Регламент аудиту та сертифікації DQS Group

Правила аудиту та сертифікації DQS

1. Послуги з аудиту та сертифікації

1.1 Сфера застосування

Даний Регламент аудитів та сертифікації DQS (“Регламент”) застосовується до усіх пропозицій та/або послуг і всіх договірних відносин між DQS Holding GmbH, будь-якими афілійованими компаніями або будь-ким з їх агентів (кожною “DQS”, разом “DQS Group”) та будь-якою організацією/особою (“Клієнт”) для подання заявки або отримання послуг з аудиту та сертифікації.

Дійсний перелік членів DQS Group доступний на веб-сторінці https://dqsglobal.com/.

Цей Регламент охоплює усі види сертифікації системи відповідно до міжнародних або національних стандартів, включаючи приватні стандарти, сертифікацію продукції відповідно до Директив ЄС або національного законодавства, сертифікацію продукції та послуг відповідно до нерегульованих нормативних документів, специфікацій, вимог або технічних правил.

Цей Регламент застосовуються на всіх етапах процесу сертифікації або аудиту, включаючи, але не обмежуючись пропозиціями послуг і цінами, контрактами, замовленнями на закупівлю та/або виконання робіт, графіками та додатками, узгодженими між DQS і Клієнтом, якщо інше прямо не погоджено в письмовій формі. або так, як це передбачено нормативними актами.

Даний Регламент аудитів та сертифікації набуває чинності з моменту публікації та залишається дійсним до випуску та публікації нової версії.

Поточна версія на англійській мові доступна за посиланням та надається за запитом будь-яким представництвом DQS. У разі виникнення розбіжностей між перекладеною версією та англійською версією документа, англійська версія має перевагу.

Якщо Сертифікат видається Клієнту, DQS надаватиме послуги з належною обережністю та вмінням та відповідно до Кодексів практики, чинних на той час відповідного Органу сертифікації DQS. Після початку надання Послуг Органом сертифікації DQS буде надано Клієнту копію таких Кодексів практики та будь-яких змін до них, які можуть видаватись час від часу.

1.2 Визначення термінів

• “Клієнт” – замовник або будь-яка організація/особа, яка здійснює запит або отримує будь-які послуги з аудиту або сертифікації від DQS, в тому числі представники, які діють від її імені.
• “DQS” – будь-який учасник міжнародної групи DQS Group, включаючи її дочірні компанії, афілійовані компанії та партнери або будь-які з їхніх агентів, які пропонують та/або надають Клієнтам послуги з аудиту та сертифікації від свого імені або від імені іншого органу сертифікації DQS.
• “Орган сертифікації DQS” означає будь-який суб’єкт DQS, який має акредитацію або дозвіл на видачу відповідних сертифікатів.
• “Кодекс практики” означає кодекси практики, видані Органом сертифікації DQS для відповідної програми сертифікації.
• “Орган акредитації” означає будь-яку організацію (державну чи приватну), що має повноваження призначати та контролювати органи сертифікації
• “Аудит” означає будь-яку систематичну діяльність DQS для отримання об'єктивних доказів та їх об'єктивної оцінки, для визначення ступеню дотримання визначених критеріїв; це також може називатися "оцінкою".
• “Аудитори” — оцінювачі, аудитори або експерти, призначені для процесу аудиту та сертифікації від імені DQS Group.

1.3 Послуги з аудиту та сертифікації

Аудит та сертифікація системи менеджменту незалежною третьою стороною, такою як DQS, надає клієнту цінну перевагу. Сертифікат DQS буде слугувати доказом відповідності і результативності системи менеджменту та її спроможності постійно задовольняти очікування клієнтів, а також регуляторні та законодавчі вимоги.

В ході аудиту кваліфіковані та досвідчені аудитори аналізують систему менеджменту та її процеси на предмет постійної відповідності та результативності в контексті зовнішнього середовища та ринкових умов, що постійно змінюються. Завдяки визначенню потенціалу для поліпшення аудитори посилюють спроможність організації постійно досягати встановлених цілей та виконувати поставлені завдання. Сертифікат DQS сприяє збільшенню довіри до клієнта та його системи менеджменту, яка була оцінена та сертифікована на відповідність визнаним стандартам та специфікаціям.

1.4 Договір та комерційні умови

Даний регламент аудиту та сертифікації DQS, а також, якщо доречно, заявка, комерційна пропозиція, її прийняття, кодекси практики, умови знаків сертифікації DQS та місцеві умови ведення бізнесу або комерційні умови становлять повну угоду (“Договір”) між Клієнтом та DQS щодо предмету цього Договору.

