Reglas de auditoría y certificación de DQS Group

Reglamento de Auditoría y Certificación DQS

1. Servicios de Auditoría y Certificación

1.1 Alcance y Aplicabilidad

El presente Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS (“Reglamento”) se aplica a todas las ofertas y/o servicios y a todas las relaciones contractuales resultantes entre DQS Holding GmbH, cualquiera de sus empresas afiliadas o cualquiera de sus agentes (cada uno “DQS”, conjuntamente el “Grupo DQS”) y cualquier organización/persona (“Cliente”) que solicite o reciba servicios de auditoría y certificación.

Una lista actualizada de todos los miembros del Grupo DQS está disponible en https://dqsglobal.com/intl/about.

Este Reglamento abarca todo tipo de certificación de sistemas conforme a normas internacionales o nacionales, incluidas normas privadas; certificación de productos conforme a las Directivas de la UE o la legislación nacional; y certificación de productos y servicios conforme a documentos normativos no regulados, especificaciones, requisitos o reglas técnicas.

Estas regulaciones se aplican a lo largo de todas las etapas del proceso de certificación o auditoría, incluyendo, entre otros, ofertas y cotizaciones de servicios, contratos, órdenes de compra y/o de trabajo, cronogramas y adendas acordadas entre DQS y el Cliente, salvo que se acuerde expresamente lo contrario por escrito o lo establezca la legislación aplicable.

El presente Reglamento de Auditoría y Certificación entra en vigor de forma inmediata tras su publicación y permanecerá vigente hasta que se emita y publique una nueva versión.

La versión actual de estas regulaciones está disponible en inglés en https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules o previa solicitud en cualquier oficina de DQS. En caso de discrepancia entre una versión traducida y la versión en inglés del documento, prevalecerá la versión en inglés.

Cuando se emita un certificado al Cliente, DQS prestará los servicios con la debida diligencia y competencia, y de conformidad con los Códigos de Práctica vigentes del Organismo de Certificación DQS correspondiente. Una copia de dichos Códigos de Práctica, así como de cualquier modificación que pueda emitirse periódicamente, será puesta a disposición del Cliente por el Organismo de Certificación DQS al inicio de los servicios.

1.2 Definición de Términos

• “Cliente” se refiere a los clientes y a cualquier organización/persona que solicite o reciba servicios de auditoría o certificación de DQS, incluidos sus representantes que actúan en su nombre.
• “DQS” se refiere a cualquier miembro del Grupo internacional DQS, incluidas sus subsidiarias, empresas afiliadas y socios, o cualquiera de sus agentes, que ofrezcan y/o presten, en su propio nombre o en nombre de otro Organismo de Certificación DQS, servicios de auditoría y certificación a los Clientes.
• “Organismo de Certificación DQS” significa cualquier entidad de DQS que disponga de la acreditación o autorización para emitir los certificados correspondientes.
• “Códigos de Práctica” significa aquellos códigos de práctica emitidos por un Organismo de Certificación DQS para el programa de certificación correspondiente.
• “Organismo de Acreditación” significa cualquier organización (ya sea pública o privada) autorizada para designar y supervisar Organismos de Certificación.
• “Auditorías” se refiere a cualquier actividad sistemática de DQS destinada a obtener evidencia objetiva y evaluarla de manera objetiva para determinar el grado en que se cumplen los criterios definidos; también puede denominarse “evaluación”.
• “Auditores” se refiere a evaluadores, auditores y expertos que son asignados a un proceso de auditoría y certificación en nombre del Grupo DQS.

1.3 Servicios de Auditoría y Certificación

La auditoría y certificación de un sistema de gestión, un proceso o un producto por parte de un tercero independiente y competente, como DQS, genera beneficios valiosos para el Cliente. Un certificado DQS sirve como evidencia de un sistema de gestión adecuado y eficaz, un proceso o un producto conforme, con la capacidad de cumplir de manera continua las expectativas del cliente, así como los requisitos regulatorios y legales.

Durante una auditoría, auditores cualificados y experimentados revisan el sistema de gestión y sus procesos o productos en cuanto a su idoneidad y eficacia continuas, teniendo en cuenta los cambios en los mercados y el entorno. Al identificar oportunidades de mejora, los auditores fortalecen la capacidad de la organización para alcanzar los objetivos establecidos, promoviendo así el éxito sostenible del Cliente. Con un certificado DQS, los clientes pueden depositar su confianza en el Cliente y en el sistema de gestión, proceso o producto certificado, que ha sido evaluado y certificado conforme a normas y especificaciones reconocidas.

1.4 El Contrato y las Condiciones Comerciales

El presente Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS, junto con, cuando sea aplicable, la solicitud, la oferta, su aceptación, los Códigos de Práctica, las condiciones de uso de las marcas de certificación de DQS y las condiciones comerciales locales, constituyen el acuerdo completo (el “Contrato”) entre el Cliente y DQS en relación con el objeto del presente.

Las condiciones comerciales locales pueden incluir cláusulas sobre representación legal, jurisdicción, responsabilidad, impuestos, condiciones de pago, entre otras, teniendo en cuenta los requisitos legales locales. El contrato también puede estar constituido por acuerdos individuales entre DQS y el Cliente, incorporando siempre este Reglamento de Auditoría y Certificación como parte integrante del mismo, ya sea por inclusión directa o por referencia.

