütfen dosyaları aşağıdaki gibi adlandırın: Şirketadı_Düzeltme_İlgiliMadde. örn: ÖrnekŞirket_Düzeltme_IFS_2-2-1.
Lütfen ölçüm başına sapmaları her zaman özetlediğinizden emin olun, tüm sapmaları tek bir dosyada birleştirmeyin.
Düzeltici faaliyetlerin başarılı ve sürdürülebilir bir şekilde uygulanması dört haftadan uzun sürebilir. Lütfen uygulama için neden daha fazla zamana ihtiyacınız olduğuna dair excel tablosunda yeterli gerekçe sağlayın ve bu gerekçenin İngilizce'ye de çevrilmesi gerektiğini unutmayın. En geç bir sonraki IFS gözetim denetiminden önce, düzeltici faaliyetlerin uygulanması gerçekleşmiş olmalıdır.
Constanze Illner sürdürülebilirlik ve gıda güvenliği alanında Araştırma ve İletişim Sorumlusudur. Pozisyonu gereği, bu bağlamdaki tüm önemli gelişmeleri takip eder ve aylık bir bültenle bilgilendirme yapar. Ayrıca, her yıl gerçekleşen küresel Sustainability Heroes (Sürdürülebilirlik Kahramanları) konferansının moderatörlüğünü de üstlenmektedir.