Місцеві умови ведення бізнесу або комерційні умови можуть включати положення про юридичне представництво, юрисдикцію, відповідальність, податки, умови оплати тощо, враховуючи вимоги місцевого законодавства. Договір також може бути складений окремими угодами між DQS і Клієнтом, які завжди містять цей Регламент аудиту та сертифікації DQS як його невід’ємну частину шляхом прямого включення або посилання.

Якщо не передбачено інше, жодні зміни до договору не є дійсними, якщо вони не оформлені в письмовій формі.

1.5 Договірні відносини з Органом сертифікації DQS

Кожного разу, коли представництво DQS надає послуги за уповноваженнями або акредитацією іншого Органу сертифікації DQS, воно діє як агент  від імені відповідного представництва. Пропозиція/комерційна пропозиція визначає відповідний Орган сертифікації DQS, а прийняття та підписання локального договору є юридично обов’язковим сертифікаційним договором між Клієнтом та Органом сертифікації DQS. Хоча агент уповноважений стягувати плату/фактуру з Клієнта за надання послуг та сертифікацію, відповідальність за сертифікаційну діяльність та оперативний контроль у рамках конкретної акредитації завжди покладається на Орган сертифікації DQS, який відповідає за його виконання та зберігає повноваження та рішення, що стосуються сертифікації, включаючи гарантування, відмову, підтримку сертифікації, розширення або скорочення сфери сертифікації, поновлення, призупинення або відновлення після призупинення або відкликання сертифікації.

2. Процес сертифікації

DQS оцінює систему менеджменту Клієнта або її частини з метою визначення її відповідності узгодженим та визнаним вимогам, які можуть міститись у міжнародних, національних або галузевих стандартах та специфікаціях. Відповідний процес сертифікації може включати один або більше кроків та зазвичай завершується наданням аудиторського звіту, в якому документуються результати аудиту. У випадку з сертифікаційними послугами відповідний Орган сертифікації DQS видає індивідуальний сертифікат, який засвідчує відповідність визначеним вимогам, якщо задоволення таких вимог було підтверджено доказами.

Якщо в ході аудиту було ідентифіковано невідповідності вимогам застосовного стандарту або специфікації, Клієнт повинен в узгоджені строки спланувати та впровадити коригувальні дії. Сертифікат може бути виданий виключно після демонстрації ефективного здійснення відповідних коригувальних дій. Сертифікат завжди містить сферу сертифікації та термін дій.

Більшість спостережень аудиту ґрунтуються на процесі вибірки, спрямованому на отримання достовірних свідчень результативного впровадження та відповідності системи менеджменту, процесу або продукту. Можуть існувати подальші бізнес аспекти, позитивні чи негативні, які не були переглянуті аудиторською групою. Лише організація відповідальна за дослідження та оцінку потенційного впливу та обсягу висновків, тим самим постійно забезпечуючи повне дотримання застосовних стандартів. У випадках недотримання DQS не несе відповідальності.

DQS є незалежним, нейтральним та об'єктивним у своїх аудитах та сертифікаціях. Аудити, як правило, виконуються на місці виконання операцій (on-site) Клієнта, але можуть частково проводитися, замінюватися або доповнюватися дистанційною аудиторською діяльністю (off-site). Тип, розмір та часовий графік процедури підлягають окремому узгодженню сторонами. DQS прагне мінімізувати будь-які порушення бізнес-процесу під час проведення аудиту на території Клієнта.

В загальному випадку процес сертифікації включає наступні кроки:

2.1    Процес розпочинається з визначення потреб та очікувань клієнта. DQS бажає познайомитись з клієнтською організацією, її системою менеджменту, об’ємом та видом діяльності. Разом обидві сторони визначають цілі аудиту або сертифікації, в тому числі застосовні стандарти та специфікації.

2.2    DQS надає детальну пропозицію послуг з аудиту та сертифікації, створену з урахуванням індивідуальних потреб клієнта на основі наданої первинної інформації. Усі очікувані результати, а також застосовні критерії аудиту та сертифікації будуть визначені у письмовому контракті.

2.3    Для первинного аналізу недоліків та дієвості може проводитись попередній аудит, в ході якого будуть визначені сильні сторони та можливості для поліпшення. Для більших проектів аудиту та сертифікації зустріч з планування проекту надає Клієнту цінну можливість зустрітися з головним аудитором і розробити індивідуальний план аудиту для всіх задіяних функцій і локацій. Обидві послуги є необов’язковими.

2.4    1-й етап аудиту: Безпосередньо процедура сертифікації розпочинається з аналізу та оцінки документації, цілей, результатів внутрішніх аудитів та аналізування системи менеджменту з боку керівництва. В ході цього процесу визначається ступінь впровадженості клієнтської системи менеджменту та її готовність до сертифікації. Аудитор пояснює будь-які спостереження та координує необхідні заходи для підготовки до 2-го етапу аудиту. 1-й етап аудиту, як правило, не застосовується для сертифікації процесів та продуктів.