Salvo disposición en contrario, ninguna modificación del contrato será válida a menos que conste por escrito.

1.5 Relación contractual con el Organismo de Certificación DQS

Cuando una oficina de DQS presta un servicio bajo la autorización o acreditación de otro Organismo de Certificación DQS, actúa como agente en nombre y por cuenta de dicha entidad. La oferta o cotización identifica al Organismo de Certificación DQS correspondiente, y su aceptación y la firma del contrato local constituyen un contrato de certificación legalmente vinculante entre el Cliente y el Organismo de Certificación DQS.

Aunque el agente esté autorizado para facturar al Cliente por la prestación del servicio y la certificación, la responsabilidad de las actividades de certificación y el control operativo bajo una acreditación específica recaen siempre en el Organismo de Certificación DQS, que es responsable y conserva la autoridad sobre sus decisiones relacionadas con la certificación, incluyendo la concesión, denegación, mantenimiento de la certificación, ampliación o reducción del alcance de la certificación, renovación, suspensión o restablecimiento tras suspensión, o la retirada de la certificación.

2. El proceso de Certificación

DQS evalúa el sistema de gestión, los procesos, los productos o partes de los mismos del Cliente, con el objetivo de determinar su conformidad con los requisitos acordados y reconocidos, tales como normas o especificaciones internacionales, nacionales o específicas del sector. El proceso de certificación correspondiente puede implicar una o más etapas, generalmente concluyendo con un informe de auditoría que documenta los resultados de la auditoría. En el caso de servicios de certificación, el Organismo de Certificación DQS correspondiente emitirá un certificado específico para el Cliente, que confirma la conformidad con los requisitos aplicables, una vez que se haya evidenciado el cumplimiento de todos los requisitos pertinentes.

Si durante una auditoría se identifican no conformidades con los requisitos de la norma o especificación correspondiente, el Cliente deberá planificar e implementar acciones correctivas dentro de un plazo determinado. Los certificados solo se emitirán una vez que se haya demostrado la implementación efectiva de acciones correctivas adecuadas. El alcance y la duración de la validez se indicarán en el certificado.

La mayoría de los hallazgos de auditoría se basan en un proceso de muestreo, orientado a obtener evidencia fiable sobre la implementación efectiva y el cumplimiento del sistema de gestión, proceso o producto. Pueden existir otros aspectos del negocio, tanto positivos como negativos, que no hayan sido revisados por el equipo auditor. Es responsabilidad exclusiva de la organización investigar y evaluar el impacto potencial y el alcance de los hallazgos, asegurando así de forma continua el cumplimiento total de la(s) norma(s) aplicadas. En casos de incumplimiento, DQS no será responsable.

DQS es independiente, neutral y objetiva en sus auditorías y certificaciones. Las auditorías se realizan normalmente en las instalaciones del Cliente (in situ), pero pueden llevarse a cabo parcialmente, sustituirse o complementarse mediante actividades de auditoría remota (fuera de sitio). El tipo, alcance y calendario del procedimiento están sujetos a acuerdo separado entre las partes. DQS se esfuerza por minimizar cualquier interrupción de los procesos de negocio durante la realización de la auditoría en las instalaciones del Cliente.

El proceso de certificación incluirá generalmente los siguientes pasos:

2.1 El proceso comienza con las necesidades y expectativas del Cliente. DQS desea conocer la organización del Cliente, su sistema de gestión, el tamaño y los tipos de operación. Ambas partes definirán conjuntamente los objetivos de la auditoría y/o certificación, incluidas las normas y especificaciones aplicables.

2.2 DQS proporcionará una oferta detallada para los servicios de auditoría y certificación, adaptada a las necesidades individuales del Cliente, basada en la información proporcionada inicialmente. Un contrato por escrito especificará todos los entregables relevantes, así como los criterios aplicables de auditoría y certificación.

2.3 Auditoría de Etapa 1: El procedimiento de certificación comienza con la revisión y evaluación de la documentación del sistema, los objetivos, los resultados de la revisión por la dirección y las auditorías internas. Durante este proceso, se determinará si el sistema de gestión del Cliente está suficientemente desarrollado y listo para la certificación. El auditor explicará los hallazgos y coordinará cualquier actividad necesaria para preparar la auditoría de Etapa 2. La auditoría de Etapa 1 generalmente no es aplicable a la certificación de procesos y productos.

2.4 Auditoría de Etapa 2: El equipo auditor asignado auditará el sistema de gestión, los procesos o los productos del Cliente en el lugar de producción o prestación del servicio y/o mediante el uso de técnicas de auditoría remota. Aplicando las normas y especificaciones definidas del sistema de gestión, el equipo auditor evaluará la eficacia de todas las áreas funcionales, así como de todos los procesos del sistema de gestión, basándose en observaciones, inspecciones, entrevistas, revisión de registros pertinentes y otras técnicas de auditoría. El resultado de la auditoría, incluida una recomendación sobre la certificación y todos los hallazgos, se presentará al Cliente durante la reunión de cierre y se incluirá en un informe escrito. Se acordarán los planes de acción necesarios según corresponda.

