DQS - Regulacije audita i certifikacije

DQS Regulacije audita i certifikacije

1. Audit i usluge certifikacije

1.1 Opseg i primjenjivost

Ove DQS Regulacije audite i certifikacije (Pravila) se odnose na sve ponude i/ili usluge i sve proizašle ugovorne odnose između DQS Holding GmbH, sve njegove povezane kompanije ili njihove predstavnike (svaki „DQS“, zajednički „DQS Grupa“) i organizacije/pojedince koji traže ili koriste usluge audita i certifikacije.

Ažurirana lista kompanija unutar DQS Grupe dostupna je na web stranici https://www.dqsglobal.com/bs/o-nama.

Ove regulacije se primjenjuju na sve vrste certifikacije sistema u skladu sa međunarodnim i nacionalnim standardima, uključujući privatne kodekse prakse, certifikaciju proizvoda u skladu sa direktivama EU ili nacionalnim zakonodavstvom, i certifikaciju proizvoda i usluga u skladu sa neregulisanim kodeksima prakse, specifikacijama, zahtjevima ili tehničkim pravilima.

Osim ako nije drugačije izričito dogovoreno u pisanom obliku ili ako nisu podložni suprotnim zakonskim odredbama, ova pravila se primjenjuju na sve faze procesa audita i certifikacije, uključujući, ali ne ograničavajući se na, usluge nuđenja i ponude, ugovore, narudžbenice i/ili radne naloge, rasporede i dodatne ugovore sklopljene između DQS-a i klijenta.

Ova pravila audita i certifikacije stupaju na snagu odmah nakon objavljivanja i ostat će na snazi ​​do objavljivanja nove verzije.

Trenutna verzija ovih pravila i njihovi dodatni programski zahtjevi dostupni su na engleskom jeziku ili u prevedenoj verziji na https://www.dqsglobal.com/bs/o-nama/akreditacija-i-notifikacija/dqs-grupa-regulacije-audita-i-certifikacije i mogu se zatražiti od bilo koje DQS kancelarije. Ukoliko postoje bilo koje razlike između prevedene verzije i engleske verzije dokumenta, prioritet ima engleska verzija.

Kada se klijentu izda certifikat, DQS pruža usluge s pažnjom i stručnošću u industriji i u skladu s važećim Kodeksom ponašanja DQS Grupe. Ovaj DQS Kodeks ponašanja i sve njegove izmjene i dopune koje se povremeno objavljuju bit će dostupne klijentu od strane DQS certifikacijskog tijela na početku pružanja usluga.

1.2 Definicija pojmova

• “Klijent” su kupci i sve organizacije/osobe koje zahtijevaju ili primaju DQS usluge audita i certifikacije, uključujući njihove predstavnike koji djeluju u njihovo ime.
• “DQS” odnosi se na sve članove međunarodne DQS grupe, uključujući njihove podružnice, pridružene kompanije i partnere, ili njihove predstavnike, koji nude i/ili pružaju usluge audita i certifikacije u svoje ime ili u ime drugog DQS certifikacijskog tijela.
• “DQS certifikacijko tijelo” odnosi se na DQS kompaniju koja posjeduje akreditaciju ili ovlaštenje za izdavanje relevantnih certifikata.
• “Akreditacijsko tijelo” je zajednički termin za organizaciju (privatnu ili javnu) koja je ovlaštena za akreditaciju i nadzor tijela za certifikaciju.
• “Audit” su sistematski postupci koje provodi DQS kako bi objektivno procijenio stepen ispunjenosti definisanih kriterija i da li su dostupni relevantni dokazi. Auditi se mogu nazivati ​​i "procjenama".
• “Auditor” je zajednički termin za procjenitelje, auditore i stručnjake koje je DQS Grupa angažovala za provođenje audita.

1.3 Usluge audita i procjene

Auditiranje i certifikacija sistema upravljanja, procesa ili proizvoda od strane neovisne treće strane, kao što je DQS, doprinosi stvaranju vrijednosti za klijenta. DQS certifikat i/ili audit izvješta će služiti kao dokaz za odgovarajući i efektivan sistem upravljanja, proces ili proizvod sa mogučnošću da kontinuirano ispunjava očekivanja kupca u skladu sa relevantnim zahtjevima.

Tokom audita, kvalifikovani i iskusni auditori procjenjuju sistem upravljanja, njegove procese i/ili proizvode radi kontinuirane prikladnosti i efektivnosti, uzimajući u obzir promjenjiva tržišta i uticaje, u skladu sa naručenim standardom, obično u obliku provjere na licu mjesta. Identifikacijom područja za poboljšanje, auditori pomažu organizaciji da postigne dogovorene ciljeve, čime omogućavaju dugoročni uspjeh klijenta. Kroz DQS certifikat ili drugi oblik certifikacije, klijent stiče povjerenje svojih poslovnih partnera svojim sistemom upravljanja, procesom ili proizvodom, koji je auditiran i certificiran u skladu sa priznatim standardima i specifikacijama.

