Πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για τους ελέγχους

Τι είναι ο έλεγχος;

Με την ευρύτερη έννοια, ο έλεγχος είναι μια αντικειμενική ανάλυση για τη βελτίωση της οργάνωσης μιας εταιρείας - βασισμένη σε παρατηρήσεις, εξετάσεις, ερωτήσεις και εικόνα των σχετικών εγγράφων. Ένας έλεγχος χρησιμεύει πάντα για τη σύγκριση ενός στόχου και της πραγματικής κατάστασης, ενός στόχου και της εκπλήρωσής του. Οι έλεγχοι παρέχουν έτσι σαφήνεια. Χρησιμεύουν ως αξιολόγηση της απόδοσης ή διάγνωση για τον εντοπισμό των δυνατών σημείων και των δυνατοτήτων βελτίωσης και παρέχουν σημαντική ανατροφοδότηση σχετικά με τις αλλαγές και την αποτελεσματικότητα των μέτρων που έχουν εισαχθεί.

Στον έλεγχο των συστημάτων διαχείρισης η κατευθυντήρια γραμμή είναι ISO 19011 είναι έγκυρη. Στο κεφάλαιο 3.1, ορίζει τον έλεγχο ως"συστηματική, ανεξάρτητη και τεκμηριωμένη διαδικασία για την απόκτηση αντικειμενικών αποδεικτικών στοιχείων και την αντικειμενική αξιολόγησή τους, ώστε να προσδιοριστεί ο βαθμός στον οποίο πληρούνται τα κριτήρια ελέγχου".

Ο όρος audit προέρχεται από τη λατινική λέξη"audire" - ακούω ή ακούω. Η ακρόαση, με την έννοια της "ακρόασης του συνομιλητή", αποτελεί βασικό καθήκον ενός ελεγκτή, αλλά σε καμία περίπτωση δεν είναι το μοναδικό. Διότι ο ελεγκτής θέτει ερωτήσεις, παρατηρεί και αναλύει σε έναν έλεγχο. Τελικά, ο στόχος είναι να διαπιστώσει και να αξιολογήσει αν και σε ποιο βαθμό ο ελεγχόμενος οργανισμός έχει καταφέρει να εφαρμόσει τις προδιαγραφές και τις απαιτήσεις που ορίζονται, π.χ. σε ένα πρότυπο συστήματος διαχείρισης. Για το σκοπό αυτό, ο ελεγκτής εξετάζει, μεταξύ άλλων, και την αλληλεπίδραση των διαδικασιών.

Χαρακτηριστικό γνώρισμα όλων των ελέγχων μας είναι ότι ένας ανεξάρτητος εμπειρογνώμονας του κλάδου εξετάζει το σύστημα διαχείρισης και τις διαδικασίες σας. Τα πρότυπα μας αρχίζουν πάντα εκεί που τελειώνουν οι λίστες ελέγχου. Πιστέψτε μας στον λόγο μας.

Γιατί είναι χρήσιμος ένας έλεγχος;

Οι τακτικοί έλεγχοι παρέχουν στην εταιρεία σας πληροφορίες σχετικά με το αν τα μέτρα και οι διαδικασίες είναι αποτελεσματικά, κατάλληλα και κατάλληλα για την τήρηση των προδιαγραφών και των απαιτήσεων. Επιπλέον, μπορούν να εντοπιστούν δυνατότητες βελτίωσης και κίνδυνοι. Τα τεκμηριωμένα αποτελέσματα παρέχουν στην ανώτατη διοίκησή σας σημαντικές διαπιστώσεις για τα μέτρα ελέγχου.

Οι έλεγχοι χρησιμεύουν για:

• Την περαιτέρω ανάπτυξη του οργανισμού σας με τρόπο που να προσθέτει αξία
• Να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη σύγκριση στόχου/πραγματικής κατάστασης
• Να προσδιορίσετε τα δυνατά σημεία και τις δυνατότητες βελτίωσης της εταιρείας σας
• Αποκάλυψη κινδύνων και σφαλμάτων και λήψη μέτρων για την αποφυγή τους
• να παρέχουν στα στελέχη μια τεκμηριωμένη βάση για τη λήψη αποφάσεων
• Αποκαλύψτε τα τυφλά σημεία και τα αδύνατα σημεία της εταιρείας
• Μάθετε από αποδεδειγμένες μεθόδους και διαδικασίες εργασίας
• Προχωρήστε συστηματικά και με συνέπεια
• Παρέχετε αντικειμενικές αποδείξεις της απόδοσής σας

Τι είδους έλεγχοι υπάρχουν;

Κατ' αρχάς, γίνεται διάκριση μεταξύ εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων.