2.5 Evaluación del sistema: La función de certificación del Organismo de Certificación DQS correspondiente evaluará el proceso de auditoría y sus resultados, y decidirá de forma independiente sobre la emisión del certificado, basándose en evidencia objetiva. Cualquier recomendación realizada por el equipo auditor y documentada en el informe no es vinculante para el Organismo de Certificación DQS, y la decisión de emitir un certificado queda a la entera discreción del Organismo de Certificación DQS. El Cliente recibe el informe de auditoría que documenta los resultados y, cuando se han cumplido todos los requisitos aplicables, también recibe el certificado.

2.6 Auditorías de seguimiento: De forma semestral o al menos una vez al año, se llevará a cabo una auditoría de los componentes críticos del sistema de gestión. Se identificarán oportunidades de mejora, con un enfoque en la mejora continua y la eficacia sostenida. Para la certificación de productos, una auditoría de seguimiento suele sustituirse por una recertificación anual.

2.7 Recertificación: Un certificado tiene una validez limitada, generalmente de un máximo de tres años. Al final de este ciclo, se realizará una auditoría de recertificación para asegurar el cumplimiento continuo de todos los requisitos aplicables. Sujeto a este cumplimiento, se emitirá un nuevo certificado

Para normas específicas de sector o certificaciones de procesos y productos, el proceso de certificación descrito puede variar.

3. Derechos y Obligaciones del cliente

3.1. Mantenimiento del Sistema de Gestión / Conformidad de Procesos y Productos

Para obtener y mantener un certificado, el Cliente deberá implementar y mantener un sistema de gestión documentado que cumpla con los requisitos de la norma o especificación seleccionada. En caso de certificación de procesos/productos, el Cliente es responsable de garantizar la conformidad continua. El Cliente deberá proporcionar evidencia de la conformidad y eficacia del sistema de gestión, procesos o productos evaluados, disponible para auditoría por parte del equipo auditor asignado. El Cliente deberá adoptar todas las medidas necesarias para asegurar que el sistema de gestión y/o el producto se mantenga conforme y eficaz en todo momento.

El Cliente será notificado de cualquier cambio en el programa de certificación o de requisitos nuevos o revisados que le afecten. En caso de que la certificación se aplique a una producción continua, el Cliente deberá garantizar que el producto certificado continúe cumpliendo los requisitos del sistema o del producto. DQS verificará la implementación de dichos cambios por parte del Cliente e iniciará las medidas necesarias dentro del proceso de certificación.

3.2. Acceso a la Información

El Cliente realizará todos los arreglos necesarios para garantizar que DQS tenga acceso a toda la información necesaria (documentación y registros), al personal y a las instalaciones requeridas (equipos relevantes, ubicaciones, áreas) para llevar a cabo las tareas de auditoría y evaluación, incluida la investigación de reclamaciones. En caso de certificación de productos, esto incluye el acceso a los subcontratistas relevantes. DQS podrá delegar la ejecución de la totalidad o parte de los servicios a un agente o subcontratista, y el Cliente autoriza a DQS a divulgar toda la información necesaria para dicha ejecución al agente o subcontratista.

El Cliente se compromete a que todos los representantes designados y empleados concedan acceso y proporcionen al equipo auditor información precisa y completa, así como evidencia objetiva, de manera oportuna, sobre todos los procesos que puedan ser relevantes para la auditoría y la evaluación. El Cliente acepta que la evidencia objetiva verificada sea recopilada y/o registrada y adjuntada a la documentación de auditoría. Dentro del alcance de los sistemas de gestión, procesos y/o productos certificados, todos los registros relacionados con reclamaciones y sus acciones correctivas deberán ser presentados a DQS a solicitud.

3.3. Notificación de Cambios e Incidentes Especiales

El Cliente está obligado a informar a DQS de forma inmediata sobre cualquier cambio que pueda influir en el sistema de gestión certificado, los procesos o los productos certificados. Esto aplica en particular a la compra o venta de la totalidad o parte de la empresa, cualquier cambio de propiedad, cambios significativos en las operaciones, modificaciones fundamentales en los procesos, incidentes como un accidente grave o una infracción grave de una normativa u obligación legal que requiera la intervención de la autoridad reguladora competente, o la solicitud de procedimientos de quiebra o concurso de acreedores. En cualquiera de estos casos, DQS consultará con el Cliente y determinará cómo puede mantenerse el certificado.

El Cliente está obligado a notificar inmediatamente a DQS en caso de retirada de producto del mercado (recall). Las normas de certificación individuales y sus reglamentos aplicables establecen distintos plazos para el cumplimiento de esta obligación. Estas especificaciones pueden consultarse en las respectivas normas y en sus reglamentos aplicables.

