Sociale audits: hoe verlicht u de last voor uw leveranciers?

Als aanbieder van sociale audits zien we vaak dezelfde situatie zich voordoen: bedrijven ontwikkelen een gedragscode voor leveranciers en plannen vervolgens sociale audits om naleving van die code te waarborgen. Maar zodra de implementatie begint, duiken al snel de eerste uitdagingen op: sommige leveranciers weigeren audits, anderen reageren gewoon niet meer in de hoop dat het verzoek vanzelf verdwijnt, terwijl weer anderen om uitstel vragen. 

De redenen om een audit te weigeren kunnen variëren: 

• de toenemende last van audits,
• beperkte middelen,
• of simpelweg angst voor de gevolgen van een slecht auditresultaat.

Hoe kunnen we ondanks deze obstakels toch een gezamenlijke implementatie van sociale audits realiseren?

Vijf maatregelen voor succesvolle sociale audits

Om de effectiviteit van uw auditprogramma te verbeteren en de last voor uw leveranciers te verlichten, kunnen vijf relatief eenvoudige maatregelen helpen. Ze bouwen vertrouwen op, voorkomen misverstanden en versterken de samenwerking op lange termijn. 
 

Maatregel 1: verwijs naar bestaande normen

Als u de gedragscodes van verschillende bedrijven vergelijkt, zult u onmiddellijk merken dat de verschillen meestal minimaal zijn. Ook de verschillen tussen gangbare sociale normen zijn klein. Het is dus niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden: Hoogstwaarschijnlijk bevatten normen en initiatieven zoals Sedex SMETA, SA 8000 en BSCI reeds alle specificaties die u in de gedragscode wilde opnemen. In plaats van een op maat ontwikkelde gedragscode te gebruiken als basis voor leveranciersaudits, is ons advies om voort te bouwen op bestaande normen om de sociale normen te helpen harmoniseren.

Als u specifieke eisen wilt stellen aan leveranciers die niet in een bestaande norm worden genoemd, kunt u die toevoegen aan uw auditprotocol.

Betrek uw compliance-team in een vroeg stadium bij het opstellen van uw gedragscode en auditbenadering. Wereldwijd worden de due diligence-vereisten in toeleveringsketens steeds strenger. Verschillende nieuwe wetten verplichten bedrijven om due diligence op het gebied van mensenrechten uit te voeren. Uw compliance-team kan ervoor zorgen dat uw auditprogramma voldoet aan de wettelijke vereisten. 

Maatregel 2: hou rekening met wat uw leveranciers tot nu toe bereikt hebben

De kans dat u de eerste of enige klant bent die een sociale audit eist, is klein. Als een leverancier al een geldig certificaat of auditrapport van een betrouwbare derde partij heeft, is het de vraag of een nieuwe audit voor dezelfde aspecten echt nodig is. Vergelijk uw gedragscode met bestaande normen voor leveranciers en controleer alleen de aspecten die nog niet adequaat zijn beoordeeld.

Overweeg ook initiatieven van de sector om samenwerking op het gebied van auditing te bevorderen en pas uw vereisten hierop aan. 

Maatregel 3: overweeg een risicogebaseerde aanpak

In plaats van over de hele linie auditvereisten voor de hele toeleveringsketen vast te stellen, kunt u op risico gebaseerde prioriteiten stellen. Sommige leveranciers bieden risicobeoordelingstools aan die u kunnen helpen bij het vaststellen van auditprioriteiten. Deze tools onderscheiden gewoonlijk:

• Inherente risico's voor regio's en industrieën (economische situatie, loonstructuur, samenstelling van het personeelsbestand, ...)
• Risicofactoren voor individuele leveranciers, bijv. op basis van tot nu toe geëvalueerde audits en vragenlijsten.

Gebruik screeningtools en geautomatiseerde processen om leveranciers te identificeren die het grootste risico lopen op negatieve gevolgen voor het milieu of de mensenrechten. Concentreer u op die delen van de toeleveringsketen waar uw acties de grootste impact kunnen hebben. 

Maatregel 4: focus op verbetering

Als leveranciers terughoudend zijn om een sociale audit te ondergaan, kan dat zijn omdat ze bang zijn voor de mogelijke gevolgen van een slecht auditresultaat. Om deze zorgen weg te nemen, kan het nuttig zijn om ondersteuning en begeleiding te bieden. Houd altijd het volgende in gedachten:

• Samenwerking in plaats van controle
• Vertrouwen in plaats van angst
• Begeleiding in plaats van straf

Behandel audits niet als een test die je kunt halen of zakken, en dreig niet om de relatie met een leverancier te beëindigen op basis van slechte resultaten. Ondersteun leveranciers in plaats daarvan bij het verbeteren van hun duurzaamheidsprestaties. 

Beschouw de audit als een startpunt voor verbetering. Een systematische aanpak voor het bijhouden van auditresultaten is essentieel. Onze ervaring bij DQS leert echter dat veel bedrijven nog steeds moeite hebben met het beheren van preventieve en corrigerende maatregelen. Bepaal uw aanpak, processen en verantwoordelijkheden voordat de audits beginnen. Zorg ervoor dat u over de nodige middelen beschikt om openstaande kwesties op te volgen. 

Maatregel 5: beloon goede prestaties met business

Sommige bedrijven hebben goede ervaringen met het uitreiken van prijzen aan leveranciers die voorbeeldige prestaties leveren. Maar belangrijker dan prijzen en trofeeën is het eindresultaat: wanneer leveranciers zien dat uitstekende prestaties op het gebied van duurzaamheid hun kansen op meer opdrachten vergroten, zijn extra prikkels meestal overbodig. 

Wat kan DQS voor u doen?

DQS is uw deskundige partner voor sociale en duurzaamheidsaudits. Met een vlotte auditplanning, ervaren auditors en zinvolle auditrapporten dragen wij bij aan het succes van uw duurzame inkoopconcept. Naast het uitvoeren van sociale audits, ondersteunen wij u bij het ontwikkelen van passende auditconcepten, alsmede met risicoanalyses en trainingen.