Condições gerais de negócio

DQS do BRASIL – Condições Gerais do Negócio

Revisão 06/11/2020

Condições Gerais de Negócios da DQS do Brasil, doravante denominada "DQS", para serviços livremente contratados, especialmente atividades de certificação, auditorias, avaliações e treinamentos em nome das partes contratantes, doravante denominada "Cliente".

1. GERAL

A DQS realiza serviços de certificação, auditoria, avaliações e treinamentos em nome do cliente. Não obstante a contratos individuais em contrário, o cliente aceita as Condições Gerais de Negócios e preços da DQS, bem como as regras de certificação que se aplicam durante todas as fases do processo de certificação ou auditoria: "DQS Auditing and Certification Regulations" / “Regras Gerais para Auditoria e Certificações DQS” na sua atual versão em inglês no momento do seu pedido. 

Estas Regras Gerais para Auditorias e Certificação se tornam efetivas a partir da sua publicação e permanecem válidas até que uma nova versão seja elaborada e publicada. Caso ocorra uma discrepância entre a versão traduzida e a versão em inglês do documento, a versão em inglês terá precedência.

As condições comerciais contrárias ou divergentes do cliente só serão vinculativas em caso de aceitação expressa por escrito pela DQS.

2. ENTREGA DO SERVIÇOS

A DQS audita o sistema de gestão do cliente, ou suas partes, com o objetivo de determinar a sua conformidade com os requisitos acordados e reconhecidos, como normas ou especificações internacionais, nacionais ou setoriais. O processo de auditoria respectivo pode envolver uma ou mais etapas, geralmente terminando com um relatório de auditoria, que documenta os resultados da auditoria. No caso dos serviços de certificação, a DQS emitirá um certificado específico do cliente, confirmando a conformidade em relação aos respectivos requisitos, quando o cumprimento de todos os requisitos estiver evidente.

A DQS é independente, neutra e objetiva em suas avaliações e certificações. As avaliações são normalmente realizadas no local de operações do Cliente (in loco), mas podem ser parcialmente conduzidas, substituídas ou complementadas por atividades de auditoria remota (fora do local). O tipo, extensão e cronograma do procedimento estão sujeitos a acordo separado entre as partes. A DQS se esforça para minimizar quaisquer perturbações do processo de negócios ao realizar a avaliação nas instalações do Cliente.

A realização dos serviços da DQS está sujeita às disposições estabelecidas na atual edição do "DQS Auditing and Certification Regulations" / “Regras Gerais para Auditoria e Certificações DQS” na sua atual versão em inglês no momento do seu pedido.

Estas Regras Gerais para Auditorias e Certificações DQS são parte integral de todo e qualquer contrato de certificação e auditoria entre clientes e a DQS. Os contratos sempre especificarão o tipo e a natureza individuais dos serviços oferecidos e prestados incluindo preços e prazos. Além disso, as partes estabelecerão condições comerciais, que geralmente são específicas para o país da prestação de serviços e / ou o país de residência dos parceiros contratuais. Tais condições comerciais podem incluir cláusulas sobre representação legal, jurisdição, responsabilidade, impostos, condições de pagamento e outros, definidos no contrato em si ou em um respectivo documento de referência e anexo ao contrato.

Sempre que um escritório local da DQS fornece um serviço sob autorização ou credenciamento de outro escritório da DQS, ele age em nome do respectivo escritório autorizado/credenciado. O aceite da oferta local e assinatura do contrato local constitui também um contrato de certificação vinculativo entre o cliente e o escritório autorizado/credenciado da DQS. A responsabilidade operacional, financeira e legal pelas atividades sob um credenciamento específico permanece sempre sob responsabilidade do escritório credenciado da DQS.

O escopo e extensão dos serviços prestados pela DQS são especificados por escrito no momento do pedido; a entrega parcial é permitida.

O processo se inicia com as necessidades e expectativas do cliente. A DQS quer aprender sobre a organização do cliente, seu sistema de gestão, tamanho e tipo de operação. Juntas, ambas as partes definirão objetivos para a auditoria e/ou certificação, incluindo as normas e especificações aplicáveis.

