遠端審計——前提條件、機會和局限性

遠端審核：ISO 19011 對此有何規定？

儘管ISO 19011:2011標準中已將遠端審核列為一種“替代審核方法”，但並未對此進行更深入的闡述。 2018年的修訂版則透過對這種審核方法的更精確認可，進一步推動了遠端審核的發展。至此，該指南已無法忽視日益增長的數位化潛力。

彷彿ISO 19011:2018標準的製定者們早已預料到的那樣，新冠疫情帶來了遠端審核的廣泛應用。在危機時期，當現場審核無法像往常一樣進行時，遠端審核就顯得尤為重要——儘管其應用範圍有限。

遠端審計：前提條件

遠端審核作為一種輔助審核方法，必須滿足一系列先決條件。這些先決條件包括公司流程的複雜性。例如，審核員也必須熟悉管理體系，並且之前有現場審核經驗。

其他必須滿足的基本要求包括：

• 通訊技術的品質必須滿足遠端審計的極高要求。
• 任何初始認證均不得進行遠端審核。最重要的是，這意味著管理系統必須不再處於早期階段。
• 在上次審核期間，相關場所可能未出現任何重大不符合。
• 管理系統必須組織得當，以便所有數據、證據和規範都能立即找到並易於查看。
• 必須排除可能危及審計的風險。

滿足這些要求，尤其是全部滿足，並非理所當然。相反，這標誌著管理系統成熟完善，以及組織在應對審計方面設定了高標準。

外部審計師也發揮關鍵作用：他們必須具備遠超平均水準的溝通和組織能力，才能遠端指導和管理審計工作。

此方法必須得到所有相關人員的認可。

此外，還有另一個重要的前提條件。這關係到所有相關人員對這種審計方法的態度以及他們參與的意願。因此，被審計組織內部的信任和認可對於成功的審計計劃、審計方案的執行以及遠端審計的後續工作至關重要。
由於審核員不在現場，技術和溝通技能——這些不可或缺的「軟技能」——變得更加重要了。

遠端審計：審計方法還是審計類型？

遠端審計是一種審計方法遠端審核並非一種獨立的審核類型。 ISO 19011 的製定者並未將遠端審核提升至現場審核的替代方案地位。相反，他們建議將「遠端」審核作為審核計畫中「適當平衡」的幾種審核方法之一。

ISO 19011 第 5.5.3 章的要求是關於選擇和確定審核方法的：“為了有效、高效地執行審核，審核程序的控制人員應根據已確定的審核目標、已確定的審核範圍和已確定的審核標準來選擇和確定審核方法。”

遠端審計：符合IAF標準的正式框架

除了 ISO 19011 標準之外，國際認可論壇 (IAF) 的 MD 4 文件也發揮著重要作用，用於清晰了解遠端審核的正式框架。以下是使用「資訊與通訊技術 (ICT)」進行遠端審核的三個先決條件範例：

• 必須確保電子或電子傳輸資訊的安全性和保密性（4.1.1）。筆記受審計方決定安全要求等級。
• 資訊通信技術的使用必須經受審計方和審計師同意（4.1.2）。警告這需要建立「關係」。
• 事先確保客戶和審計師擁有使用資訊通信技術所需的必要電子基礎設施（4.2.2）。筆記「確保」包括測試基礎設施，並在必要時規劃替代方案！

此類電腦輔助審計技術（CAAT = 電腦輔助審計技術）可能包括以下幾種：

• 進行電話會議
• 網路會議
• 互動式網路通信
• 遠端電子存取管理系統文件和/或管理系統流程

使用DQS進行遠端審核

隨著數位轉型和新冠疫情的爆發，遠距審核在審核方法中佔據了穩固的地位。從認證機構的角度來看，正式的框架條件已經到位，技術和能力的先決條件也已明確規定。因此，遠端審核的優勢可以充分利用。然而，在使用遠端審核時必須始終謹慎考慮。並非所有情況都適合遠端評估。因此，DQS 將事先與您共同評估貴公司的具體情況以及實施遠端審核的相關風險。

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