Audit jarak jauh (Remote Audit) telah menjadi bagian integral dari digitalisasi dan kerja gesit. Maksudnya adalah kemampuan berbeda dari tim virtual dan karyawan yang bekerja dari rumah untuk menjadi produktif di tingkat tinggi - juga dalam mengaudit sistem dan proses manajemen. Apalagi di tengah pandemi Corona, manajemen dan eksekutif perusahaan semakin dinilai sebagai faktor keberhasilan penting yang akan menentukan masa depan. Dalam perencanaan dan pelaksanaannya, audit sertifikasi juga harus berkinerja tinggi, terlepas dari apakah dilakukan di lokasi atau dari jarak jauh sebagai "Remote Audit". Namun, audit jarak jauh seperti itu menuntut keterampilan dan tingkat keunggulan tambahan dari semua orang yang terlibat.
Loading...
Audit jarak jauh: Apa yang dikatakan ISO 19011
Meskipun audit jarak jauh sudah disebut-sebut sebagai "metode audit alternatif" dalam ISO 19011:2011, hal ini tidak dijelaskan lebih lanjut. Revisi 2018 kemudian membawa lebih banyak dorongan ke masalah ini dengan pengakuan yang jauh lebih tepat dari metode audit ini. Saat ini pedoman tersebut tidak dapat lagi mengabaikan kemungkinan peningkatan digitalisasi.
"Audit jarak jauh: menanggapi tidak hanya digitalisasi - tetapi juga saat krisis"
Dan seolah-olah para penyusun ISO 19011:2018 telah mencurigainya, pandemi Covid 19 membawa serta bidang aplikasi yang luas untuk audit jarak jauh. Pada saat krisis, ketika audit di tempat tidak lagi dapat dilakukan sejauh yang diperlukan, audit jarak jauh sangat berguna - meskipun dalam cara yang terbatas.
Audit jarak jauh: Prasyarat
Seluruh rangkaian prasyarat harus dipenuhi sebelum audit jarak jauh dapat digunakan sebagai metode audit yang menyertainya. Prasyarat ini meliputi kompleksitas proses perusahaan. Auditor juga harus memahami sistem manajemen dan telah berada di lokasi sebelumnya, misalnya.
Persyaratan penting lainnya yang harus dipenuhi adalah:
- Kualitas teknologi komunikasi harus memenuhi persyaratan audit jarak jauh yang sangat tinggi
- Tidak ada sertifikasi awal yang dapat diaudit dari jarak jauh. Di atas segalanya, ini berarti bahwa sistem manajemen tidak boleh lagi dalam tahap awal
- Tidak ada ketidaksesuaian signifikan yang mungkin terjadi di lokasi yang bersangkutan selama audit sebelumnya
- Sistem manajemen harus diatur sedemikian rupa sehingga semua data, bukti, dan spesifikasi dapat segera ditemukan dan mudah dilihat
- Risiko yang dapat membahayakan audit harus dikecualikan
"Memenuhi persyaratan audit jarak jauh: Bukanlah hal biasa, melainkan tanda keunggulan."
Memenuhi persyaratan ini, terutama secara total, bukanlah hal yang biasa. Sebaliknya, ini adalah tanda sistem manajemen yang matang dan sangat baik serta organisasi yang menetapkan standar tinggi untuk menangani audit.
Auditor eksternal juga memiliki peran kunci: Mereka harus memiliki kemampuan komunikasi dan organisasi yang kuat, jauh di atas rata-rata untuk mengarahkan dan mengelola audit dari jarak jauh.
Metode harus diterima oleh semua yang terlibat
Dan ada prasyarat penting lainnya. Ini berlaku untuk sikap semua pihak yang terlibat terhadap metode audit ini dan kesediaan mereka untuk terlibat dengannya. Oleh karena itu, kepercayaan dan penerimaan dalam organisasi yang diaudit merupakan titik sentral untuk perencanaan audit yang sukses, program audit untuk pelaksanaan, dan tindak lanjut dari audit jarak jauh.
Karena auditor tidak berada di lokasi, keterampilan teknis dan komunikasi - "soft skill" yang sangat diperlukan - menjadi lebih penting.
If you want to have an implementation of remote audits, if you want to use this technology, then you have to have the acceptance for it in the company.
Audit jarak jauh: Metode audit atau jenis audit?