A DQS fornecerá uma proposta detalhada para os serviços de auditoria e certificação, personalizada para as necessidades individuais do cliente, com base nas informações fornecidas inicialmente. Um contrato por escrito especificará todos os resultados aplicáveis bem como os critérios de auditoria e certificação pertinentes.

As partes concordam com as datas exatas do processo separadamente. Quando durante a execução do pedido, alterações e/ou expansões no escopo original do pedido forem identificadas, estas adições serão acordadas por escrito por ambas as partes com antecedência. Na medida em que as alterações ou expansões tornem irrazoável a adesão do cliente às disposições acordadas, o cliente tem o direito de rescindir o contrato. Ao fazê-lo, porém, o cliente é obrigado a pagar os honorários acordados ou, caso não haja tal acordo, uma taxa adequada.

A DQS e o cliente concordam que a auditoria e/ou a certificação do(s) sistema(s) de gestão do cliente deve ser realizada de acordo com as normas aplicáveis, os requisitos relacionados do setor (se aplicável) e o Contrato de Auditoria e Certificação, incluindo este documento e qualquer documento associado a ele ou nele referido.

3. DEVERES DO CLIENTE

O cliente deverá disponibilizar à DQS todas as informações e documentos necessários para que os serviços contratados sejam realizados: de forma completa, diligente e dentro do prazo. O cliente deverá indicar todos os procedimentos e circunstâncias que possam ser significativos para a entrega dos serviços contratados, sem que seja necessário solicitar. A menos que os itens acima mencionados tenham sido cumpridos, a entrega dos serviços será feita por conta e risco exclusivo do cliente, desde que não haja negligência contributiva por parte da DQS.

Para obter e manter um certificado, o cliente deve implementar e manter um sistema de gestão documentado que atenda aos requisitos da norma ou especificação selecionada. No caso de certificação de processo / produto, o cliente é responsável por garantir a conformidade contínua. O cliente deve fornecer evidências de conformidade e eficácia do sistema de gestão avaliado, processos ou produtos, prontamente disponíveis para avaliação pela equipe de avaliação designada. O cliente deve realizar todas as ações necessárias para garantir que o sistema de gestão e / ou produto seja mantido em conformidade e de maneira eficaz em todos os momentos.

O cliente será notificado de quaisquer mudanças no programa de certificação ou requisitos novos ou revisados que afetem o cliente. Caso a certificação se aplique à produção em andamento, o cliente deve garantir que o produto certificado continue atendendo aos requisitos do sistema ou do produto. A DQS deve verificar a implementação das mudanças realizadas pelo cliente e iniciar as medidas necessárias no processo de certificação.

O cliente é obrigado a informar a DQS de forma rápida sobre quaisquer alterações que podem influenciar o sistema de gestão certificado. Isto aplica-se, em particular, à compra/venda de toda ou parte da empresa, qualquer alteração na propriedade, grandes mudanças nas operações, alterações fundamentais nos processos, incidentes como um acidente grave ou uma violação grave do regulamento/obrigação legal que exija o envolvimento da autoridade reguladora competente, pedido de falência ou processo de fusão. Em qualquer um desses casos, a DQS consultará o cliente e determinará como o certificado pode ser mantido.

O cliente é obrigado a notificar imediatamente a DQS em caso de recall do produto. As normas de certificação individuais e seus regulamentos usam prazos diferentes em termos de cumprimento destes prazos. Essas especificações podem ser encontradas nas respectivas normas e regulamentos aplicáveis.