Ένας εσωτερικός έλεγχος (που ονομάζεται επίσης αυτοέλεγχος ή έλεγχος πρώτου μέρους) σχεδιάζεται εντός της εταιρείας. Κατά κανόνα, ένας ειδικά εκπαιδευμένος υπάλληλος, δηλαδή ένας εσωτερικός ελεγκτής, όπως ο εκπρόσωπος διαχείρισης ποιότητας, διενεργεί τον έλεγχο. Οι εσωτερικοί έλεγχοι αποτελούν επίσης τακτικό μέρος του συστήματος διαχείρισης της ίδιας της εταιρείας.

Ο έλεγχος από εξωτερικό τρίτο μέρος μπορεί να πραγματοποιηθεί, για παράδειγμα, από πελάτες (έλεγχος δεύτερου μέρους) ή από διαπιστευμένο φορέα πιστοποίησης, όπως η DQS (έλεγχος τρίτου μέρους). Στη συνέχεια, η εταιρεία αποφασίζει ποιους τομείς θέλει να εξετάσει. Πρόκειται για ορισμένα πρότυπα, όπως σε έναν έλεγχο συστήματος διαχείρισης, ή για ορισμένες διαδικασίες, προϊόντα, καινοτομίες ή θέματα συμμόρφωσης; Εάν πρόκειται για προμηθευτές, οι έλεγχοι από δεύτερο μέρος από τον αντιπρόσωπο ποιότητας του πελάτη είναι εξίσου εφικτοί με την ανάθεση παραγγελίας στην DQS.

Ή μήπως η εταιρεία στοχεύει σε έναν πλήρη έλεγχο πιστοποίησης του συστήματος διαχείρισής της από εξωτερικούς ελεγκτές μιας εταιρείας πιστοποίησης; Ή μήπως πρόκειται να επικεντρωθεί σε επιμέρους πτυχές ενός ελέγχου κενών ή δέλτα; Και έπειτα υπάρχει το ερώτημα ποια μορφή θα έχει ο έλεγχος: επιτόπιος έλεγχος ή εξ αποστάσεως έλεγχος;

Τι είναι ο σχεδιασμός ελέγχου;

Οι έλεγχοι δεν διενεργούνται τυχαία. Ο προσεκτικός σχεδιασμός αποτελεί πάντα προϋπόθεση για την επιτυχία ενός ελέγχου. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους ελέγχους στο πλαίσιο της εξωτερικής πιστοποίησης. Οι έλεγχοι πιστοποίησης σχεδιάζονται προσεκτικά, ιδίως όταν πρόκειται για διαπιστευμένες διαδικασίες. Το πρότυπο ISO 17021 περιγράφει τι πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στο κεφάλαιο "9.2 Σχεδιασμός ελέγχων", καθώς και απαιτήσεις που αφορούν ειδικά τους κανόνες και τους κανονισμούς. Ο σχεδιασμός είναι ευθύνη του επικεφαλής ελεγκτή που έχει οριστεί από τον φορέα πιστοποίησης.

ISO/IEC 17021-1:2015-11 - Αξιολόγηση της συμμόρφωσης - Απαιτήσεις για φορείς που παρέχουν έλεγχο και πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης - Μέρος 1: Απαιτήσεις

Ένα άλλο πρότυπο - DIN ISO/IEC 17065:2012 - διατυπώνει απαιτήσεις για "φορείς που πιστοποιούν προϊόντα, διαδικασίες και υπηρεσίες".

Οι απαιτήσεις για τον ορθό σχεδιασμό και την εκτέλεση των ελέγχων μπορεί επομένως να διαφέρουν - ανάλογα με το αν πρόκειται για την πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης ή, για παράδειγμα, προϊόντων.