Esto puede incluir:

a) la situación jurídica, comercial u organizativa, o la titularidad,

b) la organización y la dirección (por ejemplo, personal directivo clave, responsables de toma de decisiones o personal técnico),

c) la dirección de contacto y las ubicaciones,

d) el alcance de las operaciones bajo el sistema de gestión certificado (para la ampliación o reducción del alcance de la certificación),

e) cambios significativos en el sistema de gestión y en los procesos / producto / servicio,

f) modificaciones del producto o del método de producción,

g) la dirección de contacto y los centros de producción,

h) cambios significativos en el sistema de gestión de la calidad,

i) cuando el esquema de certificación introduzca requisitos nuevos o revisados que afecten al Cliente, el organismo de certificación deberá garantizar que dichos cambios se comuniquen a todos los clientes.

3.4. Independencia de la Auditoría

El Cliente está obligado a evitar cualquier situación que pueda comprometer la independencia de los empleados y auditores de DQS. Esto se aplica en particular a ofertas de consultoría, ofertas de empleo, tanto como empleados como subcontratados, así como a acuerdos separados sobre honorarios u otras compensaciones económicas.

3.5 Derecho a rechazar al Auditor

Antes de la confirmación de la fecha de la auditoría, el Cliente tiene derecho a revisar y rechazar al auditor o auditores asignados por DQS, con la debida justificación. En casos justificados, por ejemplo, en caso de riesgo para la imparcialidad, y siempre que las normas de acreditación aplicables lo permitan, DQS asignará un auditor sustituto para el auditor rechazado.

3.6. Confidencialidad y Seguridad de la Información

Los documentos proporcionados al Cliente por DQS, incluidas las marcas y el símbolo de certificación de DQS, están protegidos por derechos de autor. El Cliente reconoce expresamente que todos los documentos proporcionados o puestos a disposición por DQS para su revisión siguen siendo propiedad de DQS, y que solo podrán utilizarse para las necesidades internas del Cliente y no podrán ser puestos a disposición de terceros ni utilizados para fines distintos a los acordados en el presente documento o por escrito.

El Cliente está obligado a mantener una estricta confidencialidad sobre cualquier información revelada en el marco de este Acuerdo, así como sobre cualquier conocimiento relacionado con DQS, sus empleados y auditores. Esta obligación también se mantiene tras la finalización del contrato. El Cliente acepta igualmente esta obligación en nombre de cualquier agente o persona auxiliar que actúe en su representación.

El Cliente tiene permitido remitir el informe de auditoría en su totalidad. No está permitido remitir extractos del mismo.

3.7 Derecho a utilizar la certificación y las marcas

Con una certificación DQS válida, el Cliente tiene derecho a utilizar el certificado, las correspondientes marcas de certificación y, en algunos casos, las marcas de acreditación con fines promocionales, de acuerdo con las normas aplicables publicadas en el sitio web de DQS.

El uso autorizado de la marca registrada DQS Certified Management System Mark®, de la marca registrada UL Registered Firm Mark® y de otras marcas de certificación o acreditación refuerza la confianza de los clientes en el sistema de gestión certificado del Cliente y en su desempeño correspondiente. Estas marcas se utilizan frecuentemente en la papelería de la empresa, en folletos, en Internet, en ferias, en vehículos o en publicidad, y están directamente asociadas con la organización certificada y su sistema de gestión, procesos o productos.

El uso de los certificados y de las marcas está limitado al alcance y al período de validez de la certificación, y no deberán utilizarse en un producto, en su embalaje ni de ninguna otra forma que pueda interpretarse como una indicación de conformidad del producto. Asimismo, DQS deberá garantizar que la comunicación, publicidad o folletos del Cliente no resulten engañosos.

3.8 Reclamaciones

Todo Cliente de DQS tiene derecho a que los servicios se presten dentro del alcance acordado de manera que se cumplan todas las expectativas y requisitos razonables. En caso de incumplimiento, el Cliente tiene derecho a presentar una reclamación ante la empresa DQS correspondiente. DQS solicitará la información necesaria para su análisis y mejora.

3.9 Apelaciones

Si un Cliente no está de acuerdo con una decisión de certificación específica, podrá presentar una apelación por escrito y solicitar la reconsideración de dicha decisión. Un revisor técnico imparcial independiente del Organismo de Certificación DQS correspondiente, que no haya participado en la realización de la auditoría ni en la decisión inicial, adoptará la decisión final sobre la apelación. La dirección del Organismo de Certificación DQS será informada en todo momento sobre el estado del proceso de apelación.

4. Derechos y Obligaciones de DQS

4.1. Auditoría de Sistemas de Gestión

DQS verifica la conformidad y la eficacia del sistema de gestión, los procesos o los productos certificados del Cliente mediante la realización de auditorías periódicas (generalmente de forma semestral o anual). Para estos fines, DQS tiene derecho a acceder a las instalaciones del Cliente en el marco de visitas de auditoría planificadas, observar las operaciones, inspeccionar procesos, productos y servicios, entrevistar a empleados y representantes, revisar documentos y registros pertinentes, así como recopilar información mediante otras técnicas de auditoría con el fin de obtener evidencia objetiva suficiente sobre la cual basar una decisión de certificación.

En caso de que DQS reciba información de terceros que cuestione la conformidad o la eficacia de un sistema de gestión, proceso o producto que haya certificado, tendrá derecho a realizar auditorías adicionales no rutinarias, previa consulta con el Cliente. En ámbitos regulados legalmente, DQS tiene derecho a realizar auditorías adicionales no anunciadas siempre que esté justificado.