4. CONFIDENCIALIDADE, DIREITOS AUTORAIS, SEGURANÇA DE DADOS

Os documentos fornecidos pelo cliente para a DQS, incluindo as marcas e o símbolo da certificação DQS, são protegidos por direitos autorais. O cliente expressamente reconhece que todos os documentos que são fornecidos ou colocados à disposição pela DQS para exame permanecem propriedade da DQS, só podem ser utilizados para as necessidades internas do cliente e não podem ser colocados à disposição de terceiros ou ser utilizados para outros fins diferentes daqueles aqui acordados ou por escrito. O cliente está obrigado a manter sigilo absoluto sobre qualquer informação revelada nos termos deste Contrato, bem como de todo o conhecimento de assuntos relacionados com a DQS, seus funcionários e auditores. Esta obrigação também se aplica após o término do contrato. O cliente, da mesma forma, aceita essa obrigação em nome de quaisquer agentes indiretos e pessoas auxiliares. O cliente está autorizado a encaminhar o relatório de auditoria na sua totalidade. O encaminhamento de extratos ou partes isoladas não é permitido.

Com uma certificação DQS válida, o Cliente tem o direito de utilizar o certificado, as respetivas marcas de certificação e, em alguns casos, as marcas de acreditação para efeitos de promoção de acordo com as regras afins publicadas no site da DQS.

A DQS se compromete a proteger a confidencialidade de todas as informações confidenciais do Cliente que não estejam publicamente disponíveis e que sejam disponibilizadas para a DQS no contexto de suas atividades nas instalações do Cliente, sejam essas informações relacionadas a assuntos internos do Cliente ou às suas relações comerciais. Isso também se aplica aos resultados verbais e escritos da avaliação. A DQS divulgará informações confidenciais a terceiros apenas com a autorização por escrito do Cliente, a menos que seja exigido legalmente ou explicitamente previsto de outra forma nestes Regulamentos de Certificação e Avaliação. Esses compromissos também se aplicam após a rescisão do contrato. Em alguns esquemas de certificação setoriais, parte da auditoria e os dados do cliente são obrigatoriamente manipulados em aplicativos fornecidos pelo proprietário do esquema (por exemplo, automotivo, aeroespacial, esquemas alimentares); o cliente consente com isso.

A DQS retém os registros associados às avaliações por um mínimo de dois ciclos de certificação (geralmente seis anos).

A DQS tem o direito de manter e publicar um registro de todos os clientes que possuem uma certificação DQS atual. Esta publicação contém o nome e endereço da organização certificada, bem como o escopo e norma / especificação de referência e o status da certificação. O Cliente concorda com a publicação de tais informações abaixo. Além disso, durante o processamento do pedido, os dados do cliente são armazenados e processados em bancos de dados externos dos proprietários do esquema. O cliente concorda com a aceitação da oferta de que os dados do cliente possam ser armazenados, acessados e visualizados por terceiros nas bases de dados correspondentes.

Não obstante o acima, o cliente autoriza a DQS a transmitir informações confidenciais não criptografadas e outras informações através da Internet ou de uma rede pública de endereços de e-mail ou de outros locais fornecidos pelo cliente. O cliente reconhece que a DQS não pode garantir a privacidade e confidencialidade dessas transmissões. O Cliente concorda que a transmissão de informações através da Internet ou outra rede pública não será uma violação de qualquer obrigação de confidencialidade sob este documento e que a DQS não se responsabiliza por quaisquer danos resultantes de tais transmissões, desde que tais informações confidenciais sejam tratadas com o mesmo grau de cuidado que a DQS trata suas informações confidenciais.

Se o cliente utiliza hiperlinks para o site da DQS, o cliente concorda que: (i) a informação contida no site DQS pertence à DQS, (ii) o link para o site irá transferir o usuário diretamente ao site da DQS conforme publicado pela DQS sem imposição de quaisquer quadros, janelas do navegador ou conteúdo de terceiros e (iii) o link para o site não pode afirmar ou sugerir que o cliente ou os seus produtos ou serviços sejam endossados pela DQS.

5. GARANTIA

A garantia da DQS cobre apenas os serviços expressamente indicados no orçamento/contrato. No caso dos serviços de certificação, a DQS é obrigada a emitir o certificado, desde que as respectivas condições prévias tenham sido cumpridas.

A DQS emite certificados que atestam a conformidade do sistema de gestão do cliente em relação a determinadas normas nacionais e internacionais, bem como em relação a requisitos reconhecidos pelo setor, ou específicos de clientes, quando o cliente demonstrou durante uma auditoria que todos os requisitos foram cumpridos. O cliente tem direito a utilizar o certificado e as marcas de certificação relacionadas para promover a confiança dos seus clientes em seu sistema certificado.