ISO/IEC 17065:2013-01 - Αξιολόγηση της συμμόρφωσης - Απαιτήσεις για φορείς που πιστοποιούν προϊόντα, διαδικασίες καιυπηρεσίες

Τα πρότυπα είναι διαθέσιμα στον δικτυακό τόπο του ISO .

Οσχεδιασμός του ελέγχου περιλαμβάνει τον προσδιορισμό

• Στόχοι του ελέγχου
• Πεδίο εφαρμογής του ελέγχου
• Κριτήρια ελέγχου (απαιτήσεις που πρέπει να πληρούνται) και, εάν είναι απαραίτητο, σημαντικές αλλαγές
• Σημαντικές αλλαγές που έχουν αντίκτυπο στο σύστημα διαχείρισής σας

Εκτός από τους στόχους του ελέγχου, οι προσδιορισμοί γίνονται σε στενή διαβούλευση με εσάς ως πελάτη. Το ISO 17021 θέτει συγκεκριμένες απαιτήσεις για τους προσδιορισμούς αυτούς, οι οποίες πρέπει να περιλαμβάνονται στον προγραμματισμό του ελέγχου.

Τι σημαίνει χρόνος ελέγχου;

Από την έκδοση 2015 του ISO 17021, ο παλιός όρος διάρκεια ελέγχου αναφέρεται ως χρόνος ελέγχου. Αυτός ορίζεται ως ο "χρόνος που απαιτείται για τον σχεδιασμό και την πραγματοποίηση ενός πλήρους και αποτελεσματικού ελέγχου του συστήματος διαχείρισης του οργανισμού-πελάτη".

Ως διαπιστευμένος φορέας πιστοποίησης, η DQS καθορίζει το χρόνο ελέγχου σύμφωνα με τις απαιτήσεις που θέτουν τα αντίστοιχα διεθνή πρότυπα. Πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ένα ολόκληρο φάσμα πτυχών, όπως π.χ:

• Πρότυπο του οποίου οι απαιτήσεις πρόκειται να ελεγχθούν
• Πολυπλοκότητα των επιχειρηματικών σας δραστηριοτήτων και του συστήματος διαχείρισής σας
• Αριθμός εργαζομένων
• Μέγεθος, αριθμός και τοποθεσία των εγκαταστάσεων
• Κίνδυνοι που συνδέονται με προϊόντα, δραστηριότητες ή διαδικασίες κ.λπ.

Ο τρόπος διεξαγωγής ενός ελέγχου - επιτόπιος ή ως λεγόμενος απομακρυσμένος έλεγχος, μπορεί επίσης να έχει αντίκτυπο στον χρόνο ελέγχου και πρέπει να λαμβάνεται υπόψη.

Ποια είναι η εργασία ενός επικεφαλής ελεγκτή;

Ο επικεφαλής ελεγκτής είναι ένας ελεγκτής ο οποίος διορίζεται στη θέση αυτή από τον φορέα πιστοποίησης βάσει των ειδικών προσόντων του σύμφωνα με καθορισμένη διαδικασία. Είναι υπεύθυνος για την ορθή εκτέλεση της ελεγκτικής αποστολής, δηλαδή για τον προγραμματισμό του ελέγχου και τον ίδιο τον έλεγχο. Εάν ο έλεγχος γίνεται από ομάδα περισσότερων ελεγκτών, αυτοί έχουν - στο πλαίσιο της ιδιότητάς τους ως επικεφαλής της ομάδας ελέγχου - το καθήκον της συγκρότησης, του προγραμματισμού και της καθοδήγησης της ομάδας ελέγχου. Πρέπει επίσης να διαχειρίζονται το πρόγραμμα ελέγχου και τη διαδικασία ελέγχου, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης του χρόνου.

Ο επικεφαλής ελεγκτής συντονίζει συνήθως την εναρκτήρια συνάντηση και είναι το κύριο πρόσωπο επαφής με τον πελάτη. Ανταλλάσσει πληροφορίες με τα μέλη της ομάδας, αξιολογεί την πρόοδο του ελέγχου σε τακτά χρονικά διαστήματα και ενημερώνει τον πελάτη για την τρέχουσα κατάσταση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει, για παράδειγμα, τυχόν μη συμμορφώσεις που ανακαλύφθηκαν ή την ανάγκη αλλαγής του πεδίου εφαρμογής του ελέγχου. Στο πλαίσιο αυτό, ο υπεύθυνος ελέγχου μπορεί επίσης να πρέπει να αναζητήσει λύσεις σε συγκρούσεις.

