Toekomstbestendig auditen - overwegingen over de context van de organisatie

INHOUD

• Toekomstbestendig auditen - Overwegingen over de context van de organisatie
• De audit moet volgen
• Heroverweging van auditorcompetenties
• Interdisciplinaire auditteams 2.0
• De focus van kennis verbreden
• Conclusie: ISO 9001 groeit met ons mee
• DQS - pionier op het gebied van certificering van managementsystemen

Toekomstbestendig auditen - Overwegingen over de context van de organisatie

In een wereld van voortdurende verandering is clausule vier van ISO 9001 van groot belang omdat ze de nodige impuls geeft om het kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) flexibel, aanpasbaar en toekomstbestendig te houden. Het waarborgen van de relevantie en effectiviteit van het QMS op de lange termijn, vooral in de VUCA-wereld*, staat op de agenda. De "expertisering" van ISO 9001, die hiermee gepaard gaat, is ongetwijfeld meer dan een modegril; het is een belangrijke trend die inspeelt op de toenemende eisen op het gebied van kwaliteit, efficiëntie en internationaal concurrentievermogen.

Termen als globalisering en internationalisering, toenemende complexiteit in de toeleveringsketen, digitalisering en duurzaamheid zijn al lang alledaagse onderwerpen in kwaliteitsmanagement. Als certificeringsbedrijf zien we dat deze ontwikkeling wordt geaccepteerd. Steeds meer bedrijven erkennen de waarde van een sterk geoptimaliseerd kwaliteitsmanagementsysteem om zich te handhaven in een steeds complexere en dynamischere bedrijfsomgeving en om wendbaar te handelen: kwaliteitsmanagement als verandermanagement.

Vanuit het perspectief van verandermanagement is de "expertisering" van ISO 9001 niet zomaar een trend, maar een noodzakelijke ontwikkeling. Het vermogen om veranderingen effectief te beheren met behoud van hoge kwaliteitsnormen is cruciaal in de huidige bedrijfswereld. Bedrijven die hun ISO 9001-processen verfijnen of "expertiseren", leggen de basis voor het beheren van veranderingen en gebruiken deze als een kans voor groei en innovatie.

*Opmerking van de vertaler: VUCA is een acroniem gebaseerd op de leiderschapstheorieën van Warren Bennis en Burt Nanus, om de volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit van algemene omstandigheden en situaties te beschrijven of erover na te denken.

De audit moet volgen

Als certificeringsinstantie is het onze perceptie dat de toename in complexiteit die voortkomt uit de context van de organisatie noodzakelijkerwijs leidt tot een parallelle ontwikkeling. Audits van kwaliteitsmanagementsystemen volgens ISO 9001 vereisen - of zouden moeten vereisen - in toenemende mate de betrokkenheid van andere specialisten naast de QM-auditor. Dit geldt met name in technologische of regelgevende omgevingen, en trouwens niet alleen voor de externe certificeringsaudit, maar ook voor de interne audit. De uitdaging - voor DQS als certificatie-instelling en voor elke organisatie - is op zoek te gaan naar nieuwe constellaties in de samenstelling van auditteams en hun prestaties af te zetten tegen de realiteit van de problemen.

Met andere woorden, het toepassingsgebied van een ISO 9001-certificaat voor een bepaalde organisatie definieert natuurlijk de specifieke gebieden, processen, producten en diensten van die organisatie, die op hun beurt worden gedekt door het kwaliteitsmanagementsysteem. En hier komen we bij de analogie met de audit, want de reikwijdte moet de technische en methodologische vaardigheden van het auditteam weerspiegelen, d.w.z. het vermogen van de auditors om de gedefinieerde reikwijdte op de juiste manier te beoordelen en te valideren.

De competenties van auditors heroverwegen

De behoefte aan sectorspecifieke kennis staat niet ter discussie. Integendeel, de afgelopen jaren heeft de Duitse accreditatie-instantie (DAkkS) de eisen voor de competentie van auditors volgens ISO/IEC 17021-1 de afgelopen jaren verder aangescherpt.

Auditors moeten aantonen dat ze beschikken over gedegen specialistische kennis op hun auditgebied, praktische branche-ervaring en regelmatige bijscholing om op de hoogte te blijven van de nieuwste normen en brancheontwikkelingen. Het is nu echter ook cruciaal dat auditors over de grenzen van hun branche heen kunnen kijken. Concreet moet een auditor ook oog hebben voor actuele aspecten van digitalisering, duurzaamheid, wetgeving of moderne samenlevingen om een passende en actuele beoordeling te kunnen geven van het QM-systeem

Twee directe voorbeelden zijn de Europese NIS2-richtlijn voor cybersecurity en de nieuwe ISO-eisen voor klimaatverandering.