Após a emissão de um Certificado, um serviço de acompanhamento permanente será estabelecido para garantir que a conformidade do sistema de gestão seja mantida de forma contínua. O estabelecimento e a manutenção da certificação estão condicionados à execução do contrato de auditoria e certificação e à adesão continuada aos seus termos e condições por parte do cliente.

Na medida em que a DQS fornece serviços gerais, as partes concordam que a DQS deve apenas serviços, não qualquer sucesso especificado. Quaisquer decisões baseadas nos serviços prestados são da exclusiva responsabilidade do cliente, dentro da sua própria esfera de risco e tomada de decisão.

6. RESPONSABILIDADE

Independentemente da base legal, a DQS, seus agentes substitutos e auxiliares, podem ser responsabilizados por danos apenas em caso de negligência grave ou intencional, ou em caso de violação negligente de um dever contratual essencial (“dever material”). Em caso de violação de deveres contratuais essenciais, a responsabilidade da DQS é sempre limitada à extensão do dano previsível típico do contrato no momento da sua celebração.  A DQS não se responsabiliza por danos colaterais.  Em todos os casos, a responsabilidade da DQS está limitada ao dobro do valor do pedido de compras, com um máximo de R$ 100.000,00 (cem mil reais) por ano.

7. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

Ao assinar este contrato a empresa confirma e aceita essa cotação incluindo as presunções e regras nela contidas. Os valores dos serviços mencionados serão reajustados conforme legislação vigente, utilizando-se o índice de variação IGP-M da Fundação Getúlio Vargas.

Os valores das diferentes etapas do processo, de acordo com o item 3 (Processo de Certificação) do contrato de certificação, e a taxa anual de registro serão calculados segundo a lista de taxas em vigor. A lista de taxas em vigor está inclusa no contrato de certificação como anexo - Serviços e Taxas e a versão atualizada será enviada ao cliente quando solicitada.  A DQS estará obrigada a esta lista pelo prazo de um ano após a assinatura deste contrato.

Serviram e servirão como base para o cálculo, para os valores de certificação e para a definição do programa de auditorias as informações fornecidas e confirmados por escrito pela empresa a DQS, sobretudo em relação ao número de funcionários, quantidade de plantas, turnos, escopo e complexidade de processos. Alterações significativas desses dados e/ou das regras e regulamentos de acreditação podem resultar em uma mudança no programa de auditoria e /ou na duração da auditoria.

A empresa providenciará transporte, hospedagem e alimentação dos auditores conforme definido na proposta comercial, salvo em caso de acordos definidos formalmente ou reembolsará as despesas à DQS conforme política de despesas da DQS, acrescidas de 15% de taxa administrativa e também acrescidas dos impostos obrigatórios por lei, caso as despesas sejam inseridas em nota fiscal. Valores referentes a tempo de viagem serão tratados conforme proposta ou acordo caso a caso.

Todos os valores relativos à suspensão e re-emissão do certificado serão cobrados do cliente.

Taxas adicionais serão cobradas para operações não incluídas na proposta acordada e para auditorias requeridas devido a identificação de não-conformidades. Essas taxas incluirão valores resultantes de:

a)  repetição de qualquer parte ou da totalidade do programa de auditorias devido a procedimentos de certificação ou regras não atendidas;
b) trabalho adicional devido a suspensão, retirada e/ou revalidação do certificado;
c)   re-auditoria devido a mudanças no sistema de gestão;
d) conformidade com qualquer intimação ou testemunhos referentes ao trabalho executado pela Organização Certificadora;
e)  avaliações de reclamações advindas de terceiros.
f)   avaliações de documentações e/ou visitas técnicas.
g)  consultas técnicas, tanto aos auditores quanto ao escritório, por qualquer meio presencial ou remoto são cobradas de acordo com o tempo dispendido tomando como base o valor da diária da auditoria.