1.4 Ugovor i uslovi i odredbe

Ove DQS Regulacije audita i certifikacije, zajedno sa aplikacijom, ponudom, narudžbom i potvrdom narudžbe, DQS Kodeksom ponašanja, uslovima DQS certifikacijskih znakova, kao i primjenjivim lokalnim Opštim uslovima i/ili relevantnim okvirnim sporazumom, zajedno čine cjelokupni sporazum između Klijenta i DQS-a. Ako lokalno DQS tijelo pruža uslugu u okviru ovlaštenja ili akreditacije drugog DQS-a, ono djeluje u ime odgovarajućeg ovlaštenog/akreditovanog tijela. To se shodno tome odražava u sporazumu i nazivu. Relevantno DQS certifikacijsko tijelo je navedeno u ponudi, a prihvatanje i potpisivanje lokalne ponude predstavlja pravno obavezujući ugovor o certifikaciji između klijenta i ovog DQS certifikacijskog tijela. Iako je lokalno tijelo ovlašteno kao predstavnik da direktno fakturiše klijentu usluge, operativna odgovornost za aktivnosti certifikacije u okviru odgovarajuće akreditacije uvijek ostaje na odgovarajućem DQS certifikacijskom tijelu.

DQS certifikacijsko tijelo snosi isključivu odgovornost i ovlaštenje za sve odluke o certifikaciji, uključujući dodjelu, odbijanje, održavanje, obnovu, suspenziju, ponovno uspostavljanje nakon suspenzije, povlačenja ili poništenja certifikacije, kao i proširenje ili ograničenje opsega odgovarajuće certifikacije.

Lokalni uslovi i odredbe mogu sadržavati klauzule o nadležnosti, odgovornosti, porezima, uslovima plaćanja i drugim dodatnim sporazumima; oni obično uzimaju u obzir relevantno nacionalno zakonodavstvo. Ugovor se također može zaključiti putem pojedinačnog sporazuma između DQS-a i klijenta (tzv. okvirni sporazum), koji obavezno mora uključivati ​​ova DQS pravila audita i certifikacije uključivanjem u tekst ugovora ili direktnim pozivanjem. 

2. Proces certifikacije

DQS vrši audite sistema upravljanja, procesa ili proizvoda klijenta, ili njihovih dijelova, s ciljem utvrđivanja usklađenosti s dogovorenim ili priznatim zahtjevima, kao što su međunarodni, nacionalni ili industrijski specifični standardi. Relevantni proces certifikacije može uključivati ​​jednu ili više faza tokom definisanog ciklusa i obično se završava izvještajem o auditu koji dokumentira rezultate faza audita. U slučaju usluga certifikacije, pod uslovom da su ispunjeni svi primjenjivi zahtjevi, relevantno DQS certifikacijsko tijelo izdaje certifikat specifičan za klijenta kojim se potvrđuje usklađenost s relevantnim zahtjevima.

Ako se tokom audita utvrde neusklađenosti sa zahtjevima relevantnog standarda, klijent mora planirati korektivne mjere i implementirati ih u određenom roku. Certifikati se izdaju tek nakon što se dokaže efektivna implementacija odgovarajućih korektivnih mjera i donese pozitivna odluka o certifikaciji. Opseg i važenje navedeni su na certifikatu.

Većina nalaza zasniva se na procesu uzorkovanja čiji je cilj prikupljanje pouzdanih dokaza o efikasnoj implementaciji i usklađenosti sistema upravljanja, procesa ili proizvoda. Mogu postojati i drugi poslovni aspekti, pozitivni ili negativni, koje audit tim nije ispitao. Isključiva je odgovornost organizacije da istraži i procijeni potencijalne implikacije i opseg nalaza kako bi se osigurala potpuna usklađenost s primjenjivim standardima. DQS neće biti odgovoran za neusklađenost.

DQS i klijent se slažu da će se procjena i/ili certifikacija sistema upravljanja, procesa ili proizvoda provoditi u skladu s važećim propisima, specifičnim zahtjevima industrije (gdje je primjenjivo) i zaključenim ugovornim aranžmanima, uključujući ova pravila audita i certifikacije ili druge dodatke.

DQS je nezavisan, neutralan i objektivan u svojim auditima i certifikacijama. Po pravilu, auditi se uvijek provode u prostorijama klijenta (na licu mjesta), ali se mogu djelimično provoditi, zamijeniti ili dopuniti i udaljenim auditima (van lokacije). Priroda, opseg i raspored postupka će se posebno dogovarati između strana. DQS nastoji da minimizira poremećaje u poslovanju prilikom provođenja audita u prostorijama klijenta. Proces certifikacije za sisteme upravljanja uglavnom se sastoji od koraka opisanih u nastavku.

DQS certifikacijski proces će uglavnom uključivati sljedeće korake

2.1 Proces počinje s potrebama i očekivanjima klijenta. DQS želi saznati više o organizaciji klijenta i njegovom sistemu upravljanja, veličini i vrstama poslovanja. Obje strane zajednički definišu ciljeve audita i/ili certifikacije, uključujući primjenjive standarde i specifikacije.

2.2 Na osnovu potrebnih informacija, DQS provodi pregled aplikacije i nakon toga priprema detaljnu ponudu za procjenu/ audit i certifikaciju, prilagođenu individualnim potrebama klijenta. Sve relevantne usluge i primjenjivi kriteriji za audit i certifikaciju specificiraju se i dogovaraju u pisanom ugovoru.

2.3 Faza 1 audita: Sam proces certifikacije počinje analizom i procjenom dokumentacije sistema, ciljeva, rezultata pregleda menadžmenta i internih audita. Ovo utvrđuje da li je sistem upravljanja klijenta dovoljno razvijen i spreman za certifikaciju. Auditor objašnjava nalaze i dogovara se o sljedećim koracima za pripremu za fazu 2 audita. Faza 1 audita se uglavnom ne primjenjuje za certifikaciju procesa ili proizvoda.