4.2. Acreditación y Autorización

Los Organismos de Certificación DQS están autorizados por diversos organismos de acreditación y otras autoridades gubernamentales y no gubernamentales, así como por titulares de programas, para emitir informes de auditoría y certificados conforme a diversas normas y especificaciones. Esto incluye la obligación de permitir la participación en auditorías de empleados o personas auxiliares de dichos organismos.

De acuerdo con las normas aplicables de acreditación y autorización, DQS permite a estas personas el acceso tanto a su propia documentación como a los datos relacionados con el Cliente, sujeto a los requisitos de confidencialidad establecidos en el presente documento. Además, cuando normas o especificaciones individuales lo requieran expresamente, los datos del Cliente y los resultados de auditoría se transmitirán a estos organismos.

Al aceptar este Reglamento de Auditoría y Certificación, el Cliente consiente los requisitos de acreditación y autorización aplicables en su versión vigente (por ejemplo, ISO/IEC 17021-1 o ISO/IEC 17065), incluyendo todo lo anteriormente expuesto.

Los Organismos de Certificación DQS tienen derecho a delegar la prestación total o parcial de los Servicios, con excepción de cualquier decisión de certificación, a otras oficinas de DQS, a un agente o a un subcontratista. Cuando los certificados sean emitidos por un Organismo de Certificación DQS distinto del socio local de DQS del Cliente, todos los derechos y obligaciones aquí establecidos se aplicarán por igual tanto al Organismo de Certificación DQS como al proveedor de servicios local.

4.3 Asignación de auditores

La asignación de auditores competentes es responsabilidad exclusiva de DQS. DQS se compromete a utilizar únicamente auditores cualificados para la tarea, en función de su formación técnica, su experiencia y sus capacidades personales. Los auditores deberán estar autorizados para la(s) norma(s) o especificación(es) requeridas y contar con la experiencia adecuada en el ámbito de actividad del Cliente, así como en gestión y auditoría.

En muchos casos, DQS podrá asignar un equipo auditor compuesto por dos o más auditores para un proceso específico de auditoría o certificación. A solicitud del Cliente, DQS proporcionará un currículum vitae resumido del auditor seleccionado.

En caso de que un auditor no esté disponible antes o durante la auditoría, DQS hará todo lo posible por proporcionar un auditor sustituto adecuado, en la medida de lo posible.

4.4 Programación de Auditorías

DQS tiene el derecho y la obligación de programar auditorías del sistema de gestión, procesos o productos del Cliente. Las auditorías se programarán de mutuo acuerdo entre ambas partes dentro de los plazos establecidos por los requisitos aplicables. Las fechas de auditoría deberán acordarse por escrito. Una vez confirmadas, dichas fechas serán vinculantes. Los acuerdos individuales de auditoría pueden incluir disposiciones sobre compensación en caso de cancelación o aplazamiento de auditorías ya confirmadas.

La certificación también puede incluir, dependiendo de la norma, auditorías no anunciadas, que pueden ser completamente no anunciadas o notificadas con poco tiempo de antelación. Si una auditoría no anunciada no puede llevarse a cabo por causas imputables al Cliente (por ejemplo, denegación de acceso), DQS podrá cargar al Cliente los costes efectivamente incurridos en la preparación de dicha auditoría. El sitio certificado deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar que se conceda acceso al auditor en caso de una auditoría no anunciada.

4.5 Emisión de Informes y Certificados

DQS emitirá informes de auditoría y un Certificado DQS (en adelante, el “Certificado”) y lo entregará al Cliente una vez que este haya cumplido con todos los requisitos de certificación y obligaciones contractuales. La decisión de certificación es responsabilidad exclusiva del Organismo de Certificación DQS, basada en la recomendación de los auditores para su emisión y en todos los resultados de la auditoría, tal como se registran o referencian en el informe de auditoría. Cualquier recomendación incluida en un informe no es vinculante para el Organismo de Certificación DQS.

El informe y los certificados siguen siendo propiedad de DQS; DQS concede al Cliente el derecho a utilizarlos de conformidad con el presente Reglamento. Los certificados de DQS tienen una validez limitada, normalmente de un máximo de tres años, a partir de la fecha de emisión.

4.6 Confidencialidad y Protección de Datos

DQS se compromete a proteger la confidencialidad de toda la información confidencial y de los datos personales (por ejemplo, conforme al artículo 4 del RGPD y demás requisitos legales aplicables) del Cliente y de sus empleados que no sean de dominio público y que se pongan a disposición de DQS en el contexto de sus actividades en las instalaciones del Cliente, ya se trate de información relativa a asuntos internos del Cliente o a sus relaciones comerciales. Esto también se aplica a los resultados de la auditoría, tanto verbales como escritos.

DQS solo divulgará información confidencial a terceros con la autorización escrita del Cliente, salvo que exista una obligación legal o que se disponga expresamente lo contrario en el presente Reglamento de Auditoría y Certificación. Estos compromisos también se mantendrán tras la finalización del contrato.

