As auditorias remotas tornaram-se uma parte integrante da digitalização e do trabalho ágil. O que se pretende é a capacidade distinta das equipas virtuais e dos colaboradores que trabalham a partir de casa para serem produtivos a um nível elevado - também na auditoria de sistemas e processos de gestão. Particularmente em vista da pandemia de Corona, a gestão da empresa e os executivos estão cada vez mais a ser avaliados pela "excelência remota" como um factor crítico de sucesso que irá determinar o futuro. E em seu planeamento e execução, as auditorias de certificação também devem ser de alto desempenho, independentemente de serem realizadas no local ou remotamente como "auditorias á distância". E ainda assim, uma auditoria remota como essa exige habilidades adicionais e um grau de excelência adicional por parte de todos os envolvidos.
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Auditorias remotas: O que a ISO 19011 tem a dizer
Apesar de as auditorias remotas já terem sido consideradas como um "método alternativo de auditoria" na ISO 19011:2011, isto não foi explicado mais detalhadamente. A revisão de 2018 trouxe então mais ímpeto ao assunto com o reconhecimento muito mais preciso deste método de auditoria. Até agora, a directriz já não podia ignorar as possibilidades de aumento da digitalização.
"Auditorias remotas: responder à digitalização - mas também aos tempos de crise".
E como se os autores da ISO 19011:2018 tivessem suspeitado, a pandemia de Covid 19 trouxe consigo um vasto campo de aplicações para auditorias remotas. Em tempos de crise, quando as auditorias no local não podem ser realizadas na medida do necessário, a auditoria remota vem a calhar - embora de forma limitada.
Auditorias remotas: Pré-requisitos:
Toda uma série de pré-requisitos deve ser cumprida antes que auditorias remotas possam ser usadas como método de auditoria de acompanhamento. Estes pré-requisitos incluem a complexidade dos processos da empresa. O auditor também deve estar familiarizado com o sistema de gestão e já ter estado no local antes, por exemplo.
Outros requisitos essenciais que devem ser cumpridos são:
- A qualidade da tecnologia de comunicação deve satisfazer os requisitos muito elevados de uma auditoria remota
- Nenhuma certificação inicial pode ser auditada remotamente. Acima de tudo, isto significa que o sistema de gestão não deve estar numa fase inicial.
- Não podem ter ocorrido não-conformidades significativas no local em questão durante a auditoria anterior.
- O sistema de gestão deve ser organizado de tal forma que todos os dados, provas e especificações possam ser encontrados imediatamente e sejam fáceis de visualizar
- Os riscos que podem comprometer a auditoria devem ser excluídos.
"Cumprindo os requisitos de auditoria remota: Não é uma questão de curso, mas um sinal de excelência."
O cumprimento destes requisitos, especialmente no total, não é uma questão natural. Ao contrário, é um sinal de sistemas de gestão maduros e excelentes e de organizações que estabelecem altos padrões para lidar com auditorias.
Os auditores externos também têm um papel fundamental a desempenhar: Eles devem ter uma comunicação forte, bem acima da média e habilidades organizacionais para dirigir e gerir a auditoria à distância.
O método deve ser aceite por todos os envolvidos.
E há outro pré-requisito importante. Aplica-se à atitude de todos os envolvidos em relação a este método de auditoria e à sua vontade de se envolverem com ele. A confiança e aceitação dentro da organização auditada são, portanto, pontos centrais para o sucesso do planeamento de auditoria, do programa de auditoria para execução e do acompanhamento da auditoria remota.
Como o auditor não está no local, as habilidades técnicas e de comunicação - "soft skills" indispensáveis - tornam-se ainda mais importantes.
Se você quiser ter uma implementação de auditorias remotas, se você quiser usar esta tecnologia, então você tem que ter a aceitação para ela na empresa.
Auditorias remotas: Método de auditoria ou tipo de auditoria?
As auditorias remotas são um método de auditoria, não um tipo de auditoria separado. Os autores da ISO 19011 não elevam as auditorias remotas ao nível de uma alternativa às auditorias no local. Ao invés disso, eles oferecem-se para incorporar "remotas" como um dos vários métodos "adequadamente equilibrados" no planeamento de auditorias.
