職業安全需求溝通－重要問答

ISO 45001－此標準要求溝通

2018年3月， ISO 45001歷經五年研發，該標準首次發布。其宗旨在於：透過應用國際職業健康安全標準（OHS），顯著提升工作場所的安全性。該標準旨在幫助企業及早識別並最大限度地降低員工因健康損害、事故和傷害而面臨的風險。企業內部和外部溝通在過程中發揮關鍵作用。

為使職業健康安全管理體系內的溝通符合標準，貴公司必須制定、執行並維持適當的流程。借助此溝通流程，首先必須確定…什麼是溝通大約，當，和誰一起和如何，無論是在內部還是外部。其中一個重要方面是遵守法律義務並考慮您的相關因素。相關方與其他標準章節的連結——特別是第 8.2 章「應急計畫和回應」——說明了內部和外部溝通在其中發揮的重要作用。

核心要求溝通相關內容在第 7.4 章中有所描述。有關告知義務和溝通相關主題的其他要求，請參閱以下標準章節：

• 了解組織及其背景（4.1）。
• 了解員工和其他相關方的需求和期望（4.2）
• 領導力和奉獻精神（5.1）
• 識別危險並評估風險和機會（6.1.2）
• 確定法律和其他要求（6.1.3）
• 計劃行動（6.1.4）
• 緊急準備與應變（8.2）
• 合規性評估（9.1.2）
• 事件、不符合項和糾正措施（10.2）

職業健康與安全及溝通－關鍵問題與解答

職業健康與安全管理系統的成功取決於公司內所有層級與職能部門的領導、承諾與行為。溝通也至關重要。 DQS標準專家、資深職業健康與安全審核員Andreas Ritter解答了有關溝通的重要問題。 ISO 45001 。

ISO 45001 中「溝通」指的是什麼？

與預期相反，第 3 章「術語」並未對「通信」一詞進行定義。該標準對「通訊」的確切理解只有在具體要求的上下文中才能明確——而且必須非常具體：

了解這一點對於理解一些標準要求非常有幫助。

所以訊息必須可靠地傳遞，對吧？

是的。例如，第 7.4 章中的以下段落措詞就很有代表性：「組織應確保所傳達的職業健康安全訊息與職業健康安全管理體系內產生的訊息一致，並且可靠。」 顯然，這僅僅關乎職業健康安全訊息的傳達，而非訊息的共享。

是否存在凌駕於溝通之上的標準要求？

制定、實施和維護合適的溝通流程至關重要。這尤其包括核心的確定性工作：

• 關於什麼
• 什麼時候
• 與誰一起
• 如何

訊息已傳達。然而，有趣的是，在職業健康與安全標準中卻找不到關於「誰」負責傳達的要求。這個問題的答案只能透過反向推導來找到，而這與品質管理標準完全不同。 ISO 9001:2015 。

職業健康與安全溝通：誰負責溝通？

對於誰在進行溝通，並沒有明確的定義。 ISO 45001:2018。因此，我們需要得出相反的結論：從明確規定內部溝通在何種情況下與「誰」進行的標準要求出發，幾乎可以自動得出「誰」以具有約束力的方式承擔「發送」這項任務。

基本上，一個運作良好的溝通流程需要一個協調機構，例如「危機溝通」部門。它也需要能夠立即取得公司內部各部門在哪個環節負責溝通的資訊。

危機溝通－這不主要是指工業事故嗎？

沒錯。有效的溝通是進一步減少事故發生的必要前提。此外，切勿忘記：除了職業健康安全標準之外，組織還必須履行相關的法律要求和義務。

必須遵守哪些法律義務？

發生緊急情況時，通常需要通知救援服務部門。明確的警報程序對相關人員來說至關重要，甚至可以挽救生命。因此，不僅職業安全專家需要詳細了解警報流程，員工也同樣需要了解。

ISO 45001 - 工作場所安全與健康管理

識別、最大限度地減少並儘可能避免員工因健康損害和事故而面臨的風險？實現此目標的適當基礎是符合以下標準的經認證的管理系統： ISO 45001 。

某些緊急情況，例如爆炸後有害物質洩漏或危險物質處理不當，不僅需要迅速協調地向緊急部門發出警報，通常還需要立即通知相關部門。在這種情況下，公眾的安全也可能受到威脅。

職業安全與溝通：組織風險在哪裡？

如果有報告義務，公司必須清楚了解需要通知哪些機構以及依據哪些特定規定。但這還不是全部。如果這次緊急情況不幸造成人員死亡，雇主必須立即向雇主責任保險協會提交事故報告——順便一提，所有這些都涉及「相關利益方」的問題。