Interdisciplinaire auditteams 2.0

Het zal niet altijd meer mogelijk zijn om de noodzakelijke verscheidenheid aan vaardigheden en specialistische perspectieven in één persoon te verenigen. Dit betekent niet dat er geen vraag meer zal zijn naar ervaren allrounders in een bepaalde sector, integendeel. Integendeel, in veel gevallen zullen ze niet langer alleen handelen, maar zullen ze de leider zijn van of deel uitmaken van een interdisciplinair team van auditors - zelfs als het "alleen maar" om ISO 9001 gaat. Door sectorspecifieke kennis en cross-functionele vaardigheden te combineren, zijn interdisciplinaire teams het antwoord op de complexe eisen van moderne audits en een beter begrip van economische, regelgevende en sociale omgevingen naast de beperktere reikwijdte.

Dit alles laat zijn sporen na bij het voorbereiden van een certificeringsaudit; er ontstaan nieuwe uitdagingen. De complexiteit van het planningsproces neemt toe en de impact op de auditkosten is duidelijk. Veel belangrijker is echter de vraag hoe we als certificeringsbedrijf de competenties en vaardigheden van onze auditors kunnen uitbreiden tot meer dan de traditionele kennis van regelgeving en de sector.

De focus van kennis verbreden

De technische vooruitgang van de afgelopen jaren heeft de kennisoverdracht aanzienlijk gestimuleerd: Training is digitaler geworden en er zijn meer online aanbiedingen met flexibelere roosters en minder reiskosten. Documentatie kan worden geoptimaliseerd door middel van chats en video-opnamen. Dankzij deze ontwikkelingen kunnen we het aantal onderwerpen dat in bijscholingen en trainingen aan bod komt, uitbreiden - een doorslaggevend voordeel in tijden van toenemende specialisatie.
Omdat we sneller zijn geworden, kunnen we nu bijvoorbeeld specifiek diepgaande trainingen bevorderen over regelgevingsoverschrijdende ontwikkelingen op het gebied van wetgeving of standaardisatie, of excursies over onderwerpen zoals de controle van kunstmatige intelligentie. De voortdurende ontwikkeling van een dergelijk kennisaanbod zal ons de komende jaren blijven begeleiden - zowel voor bestaande auditors als voor het inwerken van nieuwe auditors.

Conclusie: ISO 9001 groeit met ons mee

Ook al is het auditen van een QMS een uitdaging geworden, het is de beste kans op verbetering. De expertisering van ISO 9001 weerspiegelt de complexiteit en onzekerheden van onze tijd - en tegelijkertijd de verdere ontwikkeling op veel gebieden. De aankomende herziening van ISO 9001 laat ook zien dat de QM-norm een sterke bestaansreden heeft omdat hij voortdurend wordt bijgewerkt.

Opmerking: Het bovenstaande artikel werd voor het eerst gepubliceerd op de Duitse DGQ blog op 4 oktober 2024. Het is hier gepubliceerd met hun vriendelijke toestemming.

DQS - pionier op het gebied van certificering van managementsystemen

DQS, de "Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen" werd in 1985 opgericht door DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.) en DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) als Duitslands eerste certificatie-instelling voor managementsystemen.

Wij zijn de enige grote certificeringsinstantie die zich richt op managementsystemen en -processen. We hebben hierin jarenlang een pioniersrol gespeeld. In 1986 gaf DQS het eerste Duitse certificaat uit volgens ISO 9001,'s werelds belangrijkste norm voor managementsystemen.

In 1991 werd DQS als eerste certificatie-instelling in Duitsland geaccrediteerd voor ISO 9001/2/3 door de toenmalige TGA GmbH (tegenwoordig: Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, DAkkS). Tegenwoordig omvat ons dienstenpakket ongeveer 200 internationale voorschriften en nationale normen. Onze claim begint altijd waar controlelijsten eindigen. Geloof ons op ons woord!

Expertise en vertrouwen

Let op: Onze artikelen en materialen zijn uitsluitend geschreven door onze interne experts voor managementsystemen en auditors met een lange staat van dienst. Als je vragen hebt voor onze auteurs over de inhoud, neem dan contact met ons op. We kijken ernaar uit van u te horen.