2.5    2-й етап аудиту: Призначена група аудиту проводить оцінювання клієнтської системи менеджменту на місці здійснення виробництва або надання послуг. Застосовуючи визначений стандарт або специфікацію на системи менеджменту, аудиторська група оцінює результативність усіх функціональних зон, а також процесів системи менеджменту на основі спостереження, інтерв’ю, аналізу відповідних записів та інших технік аудиту. Результати аудиту, в тому числі рекомендації щодо сертифікації та  усі спостереження, представляються клієнту протягом заключної наради та включені в письмовий звіт. Якщо існує така потреба, узгоджуються необхідні плани заходів.

2.6    Оцінка системи: Функція сертифікації відповідного Органу сертифікації DQS оцінить процес аудиту та його результати та самостійно ухвалить рішення про видачу сертифіката на основі об’єктивних доказів. Будь-яка рекомендація, надана аудиторською групою та задокументована у звіті, не є обов’язковою для Органу сертифікації DQS, і рішення про видачу Сертифікату приймається на власний розсуд Органом сертифікації DQS. Клієнт отримує звіт про аудит, який документально підтверджує результати аудиту, і, коли всі відповідні вимоги будуть виконані, Клієнт також отримує сертифікат.

2.7    Наглядові аудити: Кожні пів року або, як мінімум, раз на рік проводиться аудит критичних компонентів системи менеджменту. Визначається потенціал для покращення з акцентом на постійне поліпшування та безперервну результативність. Для сертифікації продукції наглядовий аудит зазвичай замінюється щорічним ресертифікаційним аудитом.

2.8    Ресертифікація: Сертифікат на систему менеджменту залишається дійсним на обмежений період часу, що зазвичай складає три роки. Наприкінці цього циклу проводиться ресертифікаційний аудит для гарантування постійного задоволення усіх застосовних вимог. Новий сертифікат видається на основі оцінки безперервності задоволення вимог.

Для особливих галузевих стандартів або сертифікації процесу та продукції, описаний процес сертифікації може бути інакшим.

3. Права та обов’язки Клієнта

3.1 Підтримка системи менеджменту/відповідності процесів та продукції

Для того, щоб отримати та підтримувати сертифікат, Клієнт повинен впровадити та підтримувати документовану систему менеджменту, яка задовольнятиме вимоги обраного стандарту або специфікації. У разі сертифікації процесу/продукції Клієнт несе відповідальність за забезпечення постійної відповідності. Клієнт повинен забезпечувати докази відповідності та результативності оціненої системи менеджменту, процесів, або продукції, які завжди буть своєчасно доступні для аудиту призначеною аудиторською групою, Клієнт повинен виконувати будь-які необхідні дії для того, щоб гарантувати, що система менеджменту та/або продукція постійно підтримується відповідним і ефективним чином.

Клієнт інформується про будь-які зміни в програмі сертифікації або нові чи переглянуті вимоги, що впливають на Клієнта. Якщо сертифікація стосується поточного виробництва, Клієнт повинен забезпечити, щоб сертифікована продукція продовжувала відповідати вимогам до системи або продукції. DQS перевіряє виконання клієнтом змін та ініціює необхідні заходи в процесі сертифікації.

3.2 Доступ до інформації

Клієнт повинен гарантувати, що DQS завжди матиме доступ до необхідної інформації та об’єктів для виконання встановлених цілей аудиту. DQS може делегувати виконання всіх або частини послуг агенту або субпідряднику, а Клієнт уповноважує DQS розкривати всю інформацію, необхідну для такого виконання, агенту або субпідряднику. Клієнт доручає усім своїм призначеним представникам та співробітникам своєчасно надавати аудиторам точну та повну інформацію та об'єктивні докази вчасно щодо всіх процесів, які можуть бути важливими для аудиту. У межах сфери сертифікованих систем менеджменту, процесів та/або продукції усі записи, що стосуються скарг та їх коригувальних дій, повинні бути представлені DQS за запитом.

3.3 Сповіщення про зміни та особливі випадки

Клієнт зобов’язується негайно інформувати DQS про будь-які зміни, які можуть вплинути на сертифіковану систему менеджменту. Це стосується, зокрема, придбання/продажу усієї або частини компанії, будь-яких змін форми власності, істотних змін оперативної діяльності, фундаментальних змін у процесах, особливі випадки, як серйозна аварія або серйозне порушення нормативних/ правових зобов'язань, що вимагає залучення компетентного регулюючого органу, декларування банкротства чи випадків юридичного врегулювання заборгованостей. В будь-якому з таких випадків DQS консультується з Клієнтом і визначає можливі шляхи підтримання сертифікату.