En algunos esquemas de certificación sectoriales, parte de los datos de auditoría y del Cliente se gestionan obligatoriamente en aplicaciones proporcionadas por el titular del esquema (por ejemplo, automoción, aeroespacial, alimentación); el Cliente consiente este tratamiento. Salvo que el Organismo de Acreditación correspondiente o la legislación aplicable exijan lo contrario, DQS conservará en sus archivos los registros relacionados con auditorías y certificaciones durante un mínimo de dos ciclos de certificación (generalmente seis años). Se tendrán plenamente en cuenta los requisitos legales nacionales e internacionales aplicables (por ejemplo, el RGPD).

Al final del período mínimo de archivo, DQS podrá conservar o eliminar los materiales a su discreción, salvo que el Cliente indique lo contrario; los costes derivados de la ejecución de dichas instrucciones serán facturados al Cliente.

4.7 Publicidad

DQS tiene derecho a mantener y publicar un registro de todos los Clientes que posean una certificación DQS vigente. Esta publicación incluye el nombre y la dirección de la organización certificada, así como el alcance, la norma o especificación de referencia y el estado de la certificación.

El Cliente consiente mediante el presente la publicación de dicha información, así como la inclusión de los mismos datos en bases de datos nacionales e internacionales obligatorias gestionadas por autoridades nacionales, organismos de acreditación o titulares de programas.

Además, en el curso de la tramitación del pedido, los datos del Cliente se almacenan y procesan en bases de datos externas de los titulares de los esquemas. El Cliente acepta, mediante la aceptación de la oferta, que sus datos puedan ser almacenados, accedidos y visualizados por terceros en las correspondientes bases de datos.

4.8 Comunicación Electrónica

No obstante lo anterior, el Cliente autoriza a DQS a transmitir información confidencial y otra información de forma segura a través de Internet o de una red pública a direcciones de correo electrónico u otras ubicaciones proporcionadas por el Cliente. El Cliente reconoce que, aunque DQS adoptará todas las medidas razonables para garantizar una transmisión segura, DQS no puede garantizar la absoluta privacidad y confidencialidad de dichas transmisiones.

El Cliente acepta que la transmisión segura de información confidencial por parte de DQS a través de Internet u otra red pública no constituirá un incumplimiento de ninguna obligación de confidencialidad en virtud del presente Reglamento de Auditoría y Certificación, y que DQS no será responsable de ningún daño derivado de dichas transmisiones, siempre que dicha información confidencial se gestione con el mismo grado de diligencia que DQS aplica a su propia información confidencial.

Si el Cliente incluye un hipervínculo al sitio web de DQS, el Cliente acepta que:
(i) la información contenida en el sitio web de DQS pertenece a DQS;
(ii) el sitio web que incluye el enlace redirigirá al usuario directamente al sitio web de DQS tal como es publicado por DQS, sin imponer marcos, ventanas del navegador ni contenido de terceros; y
(iii) el sitio web que incluye el enlace no podrá declarar ni insinuar que el Cliente o sus productos o servicios están respaldados por DQS.

5. Certificados y Marcas

5.1 Emisión de certificados y uso de marcas

El Organismo de Certificación DQS emite certificados que confirman la conformidad del sistema de gestión, los procesos o el producto del Cliente con las normas nacionales e internacionales seleccionadas, así como con requisitos específicos del sector o del cliente reconocidos, cuando el Cliente ha demostrado en una auditoría que se han cumplido todos los requisitos aplicables. El Cliente tiene derecho a utilizar el certificado y las marcas de certificación asociadas para generar confianza entre sus socios comerciales.

Tras la emisión de un Certificado, se establecerá un servicio de vigilancia continua para garantizar que la conformidad del sistema de gestión, los procesos o los productos se mantenga de forma permanente. El establecimiento y mantenimiento de la certificación están condicionados a la ejecución del acuerdo de auditoría y certificación, así como al cumplimiento continuo de sus términos y condiciones por parte del Cliente.

El Cliente se compromete a cooperar con DQS en la determinación de los hechos en caso de que se informe de que su sistema de gestión, procesos, productos o servicios no cumplen con los requisitos regulatorios, legales, de certificación u otros requisitos aplicables, incluyendo la puesta a disposición de la información que el Cliente obtenga sobre dicha no conformidad, así como la adopción y comunicación a DQS de las acciones correctivas necesarias.

El Cliente acepta que el servicio de vigilancia, como las auditorías de seguimiento, y cualquier auditoría especial realizada por DQS, tienen como único objetivo verificar los medios utilizados por el Cliente para determinar la conformidad de su sistema de gestión, procesos o productos con los requisitos de certificación, y que en ningún caso eximen al Cliente de su responsabilidad sobre su sistema de gestión, procesos, productos y servicios dentro del alcance de la certificación.

Los certificados y las marcas de certificación no podrán transferirse a sucesores legales ni a otras organizaciones. Una vez que la certificación haya expirado, o haya sido suspendida, retirada o anulada, el Cliente deberá cesar cualquier promoción u otro uso de la certificación. El Cliente se compromete a devolver cualquier certificado emitido en formato físico tras su retirada o anulación; se excluye expresamente el derecho de retención. Las reproducciones o modificaciones de los Certificados DQS y de las marcas de certificación solo podrán ser realizadas por personas autorizadas por DQS.