2.4 Faza 2 audita: Dodijeljeni audit tim vrši audit sistema upravljanja, procesa ili proizvoda na proizvodnom ili servisnom mjestu klijenta ili korištenjem tehnika udaljenog audita. Primjenjujući standarde i specifikacije za sisteme upravljanja, audit tim će procijeniti efikasnost svih funkcionalnih područja i procesa sistema upravljanja na osnovu svojih zapažanja, provjera, intervjua, pregleda relevantne dokumentacije i drugih tehnika audita. Rezultati audita, uključujući preporuku za certifikaciju i sve nalaze, bit će predstavljeni klijentu tokom završnog sastanka i uključeni u izvještaj o auditu. Akcioni planovi će biti dogovoreni gdje je to potrebno.

2.5 Evaluacija sistema i odluka o certifikaciji: Audit i njene rezultate ocjenjuje nezavisno osoblje iz relevantnog DQS certifikacijskog tijela, koje donosi odluku o certifikaciji na osnovu objektivnih dokaza. Odgovornost za odluku o certifikaciji uvijek ostaje na DQS certifikacijskom tijelu; preporuka audit tima dokumentirana u izvještaju nije za njih obavezujuća. Klijent prima izvještaj o auditu, koji dokumentira rezultate audita, a pod uslovom da su ispunjeni svi primjenjivi zahtjevi, i certifikat.

2.6 Nadzorni auditi: S ciljem kontinuiranog poboljšanja i trajne efikasnosti sistema, ključne komponente sistema upravljanja se auditiraju svakih šest mjeseci ili najmanje jednom godišnje, tokom čega se ponovo identifikuje potencijal za poboljšanje. U slučaju certifikacije proizvoda, nadzorni audit se obično zamjenjuje godišnjom recertifikacijom.

2.7 Recertifikacija: Certifikat važi ograničeni period, obično maksimalno tri godine. Na kraju ovog ciklusa provodi se sveobuhvatna recertifikacija kako bi se osigurala kontinuirana usklađenost s primjenjivim zahtjevima. Ako su oni ispunjeni, izdaje se novi certifikat.

Za standarde, procese ili certifikacije proizvoda specifične za industriju, opisani proces certifikacije može se razlikovati.

3. Prava i obaveze klijenta

3.1 Održavanje sistema upravljanja / usklađenosti procesa i proizvoda

Da bi dobio i zadržao certifikat, klijent mora implementirati i održavati odgovarajući dokumentirani sistem upravljanja koji ispunjava zahtjeve primjenjivih standarda ili specifikacija. U kontekstu certifikacije procesa/proizvoda, klijent je odgovoran za osiguranje kontinuirane usklađenosti. U tu svrhu, klijent mora dostaviti dokaze o usklađenosti i učinkovitosti svog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda, što imenovani tim za audit može provjeriti u bilo kojem trenutku. To uključuje pružanje ili pristup informacijama i lokacijama trećih strana (npr. ključnim podizvođačima, dobavljačima), u mjeri u kojoj su one relevantne za opseg certifikacije. Nadalje, klijent će osigurati da se poduzmu sve potrebne mjere za kontinuirano održavanje sistema upravljanja i/ili proizvoda.

Kada se identifikuju promjene u programu certifikacije, klijent mora osigurati da, tamo gdje se certifikacija primjenjuje na tekuću proizvodnju, certificirani proizvod i dalje ispunjava zahtjeve sistema ili proizvoda. DQS će provjeriti implementaciju promjena od strane svojih klijenata i poduzeti sve potrebne mjere u okviru procesa certifikacije.

3.2 Obaveza otkrivanja / Pristup informacijama

Klijent će poduzeti sve potrebne mjere opreza kako bi osigurao da DQS ima pristup potrebnim informacijama (dokumentima i evidencijama), osoblju (internom i eksternom) i potrebnim objektima (relevantna oprema, lokacija(e), područje(a)) za provođenje zadataka audita i procjene, uključujući istragu pritužbi. Kako bi DQS imao dovoljno objektivnih dokaza za odluku o certifikaciji ili zadatke procjene, ima pravo, u okviru audita, pristupiti svim prostorijama, procesima, proizvodima klijenta i, u svrhu pregleda, intervjua sa zaposlenicima i ovlaštenim predstavnicima, pregleda dokumenata i evidencija, te prikupljanja usluga korištenjem drugih metoda i tehnika audita.

Klijent se slaže da će svojim predstavnicima i zaposlenima pružiti pravovremene, istinite i potpune informacije, te im omogućiti pristup informacijama koje mogu biti relevantne za audit i procjenu. Ova obaveza se odnosi na sve faze certifikacije i služi za pružanje dokaza i opravdanja certifikacije ovlaštenim trećim stranama (npr. akreditacijskom tijelu). Klijent se slaže da se prikupljeni provjereni objektivni dokazi mogu i/ili evidentirati; to uključuje kreiranje i dostavljanje kopija svih objektivnih dokaza priloženih uz i arhiviranih u audit dokumentaciji. U kontekstu certificiranih sistema upravljanja, procesa i/ili proizvoda, svi zapisi o pritužbama i njihovim korektivnim radnjama moraju se dostaviti DQS-u na zahtjev.

3.3 Notifikacija izmjena i specijalni incidenati

Klijent je dužan odmah obavijestiti DQS o svim promjenama koje mogu utjecati na certificirani sistem upravljanja, procese ili certificirane proizvode. Ovo se posebno odnosi na kupovinu/prodaju dijelova poslovanja, promjene vlasništva, preseljenje, veće promjene u opsegu aktivnosti, fundamentalne promjene procesa, incidente poput ozbiljne nesreće ili ozbiljnog kršenja standarda ili zakonskih propisa koji zahtijevaju intervenciju nadležnog regulatornog tijela, ozbiljne incidente ili druge događaje koji se moraju prijaviti, ili pokretanje stečajnog postupka ili postupka nagodbe. DQS će, u konsultaciji s klijentom, procijeniti kako se certifikat može održati u takvim slučajevima.

