從審核到認證：DQS認證流程幕後揭秘

只有極少數人知道他們之間究竟發生了什麼事。審計最終的證書也已出爐。因此，是時候進行一番調查了！還有誰比我們的員工更適合回答這個問題呢？ Marina Schwabauer、Karim Soudani 和 Manuela Seel，他們都是 DQS 認證委員會的資深員工，每天都參與將審核轉化為證書的過程。他們讓我們深入了解認證機構的實際運作以及工作中面臨的挑戰。

“那麼，審計工作完成了，接下來會發生什麼？”

瑪麗娜·施瓦鮑爾然後，審計師會向我們發送一系列文件。除了審計報告之外，我們還會收到例如審計師的手寫筆記；審計進度表；客戶簽署的證明草稿；已批准的計算結果；公司中發現的任何偏差；參與人員名單；客戶提供的數據以及合約。所有這些文件我們都必須收到，並且必須核對它們的準確性。當然，審計報告是最耗時的部分，因為它包含的資訊最多。

瑪努埃拉·西爾沒錯，我們會將這些內容歸檔到所謂的「Elze」。這是我們系統中的一個電子資料夾。我們會在其中詳細記錄誰處理了什麼、哪些文件可用以及有哪些疑問。這樣一來，就能非常精確地追蹤誰在何時做了什麼，以及文件何時被接收或跟進。只有擁有數位檔案存取權限的員工才能查看這個電子資料夾。

瑪麗娜·施瓦鮑爾技術審核員隨後會檢查所有措施是否已完成，以及所有證據是否齊全。當然，我們已經完成了這些工作，但這體現了雙重控制的重要性。技術審核比我們的審計工作更加深入，此外，還會檢查所有內容的正確性。平均需要 5 到 8 小時。

瑪麗娜·施瓦鮑爾認證決定是在技術審核之後做出的。一旦一切就緒，所有問題都得到澄清，我們——認證委員會——就會重新介入。這時就精彩了——因為我們會創建證書和報告，檢查其正確性，並將所有文件上傳到門戶網站。之後，客戶也可以登入查看所有內容。

“認證部門面臨的最大挑戰是什麼？”

瑪麗娜·施瓦鮑爾每個案例都各不相同，沒有兩家公司是完全一樣的。通常，一個常見的問題是我們無法及時收到文件。而「及時」的定義取決於具體的標準：例如，對於… BRCGS認證截止日期為審計後28天。這意味著28天后，公司需解決所有差異，並將結果發送給審計師，審計師再將結果轉發給我們。一般來說，我們需要處理的查詢和文件請求越少，我們就能越快向客戶交付報告。

認證委員會最常遇到的問題是審核員未能準時提交文件。這時我們會打電話詢問原因。例如，有時審核員生病臥床不起，無法撰寫報告；有時審核員在國外出差，經常無法上網。這時網路連線可能出現問題，導致報告無法上傳。大家都知道，審核員常常出差，所以原因有個人原因，也有工作原因。

如果所有文件齊全，那麼一半的工作就已經完成了。接下來就輪到我們處理了。我們規定所有文件必須在兩天內處理完畢，之後才會送交技術審核。技術審核的期限為兩週。當然，DQS 會盡力加快速度，理想情況下一周左右就能完成，但工作或個人原因可能會影響處理時間。

瑪努埃拉·西爾這也直接引出了認證委員會面臨的第二個主要挑戰：截止日期。尤其是在… IFS 食品 7及時上傳文件至關重要，這不僅對審計人員，也對我們的客戶和技術審計人員而言都是如此。這是因為隨著標準的修訂，工作量顯著增加。新增的查詢對稽核人員來說非常耗時，客戶也感到不便。 IFS 已經注意到這一點，並正在著手解決這個問題。 IFS 食品版本 8當然，我們還是要準時完成任務。

非常感謝 Manuela Seel、Marina Schwabauer 和 Karim Soudani 接受採訪。