Τέλος, μαζί με την ομάδα ελέγχου, ο επικεφαλής ελεγκτής εξάγει συμπεράσματα από τα αποτελέσματα του ελέγχου, τα συζητά στην τελική συνάντηση και συντάσσει την έκθεση ελέγχου.

Τι είναι μια έκθεση ελέγχου;

Η έκθεση ελέγχου είναι μια γραπτή περίληψη των ευρημάτων του ελέγχου που έκανε ο επικεφαλής ελεγκτής κατά τη διάρκεια του ελέγχου του. Περιλαμβάνει συμπεράσματα που βασίζονται στην αξιολόγηση των ελεγκτικών τεκμηρίων, ενόψει των κριτηρίων ελέγχου (δηλαδή των απαιτήσεων που πρέπει να πληρούνται). Η έκθεση ελέγχου ενός εξωτερικού ελέγχου πιστοποίησης αποτελεί τη βάση για την απόφαση έκδοσης πιστοποιητικού.

Η έκθεση ελέγχου επικεντρώνεται σε δηλώσεις σχετικά με τον βαθμό στον οποίο πληρούνται τα κριτήρια ελέγχου, εάν ή ποιες μη συμμορφώσεις έχουν εντοπιστεί και πόσο σοβαρές είναι αυτές. Αναλυτικότερα, ασχολείται με την τεκμηρίωση των εντοπισμένων δυνατών σημείων, αδυναμιών, κινδύνων και ευκαιριών, αλλά και με το κατά πόσον μπορεί να είναι αναγκαία η λήψη άμεσων μέτρων ή η διενέργεια ελέγχου παρακολούθησης. Η έκθεση ελέγχου αποτελεί επίσης τη βάση για την εφαρμογή μέτρων βελτίωσης. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να δοθούν πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών για μη συμμορφώσεις που εντοπίστηκαν σε προηγούμενους ελέγχους. Επιπλέον, πρέπει να τεκμηριώνεται κάθε απόκλιση από το σχέδιο ελέγχου.

Η έκθεση ελέγχου περιέχει επίσημες λεπτομέρειες του ελέγχου, όπως το όνομα του φορέα πιστοποίησης και τους ελεγκτές της ομάδας ελέγχου. Επίσης, το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας σας, την ημερομηνία, την τοποθεσία, τον τύπο του ελέγχου, τα κριτήρια ελέγχου, τους στόχους και το πεδίο εφαρμογής του ελέγχου, τον χρόνο που δαπανήθηκε για τον έλεγχο και άλλα. Σημαντικό να γνωρίζετε: Το περιεχόμενο μιας έκθεσης ελέγχου είναι γενικά εμπιστευτικό και η κυριότητα της έκθεσης παραμένει στον φορέα πιστοποίησης.

Τι είναι ένα εύρημα ελέγχου;

Τα πορίσματαελέγχου είναι σχετικά ευρήματα από την ανάλυση των πληροφοριών και των αποδεικτικών στοιχείων που έλαβε η ομάδα ελέγχου κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της έκθεσης ελέγχου. Τα ευρήματα ελέγχου αξιολογούνται από την ομάδα ελέγχου, η οποία εξάγει τα κατάλληλα συμπεράσματα ελέγχου. Σε έναν εξωτερικό έλεγχο πιστοποίησης, τα συμπεράσματα είναι καθοριστικά για την απόφαση πιστοποίησης. Στην εναρκτήρια συνάντηση για τον έλεγχο, ο υπεύθυνος ελέγχου πρέπει να εξηγήσει ήδη τα κριτήρια σύμφωνα με τα οποία θα κατηγοριοποιηθούν τα ευρήματα του ελέγχου.