U slučaju povlačenja proizvoda, klijent je dužan odmah obavijestiti DQS. Različiti vremenski okviri primjenjuju se na različite standarde certifikacije i njihove zahtjeve. Ovi zahtjevi mogu se naći u relevantnim standardima i njihovim propisima.

3.4 Doprinos nepristrasnosti audita

Klijent je obavezan da se suzdrži od bilo kakvih radnji koje bi mogle ugroziti nepristrasnost osoblja i auditora DQS-a. Ovo se posebno odnosi na konsultantske usluge, zaposlenje i ugovore za vlastiti račun, odvojene aranžmane o naknadama ili druge novčane koristi. Klijent se također obavezuje da će aktivno sarađivati ​​u osiguravanju ove nepristrasnosti, npr. identifikovanjem rizika ili prijetnji nepristrasnosti.

3.5 Odbijanje auditora

Prije potvrde datuma audita, klijent ima pravo pregledati dodijeljenog/e auditora/e i, ako postoje objektivno opravdani razlozi za njihovo odbijanje, poput prijetnje nepristrasnosti, DQS će imenovati odgovarajuću zamjenu za odbijenog auditora, pod uslovom da je to dozvoljeno prema zahtjevima akreditacije.

3.6 DQS autorska prava

S važećom DQS certifikacijom, klijent ima pravo koristiti certifikat, njegove odgovarajuće certifikacijske oznake (a u nekim slučajevima i akreditacijske oznake) objavljene na DQS web stranici u reklamne svrhe ili za izgradnju povjerenja s poslovnim partnerima. Kada se standard revidira i definiše njegov odgovarajući prelazni period, certifikacija se više ne smije koristiti ili spominjati.

Ovlaštena upotreba DQS oznaka certificiranog sistema upravljanja, zaštićenog autorskim pravima, i drugih simbola za certifikaciju ili akreditaciju, namijenjena je povećanju povjerenja kupaca u certificirani sistem upravljanja i njegove odgovarajuće performanse. Ovi znakovi se često koriste na memorandumima kompanija, u brošurama, na internetu, na izložbama, na vozilima ili u reklamama. Certifikati i znakovi certifikata mogu se koristiti samo u skladu s ovim regulacijama audita i certifikacije. Upotreba certifikata i znakova certifikacije ograničena je na opseg i trajanje certifikacije i podliježe odgovarajućem odobrenju/akreditaciji DQS-a; ne smiju se lijepiti na proizvod, ambalažu proizvoda ili koristiti na bilo koji drugi način koji bi se mogao protumačiti kao ukazivanje na usklađenost proizvoda. Svaka obavijest DQS-a u vezi s prestankom važenja znaka certifikacije mora se odmah riješiti.

Dokumenti koje DQS dostavlja klijentu i dokumenti o certifikaciji, uključujući DQS certifikacijske znakove, zaštićeni su autorskim pravima. Klijent izričito potvrđuje da svi izvještaji i dokumenti koje mu DQS preda ili stavi na uvid ostaju vlasništvo DQS-a i obavezuje se da će ih koristiti samo interno, da ih neće učiniti dostupnim trećim stranama ili ih koristiti u svrhe koje nisu dogovorene. Svi dokumenti, zapisi i/ili certifikati predati ili stavljeni na raspolaganje u skladu s ovim ugovorom ne smiju se mijenjati, dopunjavati, skraćivati ​​ili na drugi način manipulirati, bilo u smislu sadržaja ili izgleda. Ovo se primjenjuje bez obzira na to da li se izmjena vrši digitalno ili u fizičkom obliku. Svaka izmjena je zabranjena osim ako je DQS unaprijed nije izričito pismeno odobrio. Klijent ima pravo da u cijelosti otkrije izvještaj o auditu. Otkrivanje izvadaka nije dozvoljeno.

U slučaju ozbiljne zloupotrebe, DQS zadržava pravo da preduzme odgovarajuće mjere, uključujući i trenutni raskid bez prethodne najave.

3.7 Primjedbe

Svaki klijent DQS-a ima pravo na usluge pružene u dogovorenom okviru na način koji ispunjava njihova razumna očekivanja i potrebe. U slučaju neispunjavanja uslova, klijent ima pravo podnijeti odgovarajuću primjedbu nadležnoj DQS kancelariji. DQS će zatražiti informacije potrebne za analizu i poboljšanje.

3.8 Žalbe

U slučaju da se klijent ne slaže sa određenom odlukom o certifikaciji, može podnijeti pisanu žalbu i zatražiti preispitivanje odluke. Odvojeni, nepristrasni tehnički recenzent iz relevantnog DQS certifikacijskog tijela, koji nije bio uključen u provođenje audita ili inicijalne odluke, donijet će konačnu reviziju i odluku o žalbi. Menadžment akreditovane DQS kancelarije je u svakom trenutku obaviješten o statusu procesa žalbe.

4. Prava i obaveze DQS

4.1 Auditiranje sistema upravljanja

DQS nepristrasno provjerava usklađenost i efektivnost klijentovog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda putem redovnih audita (obično godišnje ili polugodišnje). DQS može pružati svoje usluge djelimično ili u potpunosti putem predstavnika ili podizvođača; klijent je obavezan da odobri pristup informacijama.

