Регламент аудитів та сертифікації DQS

1. Аудиторські та сертифікаційні послуги

1.1 Сфера застосування та дії

Цей Регламент аудитів та сертифікації DQS («Регламент») застосовується до всіх пропозицій та/або послуг, а також до всіх договірних відносин, що виникають між DQS Holding GmbH, усіма її афілійованими компаніями або їхніми відповідними представниками (кожна з яких іменується «DQS», а разом — «Група DQS») та організаціями/особами, які запитують або використовують послуги з аудиту та сертифікації.

Актуальний перелік компаній, що входять до складу Групи DQS, доступний на веб-сайті  https://www.dqsglobal.com/en/about .

Цей регламент застосовуються до всіх видів сертифікації систем відповідно до міжнародних та національних стандартів, включаючи приватні кодекси практики, сертифікацію продукції відповідно до директив ЄС або національного законодавства, а також сертифікацію продукції та послуг відповідно до нерегуляторних кодексів практики, специфікацій, вимог або технічних правил.

Якщо інше не погоджено явно в письмовій формі або не суперечить суперечливим законодавчим положенням, цей регламент застосовуються до всіх етапів процесу аудиту та сертифікації, включаючи, але не обмежуючись, пропозиціями послуг та кошторисами, контрактами, замовленнями на закупівлю та/або робочими замовленнями, плануванням та додатковими угодами, укладеними між DQS та клієнтом.

Цей регламент аудиту та сертифікації набирає чинності негайно після опублікування та залишаються чинними до опублікування нової версії.

Поточна версія цього регламенту та додаткові вимоги до програм доступні англійською мовою або в перекладі на сайті
https://www.dqsglobal.com/en/about/accreditation-and-notification/dqs-auditing-certification-rules, а також їх можна отримати в будь-якому офісі DQS. У разі розбіжностей між перекладом та англійською версією, перевагу завжди має англійська версія.

При видачі сертифіката клієнту DQS надає послуги з обережністю та професійним підходом у галузі та відповідно до чинного Кодексу поведінки групи DQS. Цей Кодекс поведінки DQS та будь-які поправки до нього, що видаються час від часу, повинні бути надані клієнту органом сертифікації DQS на початку надання послуг.

1.2 Визначення термінів

• «Клієнти» — це замовники та будь-які організації/особи, які запитують або отримують послуги з аудиту та сертифікації DQS, включаючи їхніх представників, що діють від їхнього імені.
• «DQS» — це всі члени міжнародної групи DQS, включаючи їхні дочірні компанії, афілійовані компанії та партнерів, або їхніх представників, які пропонують та/або надають послуги з аудиту та сертифікації від свого імені або від імені іншого органу сертифікації DQS.
• «Орган сертифікації DQS» — це компанія DQS, яка має акредитацію або дозвіл на видачу відповідних сертифікатів.
• «Орган з акредитації» — це загальний термін, що позначає організацію (приватну або державну), уповноважену здійснювати акредитацію та нагляд за органами сертифікації.
• «Аудити» — це систематичні процедури, що проводяться DQS з метою об’єктивної оцінки ступеня відповідності визначеним критеріям та наявності відповідних доказів. Аудити також можуть називатися «оцінками».
• «Аудитори» — це загальний термін, що позначає оцінювачів, аудиторів та експертів, яким група DQS доручає проведення аудиту.

1.3 Послуги з аудиту та сертифікації

Аудит та сертифікація системи управління, процесу або продукту незалежною третьою стороною, такою як DQS, сприяє створенню цінності для клієнта. Сертифікат DQS та/або звіт про аудит слугуватимуть доказом наявності відповідної та ефективної системи управління, процесу або продукту, що відповідає вимогам, здатного постійно задовольняти очікування клієнтів відповідно до відповідних вимог.

Під час аудиту кваліфіковані та досвідчені аудитори оцінюють систему управління, її процеси та/або продукцію на предмет постійної відповідності та ефективності, беручи до уваги мінливі ринки та впливи, відповідно до стандарту, що застосовується, зазвичай у формі вибіркової перевірки. Виявляючи сфери, що потребують вдосконалення, аудитори допомагають організації досягти узгоджених цілей та завдань, тим самим забезпечуючи довгостроковий успіх клієнта. Завдяки сертифікату DQS або іншій формі сертифікації клієнт завойовує довіру своїх ділових партнерів завдяки своїй системі управління, процесу або продукту, які були перевірені та сертифіковані відповідно до визнаних стандартів та специфікацій.

