Društveni auditi: Kako ublažiti teret vaših dobavljača

Kao pružatelj usluga društvenih audita, često svjedočimo istoj situaciji: kompanije razvijaju kodeks ponašanja dobavljača i potom planiraju društvene audite kako bi osigurale usklađenost s tim kodeksom. Ali kada implementacija započne, brzo se pojavljuju prvi izazovi: neki dobavljači odbijaju audite, drugi jednostavno prestaju odgovarati, nadajući se da će zahtjev jednostavno nestati, dok treći traže odgodu.

Razlozi za odbijanje audita mogu varirati:

• rastući teret audita,
• ograničenje resursa,
• ili jednostavno strah od posljedica lošeg rezultata audita.

Dakle, kako možemo postići kolaborativnu implementaciju društvenih audita uprkos ovim preprekama?

Pet mjera za uspješne društvene audite

Da biste poboljšali efikasnost vašeg programa audita i smanjili teret na vaše dobavljače, pet relativno jednostavnih mjera može pomoći. One grade povjerenje, sprječavaju nesporazume i jačaju dugoročnu saradnju.

Mjera #1: Pogledajte postojeće standarde

Ako uporedite kodekse ponašanja različitih kompanija, odmah ćete primijetiti da su razlike obično minimalne. Slično tome, razlike između zajedničkih društvenih standarda su također male. Standardi i inicijative kao npr Sedex SMETA, SA 8000 i BSCI najvjerovatnije već uključuju sve zahtjeve koje ste željeli uključiti u svoj kodeks ponašanja. Umjesto korištenja vlasničkog kodeksa ponašanja kao osnove za audite dobavljača, preporučujemo oslanjanje na postojeće standarde kako biste doprinijeli usklađivanju društvenih standarda.

Ako želite nametnuti specifične zahtjeve dobavljačima koji nisu obuhvaćeni postojećim standardima, možete ih dodati u svoj protokol audita.

Uključite svoj tim za usklađenost rano prilikom razvoja kodeksa ponašanja i pristupa auditu. Globalno, zahtjevi za dubinsku analizu u lancima snabdijevanja se povećavaju. Nekoliko novih zakona zahtijeva od kompanija da provode dubinsku analizu ljudskih prava. Vaš tim za usklađenost može osigurati da je vaš program audita usklađen sa zakonskim zahtjevima.

Mjera #2: Uzmite u obzir postojeće audit izvještaje

Malo je vjerovatno da ste prvi ili jedini kupac koji traži društveni audit. Ako dobavljač već ima važeći certifikat ili izvještaj o auditu od pouzdane treće strane, razmotrite da li je zaista potreban još jedan audit koja pokriva iste aspekte. Uskladite svoj kodeks ponašanja s postojećim standardima dobavljača i pregledajte samo područja koja nisu dovoljno procijenjena.

Mjera #3: Razmotrite pristup zasnovan na riziku

Umjesto postavljanja zahtjeva audita za cijeli lanac nabavke, možete postaviti prioritete zasnovane na riziku. Neki dobavljači pružaju alate za procjenu rizika koji vam mogu pomoći da odredite prioritete audita. Ovi alati se obično razlikuju:

• Inherentni rizici za regije i industrije (ekonomska situacija, struktura plata, sastav radne snage, itd.)
• Faktori rizika za pojedinačne dobavljače, npr. na osnovu do sada evaluiranih audita i upitnika.

Koristite alate za provjeru i automatizirane procese kako biste identificirali dobavljače s najvećim rizikom negativnih utjecaja na okolinu ili ljudska prava. Fokusirajte se na one dijelove lanca snabdijevanja gdje vaše akcije mogu imati najveći utjecaj.

Mjera #4: Fokusirajte se na poboljšanje

Ako dobavljači nerado prolaze kroz društveni audit, to može biti zato što se boje mogućih posljedica lošeg rezultata audita. Da biste ublažili ove zabrinutosti, pružanje podrške i smjernica može biti korisno. Uvijek imajte na umu:

• Saradnja umjesto kontrole
• Povjerenje umjesto straha
• Smjernice umjesto kazne

Izbjegavajte tretiranje audita kao testova prolaz/pad i ne prijetite prekidom odnosa s dobavljačem na osnovu loših rezultata. Umjesto toga, podržite dobavljače u poboljšanju njihovih održivih performansi.

Audit posmatrajte kao početnu tačku za poboljšanje. Sistematski pristup praćenju rezultata audita je neophodan. Međutim, prema našem iskustvu u DQS-u, mnoge kompanije se i dalje bore s upravljanjem preventivnim i korektivnim mjerama. Definišite svoj pristup, procese i odgovornosti prije početka audita. Osigurajte da imate potrebne resurse za praćenje otvorenih pitanja.

Mjera #5: Nagradite jake performanse sa dodatnim poslovima

Neke kompanije su imale dobra iskustva s dodjelom nagrada dobavljačima koji pokazuju uzorne performanse. Ali važnije od nagrada i trofeja je suština: kada dobavljači vide da izvanredni rezultati u održivosti povećavaju njihove šanse za obezbjeđivanje više poslova, dodatni podsticaji obično nisu potrebni.

Šta DQS može učiniti za vas?

DQS je vaš kompetentan partner za društvene i održive audite. Uz nesmetano planiranje audita i značajne audit izvještaje, doprinosimo uspjehu vaše strategije održive nabavke. Naši iskusni auditori upoznati su s lokalnim zakonodavstvom, kulturnim kontekstima i jezikom radne snage. Pored provođenja društvenih audita, podržavamo vas u razvoju prilagođenih koncepata audita, kao i u analizama rizika i programima obuke.