Paso 4: Planificar - Coordinar la fecha y el plan de auditoría
Conseguimos programar la auditoría SMETA con poca antelación. Poco después, un auditor de DQS se pone en contacto con nosotros. Discutimos el proceso, el acceso a las áreas y la presencia de personas clave. En función de los requisitos, una auditoría puede ser anunciada, semianunciada o no anunciada. Cada formato tiene su lógica, pero el procedimiento sigue siendo el mismo.
Paso 5: Día de la auditoría: in situ, en plena actividad
El día de la auditoría, las operaciones continúan como de costumbre. Empezamos con una reunión de apertura. Luego visitamos los departamentos, realizamos entrevistas con el comité de empresa, los empleados y la dirección, revisamos los documentos y terminamos con una reunión de clausura.
A qué presté especial atención:
● El acceso: Asegurarse de que todas las áreas, documentos y contactos son accesibles.
● Protección de datos: El acceso a los expedientes de personal sólo se concede con consentimiento; el informe no contiene datos personales.
● Integridad: Mantente cortés, pero sin regalos ni favores: una línea clara.
Paso 6: Informe y medidas correctoras
Los resultados se documentan de forma objetiva. Cuando existan desviaciones, se necesitan acciones correctivas comprensibles - y pruebas de su eficacia. A veces basta con hacer un seguimiento de los documentos, otras puede ser necesaria una revisión. En nuestro caso, sólo hubo que presentar dos documentos a posteriori.
Paso 7: Compartir con nuestro cliente
Una vez finalizado el informe, lo subimos a la plataforma Sedex y decidimos quién tiene acceso. Nuestro cliente principal es informado puntualmente de los resultados según lo solicitado. La posibilidad de reutilizar los resultados es muy práctica, ya que ahorra a todos los implicados tiempo y costes adicionales si otros clientes también solicitan una auditoría SMETA.
Cómo me sentí
Estaba nervioso justo antes de las entrevistas con los empleados, pero después me sentí aliviado. La revisión del informe de la auditoría me demostró que un diálogo abierto y una documentación transparente proporcionan una imagen clara de las condiciones del lugar. El hecho de que SMETA no utilice una etiqueta de "aprobado/no aprobado" centra la atención en lo que importa y garantiza una evaluación con matices.