1.4 Договір та умови

Цей Регламент аудитів та сертифікації DQS разом із заявкою, комерційною пропозицією, замовленням та підтвердженням замовлення, Кодексом поведінки DQS, умовами використання знаків сертифікації DQS, а також чинними місцевими Загальними умовами та/або відповідною рамковою угодою разом складають повну угоду між Клієнтом та DQS. Якщо місцевий орган DQS надає послугу в межах повноважень або акредитації іншого органу DQS, він діє від імені відповідного уповноваженого/акредитованого органу. Це відповідно відображається в угоді та назві. Відповідний орган сертифікації DQS зазначений у пропозиції, а прийняття та підписання місцевої пропозиції становить юридично обов'язковий договір  про сертифікацію між клієнтом та цим органом сертифікації DQS. Хоча місцевий орган уповноважений як представник безпосередньо виставляти рахунки клієнту за послуги, оперативна відповідальність за діяльність з сертифікації в рамках відповідної акредитації завжди залишається за відповідним органом сертифікації DQS.

Орган сертифікації DQS несе виключну відповідальність та має виключні повноваження щодо всіх рішень з сертифікації, включаючи надання, відмову, підтримку, поновлення, призупинення, відновлення після призупинення, відкликання або анулювання сертифікації, а також розширення або обмеження сфери відповідної сертифікації.

Місцеві умови можуть містити положення щодо юрисдикції, відповідальності, оподаткування, умов оплати та інших додаткових домовленостей; зазвичай вони враховують відповідне національне законодавство. Договір також може бути укладений у формі індивідуальної угоди між DQS та клієнтом (так звана рамкова угода), яка обов’язково має містити цей Регламент аудитів та сертифікації DQS шляхом їх включення до тексту договору або шляхом прямого посилання.

2. Процес сертифікації

DQS проводить аудит системи управління, процесів або продукції клієнта, або їх частин, з метою визначення відповідності узгодженим або визнаним вимогам, таким як міжнародні, національні або галузеві стандарти. Відповідний процес сертифікації може включати один або кілька етапів протягом визначеного циклу і зазвичай завершується аудиторським звітом, що документує результати етапів аудиту. У разі надання послуг з сертифікації, за умови виконання всіх відповідних вимог, відповідний орган сертифікації DQS видає клієнту індивідуальний сертифікат, що підтверджує відповідність відповідним вимогам.

Якщо під час аудиту виявлено невідповідності вимогам відповідного стандарту, клієнт повинен спланувати коригувальні дії та впровадити їх у визначений термін. Сертифікати видаються лише після підтвердження ефективного впровадження відповідних коригувальних дій та прийняття позитивного рішення щодо сертифікації. Сфера застосування та термін дії зазначаються у сертифікаті.

Більшість висновків ґрунтуються на процесі вибірки, спрямованому на отримання надійних доказів ефективного впровадження та відповідності системи управління, процесу або продукту. Можуть існувати інші аспекти діяльності, позитивні чи негативні, які не були перевірені аудиторською групою. Організація несе виключну відповідальність за дослідження та оцінку потенційних наслідків і обсягу висновків з метою забезпечення повної відповідності чинним стандартам. DQS не несе відповідальності за невідповідність.

DQS та клієнт погоджуються, що оцінка та/або сертифікація системи управління, процесу або продукту має здійснюватися відповідно до чинних нормативних актів, галузевих вимог (за наявності) та укладених договірних домовленостей, включаючи цей регламент аудиту та сертифікації або інші доповнення.

DQS є незалежною, нейтральною та об’єктивною у своїх аудитах та сертифікаціях. Як правило, аудити завжди проводяться у приміщеннях клієнта (на місці), але можуть також частково проводитися, замінюватися або доповнюватися дистанційними аудитами (за межами місця розташування). Характер, обсяг та графік процедури узгоджуються сторонами окремо. DQS докладає зусиль для мінімізації перебоїв у діловій діяльності під час проведення аудитів на території клієнта. Процес сертифікації систем управління, як правило, складається з етапів, описаних нижче.

Процес сертифікації систем управління DQS

2.1 Процес починається з потреб та очікувань клієнта. DQS прагне дізнатися про організацію клієнта та її систему управління, розмір та види діяльності. Обидві сторони спільно визначають цілі аудитів та/або сертифікації, включаючи відповідні стандарти та специфікації.

2.2 На основі необхідної інформації DQS проводить розгляд заявки, а потім готує детальну пропозицію щодо оцінки/аудиту та сертифікації, адаптовану до індивідуальних потреб клієнта. Усі відповідні послуги та застосовні критерії аудиту та сертифікації зазначаються та узгоджуються у письмовому договорі.

2.3 Аудит етапу 1: Сам процес сертифікації починається з аналізу та оцінки документації системи, цілей, результатів аналізу керівництва та внутрішніх аудитів. Це дозволяє визначити, чи система управління клієнта достатньо розвинена та готова до сертифікації. Аудитор пояснює висновки та узгоджує наступні кроки для підготовки до аудиту етапу 2. Аудит етапу 1, як правило, не застосовується для сертифікації процесів або продукції.

