Stap 4: Plannen - Afstemmen datum & auditplan
Het lukt ons om de SMETA-audit op korte termijn te plannen. Kort daarna neemt een auditor van DQS contact met ons op. We bespreken het proces, de toegang tot de ruimtes en de aanwezigheid van sleutelpersonen. Afhankelijk van de vereisten kan een audit worden aangekondigd, semi-aangekondigd of onaangekondigd zijn. Elke vorm heeft zijn eigen logica - de procedure blijft hetzelfde.
Stap 5: Auditdag - ter plaatse, in volle gang
Op de auditdag gaan de werkzaamheden gewoon door. We beginnen met een openingsvergadering. Daarna bezoeken we de afdelingen, voeren gesprekken met de ondernemingsraad, de werknemers en het management, bekijken documenten en sluiten af met een afsluitende vergadering.
Waar ik vooral op heb gelet:
● Toegang: Ervoor zorgen dat alle gebieden, documenten en contacten toegankelijk zijn.
● Gegevensbescherming: Toegang tot personeelsdossiers wordt alleen verleend met toestemming; het rapport bevat geen persoonlijke gegevens.
● Integriteit: Blijf beleefd, maar geen geschenken, geen gunsten - een duidelijke lijn.
Stap 6: Rapportage en corrigerende maatregelen
De resultaten worden op een objectieve manier gedocumenteerd. Als er afwijkingen zijn, zijn er begrijpelijke corrigerende maatregelen nodig - en bewijs van hun effectiviteit. Soms is een documentopvolging voldoende, andere keren kan een herbezoek nodig zijn. In ons geval hoefden er achteraf slechts twee documenten te worden ingediend.
Stap 7: delen met onze klant
Zodra het rapport klaar is, uploaden we het naar het Sedex-platform en beslissen we wie toegang krijgt. Onze belangrijkste klant wordt onmiddellijk op de hoogte gebracht van de resultaten, zoals gevraagd. De mogelijkheid om resultaten te hergebruiken is handig en bespaart alle betrokkenen extra tijd en kosten als andere klanten ook om een SMETA-audit vragen.
Hoe het voelde
Ik was nerveus vlak voor de interviews met de medewerkers - en opgelucht erna. Het bekijken van het auditrapport liet me zien: een open dialoog en transparante documentatie geven een duidelijk beeld van de omstandigheden op de locatie. Het feit dat SMETA geen "geslaagd/afgekeurd"-label gebruikt, scherpt de focus aan op wat belangrijk is en zorgt voor een genuanceerde beoordeling.
