Wissen der Or­ga­ni­sa­ti­on in ISO 9001:2026 – Was bleibt, was ändert sich?

Was fordert ISO 9001:2026 zum Wissen der Organisation?

ISO 9001:2026 behandelt das Wissen der Organisation als Teil der Ressourcen des Qualitätsmanagementsystems. Kapitel 7.1 verlangt, dass die Organisation die Ressourcen bestimmt und bereitstellt, die für Aufbau, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems benötigt werden. Dabei muss sie berücksichtigen, welche Fähigkeiten und Beschränkungen ihre vorhandenen internen Ressourcen haben und was sie von externen Anbietern beschaffen muss. Das Wissen der Organisation steht in dieser Ressourcenbetrachtung neben Personen, Infrastruktur, Prozessumgebung sowie Ressourcen zur Überwachung und Messung.

In Kapitel 7.1.6 ist das "Wissen der Organisation" damit eine Ressource, die ebenso bestimmt und bereitgestellt werden muss wie alle anderen. Der informative Anhang A weist darauf hin, dass dabei auch die Wechselwirkungen zwischen Ressourcen und Prozessen eine Rolle spielen können.

Allerdings sind in der Norm keine umfassenden Vorstellungen aus dem Wissensmanagements enthalten. Es handelt sich stattdessen um eine recht allgemein gefasste Anforderung, das Thema nicht aus den Augen zu verlieren und die damit verbundenen Risiken und Chancen zu behandeln.

Was fordert Kapitel 7.1.6?

Der Normabschnitt 7.1.6 enthält drei Anforderungen an das Wissen der Organisation. Die Organisation muss:

• Wissen bestimmen: festlegen, welches Wissen sie benötigt, um ihre Prozesse durchzuführen und die beabsichtigten Ergebnisse ihres Qualitätsmanagementsystems zu erreichen
• Wissen bewahren, anwenden und weitergeben: dieses Wissen bewahren, anwenden und in erforderlichem Umfang weitergeben
• Auf Veränderungen reagieren: bei sich ändernden Erfordernissen und Entwicklungstendenzen muss die Organisation ihr derzeitiges Wissen berücksichtigen. Zudem muss sie bestimmen, wie sie zusätzliches Wissen und erforderliche Aktualisierungen erwerben oder darauf zugreifen kann.

Wie umfassend und auf welchem Niveau die Organisation das umsetzt, lässt ISO 9001 bewusst offen. Die Norm fordert, das Wissen zu bestimmen und nutzbar zu halten, macht aber keine Vorgaben zu bestimmten Methoden oder Werkzeugen. 

Was ändert sich in Kapitel 7.1.6?

Die Revision von ISO 9001 verändert Kapitel 7.1.6 spürbar: Wissen soll nicht mehr nur vorgehalten, sondern angewendet und weitergegeben werden. Die Tabelle stellt ISO 9001:2015 und ISO 9001:2026 gegenüber. 

Was bedeuten die Änderungen in Kapitel 7.1.6?

Zweck: Ergebnisse des Qualitätsmanagementsystems statt Konformität
Das Wissen richtet sich am gesamten System aus. Es ist nicht mehr nur eine Ressource für die Konformität von Produkten und Dienstleistungen, sondern für die beabsichtigten Ergebnisse des Qualitätsmanagementsystems.

Kernanforderung: Wissen nutzen und teilen statt vorhalten
Wissen vorzuhalten reicht nicht mehr. Aufrechterhalten und Verfügbarmachen betraf den Bestand an Wissen. Jetzt muss das Wissen auch angewendet und in erforderlichem Umfang weitergegeben werden.

Anmerkungen: Wissensformen statt Quellen
Der Blick wechselt von der Frage, woher das Wissen kommt, zur Frage, in welcher Form es vorliegt. Neu ist die ausdrückliche Nennung digitaler Systeme. Eine Beschreibung des Wissens wie in der früheren Anmerkung 1 gibt es nicht mehr. Der informative Anhang A.7.1.6 beschreibt Wissen der Organisation als dynamisch und nennt Tätigkeiten im Umgang damit, vom Erwerb bis zur Bewahrung.

Was bleibt unverändert?

Gleich geblieben ist das Grundgerüst von Kapitel 7.1.6: Die Organisation bestimmt, welches Wissen sie braucht, und reagiert auf Veränderungen. Im Einzelnen:

• Wissen bestimmen: Die Organisation muss weiterhin das Wissen bestimmen, das benötigt wird, um ihre Prozesse durchzuführen.
• Erforderlicher Umfang: Die Anforderung gilt weiterhin „in erforderlichem Umfang“.
• Auf Veränderungen reagieren: Der Absatz zum Umgang mit sich ändernden Erfordernissen und Entwicklungstendenzen ist inhaltlich unverändert.
• Keine dokumentierte Information: Kapitel 7.1.6 verlangt in beiden Versionen keine dokumentierte Information.