Ukoliko DQS primi bilo kakvu informaciju koja dovodi u sumnju usklađenost ili efikasnost sistema upravljanja, procesa ili proizvoda certificiranog od strane DQS-a, DQS ima pravo, nakon konsultacija s klijentom, provesti istrage u tom smislu, npr. u obliku dodatnih vanrednih audita. U područjima regulisanim zakonom, DQS ima pravo, u opravdanim slučajevima, provesti dodatne, nenajavljene audite.

Kada certifikacijska shema uvede nove ili revidirane zahtjeve koji utiču na klijenta, DQS će osigurati da se te promjene saopštavaju svim klijentima. DQS će provjeriti implementaciju promjena od strane svojih klijenata i preduzeti mjere koje zahtijeva shema.

4.2 Akreditacija i ovlaštenja

Odgovarajuća DQS certifikacijska tijela su ovlaštena od strane raznih akreditacijskih tijela i drugih vladinih i nevladinih tijela ili Vlasnika programa da izdaju izvještaje o auditu i certifikate u skladu s brojnim skupovima propisa. DQS je obavezan da omogući zaposlenima ili agentima ovih tijela da učestvuju u auditima. Omogućava im pristup vlastitim dokumentima i podacima vezanim za klijente, uzimajući u obzir aspekte povjerljivosti opisane u ovim regulacijama, u mjeri u kojoj je to potrebno prema važećim pravilima akreditacije i certifikacije. Tamo gdje pojedinačni standardi to izričito zahtijevaju, podaci vezani za klijente i rezultati audita bit će proslijeđeni ovim tijelima. Prihvatanjem ovih pravila audita i certifikacije, klijent potvrđuje trenutnu verziju propisa o akreditaciji i ovlaštenjima (npr. ISO/IEC 17021-1 ili ISO/IEC 17065), uključujući i one gore navedene.

DQS certifikacijska tijela imaju pravo delegirati pružanje usluga ili njihovih dijelova, s izuzetkom bilo kakvih odluka o certifikaciji, drugim DQS kancelarijama, predstavnicima ili podizvođačima. Kad god certifikate izda DQS certifikacijsko tijelo koje nije direktni lokalni ugovorni partner klijenta, sva prava i obaveze opisane ovdje primjenjivat će se i na DQS certifikacijsko tijelo i na lokalnu DQS kancelariju koja obavlja posao.

DQS će pružiti odgovarajuće i pravovremene informacije o relevantnim promjenama koje se odnose na suspenziju, ograničenje ili povlačenje odobrenja/akreditacija.

4.3 Dodjela auditora

Dodjeljivanje kompetentnih auditora je isključiva odgovornost DQS-a. DQS se obavezuje da će angažovati samo auditore koji su pogodni za ovaj zadatak na osnovu svojih profesionalnih kvalifikacija, iskustva i ličnih sposobnosti. Auditori moraju biti imenovani za relevantni(e) standard(e) i imati odgovarajuće iskustvo u području djelovanja klijenta, kao i iskustvo u upravljanju i auditima. DQS često imenuje tim od dva ili više auditora za određeni audit ili proces certifikacije. Na zahtjev, DQS će klijentu dostaviti kratku biografiju auditora. DQS ima pravo, po vlastitom nahođenju, da dopuni audit tim tehničkim stručnjacima, auditorima svjedocima, prevodiocima, posmatračima ili pripravnicima; istovremeno. DQS osigurava da su ove osobe obavezane istim obavezama povjerljivosti.

Ukoliko auditor nije u mogućnosti da prisustvuje neposredno prije ili tokom audita, DQS će - gdje god je to moguće - obezbijediti odgovarajuću zamjenu.

4.4 Planiranje audita

DQS ima pravo i obavezu da zakaže audite sistema upravljanja, procesa ili proizvoda klijenta. Datumi audita trebaju biti dogovoreni uz obostranu saglasnost obje strane, uzimajući u obzir primjenjiva pravila. Datumi audita moraju biti dogovoreni u pisanoj formi. Nakon potvrde, ovi datumi audita su obavezujući. Ako tijela za certifikaciju ili akreditaciju posmatraju audit (tzv. audit svjedoka), klijent mora u svim slučajevima to tolerisati i omogućiti.

U zavisnosti od standarda, certifikacija može uključivati ​​i nenajavljene audite, koji mogu biti potpuno nenajavljeni ili najavljeni u kratkom roku. Ako se nenajavljeni audit ne može provesti iz razloga za koje je klijent odgovoran (odbijanje pristupa), DQS može klijentu fakturisati troškove stvarno nastale u pripremi za nenajavljeni audit. Certificirana lokacija mora poduzeti potrebne korake kako bi osigurala da auditor dobije pristup u slučaju nenajavljenog audita.

4.5 Izdavanje izvještaja i certifikata

Nakon što klijent ispuni sve zahtjeve za certifikaciju i ugovorne obaveze, DQS će pripremiti izvještaj o auditu i izdati klijentu DQS certifikat (u daljnjem tekstu: „certifikat“). Odluka o certifikaciji je isključiva odgovornost relevantnog DQS certifikacijskog tijela i zasniva se na preporuci za certifikaciju i rezultatu audita, kako je zabilježeno ili navedeno u izvještaju o auditu; preporuka audit tima dokumentirana u izvještaju nije obavezujuća za DQS certifikacijsko tijelo.

4.6 Otkrivanje informacija trećim stranama

DQS ima pravo održavati i objavljivati ​​direktorij svih klijenata s važećom DQS certifikacijom. Ova publikacija sadrži naziv i adresu certificirane organizacije, kao i opseg, primjenjivi standard i status certifikacije. Smatra se da je klijent dao saglasnost za ovo i za objavljivanje informacija u obaveznim nacionalnim ili međunarodnim bazama podataka kojima upravljaju vladina tijela, akreditacijska tijela ili vlasnici programa.

