Condiciones generales de la empresa

DQS Argentina - Condiciones generales de contratación

Revisión 06/11/2020

Condiciones Generales de Contratación de DQS Argentina, en adelante denominada "DQS", para la prestación de servicios libremente contratados, especialmente actividades de certificación, auditorías, evaluaciones y formación por cuenta de los contratantes, en adelante denominados "Cliente".

1. GENERAL

DQS realiza servicios de certificación, auditoría, evaluación y formación en nombre del Cliente. A pesar de los contratos individuales en contrario, el cliente acepta las Condiciones Generales de Contratación y los precios de DQS, así como las normas de certificación que se aplican durante todas las fases del proceso de certificación o auditoría: "Normas de Auditoría y Certificación de DQS" / "Normas Generales de Auditoría y Certificación de DQS" en su versión actual en inglés en el momento de su pedido.

Las presentes Normas Generales de Auditoría y Certificación entran en vigor a partir de su publicación y siguen siendo válidas hasta que se redacte y publique una nueva versión. En caso de discrepancia entre la versión traducida y la versión inglesa del documento, prevalecerá la versión inglesa.

Las condiciones comerciales contrarias o divergentes del cliente sólo serán vinculantes en caso de aceptación expresa por escrito por parte de DQS.

2. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

DQS audita el sistema de gestión del cliente, o partes del mismo, para determinar su conformidad con los requisitos acordados y reconocidos, como las normas o especificaciones internacionales, nacionales o del sector. El proceso de auditoría respectivo puede incluir uno o más pasos, y suele terminar con un informe de auditoría, que documenta los resultados de la misma. En el caso de los servicios de certificación, DQS emitirá un certificado específico para el cliente en el que se confirma el cumplimiento de los requisitos respectivos cuando el cumplimiento de todos los requisitos sea evidente.

DQS es independiente, neutral y objetiva en sus evaluaciones y certificaciones. Las evaluaciones se llevan a cabo normalmente en el lugar de operaciones del cliente (in situ), pero pueden realizarse parcialmente, sustituirse o complementarse con actividades de auditoría a distancia (fuera de las instalaciones). El tipo, el alcance y el calendario del procedimiento están sujetos a un acuerdo separado entre las partes. DQS se esfuerza por minimizar cualquier interrupción del proceso empresarial cuando realiza la evaluación en las instalaciones del Cliente.

La realización de los servicios de DQS está sujeta a las disposiciones establecidas en la edición actual del "Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS" / "Normas Generales de Auditoría y Certificación de DQS" en su versión vigente en inglés en el momento de su solicitud.

Estas Normas Generales de Auditoría y Certificación de DQS son parte integrante de cualquier contrato de certificación y auditoría entre los clientes y DQS. Los contratos siempre especificarán el tipo y la naturaleza individual de los servicios ofrecidos y prestados, incluidos los precios y los plazos. Además, las partes establecerán las condiciones comerciales, que suelen ser específicas del país de prestación de servicios y/o del país de residencia de los socios contractuales. Dichas condiciones comerciales pueden incluir cláusulas sobre representación legal, jurisdicción, responsabilidad, impuestos, condiciones de pago y otras, establecidas en el propio contrato o en un documento de referencia respectivo y anexo al contrato.

Cuando una oficina local de DQS presta un servicio bajo la autorización o acreditación de otra oficina de DQS, actúa en nombre de la respectiva oficina autorizada/acreditada. La aceptación de la oferta local y la firma del contrato local también constituyen un contrato de certificación vinculante entre el cliente y la oficina autorizada/acreditada de DQS. La responsabilidad operativa, financiera y legal de las actividades de una acreditación específica sigue siendo en todo momento responsabilidad de la oficina acreditada por DQS.

El alcance y la extensión de los servicios prestados por DQS se especifican por escrito en el momento de la solicitud; se permite la entrega parcial.

El proceso comienza con las necesidades y expectativas del cliente. DQS quiere conocer la organización del cliente, su sistema de gestión, el tamaño y el tipo de operación. Juntas, ambas partes definirán los objetivos de la auditoría y/o certificación, incluyendo las normas y especificaciones aplicables.