A cobrança dar-se-á através de boleto bancário conforme instruções contidas no mesmo antes ou após as diferentes etapas do processo de certificação. Cada cobrança vencerá 10 dias após a emissão da nota fiscal e do boleto bancário, sem dedução. No caso de não pagamento dentro do prazo, a DQS tem o direito de não emitir o certificado, ou no caso de certificações existentes, suspender ou cancelar o certificado, assim como tomar providências legais que garantam o pagamento.

Havendo o descumprimento, irregularidade ou atraso de qualquer dos pagamentos a DQS passará a emitir a cobrança antecipadamente à prestação do serviço para pagamento em até 20 dias antes da realização do mesmo. Caso o pagamento não seja cumprido a DQS não realizará o serviço e cancelará o certificado.

8. PRAZOS E DATAS DE VENCIMENTO

Em função das dificuldades típicas de reprogramação e reposição de atividades e em razão do compromisso que a DQS acorda com um cliente na programação e manutenção de uma data para atendimento do contrato, qualquer cancelamento ou reprogramação com prazo inferior a 50 dias acarretará multa de 50 % (sem restituição ou compensação) do valor que seria faturado em função da realização da atividade.

9. DURAÇÃO E RESCISÃO

O contrato iniciar-se-á com a assinatura pelas partes contratantes e findará por rescisão.

A rescisão poderá ser declarada com um prazo de um mês à DQS mediante carta registrada. Não é necessário indicar motivos. Para o cumprimento do prazo vale a data da postagem da carta no correio ou comunicação eletrônica.

Para o caso de rescisão por parte da empresa, a DQS se reserva o direito de exigir ressarcimento dos valores incorridos no cumprimento deste contrato.

A rescisão da DQS em relação à empresa somente poderá ser efetuada por motivos graves e devem ser justificados por escrito ou em caso de violação deste contrato.

10. DISPOSIÇÕES FINAIS

Caso disposições isoladas do presente ou de suas partes integrantes sejam ou venham a tornar-se inválidas, a validade do contrato não será afetada.

Se no próprio contrato ou nas suas partes integrantes não houver uma disposição equivalente válida, da qual se possa lançar mão, as partes contratantes estipularão uma disposição válida para substituir aquela inválida, que se aproxime ao máximo do sentido e objetivo do presente contrato.

Se não for possível encontrar uma tal disposição, valerá a regulamentação legal.

Alterações ou emendas deste contrato, necessitam da forma escrita para que se tornem válidas. O não atendimento a qualquer um dos requisitos deste contrato ou das “Regras  Gerais para Auditorias e Certificações DQS” pode acarretar em suspensão e cancelamento do certificado.

Os certificados estão intrinsecamente ligados a este contrato e a realização das auditorias dentro dos prazos regulamentares. O uso indevido do certificado DQS, das logomarcas DQS, DAkkS, IQNet, CGCRE ou quaisquer outras vinculadas ao certificado, e divulgações indevidas da certificação acarretará em multa diária de R$ 2.000,00 (dois mil reais) por dia, além das demais sanções legais que a DQS poderá tomar. As regras para uso dos símbolos de certificação estão detalhadas no anexo 2 deste contrato.

O cliente está ciente de que a DQS disponibilizará auditores especializados, por estes qualificados após dispendiosos treinamentos para a execução do objeto do presente contrato. Compromete-se a em nenhum momento contratar diretamente estes auditores para quaisquer finalidades, sob pena de pagamento de multa correspondente a 50 % (cinquenta por cento) do valor do presente contrato.

A DQS está autorizada a permitir que os organismos de acreditação verifiquem os dados da companhia, restrito ao escopo objeto da certificação. Qualquer transmissão e tráfego de dados da auditoria e da empresa certificada, necessários à nossa atividade está expressamente autorizada dentro dos sistemas informatizados da DQS em nível local e global. Qualquer outra transmissão de dados necessita de autorização do cliente.

11. FORO

As partes elegem o foro Central João Mendes Júnior da Comarca de São Paulo - Capital, Estado de São Paulo com exclusão de qualquer outro, para dirimir quaisquer questões oriundas do presente contrato.

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