持續改善流程 CIP 與 PDCA 循環完整解析｜ISO 9001 品質管理最佳實踐

持續改進意味著什麼？

持續改善流程起源於1950年代的汽車工業，更具體地說，起源於日本的以下原則： “改善”，其意義是「向好的方向改變」。改善（Kaizen）的一個顯著特徵是改善應循序漸進、小規模進行。它是一種持續不斷的微小進步，不斷重複，永無止境。改善或持續改善計畫（CIP）並非旨在追求短期成功。企業若能始終如一地遵循這項原則並持續改進，便能取得成功。

持續改進過程的重要前提條件

為了透過持續改善流程實現長期成功，組織需要所有相關人員齊心協力，並願意在各自的工作環境中不斷做出微小的改進。而要做到這一點，前提是組織框架條件合適。

高階主管必須有意識地支持持續改善計畫 (CIP)，並將其融入企業文化。這可以透過進一步的培訓措施、將 PDCA 循環整合到流程和工作流程中，以及提供充足的工作時間來實現。

所有參與者都必須明白，持續改善過程中不會有突如其來的改變。相反，它是逐步優化和完善公司最重要的領域。

持續改善過程中涉及哪些人？

持續改善流程的一個重要特點是，改善的計畫和實施不僅由管理者負責，而且主要由員工本身負責。所有流程參與者的直接執行在持續改善流程中至關重要。

持續改善計畫 (CIP) 方法旨在激勵員工積極參與持續改善過程，讓他們負責識別並實施各自領域的改進措施。從長遠來看，這些小的優化不僅能提高產品和流程的質量，還能提升服務水準。

持續改善過程有哪些好處？

透過持續改善計劃 (CIP)，公司所有現有流程都可以精簡和優化。更有效率的工作流程可以節省成本，產品和/或服務能夠更貼近客戶需求，服務品質提升，各種浪費也得以減少。

如果個別措施無法落實，高階主管必須以易於理解的方式解釋原因。成功的持續改善流程需要合適的企業文化和管理團隊積極實踐持續改善。如此，每個人都能從持續學習的成果中受益。

如何管理資本投入？

小步循環體現在… PDCA循環時至今日，它仍然是持續改善最重要的控制工具。 PDCA 代表：計劃-執行-檢查-行動。 PDCA 是一個透過四個步驟不斷識別和解決問題的過程。

一個相關的方法是SDCA 方法（標準化-執行-檢查-改進）。

PDCA循環是如何產生的？

PDCA循環是一個不斷重複的過程，理論上可以無限循環，它為管理系統的持續改進奠定了基礎。該模型，也稱為休哈特循環或戴明循環，起源於20世紀30年代初。
美國物理學家和統計學家沃爾特·安德魯·休哈特最初提出的三步驟模型，後來由他的學生威廉·愛德華·戴明補充了第四步。

戴明圓在二戰期間被用於軍事目的，以提高戰爭裝備的質量，但1945年後，它在美國或歐洲的民用領域都未能得到認可。

20 世紀 50 年代初，在戴明的倡議下，作為日本經濟和工業重建的一部分，該模型最終傳入東亞國家，並取得了成功。

直到1980年代，這種模型才以戴明選擇的PDCA循環的名稱在西方重新出現。 ISO 9001品質管理標準PDCA循環最終進入了管理系統領域，並作為整體的企業方法在全球範圍內取得了成功。

PDCA循環與ISO管理系統標準有何關係？

自2012年引進ISO管理系統標準的通用基本架構（高階架構 - HLS）以來，標準章節與PDCA循環四個階段的對應關係已十分明確。然而，直到修訂版發布後，這項對應關係才引起全球標準使用者的注意。 ISO 9001和ISO 14001 2015年，ISO標準將第四章（組織環境）視為PDCA循環運作的管理體系架構。第五章則著重闡述了最高管理者在管理體系中的職責與義務，如今已成為PDCA循環的核心。

計劃階段包含第六章（計劃），其中滿足第四章和第五章的標準要求是第六章進行有效且有前景的計劃的前提條件。第七章（支援）和第八章（營運）屬於執行階段。第九章（績效評估）包含內部稽核和管理評審，代表檢查階段；第十章（改善）標誌著行動階段。

在管理公司流程並沿著 PDCA 循環不斷改進流程時，重點是基於風險和機會的思考（第 6 章）。

PDCA循環的四個階段

計劃 - 執行 - 檢查 - 改進。在計劃階段第一步是識別問題，即確定現狀。至少需要提出以下問題：

• 問題的本質是什麼？
• 這種情況發生的頻率如何？
• 它何時發生？
• 原因是什麼？

下一步，問題首先，根據先前確定的實際情況，對目標進行具體描述，然後進行分析。分析有助於設定合適的目標，包括實現這些目標所需的措施。

DO階段
在執行階段，計劃階段所製定的措施將首先由所有參與解決現有問題的公司員工進行試行。關鍵在於，這些措施尚未全面實施，即尚未最終確定，但仍在等待（市場）反應。

檢查階段
在這個階段，核心問題是：公司是否在測試階段達成了目標？為了適當地回答這個問題，需要對「執行」階段收集的數據進行評估。若仍需調整，則必須在此階段採取行動；必要時，則必須撤回某項措施。在進入「行動」階段之前，所有問題都必須解決。

ACT階段
在行動階段，策略、概念、活動和物件都會進行標準化。這會形成一個新的實際狀態，代表近期內所有流程的衡量標準，並且必須詳細記錄。實際狀態通常是管理系統認證的基礎。

原則上，PLAN 階段已經透過標準化重新開始——PDCA 循環不斷重複，持續改進正在進行中。

CIP 和 PDCA 循環分別應用於哪些領域？

在過去三十年中，持續改善流程已融入許多德國公司和組織的文化，並透過PDCA循環進行管理。如今，持續改善流程已成為所有現代管理系統標準的重要組成部分，例如品質管理、環境管理和資訊安全管理等領域。 PDCA循環的應用範圍也早已不再侷限於生產環節，而是擴展到所有產業，包括服務業以及公司的行政管理部門。

相關概念包括積極變革管理（AVM）、創意管理和公司建議方案，以及豐田生產系統，因為該公司透過持續改進流程成功成為備受追捧的品牌。

在組織中建立持續改善流程的一種方法是，透過品質圈作為內部工作小組或項目，基於六西格瑪方法，由合格的專家擔任專案經理。