Strumento di documentazione di audit CARA
Lo IATF ha sviluppato uno strumento di documentazione di audit chiamato "CARA - Common Audit Report Application".
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CARA - Common Audit Report Application
Lo IATF ha sviluppato uno strumento di documentazione di audit chiamato "CARA - Common Audit Report Application". Lo scopo principale è quello di armonizzare la documentazione di audit, che prima era gestita individualmente dagli enti di certificazione. In futuro, i documenti di audit saranno creati, modificati, memorizzati ed utilizzati in modo standardizzato. In futuro, tutti gli auditor IATF del mondo documenteranno i risultati degli audit su una piattaforma comune, indipendentemente dall'ente di certificazione per cui lavorano.
CARA è un'applicazione IATF basata su browser che non richiede alcun software aggiuntivo da installare nella vostra organizzazione. L'applicazione non è collegata a un server o a un cloud. Tutti i dati di audit creati ed importati sono memorizzati solo nel database interno del browser di ogni utente, a cui si può accedere offline (senza una connessione Internet). Questo, a sua volta, richiede all'utente di lavorare solo con questo browser, perché nessun accesso è possibile da altri browser.
L'uso dello strumento è obbligatorio per tutte le procedure di audit IATF a partire dal 1° gennaio 2021, anche se siete già nel mezzo di un ciclo di audit. Per aiutarvi a capire meglio CARA, abbiamo compilato le domande e le risposte più importanti per voi.
In caso di ulteriori domande, il nostro collaudato team di supporto sarà lieto di assistervi via helpdesk al numero +49 69 95427-555 o via e-mail a auditmanager@dqs.de. Anche i problemi di programmazione o i problemi più gravi vengono raccolti lì e trasmessi al VDA QMC per voi tramite il Second Level Support di DQS Holding GmbH.
Domande e risposte su CARA
Qual è l'obiettivo di CARA?
L'armonizzazione della documentazione di audit, che finora veniva gestita individualmente dagli enti di certificazione. In futuro, tutti i documenti di audit saranno creati, modificati, salvati ed utilizzati in modo standardizzato.
Come posso contattare CARA?
Come cliente coinvolto nel processo di certificazione, puoi raggiungere le aree che ti interessano all'interno di CARA tramite il seguente link: nccara.iatfglobaloversight.org.
CARA richiede un software aggiuntivo da installare all'interno dell'organizzazione?
No, CARA è un'applicazione basata su browser che richiede solo l'accesso a Internet, ma nessun software aggiuntivo. L'applicazione non è nemmeno collegata a un server o a un cloud. Tutti i dati di audit creati e importati sono memorizzati esclusivamente nel database interno del browser del rispettivo utente, a cui si può accedere anche offline (senza una connessione internet). Questo assicura che nessun altro dato venga trasmesso a database esterni all'applicazione locale.
Quali browser sono supportati?
- Edge, Chrome, Firefox e Opera - questi quattro browser sono pienamente supportati nelle loro rispettive versioni attuali.
- Internet Explorer versione 11 e superiori è supportato, ma non dovrebbe essere usato.
Quali browser non sono supportati?
- Safari - questo browser Apple non è supportato. Funziona secondo i propri standard, i file PDF non possono essere generati e i report non possono essere stampati.
- I dispositivi Apple iOS non possono creare file all'interno del browser, quindi non è possibile il backup dei dati. Il suo uso non è raccomandato o ufficialmente supportato.
Quali effetti ha il passaggio a CARA per la nostra organizzazione?
- Pianificazione degli audit
Negli ultimi quattro anni è stato utilizzato il DQS Audit Manager per il processo di pianificazione degli audit. Non appena il passaggio a CARA sarà completato, tuttavia, questo non sarà più possibile. DQS introdurrà invece dei modelli basati su Excel per poterli utilizzare in via transitoria per l'esecuzione del processo di pianificazione dell'audit documentato. Non appena l'audit viene pianificato e confermato, l'auditor IATF responsabile invierà questi modelli da compilare. I documenti che poi saranno rispediti costituiscono la base per sviluppare e completare il piano per l'imminente audit.
- Documentazione di audit
Dal 1° gennaio 2021, tutti i report di audit e la documentazione a valle di eventuali non conformità saranno creati attraverso CARA. Ciò significa che la gestione delle non conformità e lo scambio delle informazioni necessarie tra azienda ed auditor avverranno direttamente tramite CARA.