2.4 Аудит 2-го етапу: Призначена аудиторська група проводить аудит системи управління, процесів або продукції на виробничому об’єкті чи в місці надання послуг клієнта, або ж із застосуванням методів дистанційного аудиту. Згідно зі стандартами та технічними умовами для систем управління, аудиторська група оцінює ефективність усіх функціональних напрямків та процесів системи управління на основі своїх спостережень, перевірок, опитувань, аналізу відповідної документації та інших аудиторських методів. Результати аудиту, включаючи рекомендації щодо сертифікації та всі висновки, будуть представлені клієнту під час заключного засідання та включені до аудиторського звіту. У разі необхідності будуть узгоджені плани дій.

2.5 Оцінка системи та рішення про сертифікацію: Аудит та його результати оцінюються незалежним персоналом відповідного органу сертифікації DQS, який приймає рішення про сертифікацію на основі об’єктивних доказів. Відповідальність за рішення про сертифікацію завжди залишається за органом сертифікації DQS; рекомендація аудиторської групи, задокументована у звіті, не є для нього обов’язковою. Клієнт отримує звіт про аудит, який документує результати аудиту, а також, за умови дотримання всіх відповідних вимог, сертифікат.

2.6 Наглядові аудити: З метою постійного вдосконалення та забезпечення постійної ефективності системи ключові компоненти системи управління перевіряються кожні шість місяців або принаймні раз на рік, під час чого знову визначається потенціал для вдосконалення. У разі сертифікації продукції наглядовий аудит зазвичай замінюється щорічною повторною сертифікацією.

2.7 Ресертифікація: Сертифікат дійсний протягом обмеженого періоду, зазвичай не більше трьох років. Наприкінці цього циклу проводиться комплексна повторна сертифікація для забезпечення постійної відповідності чинним вимогам. Якщо ці вимоги дотримано, видається новий сертифікат.

Для галузевих стандартів, сертифікації процесів або продукції описаний процес сертифікації може відрізнятися.

3. Права та обов'язки клієнта

3.1 Підтримка системи управління / відповідність процесів та продукції

Для отримання та збереження сертифіката клієнт повинен впровадити та підтримувати відповідну задокументовану систему управління, яка відповідає вимогам чинних стандартів або специфікацій. У контексті сертифікації процесів/продуктів клієнт несе відповідальність за забезпечення постійної відповідності. З цією метою клієнт повинен надати докази відповідності та ефективності своєї системи управління, процесу або продукту, які можуть бути перевірені в будь-який час призначеною аудиторською групою. Це включає надання або доступ до інформації та об’єктів третіх сторін (наприклад, ключових субпідрядників, постачальників), якщо вони мають відношення до сфери сертифікації. Крім того, клієнт повинен забезпечити вжиття всіх необхідних заходів для постійного підтримання системи управління та/або продукції.

У разі виявлення змін у програмі сертифікації клієнт повинен забезпечити, щоб у разі, якщо сертифікація стосується поточного виробництва, сертифікований продукт продовжував відповідати вимогам до системи або продукту. DQS перевірить впровадження змін своїми клієнтами та вживе будь-яких необхідних заходів у рамках процесу сертифікації.

3.2 Обов'язок розкриття інформації / Доступ до інформації

Клієнт зобов’язаний вжити всіх необхідних заходів для забезпечення доступу DQS до необхідної інформації (документів та записів), персоналу (внутрішнього та зовнішнього) та необхідних ресурсів (відповідного обладнання, об’єктів, приміщень) для виконання завдань з аудиту та оцінки, включаючи розслідування скарг. З метою отримання достатніх об’єктивних доказів для прийняття рішення щодо сертифікації або виконання завдань з оцінки, DQS має право в рамках аудитів отримувати доступ до всіх приміщень, процесів та продукції клієнта, а також проводити огляди, опитувати співробітників та уповноважених представників, перевіряти документи та записи, а також збирати інформацію за допомогою інших методів та технік аудиту.

Клієнт погоджується надавати своїм представникам та співробітникам своєчасну, правдиву та повну інформацію, а також надавати їм доступ до такої інформації, яка може бути релевантною для аудиту та оцінки. Це зобов’язання поширюється на всі етапи сертифікації та слугує для надання доказів та обґрунтування сертифікації уповноваженим третім сторонам (наприклад, органу з акредитації). Клієнт погоджується, що зібрані перевірені об’єктивні докази можуть бути зафіксовані та/або записані; це включає створення та надання копій будь-яких об’єктивних доказів, що додаються до аудиторської документації та архівуються разом з нею. У контексті сертифікованих систем управління, процесів та/або продукції всі записи щодо скарг та відповідних коригувальних дій повинні бути надані DQS на запит.

3.3 Повідомлення про зміни та особливі випадки

Клієнт зобов'язаний негайно інформувати DQS про будь-які зміни, які можуть вплинути на сертифіковану систему управління, процеси або сертифіковані продукти. Це стосується, зокрема, купівлі/продажу частин бізнесу, зміни власника, переїзду, істотних змін у сфері діяльності, фундаментальних змін у процесах, інцидентів, таких як серйозна аварія або серйозне порушення стандартів чи законодавчих норм, що вимагають втручання компетентного регулюючого органу, серйозних інцидентів або інших подій, що підлягають повідомленню, або початку процедури банкрутства чи укладення мирової угоди. DQS, після консультації з клієнтом, оцінить, як можна зберегти сертифікат у таких випадках.

