Działanie #1: Odwołaj się do istniejących standardów
Porównując kodeksy postępowania dostawców różnych firm, szybko staje się jasne, że różnice między nimi są zazwyczaj minimalne. Podobnie niewielkie są różnice między powszechnie stosowanymi standardami społecznymi. Standardy i inicjatywy takie jak Sedex SMETA, SA 8000 i BSCI najprawdopodobniej zawierają już wszystkie wymagania, które warto uwzględnić w kodeksie postępowania. Zamiast stosować własny kodeks postępowania jako podstawę audytów dostawców, zalecamy opieranie się na istniejących standardach, aby przyczynić się do harmonizacji standardów społecznych.
Jeśli chcesz nałożyć na dostawców konkretne wymagania, które nie są objęte istniejącymi normami, możesz dodać je do protokołu audytu.
Włącz swój zespół ds. zgodności na wczesnym etapie opracowywania kodeksu postępowania i podejścia do audytu. Na całym świecie rosną wymagania dotyczące należytej staranności w łańcuchach dostaw. Kilka nowych przepisów wymaga od firm przeprowadzania analizy należytej staranności w zakresie praw człowieka. Twój zespół ds. zgodności może zapewnić zgodność programu audytu z wymogami prawnymi.
Środek #2: Uwzględnij istniejące raporty z audytu
Jest mało prawdopodobne, abyś był pierwszym lub jedynym klientem, który wnioskuje o audyt społeczny. Jeśli dostawca posiada już ważny certyfikat lub raport z audytu wydany przez wiarygodną stronę trzecią, zastanów się, czy kolejny audyt obejmujący te same aspekty jest naprawdę konieczny. Dostosuj swój kodeks postępowania do istniejących standardów dostawców i sprawdzaj tylko te obszary, które nie zostały wystarczająco ocenione.
Weź również pod uwagę inicjatywy branżowe mające na celu promowanie współpracy w zakresie audytów i odpowiednio dostosuj swoje wymagania.
Działanie nr 3: Rozważ podejście oparte na ryzyku
Zamiast ustalać wymagania dotyczące audytów dla całego łańcucha dostaw, można ustalić priorytety oparte na ryzyku. Niektórzy dostawcy oferują narzędzia do oceny ryzyka, które mogą pomóc w wyznaczeniu priorytetów audytu. Narzędzia te zazwyczaj rozróżniają
- ryzyko nieodłączne dla regionów i branż (sytuacja gospodarcza, struktura płac, skład siły roboczej, itp.)
- Czynniki ryzyka dla poszczególnych dostawców, np. w oparciu o dotychczas ocenione audyty i kwestionariusze.
Wykorzystaj narzędzia do weryfikacji i zautomatyzowane procesy, aby zidentyfikować dostawców, którzy stwarzają największe ryzyko negatywnego wpływu na środowisko lub prawa człowieka. Skoncentruj się na tych częściach łańcucha dostaw, w których Twoje działania mogą mieć największy wpływ.
Działanie nr 4: Koncentracja na doskonaleniu
Jeśli dostawcy niechętnie poddają się audytowi społecznemu, może to wynikać z obawy przed ewentualnymi konsekwencjami negatywnego wyniku audytu. Aby złagodzić te obawy, pomocne może być zaoferowanie wsparcia i wskazówek. Należy zawsze pamiętać o następujących zasadach:
- Współpraca zamiast kontroli
- Zaufanie zamiast strachu
- Wskazówki zamiast kar
Należy unikać traktowania audytów jako testów, które można zdać lub oblać, i nie grozić zakończeniem współpracy z dostawcą w przypadku negatywnych wyników. Zamiast tego należy wspierać dostawców w poprawie ich wyników w zakresie zrównoważonego rozwoju.
Potraktuj audyt jako punkt wyjścia do wprowadzenia ulepszeń. Niezbędne jest systematyczne podejście do śledzenia wyników audytów. Jednak z doświadczenia DQS wynika, że wiele firm nadal ma trudności z zarządzaniem działaniami zapobiegawczymi i naprawczymi. Przed rozpoczęciem audytów należy określić podejście, procesy i obowiązki. Należy upewnić się, że dysponuje się zasobami niezbędnymi do podjęcia działań następczych w otwartych kwestiach.
Działanie nr 5: Nagradzaj dobre wyniki dodatkowymi zleceniami
Niektóre firmy mają dobre doświadczenia z przyznawaniem nagród dostawcom, którzy wykazują się wzorowymi wynikami. Jednak ważniejszy od nagród i trofeów jest wynik końcowy: Kiedy dostawcy zdają sobie sprawę, że ponadprzeciętne wyniki w zakresie zrównoważonego rozwoju zwiększają ich szanse na zdobycie dodatkowych kontraktów, dalsze zachęty są zazwyczaj zbędne.
Co DQS może dla Państwa zrobić?
DQS jest kompetentnym partnerem w zakresie audytów społecznych i zrównoważonego rozwoju. Dzięki sprawnemu planowaniu audytów i merytorycznym raportom z audytów przyczyniamy się do sukcesu Państwa strategii zrównoważonych zamówień. Nasi doświadczeni audytorzy znają lokalne przepisy prawne, kontekst kulturowy i język pracowników. Oprócz przeprowadzania audytów społecznych wspieramy Państwa w opracowywaniu dostosowanych do potrzeb koncepcji audytów, a także w analizach ryzyka i programach szkoleniowych.
