"Onze klant wil een SMETA-audit" - Een ervaringsverslag

Stap 1: Lid worden en een locatie aanmaken

Eerst registreer ik me bij Sedex als leverancier en vul ik alle basisgegevens in. Pas dan zijn de volgende stappen mogelijk.

Stap 2: SAQ - een nuchtere blik in de spiegel

De zelfbeoordelingsvragenlijst is vrijwillig. Het invullen ervan liet ons zien waar we stonden, wat de auditplanning merkbaar eenvoudiger maakte.

Stap 3: Een offerte aanvragen

In de volgende stap vroegen we DQS om een Sedex Approved Audit Company (AAC). De duur en kosten zijn voornamelijk afhankelijk van het aantal werknemers en of het een twee-pijler (arbeidsnormen, milieu (verkort), V&G) of vier-pijler (plus milieu (meer gedetailleerd), bedrijfsethiek) audit wordt.

Stap 4: Plan - coördineer datum & auditplan

We konden snel een datum vinden voor de SMETA-audit. Kort daarna nam een auditor van DQS contact met ons op. We spraken over het proces, de toegang tot de gebieden en de aanwezigheid van de juiste rollen. Afhankelijk van de vereisten kan een audit aangekondigd, half aangekondigd of onaangekondigd zijn. Elke vorm heeft zijn eigen logica - de procedure blijft hetzelfde.

Stap 5: Auditdag - ter plaatse, in volle gang

Op de dag van de audit is het business as usual. We beginnen met een openingssessie. Daarna gaan we de afdelingen langs, er zijn gesprekken met de ondernemingsraad, werknemers en het management, een beoordeling van documenten en een slotbijeenkomst aan het eind. Waar ik vooral op heb gelet

● Toegang: ruimtes, documenten, contactpersonen - alles moet toegankelijk zijn.

● Gegevensbescherming: Personeelsdocumenten kunnen alleen met toestemming worden ingezien; het rapport bevat geen persoonlijke gegevens.

● Integriteit: beleefd blijven, maar geen geschenken, geen gunsten - duidelijke lijn.

Stap 6: Rapportage & corrigerende maatregelen

De resultaten worden nuchter vastgelegd. Als er afwijkingen zijn, zijn begrijpelijke maatregelen nodig - en bewijs dat deze effectief zijn. Soms volstaat een documentopvolging, soms is een bezoek nodig. In ons geval hoeven slechts twee documenten te worden ingediend.

Stap 7: delen met onze klant

Zodra het rapport beschikbaar is, uploaden we het naar het Sedex-platform en beslissen we wie er toegang toe krijgt. Onze grootste klant ontvangt onze resultaten direct na goedkeuring, zoals gevraagd. Het feit dat we de resultaten kunnen hergebruiken is praktisch, omdat het alle betrokkenen extra moeite en kosten bespaart in het geval dat andere klanten om een SMETA-audit vragen.

Hoe het voelde

Ik was nerveus vlak voor de gesprekken met de medewerkers. Na afloop was ik opgelucht. Een blik op het auditrapport liet me zien dat open gesprekken en begrijpelijke documenten een transparant beeld geven van de omstandigheden op de locatie. Het feit dat SMETA zonder "slagen/zakken"-etiket werkt, scherpt de focus op de essentie en houdt de presentatie gedifferentieerd.