У разі відкликання продукції клієнт зобов'язаний негайно повідомити про це DQS. До різних стандартів сертифікації та їхніх вимог застосовуються різні терміни. Ці вимоги можна знайти у відповідних стандартах та їхніх нормативних документах.

3.4 Сприяння неупередженості аудиту

Клієнт зобов'язаний утримуватися від будь-яких дій, які можуть поставити під загрозу неупередженість персоналу та аудиторів DQS. Це стосується, зокрема, консультаційних послуг, працевлаштування та укладення договорів на власний рахунок, окремих домовленостей про винагороду або інших грошових вигод. Клієнт також зобов'язується активно співпрацювати у забезпеченні цієї неупередженості, наприклад, шляхом виявлення ризиків або загроз для неупередженості.

3.5 Відмова від аудитора

До підтвердження дати аудиту клієнт має право ознайомитися з призначеним(и) аудитором(ами) та, якщо є об’єктивно обґрунтовані підстави для їх відхилення, наприклад, загроза неупередженості. DQS призначить відповідну заміну відхиленому аудитору, за умови, що це дозволено згідно з вимогами акредитації.

3.6 Авторські права DQS

Маючи чинний сертифікат DQS, клієнт має право використовувати сертифікат та відповідні знаки сертифікації (а в окремих випадках — також знаки акредитації), опубліковані на веб-сайті DQS, у рекламних цілях або для зміцнення довіри з боку ділових партнерів. У разі перегляду стандарту та визначення відповідного перехідного періоду сертифікат більше не може використовуватися або згадуватися.

Дозволене використання захищеного авторським правом знака DQS Certified Management System Mark® та інших символів сертифікації або акредитації має на меті підвищити довіру клієнтів до сертифікованої системи управління та її відповідної ефективності. Ці знаки часто використовуються на фірмових бланках, у брошурах, в Інтернеті, на виставках, на транспортних засобах або в рекламі. Сертифікати та знаки сертифікації можуть використовуватися лише відповідно до цього регламенту аудиту та сертифікації. Використання сертифікатів та знаків сертифікації обмежується сферою та терміном дії сертифікації і підлягає відповідному затвердженню/акредитації DQS; їх не можна наносити на продукт, упаковку продукту або використовувати будь-яким іншим чином, що може бути витлумачено як вказівка на відповідність продукту. Будь-яке повідомлення від DQS щодо припинення дії знака сертифікації має бути негайно розглянуте.

Документи, надані клієнту DQS, та сертифікаційні документи, включаючи сертифікаційні знаки DQS, захищені авторським правом. Клієнт прямо визнає, що всі звіти та документи, передані йому DQS або надані для ознайомлення, залишаються власністю DQS, і зобов’язується використовувати їх лише внутрішньо, не надавати їх третім особам та не використовувати їх для інших цілей, ніж ті, що були узгоджені. Усі документи, записи та/або сертифікати, передані або надані відповідно до цього договору, не можуть бути змінені, доповнені, скорочені або іншим чином змінені, як за змістом, так і за формою. Це застосовується незалежно від того, чи зміна здійснюється в цифровій або фізичній формі. Будь-які зміни заборонені, якщо вони не були заздалегідь прямо затверджені DQS у письмовій формі. Клієнт має право оприлюднити звіт про аудит у повному обсязі. Оприлюднення витягів не дозволяється.

У разі серйозного зловживання DQS залишає за собою право вжити відповідних заходів, аж до негайного розірвання договору без попереднього повідомлення.

3.7 Скарги

Кожен клієнт DQS має право на послуги, що надаються в рамках домовленої угоди, таким чином, щоб його обґрунтовані очікування та потреби були задоволені. У разі недотримання цих умов клієнт має право подати відповідну скаргу до відповідного офісу DQS. DQS запросить інформацію, необхідну для аналізу та вдосконалення.

3.8 Апеляції

У разі, якщо клієнт не згоден з конкретним рішенням щодо сертифікації, він може подати письмову апеляцію та вимагати перегляду рішення. Остаточний перегляд та рішення щодо апеляції здійснюватиме окремий, неупереджений технічний рецензент з відповідного органу сертифікації DQS, який не брав участі у проведенні аудиту або у прийнятті початкового рішення. Керівництво акредитованого офісу DQS постійно інформується про стан процесу розгляду апеляції.

4. Права та обов'язки DQS

4.1 Аудит систем управління

DQS неупереджено перевіряє відповідність та ефективність системи управління, процесу або продукту клієнта шляхом проведення регулярних аудитів (зазвичай щорічних або піврічних). DQS може надавати свої послуги частково або повністю через представників або субпідрядників; клієнт зобов’язаний надати доступ до інформації.

