A informação documentada é o título do Requisito 7.5 de todas as normas de sistemas de gestão da Organização Internacional de Normalização (ISO) publicadas desde 2012. Isto a torna parte integrante da estrutura básica comum das normas dos sistemas de gestão modernos, a chamada Estrutura de Alto Nível (HLS), hoje denominada Estrutura Harmonizada (HS). Com a importante revisão da ISO 9001 (gestão da qualidade) e da ISO 14001 (gestão ambiental) em 2015, o termo tornou-se conhecido por um círculo mais vasto de usuários.
Nas versões anteriores das normas internacionais para sistemas de gestão, ainda se falava de "documentação", "requisitos de documentação", "documentos" e "registros". Agora as normas ISO resumem estes termos em "informação documentada".
Para os usuários comuns, contudo, a utilização do termo coletivo não é obrigatória. Aqueles que desejarem podem, evidentemente, continuar utilizando os próprios termos da empresa nas suas informações documentadas e quando lidam com elas. No entanto, deve ser assegurado que a utilização dos termos é sistêmica e uniforme. Por exemplo, não deve conduzir a quaisquer mal-entendidos em auditorias externas de certificação.
Como é definida a informação documentada?
A norma internacional ISO 9000:2015-11 define os princípios e termos de um sistema de gestão da qualidade. No Requisito 3.8.6, é descrita como "informação que deve ser controlada e mantida por uma organização". Isto inclui o meio no qual a informação é contida. Que meios são utilizados cabe à sua organização. Hoje em dia, estes incluem cada vez mais documentação fotográfica, vídeos, formatos de áudio e orientação interativa do operador.
A definição na ISO 9000 também faz uma distinção entre três áreas que representam o seguinte:
- O sistema de gestão e os seus processos
- O funcionamento da sua empresa
- A prova dos resultados
Alguma informação documentada é "informação documentada"?
Quem pensa que a informação documentada no sentido da norma existe logo que qualquer informação tenha sido documentada, está enganado. O estatuto de "informação documentada" depende se uma norma, por exemplo, a ISO 9001, estipula que certas informações também devem ser documentadas. Em caso afirmativo, isto é anotado nas Seções relevantes e nos requisitos relevantes.
Gestão da qualidade de acordo com a norma ISO 9001
Além disso, a informação que não é exigida pela norma, mas que é registrada pode, em determinadas circunstâncias, tornar-se informação documentada no sentido da norma. Este é sempre o caso se a sua empresa considerar esta informação necessária para a eficácia do seu sistema de gestão.
Se, por exemplo, estiver disponível uma lista de dados sobre as partes interessadas relevantes de uma empresa, esta não é por si só informação documentada no sentido da norma. Isto acontece porque tal lista não é exigida pela norma. Contudo, se a sua empresa considerar que esta lista é essencial para a eficácia do sistema de gestão, ela pode tornar-se informação "real" documentada.
Criar informação documentada?
Contudo, o Requisito 7.5.2 das bem conhecidas normas ISO impõe alguns requisitos básicos sobre a criação e atualização de informação documentada. Estes vão desde a rotulagem a um formato apropriado até à verificação da adequação e ajuste da própria informação. O controle (Requisito 7.5.3) está também sujeito a determinados requisitos, e os mais importantes dizem respeito à sua disponibilidade e proteção.
Outros requisitos visam a sua distribuição, capacidade de descoberta, acesso e utilização, armazenamento e arquivo, preservação, e monitoramento das alterações. Um requisito muito importante diz respeito à preservação como prova de conformidade. Para além da sua importância para o sistema de gestão, este aspecto pode também desempenhar um papel muito importante no contexto de questões legais.
Em que medida deve ser criada?
O que deve ser documentado exatamente é especificado nos requisitos individuais da norma. Exemplos disto são a política de qualidade, os objetivos de qualidade ou como prova de competência. Contudo, a obrigação de criar, manter ou reter informação documentada difere conforme a disciplina padrão.
No que diz respeito ao âmbito, aplica-se aproximadamente o seguinte: quanto maior for uma empresa, mais complexos forem os processos e quanto mais extensa for a obrigação de fornecer provas, mais extensa deverá ser.
A indústria e a competência dos colaboradores que trabalham na empresa também desempenham um papel importante.
Será ainda obrigatório um manual de gestão de qualidade?
Um manual de gestão da qualidade já não é obrigatório desde a revisão da ISO 9001 em 2015. A decisão de o dispensar tem em conta a tendência geral das normas modernas do sistema de gestão ISO para dar aos usuários de normas mais liberdade na concepção do seu sistema de gestão. Ao mesmo tempo, porém, a alta gestão é cada vez mais chamada a assumir responsabilidade e responsabilização.
Conclusão: Informação documentada
A informação documentada é o título do Requisito 7.5 de todas as normas atuais do sistema de gestão ISO e, portanto, parte integrante da sua estrutura básica comum (Estrutura de Alto Nível / HLS). O termo coletivo substitui os antigos requisitos de documentação, documentos e registros.
De acordo com a norma internacionalmente reconhecida de gestão de qualidade ISO 9000:2015, a informação documentada é "informação que deve ser controlada e mantida por uma organização". Contudo, o formato e o meio não são especificados, apenas têm de ser apropriados. São colocados requisitos concretos na gestão e manutenção de tais informações, sem especificar o seu âmbito. Isto depende do tipo, dimensão e complexidade de uma empresa e dos seus processos. A informação documentada é referida como tal se for um requisito da norma relevante ou se a empresa a considerar necessária para a eficácia do sistema de gestão.
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Autor
Ute Dröge
Especialista na DQS para sistemas de gestão da qualidade, auditora de longa data e instrutora experiente para a ISO 9001.
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