DQS proporcionará una propuesta detallada de servicios de auditoría y certificación, adaptada a las necesidades individuales del cliente, basándose en la información proporcionada inicialmente. Un contrato escrito especificará todos los resultados aplicables, así como los criterios de auditoría y certificación pertinentes.

Las partes acuerdan las fechas exactas del proceso por separado. Cuando durante la ejecución del pedido se identifiquen cambios y/o ampliaciones al alcance original del mismo, estas adiciones serán acordadas por escrito por ambas partes con antelación. En la medida en que los cambios o ampliaciones hagan que no sea razonable para el cliente cumplir con las disposiciones acordadas, el cliente tiene derecho a rescindir el contrato. Sin embargo, al hacerlo, el cliente está obligado a pagar los honorarios acordados o, si no existe tal acuerdo, una tarifa adecuada.

DQS y el cliente acuerdan que la auditoría y/o la certificación del sistema o sistemas de gestión del cliente se llevarán a cabo de acuerdo con las normas aplicables, los requisitos del sector relacionados (si procede) y el Acuerdo de Auditoría y Certificación, incluido este documento y cualquier documento asociado o al que se haga referencia en él.

3. DEBERES DEL CLIENTE

El cliente pondrá a disposición de DQS toda la información y documentos necesarios para la realización de los servicios contratados: de forma completa, diligente y puntual. El cliente deberá indicar todos los procedimientos y circunstancias que puedan ser significativos para la prestación de los servicios contratados, sin necesidad de solicitarlos. Si no se cumplen los puntos anteriores, la prestación de los servicios se realizará por cuenta y riesgo del cliente, siempre que no exista negligencia concurrente por parte de DQS.

Para obtener y mantener un certificado, el cliente debe implantar y mantener un sistema de gestión documentado que cumpla los requisitos de la norma o especificación seleccionada. En el caso de la certificación de procesos/productos, el cliente es responsable de garantizar el cumplimiento continuo. El cliente deberá proporcionar pruebas de la conformidad y eficacia del sistema de gestión, los procesos o los productos evaluados, fácilmente disponibles para su evaluación por el equipo de evaluación designado. El cliente tomará todas las medidas necesarias para garantizar que el sistema de gestión y/o el producto se mantengan en conformidad y de forma eficaz en todo momento.

Se notificará al cliente cualquier cambio en el programa de certificación o los requisitos nuevos o revisados que le afecten. Si la certificación se aplica a la producción en curso, el cliente debe garantizar que el producto certificado sigue cumpliendo los requisitos del sistema o del producto. DQS debe verificar la aplicación de los cambios realizados por el cliente e iniciar las medidas necesarias en el proceso de certificación.

El cliente está obligado a informar a DQS sin demora de cualquier cambio que pueda influir en el sistema de gestión certificado. Esto se aplica, en particular, a la compra/venta de la totalidad o parte de la empresa, a cualquier cambio de propiedad, a cambios importantes en las operaciones, a cambios fundamentales en los procesos, a incidentes tales como un accidente grave o un incumplimiento grave de la normativa/obligación legal que requiera la intervención de la autoridad reguladora competente, a la presentación de un procedimiento de quiebra o de fusión. En cualquiera de estos casos, DQS consultará con el cliente y determinará cómo se puede mantener el certificado.

El cliente está obligado a notificar inmediatamente a DQS en caso de retirada de productos. Las normas de certificación individuales y sus reglamentos utilizan diferentes calendarios en cuanto al cumplimiento de estos plazos. Estas especificaciones pueden encontrarse en las respectivas normas y reglamentos aplicables.