У разі отримання DQS будь-якої інформації, що ставить під сумнів відповідність або ефективність системи управління, процесу або продукту, сертифікованих DQS, DQS має право, після консультації з клієнтом, провести розслідування з цього приводу, наприклад, у формі додаткових позапланових аудитів. У сферах, що регулюються законодавством, DQS має право, у виправданих випадках, проводити додаткові, позапланові аудити.

Коли схема сертифікації вводить нові або переглянуті вимоги, що впливають на клієнта, DQS забезпечує доведення цих змін до відома всіх клієнтів. DQS перевіряє впровадження змін своїми клієнтами та вживає заходів, передбачених схемою.

4.2 Акредитація та авторизація

Відповідні органи сертифікації DQS уповноважені різними органами акредитації та іншими урядовими та неурядовими органами або власниками програм видавати аудиторські звіти та сертифікати відповідно до численних нормативних актів. DQS зобов'язана дозволяти співробітникам або агентам цих органів брати участь в аудитах. Вона надає їм доступ до своїх документів та даних, пов'язаних з клієнтами, з урахуванням аспектів конфіденційності, описаних у цьому регламенті, у тій мірі, в якій це необхідно згідно з чинним регламентом акредитації та сертифікації. У випадках, коли окремі стандарти прямо цього вимагають, дані, що стосуються клієнтів, та результати аудитів передаються цим органам. Приймаючи цей регламент аудиту та сертифікації, клієнт визнає чинну версію правил акредитації та авторизації (наприклад, ISO/IEC 17021-1 або ISO/IEC 17065), включаючи згадані вище.

Органи сертифікації DQS мають право делегувати надання послуг або їх частини, за винятком будь-яких рішень щодо сертифікації, іншим офісам, представникам або субпідрядникам DQS. У разі видачі сертифікатів органом сертифікації DQS, який не є безпосереднім місцевим договірним партнером клієнта, усі права та обов’язки, описані в цьому документі, поширюються як на орган сертифікації DQS, так і на місцевий офіс DQS, що виконує роботу.

DQS надає відповідну та своєчасну інформацію щодо відповідних змін, пов’язаних із призупиненням, обмеженням або відкликанням дозволів/акредитацій.

4.3 Призначення аудиторів

Призначення компетентних аудиторів є виключною відповідальністю DQS. DQS зобов’язується залучати лише тих аудиторів, які підходять для виконання цього завдання на основі їхньої професійної кваліфікації, досвіду та особистих здібностей. Аудитори повинні бути призначені для відповідного стандарту (стандартів) та мати відповідний досвід у сфері діяльності клієнта, а також досвід управління та аудиту. Для проведення конкретного аудиту або процесу сертифікації DQS часто призначає групу у складі двох або більше аудиторів. За запитом DQS надає клієнту короткий профіль (резюме) аудиторів. DQS має право на власний розсуд доповнювати аудиторську групу технічними експертами, аудиторами-свідками, перекладачами, спостерігачами або стажерами. Водночас DQS гарантує, що ці особи будуть пов'язані такими ж зобов'язаннями щодо дотримання конфіденційності.

Якщо аудитор не зможе взяти участь в аудиті безпосередньо перед його початком або під час його проведення, DQS, по можливості, забезпечить відповідну заміну.

4.4 Планування аудитів

Компанія DQS має право та зобов’язана призначати дати проведення аудитів системи управління, процесу або продукції клієнта. Дати проведення аудитів узгоджуються за взаємною згодою обох сторін з урахуванням чинного регламенту. Дати проведення аудитів узгоджуються в письмовій формі. Після підтвердження ці дати є обов’язковими до виконання. Якщо сертифікаційні або акредитаційні органи спостерігають за проведенням аудиту (так званий «аудит у присутності свідків»), клієнт у будь-якому випадку повинен це допустити та сприяти проведенню такого аудиту.

Залежно від стандарту, сертифікація може також включати неанонсовані аудити, які можуть бути або повністю неанонсованими, або анонсованими за короткий термін. Якщо неанонсований аудит не може бути проведений з причин, за які відповідає клієнт (відмова у доступі), DQS може виставити клієнту рахунок за фактично понесені витрати на підготовку до неанонсованого аудиту. Сертифікована локація (об'єкт) повинна вжити необхідних заходів для забезпечення доступу аудитора у разі проведення неоголошеного аудиту. 

4.5 Видача звітів та сертифікатів

Після того, як клієнт виконає всі вимоги до сертифікації та договірні зобов’язання, DQS готує звіт про аудит та видає клієнту сертифікат DQS (далі – «сертифікат»). Рішення про сертифікацію є виключною відповідальністю відповідного органу сертифікації DQS і ґрунтується на рекомендації щодо сертифікації та результатах аудиту, зафіксованих або зазначених у звіті про аудит; рекомендація аудиторської групи, задокументована у звіті, не є обов’язковою для органу сертифікації DQS.