Клієнт зобов'язаний негайно повідомити DQS у разі відкликання продукції. Окремі стандарти сертифікації та їх положення потребують різні часові рамки з точки зору дотримання строків. Такі специфікації можна знайти у відповідних стандартах та їх відповідних положеннях.

3.4 Незалежність аудиту

Клієнт зобов’язаний уникати будь-яких дій, що можуть вплинути на об’єктивність працівників та аудиторів DQS. Зокрема, це стосується пропозицій щодо консультування, працевлаштування, як на постійній, так і на контрактній основі, окремих домовленостей про виплати або будь-які інші фінансові винагороди.

3.5 Право на відхилення Аудитора

Перед затвердженням дати аудиту Клієнт має право переглянути та відхилити з відповідним обґрунтуванням аудитора(ів), призначеного DQS. У виправданих випадках, напр. у разі загрози неупередженості та, якщо це дозволяють відповідні правила акредитації, DQS призначає заміну відхиленому аудитору.

3.6. Конфіденційність та безпека інформації

Документи, які надаються Клієнту DQS, в тому числі Логотипи та знаки сертифікації DQS, захищені авторським правом. Клієнт має безперечно визнавати, що усі документи, які DQS надає або робить доступними для оцінювання, залишаються власністю DQS і можуть використовуватись лише для внутрішніх потреб Клієнта та не повинні надаватись в доступ третім сторонам чи використовуватись для інших цілей, ніж викладені у цьому документі або узгоджені письмово. Клієнт зобов’язується підтримувати сувору конфіденційність по відношенню до будь-якої інформації, розкритої в рамках угоди, а також будь-яких знань про питання, що стосуються DQS, його працівників та аудиторів. Це зобов’язання залишається дійсним після скасування контракту. Клієнт в рівній мірі приймає це зобов’язання від імені будь-яких своїх довірених осіб. Розповсюдження звіту про аудит дозволяється виключно у повній формі. Надання витягів зі звіту забороняється.

3.7 Право на використання Сертифікату та Логотипів

Володіючи дійсним сертифікатом DQS, Клієнт має право використовувати його та відповідні сертифікаційні знаки, а в деяких випадках і знаки акредитації в рекламних цілях відповідно до відповідних правил, опублікованих на веб-сайті DQS.

Авторизоване користування захищених авторським правом DQS Certified Management System Mark®, UL Registered Firm Mark® та інших сертифікаційних та акредитаційних знаків сприяє збільшенню довіри замовників до сертифікованої системи менеджменту Клієнта, з чого витікає посилення впевненості у надійності та продуктивності Клієнта. Такі знаки часто використовуються на канцелярському приладді, у брошурах, в інтернеті, на виставках, на автомобілях або у рекламі та безпосередньо пов'язані з сертифікованою організацією та її системою менеджменту. Використання сертифікатів та знаків обмежується сферою та строком дії сертифікату. Знаки не повинні наноситися на вироби, а також на упаковку продукту, а також використовуватися будь-яким іншим способом, який може тлумачитись як такий, що позначає відповідність продукції.

3.8 Скарги

Для кожного клієнта DQS послуги надаються в узгодженій сфері та таким чином, щоб задовольнити усі суттєві очікування та вимоги. У випадку незадоволення Клієнт має право подати скаргу на відповідне представництво DQS. DQS здійснить запит на інформацію для подальшого аналізу та вжиття необхідних заходів для поліпшення.

3.9 Апеляції

Якщо клієнт не погоджується з конкретним рішенням про сертифікацію, він може подати письмове звернення та вимагати перегляду рішення. Окремий неупереджений технічний експерт відповідного Органу сертифікації DQS, який не бере участі у проведенні аудиту та первинному рішенні, приймає остаточне рішення щодо апеляції. Керівництво Органу сертифікації DQS завжди інформується про статус під час процесу оскарження.

4. Права та обов’язки DQS

4.1 Аудит систем менеджменту

DQS підтверджує відповідність та результативність сертифікованої системи менеджменту Клієнта, процесів або продуктів, завдяки здійсненню регулярних аудитів (зазвичай кожних пів року або щорічно). Для цілей таких аудитів DQS має право отримувати доступ до об’єктів Клієнта в рамках запланованих візитів під час аудиту, спостерігати за діяльністю, вивчати процеси, продукцію та послуги, опитувати працівників та представників, переглядати документацію та відповідні записи та збирати інформацію за допомогою інших технік аудиту. Якщо DQS отримує інформацію від третіх сторін, яка ставить під сумнів відповідність або результативність системи менеджменту, що була сертифікована DQS, орган сертифікації має право провести додатковий позаплановий аудит після консультації з клієнтом. У законодавчо регульованих сферах DQS має право проводити додаткові неоголошені аудити при відповідному обґрунтуванні.