U nekim programima certifikacije specifičnim za industriju, dio podataka o auditu i klijentovi podaci se obavezno evidentiraju u aplikacijama ili eksternim bazama podataka koje obezbjeđuje vlasnik standarda (npr. automobilski, vazduhoplovni i prehrambeni programi). Prihvatanjem ponude za ove standarde, klijent se slaže s tim, posebno da se ovi podaci mogu pohranjivati, pristupati i pregledavati od strane trećih strana u relevantnim bazama podataka.

Podaci o certifikaciji prenose se u bazu podataka IAF CertSearch u mjeri u kojoj to zahtijevaju primjenjivi zahtjevi za akreditaciju.

U slučaju certifikata koje izdaje DQS pod DAkkS akreditacijom, podaci se prenose IAF CertSearch samo uz prethodnu izričitu saglasnost kupca. Ova saglasnost se dobija kroz dvostepeni proces registracije. Davanjem saglasnosti, kupac se slaže da se kontakt podaci vezani za kompaniju mogu obrađivati ​​i prenositi u bazu podataka IAF CertSearch u svrhu registracije i objavljivanja informacija o certifikaciji, u mjeri u kojoj je to potrebno za postizanje gore navedenih ciljeva. Saglasnost se može povući u bilo kojem trenutku s učinkom u budućnosti.

Po potrebi, informacije koje dostavi klijent prosljeđuju se certifikacijskim tijelima ili akreditacijskim tijelima radi podrške odluci o certifikaciji i provjere statusa certifikacije ili u kontekstu provođenja kancelarijskih audita ili audita svjedoka.

Osim ako regulatornim odredbama nije drugačije propisano, zapisi koji se odnose na proces audita i certifikacije čuvaju se od strane DQS certifikacijskog tijela najmanje dva ciklusa certifikacije (obično se čuvaju šest godina); primjenjive nacionalne ili međunarodne zakonske odredbe (npr. prema GDPR-u) u potpunosti se uzimaju u obzir. Po isteku minimalnog perioda čuvanja, DQS će zadržati ili uništiti zapise po vlastitom nahođenju, osim ako klijent nije drugačije naložio; troškovi nastali u provođenju bilo kakvih takvih uputa bit će fakturisani klijentu.

4.7 Nepristrasnost

DQS se obavezuje da će održavati nepristrasnost u pružanju usluga u skladu s relevantnom normativnom osnovom (standard nivoa 3, npr. ISO/IEC 17021-1).

5. Certifikati i certifikacijski simboli

5.1 Izdavanje i korištenje

Pod uslovom da je klijent tokom procesa certifikacije dokazao da su ispunjeni svi primjenjivi zahtjevi, DQS certifikacijsko tijelo izdaje certifikacijske dokumente kojima se potvrđuje usklađenost klijentovog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda s odabranim nacionalnim ili međunarodnim standardima ili priznatim zahtjevima specifičnim za industriju ili sektor. Certifikati za sisteme upravljanja ne potvrđuju usklađenost sa zakonskim zahtjevima. Certifikati važe ograničen period, obično maksimalno tri godine, počevši od odluke o certifikaciji.

Nakon izdavanja certifikata, započinju aktivnosti praćenja kontinuirane usklađenosti certificiranog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda. Dodjeljivanje i održavanje certifikata podliježu poštivanju svih ugovornih odredbi i uslova od strane klijenta.

Ukoliko postoje indikacije da sistem upravljanja, procesi, proizvodi ili usluge klijenta nisu u skladu sa zahtjevima za certifikaciju, regulatornim i/ili zakonskim odredbama ili drugim primjenjivim zahtjevima, klijent se slaže da će sarađivati ​​sa DQS-om kako bi se razjasnile činjenice. To uključuje informacije o prijavljenoj neusklađenosti, kao i informacije o potrebnim i implementiranim korektivnim radnjama.

Klijent potvrđuje da nadzorne aktivnosti, kao što su nadzorni/ promocijski auditi i svi vanredni dodatni auditi, služe isključivo svrsi provjere usklađenosti sistema upravljanja, procesa ili proizvoda sa zahtjevima certifikacije i ni na koji način ne oslobađaju klijenta vlastite odgovornosti za svoj sistem upravljanja, procese, proizvode i usluge.

Certifikati i certifikacijski znakovi ne mogu se prenijeti na pravne nasljednike ili druge organizacije. Po isteku važenja ili u slučaju suspenzije, povlačenja ili otkazivanja certifikata, klijent mora prestati sa svim reklamama koje se odnose na certifikat. Klijent se obavezuje da će vratiti fizički izdate certifikate nakon povlačenja ili otkazivanja; pravo zadržavanja je isključeno.

5.2 Neizdavanje certifikata

DQS certifikacijsko tijelo može izdati certifikate samo ako je potvrđeno da su, tokom inicijalnog ili recertifikacijskog audita, u skladu sa najnovijim dostignućima, ispunjeni svi zahtjevi odabranih standarda, specifikacija i ugovora. U slučaju neusklađenosti, auditor će dokumentovati neusklađenosti u izvještaju o neusklađenosti ili navesti uslove koji moraju biti ispunjeni da bi se certifikat izdao.

Sve neusklađenosti ili uslovi moraju biti ispravljeni ili ispunjeni prije izdavanja DQS certifikata. Ako je potrebno, DQS će ponoviti audit u cijelosti ili djelimično. Ako neusklađenosti nisu ispravljene ili zahtjevi za izdavanje certifikata nisu ispunjeni čak ni nakon naknadnog ili posebnog audita, proces certifikacije će biti zaključen izvještajem bez certifikata.

