In de toekomst zullen bedrijven uitgebreider dan voorheen verslag moeten uitbrengen over de effecten en risico's van hun bedrijfsactiviteiten. Zij kunnen worden gesanctioneerd als zij niet voldoen aan de daarmee samenhangende zorgvuldigheidseisen. Wat bedrijven nu al moeten doen om een aantrekkelijke zakenpartner te blijven.
Hoe bedrijven hun duurzaamheidsrisico's kunnen beheren
Door Michael Wiedmann (Norton Rose Fulbright) en Frank Graichen (DQS GmbH)
Meer dan 20 jaar geleden sloten de eerste bedrijven zich aan bij het UN Global Compact [1]. Inmiddels is het 's werelds grootste en belangrijkste initiatief voor verantwoord ondernemingsbestuur. De visie van het UN Global Compact is een inclusieve en duurzame wereldeconomie gebaseerd op de tien universele principes. Door zich aan te sluiten, stemmen bedrijven ermee in de tien beginselen na te leven en jaarlijks verslag uit te brengen over de vorderingen en problemen bij de uitvoering van de beginselen. Aangezien de verslagen gebaseerd zijn op vrijwillige zelfonthulling en niet aan verificatie worden onderworpen, wordt de ernst van deze rapportage in twijfel getrokken.
In 2011 heeft de VN-Mensenrechtenraad [2] de Guiding Principles on Business and Human Rights (Guiding Principles) [3] aangenomen, die de lidstaten verplichten om het respect voor de mensenrechten in de toeleveringsketens van bedrijven wettelijk te verankeren en om met verplichte rapportage aan te tonen hoe zij aan deze verplichtingen voldoen.
Actieplannen in 23 landen wereldwijd
De Guiding Principles zijn het uitgangspunt voor een aantal wetten over de hele wereld die wetgevers hebben verplicht bedrijven te verplichten te rapporteren over mensenrechtenschendingen in hun toeleveringsketens. De eerste wet van die strekking was de Transparency in Supply Chains Act van Californië in 2012 [4], die op zijn beurt de blauwdruk vormde voor de Modern Slavery Act van het Verenigd Koninkrijk in 2015 [5].
Update: Nieuwe ontwikkeling wet op de toeleveringsketen.
Op vrijdag 12 februari 2021 is de Duitse regering het toch eens geworden over de hoofdpunten voor een wet op de toeleveringsketen die op 1 januari 2023 van kracht moet worden. Zoals het Duitse nieuwsprogramma "tagesschau.de" op 12.02.2021 meldde, hadden de drie betrokken ministeries "een doorbraak bereikt in het langdurige geschil over een wet inzake de toeleveringsketen met betrekking tot de naleving van de mensenrechten en milieunormen."
De DQS-blog zal binnenkort een artikel publiceren over de geplande reikwijdte van de wet en de implicaties voor bedrijven om hun sociale verantwoordelijkheid in de toeleveringsketen na te komen.
Tegelijkertijd riepen zowel de Verenigde Naties [6] als de EU [7] hun leden op om nationale actieplannen (NAP's) [8] aan te nemen om de Guiding Principles te implementeren. Aan deze oproep is gehoor gegeven door 23 landen wereldwijd, die actieplannen hebben opgesteld met specifieke oproepen aan lokale bedrijven [9]. Internationaal actieve Duitse bedrijven moeten dus niet alleen het NAP van de Duitse regering naleven, maar ook, indien van toepassing, de NAP's van de landen waar zij met dochterondernemingen aanwezig zijn.
Terwijl de eerste wetten en de daaruit voortvloeiende verplichtingen nog relatief vrijblijvend waren voor bedrijven, zijn de afgelopen jaren verdere nationale wetten, in Frankrijk in 2017 [10] en in Nederland in 2019 [11], uitgevaardigd die bedrijven niet alleen rapportageverplichtingen maar ook due diligence-verplichtingen opleggen, waarvan niet-naleving kan worden gesanctioneerd.