4.6 Розкриття інформації третім особам

DQS має право вести та публікувати довідник усіх клієнтів, що мають чинну сертифікацію DQS. Ця публікація містить назву та адресу сертифікованої організації, а також сферу застосування, відповідний стандарт та статус сертифікації. Вважається, що клієнт надав свою згоду на це, а також на публікацію тієї самої інформації в обов’язкових національних або міжнародних базах даних, що управляються державними органами, органами акредитації або власниками програм.

У деяких галузевих програмах сертифікації частина даних аудиту та даних клієнта обов’язково реєструється в додатках або зовнішніх базах даних, що надаються власником стандарту (наприклад, програми для автомобільної, авіакосмічної та харчової галузей). Приймаючи пропозицію щодо цих стандартів, клієнт погоджується з цим, зокрема з тим, що ці дані можуть зберігатися у відповідних базах даних, а треті сторони можуть мати до них доступ та переглядати їх.

Дані про сертифікацію передаються до бази даних IAF CertSearch у обсязі, передбаченому чинними вимогами до акредитації.

У разі сертифікатів, виданих DQS за акредитацією DAkkS, дані передаються до IAF CertSearch лише за попередньою виразною згодою клієнта. Ця згода отримується через двоступеневий процес реєстрації. Надаючи згоду, клієнт погоджується, що контактні дані, пов’язані з компанією, можуть оброблятися та передаватися до бази даних IAF CertSearch з метою реєстрації та оприлюднення інформації про сертифікацію, якщо це необхідно для досягнення вищезазначених цілей. Згоду можна відкликати в будь-який час із набранням чинності в майбутньому.

У разі потреби інформація, надана клієнтом, передається органам сертифікації або органам акредитації з метою обґрунтування рішення про сертифікацію та перевірки статусу сертифікації, або в контексті проведення офісних аудитів та аудиторських перевірок у присутності свідка (аудитів-свідків). 

Якщо інше не передбачено нормативно-правовими актами, записи, що стосуються процесу аудиту та сертифікації, зберігаються органом сертифікації DQS протягом щонайменше двох циклів сертифікації (зазвичай зберігаються шість років); при цьому повністю враховуються відповідні національні або міжнародні правові норми (наприклад, згідно з GDPR). Після закінчення мінімального терміну зберігання DQS зберігає або знищує записи на власний розсуд, якщо клієнт не дав інших вказівок; витрати, понесені при виконанні таких вказівок, виставляються клієнту в рахунку.

4.7 Неупередженість

DQS зобов'язується дотримуватися неупередженості при наданні послуг відповідно до відповідної нормативної бази (стандарт рівня 3, наприклад, ISO/IEC 17021-1).

5. Сертифікати та символи сертифікатів

5.1 Видача та використання

За умови, що клієнт під час процесу сертифікації довів, що всі відповідні вимоги виконано, орган сертифікації DQS видає сертифікаційні документи, що підтверджують відповідність системи управління, процесу або продукту клієнта обраним національним або міжнародним стандартам або визнаним галузевим чи секторальним вимогам. Сертифікати для систем управління не підтверджують відповідність законодавчим вимогам. Сертифікати дійсні протягом обмеженого періоду, зазвичай не більше трьох років, починаючи з дати прийняття рішення про сертифікацію.

Після видачі сертифіката розпочинаються заходи з моніторингу постійної відповідності сертифікованої системи управління, процесу або продукту. Надання та підтримка сертифікації залежать від дотримання клієнтом усіх договірних угод та умов.

У разі виявлення ознак того, що система управління, процеси, продукція або послуги клієнта не відповідають вимогам сертифікації, нормативно-правовим та/або законодавчим положенням або іншим чинним вимогам, клієнт зобов’язується співпрацювати з DQS з метою з’ясування обставин. Це включає інформацію щодо виявленої невідповідності, а також інформацію про необхідні та вжиті коригувальні заходи.

Клієнт визнає, що заходи з нагляду, такі як наглядові/промоційні аудити та будь-які позапланові додаткові аудити, служать виключно для перевірки відповідності системи управління, процесу або продукту вимогам сертифікації та жодним чином не звільняють клієнта від його власної відповідальності за свою систему управління, процеси, продукти та послуги.

Сертифікати та знаки сертифікації не можуть бути передані правонаступникам або іншим організаціям. Після закінчення терміну дії або у разі призупинення, відкликання чи анулювання сертифікації клієнт повинен припинити будь-яку рекламу, пов’язану з сертифікацією. Клієнт зобов’язується повернути фізично видані сертифікати після відкликання чи анулювання; право утримання виключається.