4.2 Акредитація та уповноваження

Органи сертифікації DQS уповноважені на випуск аудиторських звітів та сертифікатів відповідності різноманітним стандартам та специфікаціям багатьма акредитаційними органами та іншими урядовими та неурядовими органами, власниками програм. Це передбачає зобов’язання дозволяти працівникам або довіреним особам таких органів брати участь в аудитах. У відповідності із застосовними акредитаційними правилами та регламентами уповноваження DQS дозволяє цим особам отримувати доступ як до своєї документації, так і до клієнтських даних, які покриваються умовами конфіденційності, що викладені у даному документі. В додаток до цього клієнтські дані та результати аудитів можуть передаватись в такі органи, якщо це прямо вимагається конкретним стандартом або специфікацією. Приймаючи цей Регламент аудитів та сертифікації, Клієнт погоджується з відповідними вимогами щодо акредитації та авторизації в їх поточній версії (наприклад, ISO / IEC 17021-1 або ISO / IEC 17065), включаючи все вищесказане.

Органи з сертифікації DQS мають право делегувати надання всіх або частини Послуг, за винятком будь-яких рішень щодо сертифікації, іншим офісам DQS, агенту або субпідряднику. Щоразу, коли сертифікати видаються Органом сертифікації DQS, відмінним від локального партнера DQS Клієнта, усі відповідні права та обов’язки в цьому документі однаково застосовуються до Органу сертифікації DQS та локального постачальника послуг.

4.3 Призначення аудиторів

Призначення компетентних аудиторів є винятковою відповідальністю DQS. DQS зобов’язується використовувати виключно тих аудиторів, які були кваліфіковані для виконання відповідних завдань на основі їхньої технічної компетентності, досвіду та особистих якостей. Аудитори повинні бути уповноваженими згідно відповідного стандарту або специфікації та володіти необхідним досвідом в сфері діяльності Клієнта, а також в сфері менеджменту та аудитів. В більшості випадків для виконання конкретного аудиту або сертифікації DQS призначає групу аудиту, що може складатися з двох або більше аудиторів. На запит Клієнта DQS надає коротке резюме обраних аудиторів.

У випадках, коли в ході аудиту аудитор втрачає здатність продовжувати роботу, DQS докладе всіх зусиль, щоб забезпечити відповідну заміну аудитору у найкоротші строки.

4.4 Планування аудитів

DQS має право та обов’язки встановлювати графік аудитів системи менеджменту Клієнта. Планування аудитів повинно здійснюватися, виходячи із зручності для обох сторін, а також задовольняючи часові рамки застосовних регламентів. Дати аудитів повинні узгоджуватись письмово. Після затвердження ці дати аудитів стають обов’язковими. Індивідуальні угоди щодо аудитів можуть містити положення про компенсації за відміну або відстрочку підтверджених аудитів.

Залежно від стандарту сертифікація може також включати неоголошені аудити, які можуть бути як повністю неоголошеними, так і оголошеними з попередженням. Якщо неоголошений аудит не може бути здійснений з причин, за які клієнт несе відповідальність (відмова у в'їзді), DQS може стягнути фактично понесені витрати, пов’язані з підготовкою до неоголошеного аудиту. Об’єкт, який підлягає сертифікації, повинен вжити необхідних заходів, щоб забезпечити доступ аудитору у разі неоголошеного аудиту.

4.5 Видача звітів сертифікатів

DQS випускає аудиторські звіти та сертифікат DQS (далі — "Сертифікат”) та доставляє його Клієнту за умови задоволення Клієнтом усіх сертифікаційних вимог та контрактних обов’язків. Рішення про сертифікацію є виключною відповідальністю Органу сертифікації DQS на основі рекомендацій аудиторів щодо випуску та всіх результатів аудиту, зафіксованих або зазначених у звіті про аудит. Будь-яка рекомендація щодо рішення, наведена у звіті, не є обов’язковою для Органу сертифікації DQS. Звіт і сертифікати залишаються у власності DQS; DQS надає клієнту право використовувати їх відповідно до цього Регламенту. Сертифікати DQS дійсні протягом обмеженого періоду часу, як правило, максимум три роки, починаючи з дати видачі.

