Règles d'évaluation et de certification DQS
Annexe Automobile
1. Champ d'application
La présente "Annexe automobile au règlement d'audit et de certification de DQS" s'applique à tous les services d'audit et de certification proposés et fournis aux clients du groupe international DQS conformément à l'IATF 16949. Ces règles ne sont valables qu'en combinaison avec les règles générales d'audit et de certification de DQS, disponibles en anglais sur le site https://www.dqsglobal.com/fr/a-propos-de/accreditation-et-notification/regles-d%22audit-et-de-certification-du-groupe-dqs ou sur demande auprès de chaque bureau de DQS.
2. Exigences du programme
2.1 Pour les clients sollicitant la certification / l'enregistrement IATF 16949, les conditions supplémentaires suivantes s'appliquent :
a) le site du client ne doit pas être intégré à un système de certification multisite (corporate scheme) tant qu'il n'a pas été inclus dans le contrat juridique établi entre DQS et le client ;
b) le client doit fournir à DQS des informations concernant toute certification IATF 16949 antérieure et/ou existante avant la signature du contrat ;
c) le client doit informer DQS de tout changement significatif relatif à son statut juridique, à sa structure de propriété (par ex. fusions, acquisitions, alliances, coentreprises, etc.), à sa structure de direction (par ex. haute direction, personnel clé décisionnaire, etc.), à son organisation (par ex. encadrement clé, adresse de contact ou localisation, périmètre des activités, modifications majeures des processus), au transfert de processus de fabrication ou d'activités de support (voir section 5.15), à la fermeture ou au transfert d'un site de fabrication, d'un site de fabrication étendu ou d'un site de support distant autonome (voir section 5.15), au périmètre des activités couvertes par le système de management de la qualité (y compris tout nouveau site et/ou relation de support à inclure dans le périmètre de certification), à l'externalisation de processus du système de management de la qualité auprès d'autres organismes, ou à toute situation d'insatisfaction client nécessitant une notification à l'organisme de certification conformément aux exigences spécifiques des clients OEM de l'IATF (par ex. conditions liées à un statut particulier, etc.) ;
d) Le fait que le client n'informe pas DQS d'un changement est considéré comme une violation du contrat, et DQS prendra les mesures appropriées en conséquence ;
e) Le client doit fournir à DQS les informations relatives à la planification préalable de l'audit au plus tard 30 jours avant le début de celui-ci ;
f) En complément du point 5.3.1 du « Règlement d'audit et de certification DQS », DQS peut suspendre le certificat IATF après analyse interne de la situation, pour divers motifs, tels que :
- une non-conformité majeure relevée lors d'un audit de surveillance ou de renouvellement de certification,
- la réception par DQS d'informations concernant une réclamation de performance ou un statut spécial émanant d'un constructeur automobile (OEM) IATF (communiquées par le constructeur, par la VDA ou l'IATF via le CRN, ou par le client).
g) Le délai de suspension est généralement de 127 jours maximum à compter du début du processus de dé-certification conformément aux règles de l'IATF et se termine par un retrait ou une levée de la suspension, par exemple sur la base d'un audit spécial concluant ou d'un plan d'action correctif clôturé.
h) Le client ne peut pas refuser un audit de supervision de l'IATF réalisé par DQS, la présence d'un auditeur témoin (superviseur) de DQS et/ou la présence de représentants de l'IATF ou de leurs délégués sur le site du client. Le droit de refuser un auditeur assigné est également limité aux cas justifiés de conflits d'intérêts.
i) Le client ne doit pas refuser la demande de DQS de fournir le rapport audit final et les rapports de non-conformité à l'IATF.
j) L’utilisation du logo IATF relatif à ce système de certification est exclusivement autorisée sur le certificat délivré par DQS. Toute autre utilisation du logo IATF, seule ou associée à ce certificat, est interdite. (Remarque : Le client peut réaliser des copies du certificat IATF 16949 portant le logo IATF à des fins de marketing et de publicité.)
k) Les consultants du client ne peuvent pas être physiquement présents sur le site du client pendant l'audit ni participer à l'audit de quelque manière que ce soit.
l) Le client informe DQS avant tout transfert vers un nouvel organisme de certification reconnu par l'IATF.
m) Le client doit collaborer avec DQS pour résoudre les questions en suspens liées à son transfert vers ou depuis un autre organisme de certification reconnu par l'IATF.
n) Le client doit supprimer toutes les références à la certification IATF pour tous les canaux de communication marketing internes et externes - y compris, sans s'y limiter, les sites web et les supports imprimés et électroniques - lorsque sa certification est annulée, retirée ou expirée.
o) Le client s'engage à se conformer au document "Rules for achieving and maintaining IATF recognition" dans sa version en vigueur et à toutes les interprétations approuvées et clarifications relatives à ce document publiées par l'IATF.
2.2 Exigences supplémentaires pour un accord juridiquement contraignant :
a) DQS s'engage, conformément aux Règles IATF (6e édition), clause 3.1 – m, n et o, à respecter les dispositions suivantes :
- DQS informera ses clients, dans un délai de dix (10) jours calendaires, de tout changement concernant le statut de propriété de l'organisme de certification ou de toute perte de reconnaissance par l'IATF.
- DQS collaborera avec le client pour résoudre toute question en suspens liée au transfert du client vers ou depuis un autre organisme de certification reconnu par l'IATF.
- DQS, y compris tous les auditeurs IATF 16949 parrainés, se conformera à toutes les lois applicables en matière de protection des données dans les juridictions respectives des clients et assurera une transparence suffisante quant à l'utilisation des informations personnellement identifiables (IPI) concernées.
- Toute violation des dispositions ci-dessus sera considérée comme un manquement substantiel au contrat et entraînera la prise de mesures appropriées par DQS, incluant, sans s'y limiter, l'arrêt de l'audit, l'annulation de l'audit, la résiliation du contrat ou le retrait de la certification.
b) Autres exigences légales ou réglementaires relatives à un accord effectif
- Aucun devis ni contrat juridiquement contraignant ne peut être émis avant l'examen effectif, la vérification et l'approbation de la demande, incluant les données relatives à l'éligibilité et le calcul de la durée de l'audit.
- DQS vérifiera et s'assurera de l'exhaustivité des données d'éligibilité du client ainsi que de la validation structurelle avant d'émettre tout devis ou contrat.
- Les demandes relatives aux programmes d'entreprise devront être approuvées après un examen approprié ou une confirmation de conformité.