Uitbreiding van de rapportageverplichtingen
Ook de EU denkt in dezelfde richting. De in 2014 aangenomen Richtlijn Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) [12], die meer dan 6000 bedrijven in heel Europa verplicht om ook te rapporteren over hun duurzaamheidsactiviteiten, wordt sinds februari 2020 in het kader van een consultatie herzien. Verwacht wordt dat de rapportageverplichting in de toekomst tot meer bedrijven zal worden uitgebreid en veel specifieker zal worden gemaakt. Dit betekent dat bedrijven hun leveranciers nog meer dan voorheen de vereiste informatie zullen laten verstrekken.
EU-commissaris voor Justitie Didier Reynders heeft een Europese wet voor de toeleveringsketen aangekondigd voor de naleving van de normen inzake mensenrechten en milieubescherming in 2021 [13]. Als zo'n wet voor de toeleveringsketen er komt, zullen bedrijven waarschijnlijk moeten aantonen dat ze datgene hebben gedaan wat in verhouding staat tot hun omvang en causale bijdrage om mensenrechtenschendingen of schade aan het milieu te voorkomen of te beperken. Indien zij er niet in slagen het bewijs te leveren van een risicoanalyse en de uitvoering van risicovermijdende of risicobeperkende maatregelen, zullen zij waarschijnlijk een sanctie opgelegd krijgen.
Deze wetgevingsplannen van de EU zijn ingebed in de in december 2019 gepresenteerde "Green Deal" van de EU-Commissie, die tot doel heeft Europa klimaatneutraal te laten groeien. Dit vereist een transformatie van de economie en de toeleveringsketens, inclusief de ontwikkeling van duurzame financiering [14].
Duurzame financiering
Het transformeren van financiering betekent dat de EU bedrijven zal aanmoedigen zich te richten op langetermijndoelstellingen en de uitdagingen en kansen die samenhangen met duurzame ontwikkeling. Dit houdt in dat klimaat- en milieurisico's volledig moeten worden beheerd en geïntegreerd in zakelijke overwegingen, waarbij de nodige aandacht moet worden besteed aan sociale risico's, zoals schendingen van de mensenrechten in grensoverschrijdende toeleveringsketens [15].
Als eerste stap op deze weg heeft de EU een classificatiesysteem voor duurzame en klimaatvriendelijke investeringen ingevoerd - de "taxonomie" [16]. In de toekomst zullen gunstige rentetarieven voor leningen voor investeringen ook afhangen van de mate waarin investeringen, direct of indirect, geen nadelige gevolgen hebben voor mens, klimaat en milieu.
Catalogus van verplichtingen wordt groter
Bedrijven moeten daarom bereid zijn om uitgebreider dan voorheen te rapporteren over de effecten en risico's van hun bedrijfsactiviteiten, hun zakelijke relaties en die van hun producten en diensten [17], en om te worden gesanctioneerd voor niet-naleving van gerelateerde due diligence-verplichtingen. Ofwel zullen deze wettelijke verplichtingen hen rechtstreeks treffen, ofwel zullen deze verplichtingen in toenemende mate op hen worden afgewenteld door hun zakenpartners.
Bedrijven moeten daarom nu beginnen hun hele waardeketen te onderzoeken op duurzaamheidsrisico's, deze vermijden of op zijn minst aanzienlijk verminderen (op middellange tot lange termijn) om een aantrekkelijke zakenpartner te blijven of geen nadelige gevolgen te ondervinden bij toekomstige financieringen.
Managementsystemen dienen als vangrail
De aanbeveling om aandacht te besteden aan duurzaamheidsrisico's roept nu de interessante vraag op in hoeverre bestaande managementsystemen geschikt zijn om bedrijven bij dergelijke risicoanalyses te ondersteunen, en welke aanknopingspunten er bijvoorbeeld in ISO 9001, ISO 14001 of ISO 45001 zouden kunnen zijn.
