Εργαλείο τεκμηρίωσης ελέγχου CARA
Η IATF έχει αναπτύξει ένα εργαλείο τεκμηρίωσης ελέγχου που ονομάζεται "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - Κοινή εφαρμογή έκθεσης ελέγχου
Η IATF έχει αναπτύξει ένα εργαλείο τεκμηρίωσης ελέγχου με την ονομασία"CARA - Common Audit Report Application". Ο κύριος σκοπός είναι η εναρμόνιση της τεκμηρίωσης ελέγχου, η οποία προηγουμένως αντιμετωπιζόταν μεμονωμένα από τους φορείς πιστοποίησης. Στο μέλλον, τα έγγραφα ελέγχου θα δημιουργούνται, θα επεξεργάζονται, θα αποθηκεύονται και θα χρησιμοποιούνται με τυποποιημένο τρόπο. Στο μέλλον, όλοι οι ελεγκτές της IATF παγκοσμίως θα τεκμηριώνουν τα αποτελέσματα των ελέγχων σε μια κοινή πλατφόρμα, ανεξάρτητα από τον φορέα πιστοποίησης για τον οποίο εργάζονται.
Το CARA είναι μια εφαρμογή βασισμένη στο πρόγραμμα περιήγησης της IATF, η οποία δεν απαιτεί την εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού στον οργανισμό σας. Η εφαρμογή δεν είναι επίσης συνδεδεμένη με διακομιστή ή νέφος. Όλα τα δεδομένα ελέγχου που δημιουργούνται και εισάγονται αποθηκεύονται μόνο στην εσωτερική βάση δεδομένων του προγράμματος περιήγησης κάθε χρήστη, στην οποία μπορεί να έχει πρόσβαση εκτός σύνδεσης (χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο). Αυτό, με τη σειρά του, απαιτεί από τον χρήστη να εργάζεται μόνο με αυτό το ένα πρόγραμμα περιήγησης, επειδή δεν είναι δυνατή η πρόσβαση από άλλα προγράμματα περιήγησης.
Η χρήση του εργαλείου είναι υποχρεωτική για όλες τις διαδικασίες ελέγχου IATF από την 1η Ιανουαρίου 2021, ακόμη και αν βρίσκεστε ήδη στη μέση ενός κύκλου ελέγχου. Για να σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε καλύτερα το CARA, συγκεντρώσαμε για εσάς τις πιο σημαντικές ερωτήσεις & απαντήσεις .
Εάν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις, η δοκιμασμένη ομάδα υποστήριξής μας θα χαρεί να σας βοηθήσει μέσω του helpdesk στο εσωτερικό +49 69 95427-555 ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο auditmanager(at)dqs.de. Θέματα προγραμματισμού ή σοβαρότερα προβλήματα συλλέγονται επίσης εκεί και διαβιβάζονται στο VDA QMC για εσάς μέσω του Second Level Support της DQS Holding GmbH.
Ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με το CARA
Ποιος είναι ο στόχος του CARA;
Η εναρμόνιση της τεκμηρίωσης του ελέγχου, την οποία προηγουμένως χειρίζονταν μεμονωμένα οι εταιρείες πιστοποίησης. Στο μέλλον, όλα τα έγγραφα ελέγχου θα δημιουργούνται, θα επεξεργάζονται, θα αποθηκεύονται και θα χρησιμοποιούνται με τυποποιημένο τρόπο.
Πώς μπορώ να επικοινωνήσω με την CARA;
Ως πελάτης που εμπλέκεται στη διαδικασία πιστοποίησης, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους τομείς που σας αφορούν στο πλαίσιο της CARA μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: nccara.iatfglobaloversight.org.
Απαιτεί η CARA την εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού στον οργανισμό;
Όχι, το CARA είναι μια εφαρμογή που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης και απαιτεί μόνο πρόσβαση στο διαδίκτυο, αλλά όχι πρόσθετο λογισμικό. Η εφαρμογή δεν συνδέεται επίσης με διακομιστή ή νέφος. Όλα τα δεδομένα ελέγχου που δημιουργούνται και εισάγονται αποθηκεύονται αποκλειστικά στην εσωτερική βάση δεδομένων του προγράμματος περιήγησης του εκάστοτε χρήστη, στην οποία μπορεί να έχει πρόσβαση και εκτός σύνδεσης (χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο). Αυτό διασφαλίζει ότι δεν μεταδίδονται περαιτέρω δεδομένα σε βάσεις δεδομένων εκτός της τοπικής εφαρμογής
Ποια προγράμματα περιήγησης υποστηρίζονται;
- Edge, Chrome, Firefox και Opera - αυτά τα τέσσερα προγράμματα περιήγησης υποστηρίζονται πλήρως στις αντίστοιχες τρέχουσες εκδόσεις τους.
- Υποστηρίζεται η έκδοση 11 και άνω του Internet Explorer, αλλά δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται.