 Verändert hat sich der Umgang mit dem Wissen selbst.

Wissen der Organisation im Unternehmensalltag

Herausforderungen und Aufgaben

Auch ISO 9001:2026 formuliert die Anforderungen an das organisationsspezifische Wissen recht allgemein und knapp. Die Norm gibt weder eine Methode noch ein Werkzeug vor, und der informative Anhang A.7.1.6 fügt keine Anforderungen hinzu. So werden Normanwender nicht mit Details überlastet. Zudem bleibt ausreichend Raum für die Erfüllung der Anforderungen, beispielsweise mit Blick auf die Vollständigkeit und das Niveau der Umsetzung.

Aber auch ohne sich allzu sehr in die Frage zu vertiefen, was ISO 9001 mit dem Begriff „Wissen der Organisation“ meint, lassen sich eine ganze Reihe an Herausforderungen damit verbinden:

• Kündigung frustrierter Mitarbeiter
• altersbedingtes Ausscheiden hoch motivierter Beschäftigter
• unbeabsichtigtes Löschen von Entwicklungsergebnissen
• technologischer Fortschritt
• digitales Arbeiten
• …

Die meisten Aufgaben, die sich der obersten Leitung ebenso wie Abteilungsleitern und Qualitätsmanagern stellen, haben etwas mit Wissen zu tun. Wissen, ...

• das man hat,
• von dem man weiß, dass man es nicht hat,
• von dem man nicht weiß, dass man es hat,
• von dem man nicht weiß, dass man es nicht hat,
• das gerade in den Ruhestand geht.

Implizites vs. explizites Wissen der Organisation

Die Anmerkung zu Kapitel 7.1.6 nennt verschiedene Formen, in denen Wissen vorliegt. Hilfreich ist dabei die Unterscheidung zwischen implizitem und explizitem Wissen. Implizites Wissen steckt in der Erfahrung von Personen und lässt sich nur schwer in Worte fassen. Explizites Wissen liegt dagegen zum Beispiel in dokumentierter Information oder in digitalen Systemen vor und lässt sich unmittelbar weitergeben. Die Norm verwendet diese beiden Begriffe nicht, aber sie helfen, die Formen aus der Anmerkung einzuordnen.

Wenn es darum geht, den Generationenwechsel und den damit verbundenen Wissenstransfer im Unternehmen zu gestalten, bringen beide Wissensformen eigene, teils recht unterschiedliche Erfordernisse mit sich. Wo es kaum gelingt, 30 Jahre Erfahrung im Umgang mit Kundenbeschwerden sprachlich zu fassen und weiterzugeben, braucht es langfristig geplante Vorgehensweisen. Geht es hingegen darum, die richtigen Maschineneinstellungen vorzunehmen, kann eine gute Dokumentation und die Schulung von Mitarbeitenden ausreichen.

Strategien zur Wissensbewahrung und Aktualisierung

ISO 9001 schreibt nicht vor, wie die Organisation ihr Wissen bewahrt und aktualisiert. Jede Organisation entscheidet selbst, welches Wissen sie bewahren will und mit welchen Mitteln. Oft genügen dafür bereits vorhandene Werkzeuge. Das veraltete Wiki-System zu reaktivieren, ist dabei selten die beste Lösung. Schon einfache Verfahrensanweisungen können jüngere Kollegen davor bewahren, dieselben Fehler der älteren zu wiederholen.

Die Anmerkung zu Kapitel 7.1.6 spricht hier von Wissen, das in Methoden, Prozesse und Produkte eingebettet ist. Ein Managementsystem kann deshalb dazu beitragen, implizites und explizites Wissen zu sichern und später zu aktualisieren. 30 Jahre Erfahrung gut zu dokumentieren, wird kaum möglich sein. Aber es ist einfach, den Prozess im Umgang mit Kundenbeschwerden zu verbessern.

Innovation durch Wissenstransfer

Wenn jüngere mit älteren Kollegen etwas gemeinsam angehen, kommen unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Vorstellungen zusammen: eher explizites, wissenschaftlich fundiertes Wissen einerseits, eher implizites, kontextspezifisches andererseits. Daraus entstehen, neben zutreffenderen Prozessbeschreibungen und besseren Verfahren, neue Herangehensweisen und Ideen und damit die Voraussetzung für Innovation.

Das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 trägt in diesem Zusammenhang vor allem die Verantwortung, organisatorische Voraussetzungen zu schaffen und erste Impulse zu setzen. Die Wissensbereiche müssen bestimmt und Ressourcen bereitgestellt werden, zudem sollten Prioritäten gesetzt werden.