Τα πορίσματα του ελέγχου τεκμηριώνονται. Περιλαμβάνουν τόσο τη συνοπτική παρουσίαση των συμμορφώσεων (συμμόρφωση με το υποκείμενο πρότυπο) όσο και τη συνολική παρουσίαση και ταξινόμηση των μη συμμορφώσεων. Μια ιδιαίτερα επωφελής παραλλαγή των ευρημάτων του ελέγχου για την εταιρεία σας είναι η στοχευμένη αποκάλυψη δυνατοτήτων βελτίωσης. Το πρότυπο ISO 17021 δεν το απαιτεί αυτό, αλλά θεωρείται ωφέλιμο. Η διαδικασία αυτή αποτελεί ένδειξη ιδιαίτερης επαγγελματικής επάρκειας. Ωστόσο, η ανακάλυψη δυνατοτήτων βελτίωσης μπορεί να μην περιλαμβάνει λύση. Το δυναμικό βελτίωσης δεν μπορεί να αξιολογηθεί και να καταγραφεί ως μη συμμόρφωση. Αντίστροφα, μια μη συμμόρφωση δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί ως δυνατότητα βελτίωσης.

Η διαδικασία πιστοποίησης DQS

Η διαδικασία πιστοποίησης DQS ξεκινά με τη γνωριμία και την ανταλλαγή αρχικών πληροφοριών για μια ουσιαστική πρόταση. Μαζί καθορίζουμε τους στόχους του ελέγχου ή/και της πιστοποίησης, συμπεριλαμβανομένων των εφαρμοστέων προτύπων και κανονισμών. Κατά τον τρόπο αυτό, λαμβάνουμε υπόψη την ατομική κατάσταση της εταιρείας σας, τις ειδικές διαδικασίες και την ωριμότητα του συστήματος διαχείρισής σας.

Ένας προ-έλεγχος μπορεί να είναι χρήσιμος ως μια πρώτη αξιολόγηση των επιδόσεων. Έτσι, σας παρέχονται πληροφορίες σχετικά με το επίπεδο ωριμότητας του συστήματος διαχείρισής σας και εντοπίζονται σε πρώιμο στάδιο πιθανά κενά για την πιστοποίηση. Για μεγαλύτερα έργα ελέγχου και πιστοποίησης, μια συνάντηση σχεδιασμού έργου είναι μια πολύτιμη ευκαιρία για να γνωρίσετε τον ελεγκτή της DQS καθώς και για να αναπτύξετε ένα ατομικό πρόγραμμα ελέγχου.

Κατά τον έλεγχο του συστήματος (στάδιο 1 και στάδιο 2), οι ελεγκτές μας αξιολογούν κατά πόσον το σύστημα διαχείρισής σας πληροί όλες τις απαιτήσεις του σχετικού προτύπου επιτόπου. Ακολουθεί η αξιολόγηση του συστήματος με τη σύνταξη έκθεσης ελέγχου. Το πιστοποιητικό DQS τεκμηριώνει την επιτυχή εφαρμογή σας. Ένας ετήσιος έλεγχος εξυπηρετεί τη σταθερότητα της διαδικασίας και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων. Η επαναπιστοποίηση πραγματοποιείται μετά από τρία χρόνια.

DQS: Επειδή δεν είναι όλοι οι έλεγχοι ίδιοι

Οι έλεγχοι μας έχουν πολλές πτυχές και, ανάλογα με τον στόχο, ακολουθούν πολύ διαφορετικά κριτήρια, π.χ. εθνικά και διεθνή πρότυπα, νόμους και κατευθυντήριες γραμμές που πρέπει να τηρούνται, τις απαιτήσεις των πελατών σας ή τους στόχους που έχει θέσει ο οργανισμός σας. Είτε πρόκειται για ελέγχους πιστοποίησης είτε για ελέγχους διεργασιών, συμμόρφωσης, προμηθευτών ή ολοκληρωμένων συστημάτων - μαζί μας έχετε στη διάθεσή σας όλο το φάσμα των ελεγκτικών υπηρεσιών και πιστοποιήσεων, προκειμένου να αυξήσετε βιώσιμα την απόδοση της εταιρείας σας. Και αυτό ισχύει για όλους τους κλάδους.

Παρεμπιπτόντως: Εάν ένας έλεγχος συνδέεται με την έκδοση ενός πιστοποιητικού, το όνομα DQS είναι επίσης ένα ορατό σημάδι ποιότητας, αποδοτικότητας και διαδικασιών προσανατολισμένων στον πελάτη - για τους πελάτες σας, για τους συμμετέχοντες στην αγορά και για άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.