De basisstructuur van ISO (High-Level-Structure, HLS), die jaren geleden is ingevoerd, is daarbij behulpzaam gebleken. Het resultaat is dat alle normen voor managementsystemen een vergelijkbare structuur hebben, grotendeels identieke eisen stellen met betrekking tot het desbetreffende onderwerp en een geharmoniseerde terminologie gebruiken.
Betrek belanghebbende partijen
Specifiek zal hieronder worden ingegaan op de correlaties tussen MVO en de onderwerpen "context van de organisatie en belanghebbende partijen", "(kwaliteits/milieu)beleid" en "risico's en mogelijkheden met betrekking tot bindende verplichtingen".
Met de (geplande) invoering van uitgebreide rapportage-eisen en een ketenwet die een opvallende invloed zal hebben op de interne relatie tussen een organisatie en haar leveranciers, treden veranderingen op in de "externe aangelegenheden" en de "context" waarbinnen een bedrijf opereert (zie ISO 9001, hfdst. 4.1). Evenzeer van invloed zijn de eisen en verwachtingen van belanghebbende partijen (zie ISO 9001, hfdst. 4.2), die "relevant" en dus verplicht/bindend worden, simpelweg omdat met de rapportageverplichtingen en de Supply Chain Act eisen uit wet- en regelgeving worden geformuleerd.
Vormgeven aan kwaliteits- en milieubeleid
Directe, afleidbare verwijzingen doen zich ook voor bij het vaststellen van het bedrijfsbeleid. Zo moet het kwaliteits- en/of milieubeleid "een verbintenis om te voldoen aan de toepasselijke eisen" bevatten (ISO 9001, hfdst. 5.2.1c). Een Europese richtlijn of een wet is ongetwijfeld zo'n toepasselijke eis. Bovendien vereisen de normen voor managementsystemen dat het "beleid (van de organisatie) passend is voor (...) de context".
Wanneer de context dus verandert en de verwachtingen van consumenten, financiële organisaties en wetgevers direct of indirect de eisen voor de strategie, producten, diensten, processen en toeleveringsketens van een organisatie wijzigen, kan - en moet - dit tot uiting komen in een gewijzigd, aangepast bedrijfsbeleid.
Met betrekking tot het onderwerp "Risico's & Kansen" (ISO 9001, hfdst. 6.1.1) komen drie aspecten en vragen naar voren die bedrijven voor zichzelf moeten kunnen analyseren en beantwoorden:
- Welke ongewenste effecten zou het voor het bedrijf hebben als het een eventuele rapportageverplichting slechts in onvoldoende mate zou nakomen of als in de toeleveringsketens geen adequate aandacht voor de naleving van de mensenrechten en/of het vermijden van milieurelevante schade zou kunnen worden aangetoond?
- Welke kansen en mogelijkheden zouden voortvloeien uit een consequente inzet en actieve positionering van de onderneming met betrekking tot MVO, bijvoorbeeld in termen van imago, merkpositionering, marktaandelen, ontwikkeling van nieuwe doelgroepen, verkoop en winst?
- Houdt de onderneming in het kader van haar leveranciersbeheer en inkoopprocessen rekening met de eisen die uit de MVO-richtlijn en de Supply Chain Act kunnen voortvloeien? En welke informatie, inclusief contractuele afspraken, wordt verstrekt aan "externe leveranciers" (ISO 9001, hfdst. 8.4.3)?
Dit maakt het welhaast noodzakelijk om deze onderwerpen zo snel mogelijk te integreren in interne en externe audits en uit de verkregen resultaten aanpassingen in de relevante bedrijfsprocessen af te leiden.
De auteurs
Michael Wiedmann is compliance-advocaat in het kantoor Frankfurt van Norton Rose Fulbright. Bij het German Institute for Compliance e.V. (DICO) is hij tevens betrokken als co-voorzitter van de werkgroep CSR/mensenrechten. Frank Graichen leidde de divisie Auditor Management & Competence van DQS GmbH, is auditor voor ISO 9001 en doceert over auditing-onderwerpen aan de Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ), Frankfurt/Main.