4.6 Конфіденційність та захист даних

DQS зобов’язується захищати конфіденційність усієї приватної інформації та персональних даних (наприклад, відповідно до статті 4 GDPR та інших застосовних вимог законодавства) Клієнта і його працівників, що не знаходиться у відкритому доступі та надається DQS в контексті його діяльності на об’єктах Клієнта, незалежно від того, стосується ця інформація внутрішніх питань Клієнта, або його ділових відносин. Це також стосується усних та письмових результатів аудиту. DQS розкриває конфіденційну інформацію третім сторонам лише з письмової згоди Клієнта, якщо іншого точно не вимагається цим Регламентом аудитів та сертифікації. Ці зобов'язання також застосовуються після розірвання договору. У деяких галузевих схемах сертифікації частина аудиту та дані клієнтів обов’язково обробляються в додатках, наданих власником схеми (наприклад, автомобільна, аерокосмічна, харчова схеми); клієнт повинен надати згоду на це. Якщо інше не вимагається відповідним органом з акредитації або законом, DQS зберігає у своєму архіві записи, пов’язані з аудитом та сертифікацією, протягом мінімум двох циклів сертифікації (зазвичай шести років). Повністю враховано відповідні національні або міжнародні правові вимоги (наприклад, GDPR). Після закінчення мінімального періоду архівування DQS зберігає або розпоряджається матеріалами на свій розсуд, якщо інше не вказується Клієнтом; плата за виконання таких інструкцій виставлятиметься Клієнту.

4.7 Публікації

DQS має право підтримувати та публікувати реєстр усіх Клієнтів, що володіють сертифікатом DQS. Такі публікації містять назву та адресу сертифікованої організації, а також сферу застосування та посилання на стандарт/специфікацію та статус сертифікації. Клієнт цим погоджується на публікацію такої інформації за цим Договором, а також на публікацію тих самих даних в обов'язкових національних та міжнародних базах даних, якими керують державні органи влади, органи з акредитації або власники програм Крім того, в процесі обробки замовлення дані клієнта зберігаються та обробляються у зовнішніх базах даних власників схеми. Клієнт погоджується з прийняттям пропозиції про те, що дані клієнта можуть зберігатися, бути доступними для перегляду третіми сторонами у відповідних базах даних.

4.8 Електронні комунікації

Незалежно від викладеного вище, Клієнт уповноважує DQS передавати незашифровану конфіденційну інформацію та іншу інформацію через мережу інтернет або публічні мережі на електронну пошту або в інші пункти призначення, забезпечені Клієнтом. Клієнт визнає, що DQS не може гарантувати приватність та конфіденційність таких каналів зв’язку. Клієнт погоджується, що передача конфіденційної інформації, яку DQS здійснює через інтернет або інші публічні мережі, не являється порушенням будь-яких умов конфіденційності, викладених у даному Регламенті аудитів та сертифікації, та що DQS не несе відповідальність за будь-які негативні наслідки використання таких каналів зв’язку, за умови, що DQS поводиться з такою конфіденційною інформацією з такою самою обережністю, як і з власною приватною інформацією.

Якщо Клієнт розміщує посилання на веб-сторінку DQS, він погоджується, що: (i) інформація, яка міститься на веб-сторінці DQS, належить DQS; (ii) посилання повинно направляти користувачів безпосередньо на веб-сайт DQS без накладання будь-яких рамок, спливаючих вікон або контенту від третіх сторін; та (iii) сайт, на якому розміщено посилання, не повинен містити або створювати враження про схвалення DQS продукції або послуг Клієнта.

5. Сертифікати та знаки

5.1 Видача сертифікатів та використання знаків

Якщо Клієнт в ході аудиту демонструє задоволення усіх застосовних вимог, Орган сертифікації DQS випускає сертифікати, що підтверджують відповідність системи менеджменту Клієнта обраним національним та міжнародним стандартам, а також визнаним галузевим вимогам та іншим специфічним для конкретного клієнта вимогам. Клієнт має право використовувати сертифікат та пов’язані сертифікаційні знаки для підвищення рівня довіри серед своїх партнерів.

Для гарантування безперервної відповідності системи менеджменту після видачі сертифікату встановлюється програма планових наглядів. Проведення та підтримання сертифікації можливе лише за умови постійного задоволення Клієнтом положень відповідної угоди про аудит та сертифікацію.

Клієнт погоджується співпрацювати з DQS при розслідуванні випадків отримання інформації про невідповідність системи менеджменту, процесів, продукції або послуг Клієнта регуляторним, законодавчим, сертифікаційним або іншим застосовним вимогам. Серед іншого це включає надання в DQS інформації, зібраної Клієнтом про ідентифіковану невідповідність, а також виконання та звітування про будь-які необхідні коригувальні дій.