4. CONFIDENCIALIDAD, DERECHOS DE AUTOR, SEGURIDAD DE LOS DATOS

Los documentos proporcionados por el cliente a DQS, incluidas las marcas y el símbolo de certificación de DQS, están protegidos por derechos de autor. El cliente reconoce expresamente que todos los documentos que son proporcionados o puestos a disposición por DQS para su examen siguen siendo propiedad de DQS, sólo pueden ser utilizados para las necesidades internas del cliente y no pueden ser puestos a disposición de terceros o ser utilizados para fines distintos de los acordados en este documento o por escrito. El cliente está obligado a mantener la estricta confidencialidad de cualquier información revelada en virtud de este Acuerdo, así como todo el conocimiento de los asuntos relacionados con DQS, sus empleados y auditores. Esta obligación también se aplica tras la finalización del contrato. El cliente también acepta esta obligación en nombre de cualquier agente indirecto y personas auxiliares. Se autoriza al cliente a remitir el informe de auditoría en su totalidad. No se permite el envío de extractos o partes aisladas.

Con una certificación DQS válida, el Cliente tiene derecho a utilizar el certificado, las marcas de certificación pertinentes y, en algunos casos, las marcas de acreditación con fines de promoción de acuerdo con las normas relacionadas publicadas en el sitio web de DQS.

DQS se compromete a proteger la confidencialidad de toda la información confidencial del Cliente que no sea de acceso público y que se ponga a disposición de DQS en el marco de sus actividades en las instalaciones del Cliente, tanto si dicha información se refiere a asuntos internos del Cliente como a sus relaciones comerciales. Esto también se aplica a los resultados verbales y escritos de la evaluación. DQS divulgará la información confidencial a terceros sólo con el consentimiento por escrito del Cliente, a menos que se le exija legalmente o se disponga explícitamente lo contrario en este Reglamento de Certificación y Evaluación. Estos compromisos también se aplican tras la rescisión del contrato. En algunos regímenes de certificación sectorial, parte de los datos de la auditoría y del cliente se tratan obligatoriamente en aplicaciones proporcionadas por el propietario del régimen (por ejemplo, los regímenes de automoción, aeroespacial y alimentario); el cliente da su consentimiento.

DQS conserva los registros asociados a las evaluaciones durante un mínimo de dos ciclos de certificación (normalmente seis años).

DQS tiene derecho a mantener y publicar un registro de todos los clientes que tienen una certificación DQS vigente. Esta publicación contiene el nombre y la dirección de la organización certificada, así como el alcance y la norma/especificación de referencia y el estado de la certificación. El Cliente acepta la publicación de dicha información a continuación. Además, durante la tramitación del pedido, los datos del Cliente se almacenan y procesan en bases de datos externas de los propietarios del régimen. El Cliente acepta con la aceptación de la oferta que los datos del Cliente puedan ser almacenados, accedidos y visualizados por terceros en las bases de datos correspondientes.

Sin perjuicio de lo anterior, el cliente autoriza a DQS a transmitir información confidencial y de otro tipo sin cifrar a través de Internet o de una red pública de direcciones de correo electrónico u otros lugares proporcionados por el cliente. El cliente reconoce que DQS no puede garantizar la privacidad y confidencialidad de dichas transmisiones. El cliente acepta que la transmisión de información a través de Internet u otra red pública no constituirá un incumplimiento de ninguna obligación de confidencialidad en virtud de este documento y que DQS no será responsable de ningún daño resultante de dichas transmisiones, siempre que dicha información confidencial sea tratada con el mismo grado de cuidado con el que DQS trata su información confidencial.

Si el cliente utiliza hipervínculos al sitio web de DQS, el cliente acepta que: (i) la información contenida en el sitio web de DQS pertenece a DQS, (ii) el enlace al sitio web transferirá al usuario directamente al sitio web de DQS tal y como lo publica DQS sin imponer marcos, ventanas de navegación o contenidos de terceros y (iii) el enlace al sitio web no puede declarar o sugerir que el cliente o sus productos o servicios están respaldados por DQS.

5. GARANTÍA

La garantía de DQS sólo cubre los servicios expresamente indicados en el presupuesto/contrato. En el caso de los servicios de certificación, DQS está obligada a expedir el certificado, siempre que se hayan cumplido las respectivas condiciones previas.

DQS expide certificados que acreditan la conformidad del sistema de gestión del cliente con determinadas normas nacionales e internacionales, así como con requisitos reconocidos del sector o específicos del cliente, cuando éste ha demostrado durante una auditoría que se han cumplido todos los requisitos. El cliente tiene derecho a utilizar el Certificado y las marcas de certificación relacionadas para promover la confianza de sus clientes en su sistema certificado.