5.3 Suspenzija, povlačenje i poništenje certifikata

5.3.1 Suspenzija

DQS certifikacijsko tijelo ima pravo suspendovati izdani certifikat na ograničeni period ako klijent dokazivo krši pravila certifikacije ili ugovorne ili finansijske obaveze prema DQS-u, posebno ako:

• dokazivo je da korektivne mjere nisu efikasno implementirane u dogovorenim vremenskim okvirima,
• datumi audita koje je predložio DQS za održavanje certifikacije nisu ispunjeni ili planirani auditi nisu mogli biti provedeni, čime je prekoračen određeni vremenski rok od posljednjeg audita,
• DQS nije bio blagovremeno obaviješten o planiranim promjenama sistema upravljanja ili o specifičnim incidentima, povlačenju proizvoda (vidi 3.3) ili drugim promjenama koje utiču na usklađenost sa zahtjevima na kojima se certifikacija zasniva,
• certificirana lokacija je premještena bez prethodne obavijesti DQS-u,
• DQS certifikat ili simbol certifikata korišten je na obmanjujući način.
• dospjela plaćanja za usluge audita i certifikacije nisu izvršena na vrijeme nakon najmanje jednog podsjetnika za plaćanje,
• ako, nakon isteka razumnog prelaznog perioda (max. tri godine), standard, specifikacija ili drugi dokument sa zahtjevima na kojem se certifikacija zasniva više ne odgovara najsavremenijim dostignućima na nivoima 4 i 5.

Ukoliko se nakon odluke o certifikaciji otkriju značajna kršenja pravila akreditacije, DQS certifikacijsko tijelo također ima pravo suspendovati certifikat. Isto vrijedi i u slučaju više sile (vidi 6.6).

DQS će prvo pismeno obavijestiti o mogućoj suspenziji. Ako se razlozi za suspenziju ne otklone u roku od dvije sedmice, DQS će pismeno obavijestiti klijenta o suspenziji certifikacije i navesti razloge i potrebne mjere za ponovno uspostavljanje certifikacije.

Suspenzija certifikacije je privremena (obično na maksimalno 90 dana). Ako se može dokazati da su potrebne mjere efikasno implementirane u navedenom roku, suspenzija certifikacije će biti ukinuta. Ako potrebne mjere nisu implementirane do roka, DQS certifikacijsko tijelo može povući certifikat, kao što je opisano u nastavku.

5.3.2 Povlačenje

DQS certifikacijsko tijelo ima pravo povući certifikate ili ih proglasiti nevažećim nakon pismene obavijesti klijenta ako:

• je rok za suspenziju certifikacije istekao,
• usklađenost sistema upravljanja, procesa ili proizvoda sa osnovnim propisima nije zagarantovana ili klijent nije voljan ili nije u mogućnosti da ispravi neusklađenosti,
• klijent nastavlja da reklamira certifikaciju nakon što je certifikat suspendovan ili je koristi na bilo koji drugi obmanjujući način,
• klijent koristi svoju certifikaciju na način koji dovodi na loš glas DQS certifikacijsko tijelo ili DQS,
• uslovi koji su doveli do dodjele certifikata više nisu ispunjeni,
• klijent podnese zahtjev za stečaj, namjerno ili nenamjerno,
• klijent efektivno raskida ugovorni odnos sa DQS-om,
• je osnovna akreditacija DQS-a suspendovana, ograničena ili povučena, a izjava o usklađenosti uključuje stalni nadzor,
• je obavljanje potrebnih i odgovarajućih usluga certifikacije, audita ili nadzora postalo u potpunosti ili djelimično nemoguće, bilo de facto ili de jure.

5.3.3 Poništenje

DQS certifikacijsko tijelo ima pravo poništiti certifikate ili ih proglasiti nevažećim s retroaktivnim učinkom ako:

• se naknadno se ispostavi da uslovi potrebni za izdavanje certifikata nisu bili ispunjeni,
• je klijent neprimjereno uticao na proces certifikacije na način koji dovodi u pitanje objektivnost, neutralnost ili nezavisnost rezultata audita.

5.4 Transfer certifikacije

U slučaju zahtjeva za transfer, DQS certifikacijsko tijelo će procijeniti da li su i u kojoj mjeri ispunjeni regulatorni zahtjevi za transfer. U slučaju da DQS certifikacijsko tijelo isključi transfer, postupak će se nastaviti kao inicijalna certifikacija.

Nakon uspješnog transfera, certifikat izdaje DQS certifikacijsko tijelo s periodima važenja certifikacijskog tijela koje ga prenosi, te se može započeti s redovnim nadzorom. Specifični zahtjevi ili uslovi u vezi s transferom certifikata mogu biti regulisani specifičnim zahtjevima programa.

U slučaju prenosa postupka certifikacije na primajuće tijelo, DQS certifikacijskom tijelu je dozvoljeno, čak i nakon prestanka ugovornog odnosa, da ispunjava regulatorne zadatke i obaveze i da primajućem tijelu dostavi potrebne informacije (izvještaje, certifikate i druge informacije vezane za postupak) od klijenta u vezi s prethodnom certifikacijom.

6. Ostalo

6.1 Bez partnerstva ili agencije

Strane potvrđuju da DQS pruža usluge klijentu kao nezavisni ugovarač i da ugovor ne stvara nikakav partnerski, agencijski, radni ili fiducijarni odnos između DQS-a i klijenta.