5.2 Невидача сертифіката

Орган сертифікації DQS може видавати сертифікати лише в тому випадку, якщо було перевірено, що під час первинної сертифікації або поновлення сертифікації, відповідно до сучасного рівня техніки, були виконані всі вимоги обраних стандартів, специфікацій та договорів. У разі невідповідності аудитор повинен задокументувати невідповідності у звіті про невідповідності або вказати умови, які необхідно виконати для видачі сертифіката.

Усі невідповідності або умови повинні бути усунені або виконані до видачі сертифіката DQS. За необхідності DQS повторить аудит повністю або частково. Якщо невідповідності не були усунені або вимоги для видачі сертифіката не були виконані навіть після повторного або спеціального аудиту, процес сертифікації буде завершено звітом без сертифіката.

5.3 Призупинення, відкликання та анулювання сертифіката

5.3.1 Призупинення

Орган сертифікації DQS має право призупинити дію виданого сертифіката на обмежений період, якщо клієнт доведено порушує правила сертифікації або договірні чи фінансові зобов'язання перед DQS, зокрема якщо

• є докази того, що коригувальні дії не були ефективно впроваджені у погоджених термінах,
• не були дотримані дати аудиту, запропоновані DQS для підтримання сертифікації, або не вдалося провести заплановані аудити, що призвело до перевищення встановленого терміну з моменту останнього аудиту,
• DQS не було своєчасно поінформовано про заплановані зміни в системі управління або про конкретні інциденти, відкликання продукції (див. 3.3) чи інші зміни, що впливають на відповідність вимогам, на яких ґрунтується сертифікація,
• сертифікований об'єкт було перенесено без попереднього повідомлення DQS,
• сертифікат DQS або символ сертифіката використовувалися в оманливий спосіб,
• належні платежі за послуги з аудиту та сертифікації не були здійснені вчасно після щонайменше одного нагадування про оплату,
• якщо після закінчення розумного перехідного періоду (максимум три роки) стандарт, специфікація або інший документ з вимогами, на якому базується сертифікація, більше не відповідає сучасному рівню розвитку техніки на рівнях 4 та 5.

У разі виявлення істотних порушень правил акредитації після прийняття рішення про сертифікацію орган сертифікації DQS також має право призупинити дію сертифіката. Те саме стосується випадків форс-мажорних обставин (див. 6.6).

DQS спочатку письмово повідомляє про можливе призупинення. Якщо причини призупинення не усунуто протягом двох тижнів, DQS письмово повідомляє клієнта про призупинення сертифікації та вказує причини та необхідні заходи для відновлення сертифікації.

Призупинення дії сертифіката є тимчасовим (зазвичай на строк до 90 днів). Якщо буде доведено, що необхідні заходи були ефективно вжиті протягом зазначеного періоду, призупинення дії сертифіката буде скасовано. Якщо необхідні заходи не будуть вжиті до закінчення встановленого терміну, орган сертифікації DQS може анулювати сертифікат, як описано нижче.

5.3.2 Анулювання

Орган сертифікації DQS має право відкликати сертифікати або визнати їх недійсними після письмового повідомлення клієнта, якщо

• термін призупинення сертифікації закінчився,
• відповідність системи управління, процесу або продукту базовим нормам не гарантована, або клієнт не бажає або не може усунути невідповідності,
• клієнт продовжує рекламувати сертифікацію після її призупинення або використовує її будь-яким іншим оманливим чином,
• клієнт використовує свою сертифікацію таким чином, що це підриває репутацію органу сертифікації DQS або компанії DQS,
• умови, що призвели до видачі сертифіката, більше не виконуються,
• клієнт подає заяву про банкрутство, навмисно чи ненавмисно,
• клієнт фактично припиняє договірні відносини з DQS,
• базова акредитація DQS була призупинена, обмежена або відкликана, а заява про відповідність передбачає постійний нагляд,
• виконання необхідних та відповідних послуг з сертифікації, аудиту або нагляду стало повністю або частково неможливим, де-факто або де-юре.

5.3.3 Анулювання

Орган сертифікації DQS має право анулювати сертифікати або визнати їх недійсними з ретроактивним ефектом, якщо

• згодом з'ясується, що умови, необхідні для видачі сертифіката, не були дотримані,
• клієнт неналежним чином вплинув на процес сертифікації таким чином, що об’єктивність, нейтральність або незалежність результату аудиту ставляться під сумнів.

5.4 Передача сертифікатів

У разі надходження запиту на перенесення сертифікації Орган сертифікації DQS оцінює, чи виконуються нормативні вимоги щодо такого перенесення та в якому обсязі. Якщо Орган сертифікації DQS виключає можливість перенесення, процедура здійснюється як первинна сертифікація.

Після успішного перенесення сертифікат видається Органом сертифікації DQS із термінами дії, встановленими попереднім органом сертифікації, після чого може розпочатися регулярний нагляд. Специфічні вимоги або умови щодо перенесення сертифікатів можуть регулюватися окремими вимогами програм.