Una vez expedido el Certificado, se establecerá un servicio de seguimiento permanente para garantizar que la conformidad del sistema de gestión se mantiene de forma continua. El establecimiento y el mantenimiento de la certificación están condicionados a la ejecución del contrato de auditoría y certificación y al cumplimiento continuado de sus términos y condiciones por parte del cliente.

En la medida en que DQS proporciona servicios generales, las partes acuerdan que DQS sólo debe servicios, no ningún éxito específico. Cualquier decisión basada en los servicios prestados es responsabilidad exclusiva del cliente, dentro de su propia esfera de riesgo y decisión.

6. RESPONSABILIDAD

Independientemente de la base legal, DQS, sus agentes sustitutos y auxiliares, pueden ser considerados responsables de los daños sólo en caso de negligencia grave o intencionada, o en caso de incumplimiento negligente de una obligación contractual esencial ("obligación material"). En caso de incumplimiento de los deberes contractuales esenciales, la responsabilidad de DQS se limita siempre al alcance de los daños previsibles típicos del contrato en el momento de su celebración. DQS no es responsable de los daños colaterales. En todos los casos, la responsabilidad de DQS está limitada al doble del valor de la orden de compra, con un máximo de 100.000,00 BRL (cien mil reales) por año.

7. CONDICIONES DE PAGO

Con la firma de este contrato, la empresa confirma y acepta este presupuesto, incluidos los supuestos y las normas que contiene. Los valores de los servicios mencionados serán ajustados de acuerdo con la legislación vigente, utilizando el índice de variación IGP-M de la Fundación Getúlio Vargas.

Los valores de las diferentes etapas del proceso, según el punto 3 (Proceso de certificación) del contrato de certificación, y la tasa de registro anual se calcularán según la lista de tasas en vigor. La lista de tarifas en vigor se incluye en el contrato de certificación como anexo - Servicios y tarifas y la versión actualizada se enviará al cliente cuando lo solicite. DQS estará obligada a respetar esta lista durante un periodo de un año tras la firma de este contrato.

La información proporcionada y confirmada por escrito por la empresa a DQS, especialmente en relación con el número de empleados, el número de plantas, los turnos, el alcance y la complejidad de los procesos, han servido y servirán de base para el cálculo, para los valores de certificación y para la definición del programa de auditoría. Los cambios significativos en estos datos y/o en las normas de acreditación pueden dar lugar a un cambio en el programa de auditoría y/o en la duración de la misma.

La empresa proporcionará el transporte, el alojamiento y la manutención de los auditores tal y como se define en la propuesta comercial, excepto en el caso de acuerdos formalmente definidos, o reembolsará los gastos a DQS de acuerdo con la política de gastos de DQS, más una tasa administrativa del 15% y también más los impuestos exigidos por la ley, si los gastos están incluidos en una factura. Los importes relativos al tiempo de viaje se tratarán según la propuesta o el acuerdo, caso por caso.

Todas las tasas de suspensión y reemisión del certificado correrán a cargo del cliente.

Se cobrarán tasas adicionales por las operaciones no incluidas en la propuesta acordada y por las auditorías necesarias debido a la identificación de no conformidades. Estos honorarios incluirán los importes resultantes de:

a) la repetición de cualquier parte o de la totalidad del programa de auditoría por incumplimiento de los procedimientos o normas de certificación;
b) los trabajos adicionales por suspensión, retirada y/o revalidación del certificado;
c) la reauditoría por cambios en el sistema de gestión;
d) el cumplimiento de cualquier citación o testimonio relativo al trabajo realizado por el Organismo de Certificación;
e) las evaluaciones de reclamaciones derivadas de terceros.
f) Evaluaciones de documentación y/o visitas técnicas.
g) Consultas técnicas, tanto a los auditores como a la oficina, por cualquier medio presencial o a distancia, se cobran según el tiempo empleado, en base a la tarifa diaria de la auditoría.