En caso de reproducir los certificados, esta deberá realizarse siempre en su totalidad.

5.2 No emisión de Certificados

El Organismo de Certificación DQS solo podrá emitir certificados si, tras la auditoría (inicial o de recertificación), se han cumplido todos los requisitos de la(s) norma(s), especificaciones y contratos aplicables. En caso de incumplimiento, el auditor documentará las deficiencias en un informe de no conformidad y/o identificará las restricciones que deberán cumplirse para que pueda emitirse un certificado.

Todas las no conformidades o restricciones deberán eliminarse antes de la emisión de un certificado DQS. Si es necesario, DQS repetirá la auditoría de forma parcial o completa. Si las no conformidades no han sido subsanadas o si no se han cumplido los requisitos previos para la concesión de un certificado, incluso tras una auditoría de seguimiento o una auditoría especial, el procedimiento de certificación se dará por concluido mediante la emisión de un informe sin certificado.

5.3 Suspensión, retirada y anulación de un certificado

5.3.1 Suspensión

El Organismo de Certificación DQS tiene derecho a suspender temporalmente un certificado si el Cliente incumple obligaciones de certificación, contractuales o financieras frente a DQS, incluyendo, entre otras:

• Las acciones correctivas no han sido implementadas de forma demostrable y efectiva dentro del plazo acordado;
• No se ha cumplido el calendario de auditorías propuesto por DQS para las auditorías necesarias para el mantenimiento de la certificación, superándose así la frecuencia prescrita desde la auditoría anterior;
• DQS no ha sido informado de manera oportuna sobre cambios planificados en el sistema de gestión, incidentes especiales o retiradas de productos (véase 3.3), u otros cambios que afecten a la conformidad con la norma o especificación que constituye la base de la auditoría;
• Traslado del sitio/instalación certificada sin notificación previa a DQS;
• Uso engañoso o no autorizado de un certificado DQS o de un símbolo de certificación;
• No se han realizado los pagos debidos por los servicios de auditoría y certificación en tiempo y forma, tras al menos un recordatorio por escrito.

El Organismo de Certificación DQS también tiene derecho a suspender un certificado si se detectan infracciones significativas de las normas de acreditación después de la decisión de certificación, así como en casos de fuerza mayor (véase 6.6).

DQS notificará por escrito al Cliente la suspensión propuesta. Si las causas de la suspensión propuesta no se subsanan en un plazo de dos semanas, DQS informará por escrito al Cliente de la suspensión del certificado, indicando los motivos y las acciones correctivas necesarias para restablecer la certificación.

Los certificados se suspenden por un período limitado (generalmente un máximo de 90 días). Si las medidas requeridas se implementan de forma demostrable y efectiva dentro del plazo establecido, la suspensión del certificado será levantada. Si las medidas requeridas no se implementan dentro del plazo establecido, el Organismo de Certificación DQS podrá retirar el certificado conforme a lo indicado a continuación.

5.3.2 Retirada

El Organismo de Certificación DQS tiene derecho a retirar los certificados o a declararlos inválidos mediante notificación por escrito al Cliente si:

• Se ha superado el período de suspensión del certificado;
• No se garantiza la conformidad del sistema de gestión, los procesos o los productos con la norma o especificación en la que se basa, o el Cliente no está dispuesto o no es capaz de eliminar las no conformidades;
• El Cliente continúa utilizando la certificación con fines promocionales tras la suspensión del certificado;
• El Cliente utiliza la certificación de manera que perjudique la reputación del Organismo de Certificación DQS o de DQS;
• Las condiciones previas que dieron lugar a la emisión del certificado dejan de cumplirse;
• El Cliente presenta una solicitud de quiebra, ya sea voluntaria o involuntaria;
• El Cliente pone fin de forma efectiva a su relación contractual con DQS.

5.3.3 Anulación

El Organismo de Certificación DQS tiene derecho a anular los certificados, o a declararlos inválidos con efecto retroactivo, si:

• Posteriormente se constata que las condiciones previas necesarias para la emisión del certificado no se habían cumplido en realidad;
• El Cliente ha comprometido el procedimiento de certificación de tal manera que, a juicio de DQS, la objetividad, neutralidad o independencia de los resultados de la auditoría quedan en entredicho.

6. Disposiciones varias

6.1 Ausencia de sociedad o representación

Las Partes reconocen que DQS presta los Servicios al Cliente como contratista independiente y que el Contrato no crea ninguna relación de sociedad, agencia, empleo o fiduciaria entre DQS y el Cliente.

El Cliente reconoce que DQS no sustituye al Cliente ni a ningún tercero, ni los libera de ninguna de sus obligaciones, ni asume, limita, anula o se compromete de otro modo a cumplir ninguna obligación del Cliente frente a terceros ni de terceros frente al Cliente.

6.2 Limitación de responsabilidad e indemnización

DQS actúa con la competencia, el debido cuidado y la diligencia en la prestación de los servicios que razonablemente se esperan de un proveedor reputado de servicios similares, y asume responsabilidad por daños únicamente en casos de negligencia probada.