Клієнт погоджується, що послуги з нагляду, такі як наглядові аудити та будь-які спеціальні аудити DQS призначені, щоб слугувати виключно для перевірки засобів, які застосовуються Клієнтом при визначені відповідності його системи менеджменту сертифікаційним вимогам, та що Клієнт ні в якій мірі не звільняється від відповідальності за свою систему менеджменту, процеси, продукцію та послуги в рамках сфери сертифікації.

Сертифікати та сертифікаційні знаки не можуть передаватись правонаступникам або іншим організаціям. Після завершення терміну дії, призупинення, вилучення або анулювання сертифікату Клієнт повинен припинити використання сертифікату у рекламних та будь-яких інших цілях. Клієнт погоджується повернути будь-які фізично видані сертифікати після відкликання або анулювання; право утримання спеціально виключається.

5.2 Невидача сертифікату

Орган сертифікації DQS може видавати сертифікати лише якщо в результаті проведення аудиту (первинного/ресертифікаційного) були повністю задоволені усі вимоги обраних стандартів або специфікацій та положення укладених договорів. У випадку незадоволення вимог, аудитор документує недоліки у звіт про невідповідність або будь-яким іншим чином визначає умови, які мають бути виконані для видачі сертифікату.

Перед видачою сертифікату DQS усі невідповідності та недоліки мають бути усунуті. В разі необхідності DQS здійснює повторний аудит у скороченому обсязі або повністю. Якщо невідповідності не були ліквідовані або передумови для видачі сертифікату не були задоволені навіть після аудиту усунення невідповідностей чи спеціального аудиту, процедура сертифікації завершується видачою звіту без сертифікату.

5.3 Призупинення, вилучення або анулювання сертифікату

5.3.1 Призупинення

Орган сертифікації DQS зберігає право тимчасово призупиняти сертифікат, якщо Клієнт порушує сертифікаційні, контрактні або фінансові відносини по відношенню до DQS, що включає, серед іншого:

• Неспроможність продемонструвати ефективне впровадження коригувальних дій в обумовлені строки;
• Недотримання запропонованого DQS графіку планових аудитів для підтвердження дії сертифікату, тобто порушення рамок передбаченої частоти аудитів;
• Неспроможність своєчасно проінформувати DQS про планові зміни в системі менеджменту або інші зміни або особливі випадки (див. п. 3.3), які в свою чергу можуть вплинути на відповідність системи вимогам стандарту або специфікації, що формує базис для аудиту;
• Переміщення сертифікованої структурної одиниці/установи без попереднього повідомлення DQS;
• Неналежне або неправомірне використання DQS сертифікатів або сертифікаційних знаків;
• Несвоєчасне здійснення платежів за аудиторські та сертифікаційні послуги щонайменше після одного письмового нагадування про прострочення.

Орган сертифікації DQS також має право призупинити дію сертифіката, якщо про значні порушення правил акредитації стане відомо після прийняття рішення про сертифікацію а також у випадках форс-мажорних обставин (див. 6.6).

DQS сповіщає Клієнта про можливе призупинення сертифікату у письмовому вигляді. Якщо причини для призупинення не ліквідуються в двотижневий строк з дати сповіщення, DQS призупиняє сертифікат Клієнта та у письмовому вигляді інформує про причини призупинення, а також коригувальні дії, що необхідні для поновлення дії сертифікату.

Тривалість призупинення сертифікату обмежена (зазвичай максимум 90 днів). Якщо в узгоджені строки було продемонстровано результативне впровадження необхідних заходів, призупинення скасовується. Якщо обов’язкові заходи не були здійснені в узгоджених часових рамках, Орган сертифікації DQS може здійснити вилучення сертифікату, як описано нижче.

5.3.2 Вилучення

Орган сертифікації DQS зберігає право вилучати сертифікати або декларувати їх недійсними із письмовим сповіщенням Клієнта, якщо:

• Період призупинення сертифікату було перевищено;
• Відповідність системи менеджменту вимогам стандарту або специфікації, на якому вона базується, не була продемонстрована, або Клієнт не бажає або неспроможний ліквідувати невідповідності;
• Клієнт продовжує використовувати сертифікаційний статус після призупинення сертифікату;
• Клієнт використовує сертифікаційний статус таким чином, що підриває репутацію Органу сертифікації DQS або DQS;
• Передумови, що призвели до видачі сертифікату, більше не виконуються;
• Клієнт примусово або добровільно ініціює процедуру банкрутства;
• Клієнт розриває контрактні відносини з DQS.

5.3.3 Анулювання

Орган сертифікації DQS зберігає право анулювати сертифікат або декларувати його недійсним заднім числом, якщо:

• В подальшому виявляється, що передумови для видачі сертифікату насправді не були задоволені;
• Клієнт скомпрометував процедуру сертифікації таким чином, що об’єктивність, нейтральність або незалежність результатів аудиту, виходячи із розсуду DQS, знаходяться під питанням.