In passato l'Audit Manager è stato anche utilizzato per poter reagire alle non conformità identificate in un audit. Con il passaggio a CARA, vi sarà anche un cambiamento a livello di standardizzazione, perché CARA ha un modello basato sul web con cui si deve reagire alle non conformità aperte in modo standardizzato in tutto il mondo. L'uso obbligatorio di CARA per la gestione delle non conformità è già riportato nel SI 13 delle regole di certificazione IATF.
Il modulo web utilizza la stessa tecnologia di CARA, quindi non è necessario installare alcun software aggiuntivo e l'accesso non è limitato in alcun modo. L'utilizzo del modulo web assicura che la struttura dei dati sia preservata e che le risposte siano registrate in un formato coerente. Ciò cambia l'aspetto del report di audit e del piano di azione per il monitoraggio delle misure (action plan).
Come viene identificato un audit remoto in CARA?
In CARA, nella sottosezione "Dati di audit" viene ora chiesto esplicitamente se l'audit IATF è un audit remoto o meno - l'azienda deve compilare il campo corrispondente (sì / no).
Inoltre, CARA ha creato una categoria per gli audit parzialmente remoti. CARA fornisce le seguenti informazioni: se l'audit è stato parzialmente condotto da remoto, si prega di nominare gli auditor che lo hanno condotto da remoto e di indicare nell'area "Processi" nella sezione "Dettagli audit di processo" sotto "Informazioni sull'audit" quali processi sono stati eseguiti da remoto.
Come funziona esattamente la gestione delle non conformità (NC) in CARA?
I vostri input vengono scambiati tramite l'applicazione CARA NC Forms. Il processo di comunicazione tra voi e il vostro auditor è il seguente e può essere ripetuto tutte le volte che è necessario:
1. Il vostro auditor compila tutti i dati richiesti per il processo di certificazione nell'applicazione CARA e poi crea il report di audit.
2. Allo stesso tempo, viene creato il report NC se vengono riscontrate delle non conformità.
3. L'auditor di solito invia questo report NC via e-mail esportando ed inviando un file JSON* che include il link a CARA
(https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). La trasmissione avviene al di fuori di CARA. Nota: il file salvato può essere letto solo all'interno del sistema CARA, cioè deve essere preventivamente reimportato nell'applicazione dall'editor.
4. Questo significa che, dopo aver ricevuto il report NC (file JSON), bisogna aprire "NC CARA" ed importarlo nuovamente in CARA cliccando su "Load report".
5. Ora si possono modificare le non conformità come al solito - il report è disponibile all'interno dell'organizzazione.
Le singole NC del report possono essere esportate e trasmesse ai reparti responsabili.
6. Dopo aver terminato la modifica, il report NC viene salvato nella cartella di download facendo clic su "Salva NC per auditor".
7. Il report NC viene nuovamente esportato e rispedito al proprio auditor (di nuovo come file JSON via e-mail). Per motivi di sicurezza, inoltre, i file allegati devono essere in formato PDF o JPG e non devono superare i 10 MB ciascuno.
8. Al ricevimento del report NC, l'auditor lo importa nuovamente in CARA cliccando su "Carica gestione NC del cliente".
Questa versione del report NC sostituisce automaticamente quella disponibile.
9. Se è necessaria un'ulteriore elaborazione del report NC, questa viene effettuata nuovamente secondo i passi da 1 a 8.
* L'abbreviazione JSON sta per JavaScript Object Notation (estensione file .json). Si tratta di un file di testo puro che viene utilizzato per lo scambio di dati tra le applicazioni.
Come posso ricevere il mio report di audit?
Il report di audit finale verrà inviato come prima. Non ci saranno cambiamenti anche dopo l'introduzione di CARA.
Come posso ottenere supporto da DQS?
Si prega di notare che l'applicazione CARA è programmata esclusivamente da IATF. Tuttavia, per aiutarvi in caso di difficoltà tecniche il team di supporto, che si è dimostrato valido fin dall'introduzione dell'Audit Manager, è a vostra disposizione tramite helpdesk all'indirizzo Auditmanager@dqs.de o per telefono al numero +49 69 95427-555. Anche i problemi di programmazione o i problemi più gravi vengono raccolti lì e trasmessi al VDA QMC per voi tramite il supporto di secondo livello della DQS Holding GmbH.
Dove si possono trovare ulteriori informazioni?
Per ulteriori informazioni sul nuovo strumento di documentazione dell'audit CARA, visitate la pagina ufficiale CARA Wiki della IATF e il manuale ufficiale CARA. Sono disponibili anche gli attuali FQA e utili video tutorial per gli utenti.