Ποια προγράμματα περιήγησης δεν υποστηρίζονται;
- Safari - αυτό το πρόγραμμα περιήγησης της Apple δεν υποστηρίζεται. Λειτουργεί σύμφωνα με τα δικά του πρότυπα, δεν μπορούν να δημιουργηθούν αρχεία PDF και δεν μπορούν να εκτυπωθούν αναφορές.
- Οι συσκευές Apple iOS δεν μπορούν να δημιουργήσουν αρχεία μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης, οπότε δεν είναι δυνατή η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων. Η χρήση του δεν συνιστάται ούτε υποστηρίζεται επίσημα.
Τι επιπτώσεις έχει η μετάβαση στο CARA για τον οργανισμό μας;
- Προγραμματισμός ελέγχων
Τα τελευταία τέσσερα χρόνια χρησιμοποιείτε το DQS Audit Manager για τη διαδικασία σχεδιασμού του ελέγχου. Ωστόσο, μόλις ολοκληρωθεί η μετάβαση στο CARA, αυτό δεν θα είναι πλέον εφικτό. Αντ' αυτού, η DQS θα εισαγάγει πρότυπα βασισμένα στο Excel, προκειμένου να τα χρησιμοποιήσετε για τη διεξαγωγή της τεκμηριωμένης διαδικασίας σχεδιασμού ελέγχου σε μεταβατική βάση. Μόλις προγραμματιστεί και επιβεβαιωθεί ο έλεγχός σας, ο αρμόδιος ελεγκτής IATF θα σας στείλει αυτά τα υποδείγματα για να τα συμπληρώσετε. Τα έγγραφα/έγγραφα που θα στείλετε στη συνέχεια πίσω αποτελούν τη βάση για την ανάπτυξη και τη συμπλήρωση του σχεδίου ελέγχου για τον επερχόμενο έλεγχο.
- Τεκμηρίωση ελέγχου
Από την 1η Ιανουαρίου 2021, όλες οι εκθέσεις ελέγχου και η μεταγενέστερη τεκμηρίωση τυχόν μη συμμορφώσεων θα δημιουργούνται στο CARA. Αυτό σημαίνει ότι η διαχείριση των μη συμμορφώσεων και η ανταλλαγή των απαραίτητων πληροφοριών μεταξύ εσάς και του ελεγκτή σας πραγματοποιείται επίσης απευθείας μέσω του CARA.
Στο παρελθόν χρησιμοποιούσατε επίσης το Audit Manager για να μπορείτε να αντιδράσετε στις μη συμμορφώσεις που εντοπίστηκαν σε έναν έλεγχο. Με τη μετάβαση στο CARA, θα υπάρξει επίσης μια αλλαγή στην έννοια της τυποποίησης. Διότι το CARA διαθέτει ένα διαδικτυακό πρότυπο με το οποίο πρέπει να αντιδράσετε στις ανοικτές μη συμμορφώσεις με τυποποιημένο τρόπο παγκοσμίως. Η υποχρεωτική χρήση του CARA για τη διαχείριση των μη συμμορφώσεων σημειώνεται ήδη στο SI 13 των κανόνων πιστοποίησης της IATF.
Η διαδικτυακή φόρμα χρησιμοποιεί την ίδια τεχνολογία με το CARA, επομένως δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε πρόσθετο λογισμικό και η πρόσβαση δεν περιορίζεται με κανέναν τρόπο. Η χρήση της διαδικτυακής φόρμας διασφαλίζει τη διατήρηση της δομής των δεδομένων και την καταγραφή των απαντήσεών σας σε συνεπή μορφή. Για εσάς, αυτό αλλάζει την εμφάνιση της έκθεσης ελέγχου και του σχεδίου δράσης για την παρακολούθηση των μέτρων (σχέδιο δράσης).
Πώς εντοπίζεται ένας απομακρυσμένος έλεγχος στο CARA;
Στο CARA, στην υποενότητα "Δεδομένα ελέγχου" ερωτάται πλέον ρητά αν ο έλεγχος IATF είναι απομακρυσμένος έλεγχος ή όχι - η εταιρεία πρέπει να συμπληρώσει το αντίστοιχο πεδίο (ναι/όχι).
Επιπλέον, το CARA έχει δημιουργήσει μια κατηγορία για μερικώς απομακρυσμένους ελέγχους. Η CARA δίνει τις ακόλουθες πληροφορίες: Εάν ο έλεγχος διεξήχθη εν μέρει εξ αποστάσεως, αναφέρετε τους ελεγκτές που τον διεξήγαγαν εξ αποστάσεως και αναφέρετε στην περιοχή "Διαδικασίες" στην ενότητα "Λεπτομέρειες ελέγχου διαδικασιών" στην ενότητα "Πληροφορίες ελέγχου" ποιες διαδικασίες διεξήχθησαν εξ αποστάσεως. Υποχρεωτικό πεδίο εάν ισχύει το
.