6. Різне  

6.1 Відсутність партнерства чи агентства

Сторони визнають, що DQS надає Послуги Клієнту як незалежний підрядник і що договір не створює жодних партнерських, агентських, трудових або довірчих відносин між DQS і Клієнтом.

Клієнт визнає, що DQS не займає місце Клієнта або будь-якої третьої сторони, не звільняє їх від будь-яких їхніх зобов'язань, не бере на себе, скорочує, скасовує або зобов'язується виконувати будь-які обов'язки Клієнта перед будь-якою третьою стороною або будь-якою третьою стороною щодо Клієнту.

6.2 Обмеження відповідальності та відшкодування

DQS проявляє вміння, належну обережність і старанність у виконанні послуг, як це можна обґрунтовано очікувати від авторитетного постачальника подібних послуг, і несе відповідальність за збитки лише у випадках доведеної недбалості.

Ніщо в цьому Регламенті не виключає і не обмежує відповідальність DQS перед Клієнтом за смерть або тілесні ушкодження, або за шахрайство, або будь-яку іншу справу, що виникла в результаті недбалості DQS, за яку було б незаконним виключати або обмежувати її відповідальність.

Якщо не домовлено про інше, загальна відповідальність DQS перед Клієнтом щодо будь-якої претензії щодо втрати, пошкодження або витрат будь-якого характеру обмежується, стосовно будь-якої однієї події або серії пов’язаних подій, сумою, що дорівнює подвійній сумі комісії, сплаченою DQS за контрактом.

DQS не несе відповідальність щодо претензій за втрату, пошкодження або витрати, якщо арбітражний розгляд не буде розпочато протягом одного року з дати надання DQS послуги, яка спричинила претензію, або у випадку будь-якого ймовірного невиконання протягом одного року з дати, коли така послуга мала бути завершена.

6.3 Без призначення

Якщо сторонами прямо не врегульовано інше або не погоджено в письмовій формі, договір є особистим для сторін, і жодна зі сторін не може призначати, передавати, стягувати, закладати, укладати субпідряд або будь-яким іншим чином мати будь-які або всі свої права та обов’язки за договором. Кожна сторона підтверджує, що діє від свого імені, а не на користь будь-якої іншої особи.

Незважаючи на вищезазначене, DQS може призначити, передати або укласти в субпідряд будь-які або всі свої права та зобов’язання за контрактом афілійованій компанії та партнерам DQS або будь-якому з їхніх агентів.

6.4 Кодекс етики та політика протидії хабарництву та корупції

DQS веде свою діяльність у суворій відповідності з принципами, викладеними в її Кодексі етики, який також містить Політику боротьби з хабарництвом і корупцією. Кодекс етики DQS можна знайти на веб-сайті DQS.

Співробітникам, агентам та іншим представникам DQS забороняється давати або отримувати гроші чи подарунки, які можуть бути розцінені як хабарі, або укладати домовленості, які розцінюються як корупційні дії. DQS зберігає чинність протягом усього терміну дії Контракту, політику та процедури та буде застосовувати їх у відповідних випадках, щоб забезпечити відповідність вищезгаданим.

6.5 Часткова недійсність

Якщо одне або кілька положень цього Регламенту визнаються незаконними або невиконаними в будь-якому відношенні, це жодним чином не вплине на дійсність, законність та придатність до виконання інших положень.

6.6 Форс-мажор

Ні DQS, ні Клієнт не будуть порушувати цей Регламент, а також не нести відповідальності за будь-який збій або затримку у виконанні цієї Угоди, якщо причина такого збою або затримки пов'язана з подіями, які знаходяться поза розумним контролем постраждалої сторони, включаючи, але не обмежуючись війною, збройним конфліктом, терористичним нападом, громадянською війною, заворушенням, токсичними небезпеками, пандеміями, епідеміями, стихійними лихами, екстремальною погодою, пожежами, вибухами, збоєм комунальних служб, страйками, поломками інфраструктури, затримками транспорту або будь-якими громадськими обмеженнями після будь-якого з наведених вище інцидентів або будь-яких інших форс-мажорних обставин.

У разі настання форс-мажорних обставин потерпіла сторона повинна негайно повідомити іншу сторону про

подробиці ситуації та передбачувану тривалість. Будь-яка зі сторін має право розірвати Договір негайно, якщо форс-мажорні обставини триватимуть більше ніж дев’яносто (90) днів.

Правила аудиту та сертифікації DQS від 15 березня 2024 року