Heeft u nog vragen?
Wij verheugen ons op een gesprek met u!
Bron
1 Tien beginselen van het Global Compact: https://www.globalcompact.de/ de/ueber-uns/deutsches-netzwerk.php.
2 Details over de Mensenrechtenraad: https://www.ohchr.org/EN/HRBodies/HRC/Pages/Home.aspx.
3 Guiding Principles on Business and Human Rights: https://www.globalcompact.de. Directe snelkoppeling naar PDF: https://bit.ly/3ko346H
4 California Transparency in Supply Chains Act van 2010: https://oag.ca.gov.
5 Modern Slavery Act 2015: http://www.legislation.gov.uk.
6 VN-werkgroep bedrijfsleven en mensenrechten
7 EU-Commissie, EU-strategie voor MVO 2011 - 2014, blz. 1, https://www.europarl.europa.eu. Directe snelkoppeling naar PDF: https://bit.ly/2FJVi86
8 Duits NAP: https://www.csr-in-deutschland.de/DE/Wirtschaft-Menschenrechte/wirtschaft-menschenrechte.html
9 Lijst van de Hoge Commissaris voor de Mensenrechten: https://www.ohchr.org/EN/Issues/Business/Pages/NationalActionPlans.aspx.
10 LOI n° 2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre: https://www.legifrance.gouv.fr.
11 Wet van 24 oktober 2019 houdende de invoering van een zorgplicht ter voorkoming van de levering van goederen en diensten die met behulp van kinderarbeid tot stand zijn gekomen (Wet zorgplicht kinderarbeid): https://zoek.officielebekendmakingen.nl.
12 Richtlijn 2014/95/EU: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014L0095&from=EN
13 Werkgroep verantwoord ondernemen van het Europees Parlement, webinar van 29.04.2020.
14 Een Europese Green Deal: https: //ec.europa.eu/info/
15 EU-raadpleging over duurzame financiering (vraag liep tot 15.07.2020): https://ec.europa.eu/info/consultations/finance-2020-sustainable-finance-strategy_en
16 Meer informatie over de "taxonomie" en de resultaten van de technische werkgroep inzake duurzame financiering: https://ec.europa.eu/info/publications/sustainable-finance-technicalexpert-group_de
17 Aanbeveling van de Adviesraad voor duurzame financiën van de Duitse Bondsregering, tussentijds verslag - Het belang van duurzame financiën voor de grote transformatie van 5.03.2020: https://sustainable-finance-beirat.de/en/publications/
Noot
Bovenstaand artikel is voor het eerst verschenen in het nummer 09/2020 van het Duitse vakblad "QZ Qualität und Zuverlässigkeit". Het is hier gepubliceerd met vriendelijke toestemming van de uitgever.
DQS-nieuwsbrief
Michael Wiedmann
Van juni 2017 tot december 2020 was Michael Wiedmann compliance-advocaat in het kantoor Frankfurt van Norton Rose Fulbright. Daarvoor bekleedde hij gedurende twee decennia uiteenlopende managementfuncties bij METRO Group; waaronder Chief Compliance Officer, Senior Vice President Public Affairs, Head of Corporate Development/ General Manager, General Counsel en Company Secretary. Hij heeft uitgebreide ervaring op het gebied van compliance, governance en bedrijfsaangelegenheden, die hij inbrengt in het adviseren van zijn cliënten, met name bij de ontwikkeling en opzet van compliance managementsystemen. Naast zijn betrokkenheid bij het German Institute for Compliance e.V. (DICO) als co-voorzitter van de CSR/Human Rights werkgroep, publiceert Michael Wiedmann regelmatig over de thema's mensenrechten en klokkenluiden. Bovendien is hij lid van het uitvoerend comité van de Duitse Wettbewerbszentrale in Bad Homburg, die oneerlijke handelspraktijken bestrijdt.