Os requisitos do capítulo 5.5.3 da ISO 19011 são sobre a selecção e determinação de métodos de auditoria: "A fim de realizar a auditoria de forma eficaz e eficiente, a(s) pessoa(s) que controla(m) o programa de auditoria deve(m) seleccionar e determinar os métodos para a auditoria, dependendo dos objectivos de auditoria definidos, do âmbito de auditoria definido e dos critérios de auditoria definidos".
Auditoria remota: Estrutura formal de acordo com o IAF
Além da ISO 19011, o documento MD 4 do International Accreditation Forum (IAF) também desempenha um papel e é usado para obter uma imagem clara da estrutura formal para auditorias remotas. Aqui estão três exemplos de pré-requisitos para auditorias remotas usando "Tecnologia da Informação e Comunicação (ITC)":
- A segurança e a confidencialidade das informações transmitidas por via electrónica devem ser asseguradas (4.1.1). Nota: O auditado determina o nível dos requisitos de segurança.
- A utilização das ITC deve estar de acordo entre o auditado e o auditor (4.1.2). Cuidado: Isto requer uma "relação" estabelecida.
- Certifique-se previamente de que o cliente e o auditor possuem a infra-estrutura electrónica necessária para utilizar as ITC (4.2.2). Nota: "Assegurar" inclui experimentar a infra-estrutura e planear alternativas, se necessário!
Tais técnicas de auditoria assistida por computador (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) podem incluir, por exemplo, o seguinte:
- Realização de chamadas em conferência
- Reuniões na Internet
- Comunicações interactivas baseadas na web
- Acesso electrónico remoto à documentação do sistema de gestão e/ou processos do sistema de gestão".
"Auditoria remota": Pesquisa DQS sobre aceitação de auditorias remotas".
Auditorias remotas com DQS
Com a transformação digital e a pandemia de Corona, as auditorias remotas ganharam um lugar firme entre os métodos de auditoria. Do ponto de vista dos organismos de acreditação, as condições formais de enquadramento estão criadas. Os pré-requisitos em termos de tecnologia e competências estão também claramente delineados. As possibilidades oferecidas pelas auditorias remotas podem, portanto, ser exploradas ao máximo. No entanto, a sua utilização deve ser sempre cuidadosamente considerada. Nem todas as situações podem ser adequadamente avaliadas remotamente. Portanto, a DQS irá rever previamente a respectiva situação na sua empresa e os riscos associados à implementação consigo.
Simplesmente a potenciar a Qualidade
Desde a sua fundação em 1985 como a primeira entidade certificadora alemã de sistemas de gestão, a DQS tem estado comprometida com o sucesso sustentável dos seus clientes. Com auditorias que agregam valor e conceitos orientados para o cliente, acompanhamos as organizações até a excelência empresarial.
Além da avaliação de acordo com normas de sistemas de gestão individuais, a auditoria combinada e simultânea de sistemas de gestão totalmente integrados oferece-lhe inúmeras oportunidades. A avaliação interdisciplinar permite a exploração de sinergias e, ao mesmo tempo, a identificação de interacções e contradições entre os diferentes tópicos.
Em conexão com a ISO 19011, também oferecemos auditorias de segunda parte como um serviço para áreas temáticas seleccionadas, por exemplo, como auditorias de fornecedores.
A fim de aumentar os benefícios para os nossos clientes, concentramo-nos em múltiplas qualificações na selecção e formação contínua dos nossos auditores: Os auditores DQS cobrem, em média, pelo menos três normas. Aceite a nossa palavra. Estamos ansiosos para falar consigo.
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Autor
Julian König
Chefe de Gestão e Acreditação de Produtos na DQS e também especialista na ISO 50001, Julian König é responsável pelo suporte e desenvolvimento de produtos em conformidade com a acreditação para os produtos em foco da DQS. O agrupamento de know-how na sua equipa cria uma forte conexão com as necessidades do mercado. Com a sua experiência em normas, este é também um autor e moderador procurado.
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