El cobro se realizará mediante un resguardo bancario, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el mismo, antes o después de las diferentes etapas del proceso de certificación. Cada pago deberá efectuarse 10 días después de la emisión de la factura y del justificante bancario, sin deducciones. En caso de impago dentro del plazo, DQS tiene derecho a no emitir el certificado, o en el caso de certificaciones existentes, a suspender o cancelar el certificado, así como a tomar medidas legales para asegurar el pago.

En caso de incumplimiento, irregularidad o retraso de alguno de los pagos, DQS emitirá un cargo antes de la prestación del servicio para el pago hasta 20 días antes de la prestación del servicio. Si no se cumple el pago, DQS no realizará el servicio y cancelará el certificado.

8. PLAZOS Y FECHAS DE VENCIMIENTO

Debido a las dificultades típicas en la reprogramación y el cambio de horario de las actividades y debido al compromiso que DQS acuerda con un cliente en la programación y el mantenimiento de una fecha para el cumplimiento del contrato, cualquier cancelación o reprogramación con un plazo inferior a 50 días dará lugar a una multa del 50% (sin restitución o compensación) del importe que se facturaría por la realización de la actividad.

9. DURACIÓN Y TERMINACIÓN

El contrato comenzará en el momento de su firma por las partes contratantes y finalizará en el momento de su rescisión.

La rescisión puede declararse a DQS por carta certificada en el plazo de un mes. No es necesario dar razones. La fecha de envío de la carta por correo o de comunicación electrónica se tendrá en cuenta para el plazo.

En caso de rescisión por parte de la empresa, DQS se reserva el derecho a reclamar una indemnización por los costes incurridos en la ejecución de este contrato.

DQS sólo podrá rescindir el contrato con respecto a la empresa por motivos graves, que deberán justificarse por escrito, o en caso de incumplimiento del presente contrato.

10. DISPOSICIONES FINALES

Si alguna de las disposiciones de este contrato o de sus partes integrantes fuera o llegara a ser inválida, la validez del contrato no se verá afectada.

Si no existe una disposición válida equivalente en el propio contrato o en sus partes integrantes, a la que se pueda recurrir, las partes contratantes estipularán una disposición válida que sustituya a la inválida y que se acerque lo más posible al sentido y finalidad de este contrato.

Si no se encuentra ninguna disposición de este tipo, se aplicará la normativa legal.

Los cambios o modificaciones de este contrato requieren la forma escrita para ser válidos. El incumplimiento de cualquiera de los requisitos de este contrato o de las "Normas generales para las auditorías y certificaciones de DQS" puede dar lugar a la suspensión y cancelación del certificado.

Los certificados están intrínsecamente ligados a este contrato y a la realización de las auditorías dentro de los plazos reglamentarios. El uso indebido del certificado DQS, de los logotipos DQS, DAkkS, IQNet, CGCRE o cualquier otro vinculado al certificado, así como la divulgación indebida de la certificación, dará lugar a una multa diaria de R$ 2.000,00 (dos mil reales) por día, además de otras sanciones legales que DQS podrá tomar. Las normas de uso de los símbolos de certificación se detallan en el anexo 2 de este contrato.

El cliente es consciente de que DQS proporcionará auditores especializados, cualificados por ellos tras costosas formaciones para ejecutar el objeto del presente contrato. El cliente se compromete a no contratar directamente a estos auditores para ningún fin, bajo pena de una multa correspondiente al 50% (cincuenta por ciento) del valor del presente contrato.

DQS está autorizada a permitir que los organismos de acreditación comprueben los datos de la empresa, restringidos al ámbito objeto de la certificación. Toda transmisión y tráfico de datos de auditoría y de empresa certificada necesarios para nuestra actividad está expresamente autorizada dentro de los sistemas informáticos de DQS a nivel local y global. Cualquier otra transmisión de datos requiere la autorización del cliente.

11. FORO

Las partes eligen el Tribunal Central João Mendes Júnior del Distrito Judicial de São Paulo - Capital, Estado de São Paulo, con exclusión de cualquier otro, para dirimir cualquier cuestión derivada de este contrato.

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