Korak 4: Planiranje – Usklađivanje datuma i plana audita
Uspjevamo zakazati SMETA audit u kratkom roku. Ubrzo nakon toga, javlja se auditor iz DQS-a. Razgovaramo o procesu, pristupu područjima i prisustvu ključnih osoba. U zavisnosti od zahtjeva, audit može biti najavljen, polunajavljen ili nenajavljen. Svaki format ima svoju logiku – procedura ostaje ista.
Korak 5: Dan audita – Na licu mjesta, usred zbivanja
Na dan audita, operacije se nastavljaju kao i obično. Počinjemo uvodnim sastankom. Zatim posjećujemo odjele, obavljamo razgovore s radničkim vijećem, zaposlenicima i upravom, pregledamo dokumente i završavamo završnim sastankom.
Na šta posebno obratiti pažnju:
● Pristup: Osigurajte da su sva područja, dokumenti i kontakti dostupni.
● Zaštita podataka: Pristup ličnim dosijeima odobrava se samo uz saglasnost; izvještaj ne sadrži lične podatke.
● Integritet: Ostanite pristojni, ali bez poklona, bez usluga – jasna granica.
Korak 6: Izvještaj i korektivne mjere
Rezultati se dokumentuju na objektivan način. Tamo gdje postoje odstupanja, potrebne su razumljive korektivne mjere – i dokazi o njihovoj učinkovitosti. Ponekad je dovoljno praćenje dokumenata, a ponekad je potrebna ponovna posjeta. U našem slučaju, nakon toga je trebalo dostaviti samo dva dokumenta.
Korak 7: Dijeljenje sa našim kupcem
Nakon što je izvještaj finaliziran, postavljamo ga na Sedex platformu i odlučujemo ko će mu pristupiti. Naš glavni klijent je odmah obaviješten o rezultatima na zahtjev. Mogućnost ponovne upotrebe rezultata je praktična, što svima uključenima štedi dodatno vrijeme i troškove ako i drugi klijenti zatraže SMETA audit.
Kakav je osjećaj
Bio sam nervozan neposredno prije intervjua sa zaposlenima – a nakon toga sam osjetio olakšanje. Pregled audit izvještaja mi je pokazao: otvoreni dijalog i transparentna dokumentacija pružaju jasnu sliku stanja na lokaciji. Činjenica da SMETA ne koristi oznaku „prošao/nije prošao“ izoštrava fokus na ono što je važno i osigurava nijansiranu procjenu.