У разі передачі процедури сертифікації до приймаючого органу, Орган сертифікації DQS має право, навіть після припинення договірних відносин, виконувати нормативні завдання та зобов'язання, а також надавати приймаючому органу необхідну інформацію про клієнта (звіти, сертифікати та іншу пов'язану з процедурою інформацію), яка стосується попередньої сертифікації.

6. Різне

6.1 Відсутність партнерства або агентських відносин

Сторони визнають, що DQS надає свої послуги клієнту як незалежний підрядник і що договір не встановлює партнерських, агентських, трудових або довірчих відносин між DQS та клієнтом.

Клієнт визнає, що DQS не замінює Клієнта або будь-яку третю сторону, не звільняє їх від їхніх зобов’язань, а також не бере на себе, не відмовляється від та не зобов’язується виконувати будь-які зобов’язання Клієнта перед третіми сторонами або зобов’язання будь-якої третьої сторони.

6.2 Заборона відступлення прав та передачі обов'язків

Якщо сторонами прямо не передбачено інше або немає їхньої письмової згоди, цей договір є персональним для сторін, і жодна зі сторін не має права уступати, передавати, обтяжувати, віддавати в заставу, передавати на субпідряд або будь-яким іншим чином розпоряджатися своїми правами та обов’язками, повністю або частково. Кожна сторона підтверджує, що діє від власного імені, а не в інтересах чи від імені будь-якої іншої особи.

Незважаючи на вищевикладене, DQS може уступати, передавати або передавати на субпідряд частину або всі свої права та обов’язки за цим договором афілійованій особі, партнеру DQS або одному зі своїх представників.

6.3 Обмеження відповідно до законодавства про санкції

Якщо національні або міжнародні санкційні норми, ембарго або аналогічні правові заходи призведуть до того, що надання узгоджених у договорі послуг з сертифікації, аудиту або нагляду стане повністю або частково неможливим або можливим лише за значно складніших умов, орган сертифікації DQS матиме право відкликати виданий сертифікат.

Орган сертифікації DQS повинен негайно повідомити клієнта про відповідні обставини. У цьому випадку право на компенсацію або повернення вже сплачених зборів не виникає, за умови, що орган сертифікації DQS не несе відповідальності за ці обмеження.

6.4 Часткова недійсність

Якщо будь-яке положення цього договору про сертифікацію є або стане повністю або частково недійсним або таким, що не підлягає виконанню, це не вплине на чинність інших положень договору. Сторони зобов’язуються замінити недійсне або таке, що не підлягає виконанню, положення дійсним положенням, яке максимально наближене до мети договору про сертифікацію, передбаченої оригінальним положенням, та відповідає чинним нормативним вимогам.

6.5 Захист даних

Сертифікаційний орган DQS, включаючи призначених аудиторів, повинен дотримуватися всіх чинних законів про захист даних відповідно до чинного законодавства (див. п. 7) та забезпечувати достатню прозорість щодо поводження з відповідними персональними даними та їх обробки.

6.6 Форс-мажор

Ні DQS, ні клієнт не вважатимуться такими, що порушили ці правила, та не нестимуть відповідальності за будь-яке невиконання або затримку у виконанні своїх зобов'язань, якщо причина такого невиконання або затримки зумовлена подіями, що перебувають поза контролем відповідної сторони. Сюди належать, серед іншого: війни, збройні конфлікти, терористичні акти, громадянські війни, масові заворушення, небезпечні речовини, пандемії, епідемії, стихійні лиха, екстремальні погодні умови, пожежі, вибухи, збої в роботі інженерних мереж, страйки, збої в інфраструктурі, затримки транспорту або будь-які публічні обмеження, викликані вищезазначеними інцидентами, а також інші форс-мажорні обставини.

У разі виникнення форс-мажорних обставин сторона, що зазнала їхнього впливу, повинна негайно повідомити про це іншу сторону, надавши детальну інформацію про ситуацію та очікувану тривалість її дії. Якщо форс-мажорні обставини тривають понад дев'яносто (90) днів, кожна зі сторін має право розірвати договір із негайним набранням чинності такого розірвання.

7. Застосовне право

Будь-які договірні відносини, до яких застосовується Регламент аудитів та сертифікації DQS, регулюються виключно матеріальним правом країни, в якій знаходиться зареєстрований офіс органу сертифікації DQS. Застосування міжнародного приватного права та Конвенції Організації Об'єднаних Націй про договори міжнародної купівлі-продажу товарів (CISG) виключається.

8. Додаткові вимоги програми

Для деяких галузевих послуг з сертифікації систем управління або продукції можуть застосовуватися додаткові обов’язкові вимоги (див. нижче). Ці «вимоги програми» доступні на веб-сайті https://www.dqsglobal.com/en/about/accreditation-and-notification/dqs-auditing-certification-rules.

Кінець документа

Примітка:

Основним джерелом цього документа є CF10_DQS Audit and certification regulations.

Правила аудиту та сертифікації DQS станом на 1 червня 2026 року.