Audit sosial: Cara meringankan beban pemasok Anda

Sebagai penyedia audit sosial, kami sering melihat situasi yang sama terjadi: perusahaan menyusun kode etik pemasok dan kemudian merencanakan audit sosial untuk memastikan kepatuhan terhadap kode tersebut. Namun, begitu tahap implementasi dimulai, tantangan pertama pun segera muncul: beberapa pemasok menolak audit sementara yang lain sama sekali tidak merespons dengan harapan permintaan tersebut akan hilang dengan sendirinya, sementara yang lain lagi meminta penundaan.

Alasan penolakan audit dapat beragam, antara lain:

• meningkatnya beban audit,
• keterbatasan sumber daya,
• atau sekadar kekhawatiran terhadap konsekuensi dari hasil audit yang buruk.

Lalu, bagaimana cara mewujudkan pelaksanaan audit sosial yang kolaboratif meskipun menghadapi berbagai hambatan tersebut?

Lima Langkah untuk Audit Sosial yang Sukses

Untuk meningkatkan efektivitas program audit Anda sekaligus meringankan beban bagi para pemasok, terdapat lima langkah yang relatif sederhana namun berdampak besar. Langkah-langkah ini membantu membangun kepercayaan, mencegah kesalahpahaman, serta memperkuat kolaborasi jangka panjang.

Langkah 1: Mengacu pada standar yang sudah ada

Saat membandingkan kode etik pemasok dari berbagai perusahaan, akan segera terlihat bahwa perbedaannya umumnya sangat kecil. Demikian pula, perbedaan antar standar sosial yang umum digunakan juga relatif minor. Standar dan inisiatif seperti Sedex SMETA, SA 8000 dan BSCI kemungkinan besar sudah mencakup seluruh persyaratan yang ingin Anda masukkan ke dalam kode etik Anda. Alih-alih menggunakan kode etik internal (proprietary) sebagai dasar audit pemasok, kami merekomendasikan untuk mengandalkan standar yang sudah ada guna berkontribusi pada harmonisasi standar sosial.

Jika Anda ingin menetapkan persyaratan khusus kepada pemasok yang belum tercakup dalam standar yang ada, persyaratan tersebut dapat ditambahkan ke dalam protokol audit Anda.

Libatkan tim kepatuhan (compliance) sejak dini dalam pengembangan kode etik dan pendekatan audit Anda. Secara global, kewajiban uji tuntas (due diligence) dalam rantai pasok terus meningkat. Sejumlah regulasi baru mewajibkan perusahaan untuk melakukan uji tuntas hak asasi manusia. Tim kepatuhan Anda dapat memastikan bahwa program audit yang dijalankan selaras dengan persyaratan hukum yang berlaku.

Langkah 2: Mempertimbangkan laporan audit yang sudah ada

Kemungkinan besar Anda bukan pelanggan pertama atau satu-satunya yang meminta dilakukannya audit sosial. Jika seorang pemasok sudah memiliki sertifikat yang masih berlaku atau laporan audit dari pihak ketiga yang tepercaya, pertimbangkan apakah audit tambahan yang mencakup aspek yang sama benar-benar diperlukan. Selaraskan kode etik Anda dengan standar pemasok yang sudah ada, dan lakukan peninjauan hanya pada area yang belum dinilai secara memadai.

Selain itu, pertimbangkan pula inisiatif industri yang mendorong kerja sama dalam pelaksanaan audit, dan sesuaikan persyaratan Anda dengan inisiatif tersebut.

Langkah 3: Mempertimbangkan pendekatan berbasis risiko

Alih-alih menerapkan persyaratan audit secara seragam di seluruh rantai pasok, Anda dapat menetapkan prioritas berdasarkan tingkat risiko. Beberapa penyedia menawarkan alat penilaian risiko yang dapat membantu mengidentifikasi prioritas audit. Alat-alat ini biasanya membedakan antara:

• risiko inheren di wilayah dan industri tertentu (kondisi ekonomi, struktur upah, komposisi tenaga kerja, dan sebagainya),
• faktor risiko yang terkait dengan pemasok individual, berdasarkan hasil audit sebelumnya dan kuesioner.

Gunakan alat penyaringan (screening tools) dan proses otomatis untuk mengidentifikasi pemasok dengan risiko tertinggi terhadap dampak negatif lingkungan atau hak asasi manusia. Fokuskan upaya Anda pada bagian rantai pasok di mana tindakan Anda dapat memberikan dampak paling besar.

Langkah 4: Berfokus pada perbaikan

Ketika pemasok menolak audit sosial, hal tersebut bisa disebabkan oleh kekhawatiran terhadap konsekuensi dari hasil audit yang buruk. Untuk mengurangi kekhawatiran ini, menawarkan dukungan dan pendampingan dapat sangat membantu. Selalu ingat prinsip-prinsip berikut:

• kolaborasi alih-alih pengendalian,
• kepercayaan alih-alih rasa takut,
• pendampingan alih-alih hukuman.

Hindari memperlakukan audit sebagai uji lulus atau gagal, serta jangan mengancam untuk mengakhiri hubungan dengan pemasok hanya karena hasil audit yang kurang baik. Sebaliknya, dukung pemasok dalam meningkatkan kinerja keberlanjutan mereka.

Lihat audit sebagai titik awal untuk perbaikan. Pendekatan yang sistematis dalam melacak hasil audit sangatlah penting. Namun, berdasarkan pengalaman kami di DQS, banyak perusahaan masih kesulitan dalam mengelola tindakan pencegahan dan perbaikan. Oleh karena itu, tetapkan pendekatan, proses, dan tanggung jawab Anda sebelum audit dimulai, serta pastikan Anda memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menindaklanjuti isu-isu yang masih terbuka.

Langkah 5: Menghargai kinerja unggul dengan peluang bisnis tambahan

Beberapa perusahaan memiliki pengalaman positif dengan memberikan penghargaan kepada pemasok yang menunjukkan kinerja yang sangat baik. Namun, yang lebih penting daripada penghargaan atau trofi adalah dampak nyata terhadap bisnis: ketika pemasok melihat bahwa kinerja keberlanjutan yang unggul meningkatkan peluang mereka untuk memperoleh lebih banyak bisnis, insentif tambahan biasanya tidak lagi diperlukan.

Apa yang Dapat DQS Lakukan untuk Anda?

DQS adalah mitra kompeten Anda untuk audit sosial dan keberlanjutan. Melalui perencanaan audit yang lancar dan laporan audit yang bermakna, kami berkontribusi pada keberhasilan strategi pengadaan berkelanjutan Anda. Auditor kami yang berpengalaman memahami peraturan perundang-undangan setempat, konteks budaya, serta bahasa yang digunakan oleh tenaga kerja. Selain melaksanakan audit sosial, kami juga mendukung Anda dalam pengembangan konsep audit yang disesuaikan dan analisis risiko.