Nada de lo dispuesto en el presente Reglamento excluirá o limitará la responsabilidad de DQS frente al Cliente por muerte o lesiones personales, fraude o cualquier otro asunto derivado de la negligencia de DQS para el cual sería ilegal excluir o limitar dicha responsabilidad.

Salvo acuerdo en contrario, la responsabilidad total de DQS frente al Cliente en relación con cualquier reclamación por pérdida, daño o gasto de cualquier naturaleza se limitará, respecto de un único evento o de una serie de eventos relacionados, a una cantidad equivalente al doble de los honorarios pagados a DQS en virtud del contrato.

DQS no asumirá responsabilidad alguna por reclamaciones por pérdida, daño o gasto, a menos que se inicien procedimientos arbitrales dentro de un plazo de un (1) año a partir de la fecha de prestación del servicio por parte de DQS que dé lugar a la reclamación o, en caso de presunto incumplimiento, dentro de un año a partir de la fecha en que dicho servicio debería haberse completado.

6.3 Prohibición de cesión

Salvo que se regule expresamente de otra manera o se acuerde por escrito entre las partes, el contrato es personal para las partes y ninguna de ellas podrá ceder, transferir, gravar, hipotecar, subcontratar o disponer de cualquier otra forma de alguno o todos sus derechos y obligaciones en virtud del Contrato. Cada parte confirma que actúa en su propio nombre y no en beneficio de ninguna otra persona.

No obstante lo anterior, DQS podrá ceder, transferir o subcontratar alguno o todos sus derechos y obligaciones en virtud del contrato a una empresa afiliada del Grupo DQS, a sus socios o a cualquiera de sus agentes.

6.4 Código de Conducta y Política Antisoborno y Anticorrupción

DQS lleva a cabo sus actividades estrictamente de acuerdo con los principios establecidos en su Código de Conducta, el cual incluye la Política Antisoborno y Anticorrupción. El Código de Conducta de DQS puede consultarse en el sitio web de DQS.

Los empleados, agentes y otros representantes de DQS tienen prohibido ofrecer o recibir dinero o regalos que puedan interpretarse como sobornos, o participar en acuerdos que puedan considerarse prácticas corruptas. DQS mantiene durante toda la vigencia del Contrato políticas y procedimientos destinados a garantizar el cumplimiento de lo anterior, y los hará cumplir cuando corresponda.

6.5 Nulidad parcial

Si una o más disposiciones del presente Reglamento se consideran ilegales o inaplicables en cualquier aspecto, la validez, legalidad y exigibilidad de las disposiciones restantes no se verán en modo alguno afectadas ni perjudicadas por ello.

6.6 Fuerza mayor

Ni DQS ni el Cliente incurrirán en incumplimiento del presente Reglamento, ni serán responsables por cualquier falta o retraso en su cumplimiento, si la causa de dicha falta o retraso se debe a acontecimientos fuera del control razonable de la parte afectada, incluyendo, entre otros, guerra, conflicto armado, ataque terrorista, guerra civil, disturbios, riesgos tóxicos, pandemias, epidemias, desastres naturales, condiciones climáticas extremas, incendio, explosión, interrupción de servicios públicos, huelgas, fallos de infraestructura, retrasos en el transporte, o cualquier restricción pública derivada de los incidentes anteriores, así como cualquier otro supuesto de fuerza mayor.

En caso de producirse un evento de fuerza mayor, la parte afectada deberá notificar a la otra parte, sin demora indebida, los detalles de la situación y la duración estimada. Cualquiera de las partes tendrá derecho a resolver el Contrato con efecto inmediato si el evento de fuerza mayor se prolonga durante más de noventa (90) días.

7. Disputas

Las disputas que surjan de o en relación con este Reglamento y que no puedan resolverse, se regirán por las leyes del país de domicilio del Organismo de Certificación DQS.

8. Requisitos adicionales del programa

Para algunos sistemas de gestión específicos del sector o servicios de auditoría y certificación de productos, pueden aplicarse requisitos obligatorios adicionales del programa. Estos “requisitos del programa” están disponibles en https://dqsglobal.com/intl/.

• Sector Automoción: Anexo Automoción
• Sector Aeroespacial: Anexo Aeroespacial
• DQS GmbH - Sector ferroviario: Anexo IRIS
• DQS Inc. - Sector Telecomunicaciones: Anexo TL9000
• Programas DQS MED: Reglamento de Auditoría y Certificación DQS de DQS Medizinprodukte GmbH y sus suplementos
• Programas DQS CFS: Anexo DQS CFS GmbH para Alimentos, Piensos, Productos del Hogar y de Consumo
• Mercado chino: Condiciones específicas para actividades en el mercado chino según lo definido por las autoridades gubernamentales chinas (por ejemplo, CNCA)

Nota:

1. El documento de referencia principal es CF10_DQS Reglamento de Auditoría y Certificación.
2. Los textos en negrita corresponden a requisitos adicionales para la acreditación de Standard Malaysia.

Reglamento de Auditoría y Certificación de DQS vigente desde el 1 de diciembre de 2025.