Entscheidend ist dabei die Fähigkeit, Kundenanforderungen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Das dafür erforderliche Wissen sollte stets Vorrang haben.

Digitalisierung erleichtert die Wissensnutzung

Besonders ehrgeizige Versuche, das vorhandene Wissen in der Organisation zu nutzen, scheitern oft an einfachen Problemen. Großzügig ausgestattete Bibliotheken bleiben ungenutzt, das Wiki verwaist. Erfolgreiche Maßnahmen berücksichtigen stets die Vorliebe für alte Gewohnheiten und ständigen Termindruck. Die Digitalisierung bietet hier die Chance, den Zugang zu Wissen zu erleichtern, und zwar nicht in gesonderten IT-Systemen, sondern in Tools aus dem Arbeitsalltag.

Unternehmen, die KI als Wissensträger einsetzen, sollten überlegen, wie sie das implizite Wissen der KI sichern und weiternutzen, wenn das nächste Update ansteht.

Ein Aspekt, den auch die Revision von ISO 9001 aufgreift, ist die Berücksichtigung neuer Technologien. Die Anmerkung zu Kapitel 7.1.6 nennt digitale Systeme ausdrücklich als Form, in der Wissen vorliegt, und die Anmerkung zu Kapitel 6.1.3 führt das Nutzen neuer Technologien als Beispiel für Maßnahmen zum Umgang mit Chancen auf.

Risiken und Chancen

Dasselbe gilt für den Menschen als Wissensträger. Unternehmen berücksichtigen die damit verbundenen Risiken und Chancen schon in den Bereichen Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung und Arbeitsplatzgestaltung. Kritische Funktionen werden, mit etwas unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern, doppelt besetzt.

Arbeitsplätze werden so gestaltet, dass neue Beschäftigte von Anfang an eingebunden werden, wenn es um übergreifende Aufgaben geht. Wechselnde Aufgabenteilung, interne Schulungen und angemessen dokumentierte Arbeitsweisen tun das Übrige. In solchen Details liegen viele Risiken und viele offensichtliche Chancen das Wissen der Organisation zu nutzen.

Die Normanforderungen aus Kapitel 7.1.6 als Aufforderung zu verstehen, bedeutet: diese und weitere Risiken und Chancen identifizieren und einfache, kluge Lösungen an den verschiedensten Stellen finden, an denen Wissen ein Thema ist. Und es bedeutet, Wissen an allen diesen Stellen für die umfassenden Aufgaben des Qualitätsmanagements zu nutzen.

Wissen der Organisation in ISO 9001: Fazit

Die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 hat das „Wissen der Organisation“ lange nicht beachtet. Erst mit der Revision von 2015 wurde es als Ressource in die Norm aufgenommen. ISO 9001:2026 schärft die Anforderung in Kapitel 7.1.6: Wissen muss bewahrt, angewendet und in erforderlichem Umfang weitergegeben werden. Die Anforderungen bleiben dabei allgemein formuliert.

Normanwender sind deshalb gefordert, eigene Gedanken zu entwickeln, welches Wissen an welchen Stellen heute und morgen im Unternehmen gebraucht wird, um die gesetzten Ziele sicher zu erreichen.

Im Mittelpunkt sollten unter anderem folgende Überlegungen stehen:

• Wie kann das notwendige Wissen im Unternehmen bewahrt, angewendet und weitergegeben werden?
• Wie kann neues Fachwissen hinzugewonnen werden?
• Welches Wissen ist für die Zukunft entscheidend?
• Welchen Einfluss hat der demografische Wandel auf das Unternehmen?
• Welchen Einfluss haben Themen wie Innovation und Digitalisierung?

Letztendlich lohnt es sich, mit Blick auf das Thema „Risiken und Chancen in ISO 9001“, das Thema Wissen der Organisation zum Beispiel bereits in die Personalplanung einfließen zu lassen und bei Entscheidungen umfassend zu berücksichtigen. 

DQS. The Audit Company. 

Die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) wurde 1985 durch DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.) und DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) als Deutschlands erster Managementsystem-Zertifizierer gegründet.

Als einziger großer Zertifizierer fokussieren wir auf Managementsysteme und Prozesse. Damit nehmen wir seit Jahren eine Vorreiterrolle ein. So hat die DQS 1986 das deutschlandweit erste Zertifikat nach ISO 9001, der weltweit bedeutendsten Norm für Management­systeme, ausgestellt. Seither ist die Firmengeschichte der DQS eng mit der Historie von ISO 9001 verknüpft.

Expertise und Vertrauen

Bitte beachten Sie: Unsere Beiträge, Auditleitfäden und sonstige Inhalte werden ausschließlich von unseren hausinternen Experten für Managementsysteme und langjährigen Auditoren verfasst. Sollten Sie Fragen an unsere Autoren zu den Inhalten haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.

Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.