Audit jarak jauh adalah metode audit, bukan jenis audit terpisah. Penyusun ISO 19011 tidak mengangkat audit jarak jauh ke peringkat alternatif untuk audit di tempat. Sebaliknya, mereka menawarkan untuk memasukkan "jarak jauh" sebagai salah satu dari beberapa metode "yang seimbang" dalam perencanaan audit.
Persyaratan dalam bab 5.5.3 dari ISO 19011 adalah tentang memilih dan menentukan metode audit: "Untuk melakukan audit secara efektif dan efisien, orang yang mengendalikan program audit harus memilih dan menentukan metode audit tergantung pada tujuan audit yang ditentukan, ruang lingkup audit yang ditentukan, dan kriteria audit yang ditentukan."
Audit jarak jauh: Kerangka kerja formal menurut IAF
Selain ISO 19011, dokumen International Accreditation Forum (IAF) MD 4 juga berperan dan digunakan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang kerangka formal untuk audit jarak jauh. Berikut adalah tiga contoh prasyarat untuk audit jarak jauh menggunakan "Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)":
- Keamanan dan kerahasiaan informasi elektronik atau yang dikirimkan secara elektronik harus dipastikan (4.1.1). Catatan: Auditee menentukan tingkat persyaratan keamanan.
- Penggunaan TIK harus sesuai kesepakatan antara auditee dan auditor (4.1.2). Perhatian: Ini membutuhkan "hubungan" yang matang.
- Pastikan sebelumnya bahwa klien dan auditor memiliki infrastruktur elektronik yang diperlukan untuk menggunakan TIK (4.2.2). Catatan: "Memastikan" termasuk mencoba infrastruktur dan merencanakan alternatif jika perlu!
Teknik audit berbantuan komputer tersebut (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) dapat mencakup, misalnya, sebagai berikut:
- Melakukan panggilan konferensi
- Rapat di Internet
- Komunikasi berbasis web interaktif
- Akses elektronik jarak jauh ke dokumentasi sistem manajemen dan/atau proses sistem manajemen"
"Audit jarak jauh: Survei DQS tentang penerimaan audit jarak jauh"
Audit jarak jauh dengan DQS
Dengan transformasi digital dan pandemi Corona, audit jarak jauh telah mendapatkan tempat yang kuat di antara metode audit. Dari sudut pandang badan akreditasi, kondisi kerangka kerja formal sudah ada. Prasyarat dari segi teknologi dan kompetensi juga dijabarkan dengan jelas. Oleh karena itu, kemungkinan yang ditawarkan oleh audit jarak jauh dapat dimanfaatkan sepenuhnya. Namun demikian, penggunaannya harus selalu dipertimbangkan dengan cermat. Tidak setiap situasi dapat dinilai secara memadai dari jarak jauh. Oleh karena itu, DQS akan meninjau situasi masing-masing di perusahaan Anda dan risiko yang terkait dengan penerapannya dengan Anda terlebih dahulu.
Simply leveraging Quality
Sejak didirikan pada tahun 1985 sebagai pemberi sertifikasi sistem manajemen Jerman pertama, DQS telah berkomitmen untuk kesuksesan berkelanjutan dari pelanggannya. Dengan audit nilai tambah dan konsep berorientasi pelanggan, kami menemani organisasi sampai ke keunggulan bisnis.
Selain penilaian menurut standar sistem manajemen individu, audit simultan dan gabungan dari sistem manajemen terintegrasi menawarkan banyak peluang kepada Anda. Penilaian interdisipliner memungkinkan sinergi untuk dieksploitasi dan, pada saat yang sama, interaksi dan kontradiksi antara topik yang berbeda untuk diidentifikasi.
Sehubungan dengan ISO 19011, kami juga menawarkan audit pihak kedua sebagai layanan untuk area subjek tertentu, misalnya sebagai audit pemasok.
Untuk meningkatkan manfaat bagi pelanggan kami, kami fokus pada beberapa kualifikasi dalam seleksi dan pelatihan lebih lanjut dari auditor kami: auditor DQS mencakup setidaknya tiga standar rata-rata. Kami berharap dapat berkomunikasi dengan Anda.
Buletin DQS
Tetap terinformasi dan berlangganan buletin kami!
Penulis
Julian König
Kepala Manajemen Produk & Akreditasi di DQS dan juga pakar ISO 50001, Julian König bertanggung jawab atas dukungan dan pengembangan produk yang sesuai dengan akreditasi untuk produk fokus DQS. Penggabungan pengetahuan dalam timnya menciptakan hubungan yang kuat dengan kebutuhan pasar. Dengan keahliannya dalam standar, ia juga seorang penulis dan moderator.
Loading...