Klijent potvrđuje da DQS ne zauzima mjesto klijenta ili bilo koje treće strane, niti ih oslobađa njihovih obaveza, niti na drugi način preuzima, odriče se ili se obavezuje da će ispuniti bilo koju obavezu klijenta prema trećim stranama ili obavezu bilo koje treće strane.

6.2 Zabrana dodjele i prenosa

Osim ako nije izričito drugačije određeno ili pismeno dogovoreno od strane stranaka, ugovor je lični za stranke i nijedna stranka ne može ustupiti, prenijeti, opteretiti, založiti, podugovoriti ili na drugi način raspolagati svojim pravima i obavezama, u cijelosti ili djelimično. Svaka stranka potvrđuje da djeluje u svoje ime, a ne u ime bilo koje druge osobe.

Bez obzira na prethodno navedeno, DQS može ustupiti, prenijeti ili podugovoriti neka ili sva svoja prava i obaveze iz ugovora povezanom licu ili partneru DQS-a ili jednom od njegovih predstavnika.

6.3 Ograničenja prema zakonu o sankcijama

Ukoliko nacionalni ili međunarodni propisi o sankcijama, embargo ili uporedive pravne mjere dovedu do toga da pružanje ugovorom dogovorenih usluga certifikacije, audita ili nadzora postane potpuno ili djelimično nemoguće, ili moguće samo pod znatno težim uslovima, DQS certifikacijsko tijelo ima pravo povući izdati certifikat.

DQS certifikacijsko tijelo će odmah obavijestiti klijenta o relevantnim okolnostima. U ovom slučaju neće postojati pravo na naknadu ili povrat već plaćenih naknada, pod uslovom da DQS certifikacijsko tijelo nije odgovorno za ograničenja.

6.4 Djelimično nevaženje

Ukoliko bilo koja odredba ovog ugovora o certifikaciji bude ili postane u cijelosti ili djelimično nevažeća ili neprovediva, to neće utjecati na valjanost preostalih odredbi ugovora. Strane se obavezuju da će zamijeniti nevažeću ili neprovedivu odredbu važećom odredbom koja je što bliža svrsi ugovora o certifikaciji kako je predviđeno prvobitnom odredbom i koja je u skladu s primjenjivim regulatornim zahtjevima.

6.5 Zaštita podataka

DQS certifikacijsko tijelo, uključujući imenovane auditore, mora se pridržavati svih važećih zakona o zaštiti podataka u skladu s važećim zakonom (vidi 7.) i osigurati dovoljnu transparentnost u pogledu rukovanja i obrade relevantnih ličnih podataka.

6.6 Viša sila

Ni DQS ni klijent neće kršiti ova pravila niti biti odgovorni za bilo kakav propust ili kašnjenje u izvršavanju svojih obaveza ako je uzrok takvog propusta ili kašnjenja uzrokovan događajima izvan kontrole dotične strane, uključujući, ali ne ograničavajući se na ratove, oružane sukobe, terorističke napade, građanske ratove, nerede, opasne tvari, pandemije, epidemije, prirodne katastrofe, ekstremne vremenske uslove, požar, eksploziju, kvar komunalnih usluga, štrajk, kvar infrastrukture, kašnjenja u transportu ili bilo kakva javna ograničenja koja proizlaze iz gore navedenih incidenata ili u slučaju drugih događaja više sile.

U slučaju događaja više sile, pogođena strana je dužna odmah obavijestiti drugu stranu o tome, uključujući detalje o situaciji i njenom očekivanom trajanju. Ukoliko događaj više sile traje duže od devedeset (90) dana, svaka strana ima pravo raskinuti ugovor s trenutnim učinkom.

7. Primjenjivo zakonodavstvo

Svaki ugovorni odnos na koji se primjenjuju DQS regulacije audita i certifikacije regulisan je isključivo materijalnim pravom zemlje u kojoj DQS certifikacijsko tijelo ima registrovano sjedište. Primjena međunarodnog privatnog prava i Konvencije Ujedinjenih nacija o ugovorima o međunarodnoj prodaji robe (CISG) je isključena.

8. Dodatni zahtjevi programa

Za neke sektorski specifične usluge certifikacije za sisteme upravljanja ili proizvode mogu se primjenjivati ​​dodatni obavezni zahtjevi (vidi dolje). Ovi „zahtjevi programa“ dostupni su na web stranici https://www.dqsglobal.com/bs/o-nama/akreditacija-i-notifikacija/dqs-grupa-regulacije-audita-i-certifikacije.

• Automobilski sektor: Automobilski anex
• Vazduhoplovni sektor: Vazduhoplovni anex
• DQS GmbH - Željeznička industrija: Anex IRIS
• DQS GmbH - Sigurnost informacija u automobilskoj industriji: Anex TISAX
• DQS Inc. - Telekomunikacijski sektor: Dodatak TL9000
• DQS MED programi: DQS Pravila audita i certifikacije DQS Medizinprodukte GmbH i njihovi dodaci
• DQS CFS programi: Anex DQS CFS GmbH: Posebni uslovi za procjenu certifikacija sistema upravljanja i certifikacija proizvoda za hranu, stočnu hranu, kućne i potrošačke proizvode, održivost biomase
• Kinesko tržište: Posebni uslovi za aktivnosti na kineskom tržištu kako ih definiše kineski državni organ (npr. CNCA)
• Korištenje oznaka (CF12): Uslovi za DQS certifikacijske znakove i objašnjenje sadržaja certifikata

DQS Regulacije audita i certifikacije, verzija 008/05.2026, od 1. juna 2026.