公司裡負責撰寫此類報告的人員通常沒有時間進行冗長的研究，弄清楚應該向誰報告以及以何種方式報告。如果事故報告過晚或報告給了錯誤的地方，必然會產生法律後果。

發生緊急狀況時，還需要通知哪些人？

在上述緊急情況下，請不僅考慮員工和主管部門，還要考慮其他相關人員。相關方必須確保資訊真實可靠，或至少希望獲得真實資訊，例如警方、檢察機關和媒體的資訊。恰當的溝通方式也至關重要。必須由具備相應能力的人員來回答這些利害關係人的提問，以避免任何可能損害公司利益的虛假報道公之於眾。

我的公司需要做好應對緊急狀況的準備嗎？

當然，您可以參考標準第 8.2 章「應急準備與應變」。該章節要求公司根據既定的溝通流程做好應對可能發生的緊急情況的準備，以便能夠採取計劃周密的回應措施。第 6.1.2.1 章「危險辨識」也扮演重要角色。標準中的這些關聯清楚地展現了有效溝通的重要性。

職業安全與健康：溝通何時才能奏效？

總的來說，可以說，當溝通夥伴之間相互理解，或者SGA訊息的所有接收者都能輕鬆掌握其內容時，SGA管理系統中的溝通就達到了其目的。 ISO 45001因此，該標準非常重視確保組織考慮到可能損害甚至阻止相互理解的各個方面——該標準在此背景下也提到了多樣性方面。

什麼是多元性問題？

「人員多樣性」是一個非常重要的方面，例如，它涵蓋了人們的能力和可能性，包括性別、語言、文化、讀寫能力、殘疾狀況等等。在實踐中，這意味著職業健康安全資訊的編寫方式必須確保任何員工都能理解。

這包括閱讀能力有限或不懂溝通所用語言的員工。最終，可能需要以口頭方式傳達或翻譯適當的職業健康安全訊息。

組織如何確保對資訊有充分的了解？

首先，也是最重要的，需要建立適當的溝通流程，即符合標準的流程，並制定詳細的具體工作指導和簡報。 SGA標準也對溝通內容和溝通流程本身提出了一系列要求。必須考慮組織的法律義務和其他義務，以及外部利害關係人的意見和需求。

外部利害關係人有哪些需求？

例如，這意味著所傳達的SGA訊息必須措詞客觀、合情合理、前後一致、完整可靠。此外，資訊必須滿足受眾的需求，並且應透明，例如，資訊來源必須公開透明。反之，公司必須重視員工提出的相關意見或建議，至少在涉及SGA管理系統的範圍內，並做出適當的回應。

內部溝通包含哪些內容？外部溝通又包含哪些內容？

或許可以這樣概括：內部溝通方面，各層級與職能部門之間必須就SGA相關資訊和SGA管理體系的變更進行溝通。員工必須有機會參與SGA管理系統的持續改善。另一方面，外部溝通則著重於在遵守法律義務和其他要求的前提下，向外界傳達相關的SGA訊息。

職業健康與安全需求溝通－結論

公司內部和外部溝通的內容是什麼？何時溝通？與誰溝通？如何溝通？管理者在日常工作中如何強調健康和職業安全的重要性？員工有哪些機會傳遞有關危險和險情的訊息？職業安全專家或安全員以何種方式參與其中？

貴公司必須按照以下規定對所有這些進行定義： DIN EN ISO 45001這樣才能確保溝通真正有效。營運溝通中的流程和程序，以及指令和職業安全檢查清單，必須對所有相關人員而言都合理、完整、可靠且易於理解——關鍵字是「多樣性」。在對外溝通中，遵守法律義務也至關重要，例如緊急計畫和緊急應變。

直接溝通、個人討論，並在必要時詢問是否理解聲明——歸根結底，標準專家安德烈亞斯·里特爾得出結論，資訊的交流和提供是提高公司職業健康和安全的關鍵因素。

註：ISO 45001 已取代 BS OHSAS 18001

在2021年9月30日英國標準OHSAS 18001（此標準已應用於職業健康與安全管理領域20餘年）被取代。 ISO 45001 。

擁有認證管理系統的組織通常都熟悉國際認可論壇 (IAF) 制定的更換程序和過渡期。與 ISO 9001 和 ISO 14001 的修訂一樣，此次更換也設定了三年的過渡期。過渡期最初定於 2021 年 3 月 11 日結束，但由於新冠疫情的影響，IAF 將過渡期延長了六個月。現在所有依據BS OHSAS 18001標準所頒發的證書均已失效。舊標準已被取代。

DQS－從一開始就是合適的合作夥伴

引進一套量身訂做的職業健康安全管理體系，是建立信任、拓展市場機會的前瞻性策略。成功的公司也深諳此道。認證透過來自外部的中立、獨立的視角，可以更清楚地認識到風險和潛力。

DQS公司成立於1985年，是德國第一家認證公司。自那時起，我們一直是全球領先的審核專家和認證機構之一。我們的創始合作夥伴德國品質協會（DGQ）和德國標準化學會（DIN）至今仍是我們重要的教育訓練和標準化合作夥伴。