Πώς ακριβώς λειτουργεί η διαχείριση της μη συμμόρφωσης (NC) στην CARA;
Οι πληροφορίες σας ανταλλάσσονται μέσω της εφαρμογής NC Forms του CARA. Η διαδικασία επικοινωνίας μεταξύ εσάς και του ελεγκτή σας έχει ως εξής και μπορεί να επαναλαμβάνεται όσο συχνά χρειάζεται:
- Οι καταχωρήσεις σας ανταλλάσσονται μέσω της εφαρμογής CARA NC Forms. Η διαδικασία επικοινωνίας μεταξύ εσάς και του ελεγκτή σας
έχει ως εξής και μπορεί να επαναλαμβάνεται όσο συχνά χρειάζεται:
1. Ο ελεγκτής σας συμπληρώνει όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για τη διαδικασία πιστοποίησης στην εφαρμογή CARA και στη συνέχεια δημιουργεί την έκθεση ελέγχου
.
2. Ταυτόχρονα, δημιουργείται η έκθεση NC, εάν διαπιστωθούν μη συμμορφώσεις.
3. Ο ελεγκτής συνήθως σας αποστέλλει αυτή την έκθεση NC μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξάγοντας και αποστέλλοντας ένα αρχείο JSON* που περιλαμβάνει τον σύνδεσμο προς το CARA
(https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Η διαβίβαση πραγματοποιείται εκτός του CARA. Σημείωση: Το αποθηκευμένο αρχείο μπορεί να διαβαστεί μόνο
εντός του συστήματος CARA, δηλαδή πρέπει να εισαχθεί εκ νέου στην εφαρμογή εκ των προτέρων από τον συντάκτη.
4. Για εσάς αυτό σημαίνει ότι, αφού λάβετε την έκθεση NC (αρχείο JSON), ανοίξτε το "NC CARA" και εισαγάγετε την έκθεση ξανά στο CARA κάνοντας κλικ στο
στο "Load report" (Φόρτωση έκθεσης).
5. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε τις μη συμμορφώσεις ως συνήθως - η έκθεση είναι διαθέσιμη για καταχωρήσεις εντός του οργανισμού σας.
Μεμονωμένες NC από την έκθεση μπορούν να εξαχθούν και να διαβιβαστούν στα αρμόδια τμήματα.
6. Αφού ολοκληρώσετε την επεξεργασία, η έκθεση NC θα αποθηκευτεί στο φάκελο λήψης σας κάνοντας κλικ στο "Save NCs for auditor" (Αποθήκευση NCs για ελεγκτή).
7. Η έκθεση NC εξάγεται και πάλι και αποστέλλεται πίσω στον ελεγκτή σας (και πάλι ως αρχείο JSON μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Για λόγους ασφαλείας, το
επιπλέον επισυναπτόμενα αρχεία πρέπει να είναι σε μορφή PDF ή JPG και να μην υπερβαίνουν τα 10 MB το καθένα.
8. Μετά την παραλαβή της έκθεσης NC, ο ελεγκτής την εισάγει ξανά στο CARA κάνοντας κλικ στο "Load customer NC management".
Αυτή η έκδοση της έκθεσης NC αντικαθιστά αυτόματα την εκεί διαθέσιμη.
9. Εάν είναι απαραίτητη η περαιτέρω επεξεργασία της ανατροφοδότησης, αυτή γίνεται και πάλι σύμφωνα με τα βήματα 1 έως 8.
* Η συντομογραφία JSON σημαίνει JavaScript Object Notation (επέκταση αρχείου .json). Πρόκειται για ένα αρχείο καθαρού κειμένου που χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ εφαρμογών.
Πώς λαμβάνω την έκθεση ελέγχου;
Η τελική έκθεση ελέγχου θα σας αποσταλεί όπως και προηγουμένως. Δεν θα υπάρξουν αλλαγές για εσάς ακόμη και μετά την εισαγωγή του CARA..
Πού μπορώ να λάβω υποστήριξη από την DQS;
Λάβετε υπόψη ότι η εφαρμογή CARA προγραμματίζεται αποκλειστικά από την IATF. Ωστόσο, προκειμένου να σας υποστηρίξει σε περίπτωση τεχνικών δυσκολιών, η ομάδα υποστήριξης, η οποία έχει δοκιμαστεί από την εισαγωγή του Audit Manager, είναι στη διάθεσή σας μέσω του helpdesk στη διεύθυνση Auditmanager@dqs.de ή τηλεφωνικά στο +49 69 95427-555. Θέματα προγραμματισμού ή πιο σοβαρά προβλήματα συγκεντρώνονται επίσης εκεί και διαβιβάζονται για εσάς στο VDA QMC μέσω της υποστήριξης δεύτερου επιπέδου της DQS Holding GmbH.
Πού μπορώ να βρω περισσότερες πληροφορίες;
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το νέο εργαλείο τεκμηρίωσης ελέγχου CARA, επισκεφθείτε την επίσημη σελίδα CARA Wiki της IATF και το επίσημο εγχειρίδιο CARA. Εκεί είναι επίσης διαθέσιμα τα τρέχοντα FQA και χρήσιμα βιντεοσκοπημένα σεμινάρια για τους χρήστες.