FDA 483: Poboljšanje sistema upravljanja kvalitetom korištenjem FDA inspekcijskih zapažanja

SADRŽAJ

• Uloga sistema kvaliteta u sigurnosti medicinskih uređaja
• QMS okvir: ISO 13485 i novi QMSR
• Razlike između QSR i QMSR
• Inspekcije i auditi u QMS okolini
• Ograničenja ISO 13485:2016 akreditacije – i njene strateške prednosti
• Priprema audita i očekivanja
• Korištenje FDA 483 zapažanja kao alat za učenje
• Identificirani uobičajeni nedostaci sistema
• Primjena ISO 13485:2016 klauzula 4.1.2(b)
• Benefiti sistema kvaliteta na bazi rizika
• Finalna razmatranja

Uloga sistema kvaliteta u sigurnosti medicinskih uređaja

Korisnici medicinskih uređaja vjeruju da je proizvod na koji se oslanjaju i siguran i efikasan za svoju namjenu. Međutim, čak i nakon uvođenja kontrola rizika, upotreba medicinskog uređaja uključuje inherentni stepen rizika koji proizvođač uređaja definiše i kontroliše.

Dio kontrola rizika koje je usvojio proizvođač je implementacija sistema upravljanja kvalitetom (QMS) kako bi se osiguralo da njihove aktivnosti ostanu dosljedne i efikasne u proizvodnji medicinskih uređaja prema potrebnim specifikacijama. 

U ovom članku istražujemo kako proizvođači medicinskih uređaja mogu iskoristiti FDA 483 zapažanja, koja se obično izdaju nakon inspekcija, kako bi poboljšali svoj QMS i unaprijedili sigurnost medicinskih uređaja, između ostalih vrijednih uvida za poboljšanje poslovne efikasnosti.

QMS okvir: ISO 13485 i novi QMSR

Najčešći QMS koji koriste proizvođači medicinskih uređaja je ISO 13485:2016, jer je međunarodno prihvaćen. Američki proizvođači su se historijski pridržavali Regulative o sistemu kvaliteta 21 CFR 820 (QSR), koja dijeli određenu strukturu sa ISO 13485:2016.

Međutim, dolazi velika promjena.

Počevši od 6. februara 2026. godine, Regulativa o sistemu upravljanja kvalitetom (QMSR) stupit će na snagu u SAD-u, zvanično zamjenjujući QSR. QMSR formalizira svoje usklađivanje sa ISO 13485:2016 uključivanjem standarda putem reference.

Ova promjena predstavlja značajan korak ka globalnoj harmonizaciji i zahtijeva da se proizvođači koji plasiraju svoje proizvode na američko tržište prilagode.

Razlike izmeđi QSR i QMSR

Uključivanje standarda ISO 13485:2016 putem reference u QMSR jača zahtjeve QMS-a za proizvođače medicinskih uređaja, uključujući zahtjev za sveobuhvatnijim pristupom upravljanju rizicima, strožijim zahtjevima za kontrolu dobavljača i pojačanim fokusom na posttržišni nadzor. Osim toga, važno je zapamtiti da, iako su mnoge poznate QSR klauzule (npr. 21 CFR 820.30 o kontroli dizajna) zamijenjene klauzulama ISO 13485:2016, neke klauzule jedinstvene za QSR zadržane su u QMSR-u i prenumerisane.

Na primjer:

• 21 CFR 820.198 (Zapisi o žalbama) - sada 21 CFR 820.35(a)
• 21 CFR 820.200 (Servisiranje) - sada 21 CFR 820.35(b)

Prenoseći određena očekivanja FDA izvan ISO 13845, QMSR ide dalje od zahtjeva ISO 13485:2016.

Inspekcije i auditi u QMS okolini

Sistem upravljanja kvalitetom mora održavati svoju efikasnost, a to se dijelom procjenjuje putem eksternih nezavisnih audita ili inspekcija koje provode:

• Notificirano tijelo (NB) za tržišta Evropskog ekonomskog prostora (EEA)
• Akreditirano certifikacijsko tijelo (ACB) za ISO certifikaciju
• FDA za proizvode namijenjene SAD-u.

Inspekcijska ovlaštenja FDA-e ostaju nepromijenjena uvođenjem QMSR-a, dok su se njihova očekivanja promijenila. Za razliku od notificiranih tijela, FDA će vjerovatno nastaviti objavljivati ​​svoje podatke o inspekcijskim zapažanjima (FDA 483s)¹ za sva programska područja koja pokriva, uključujući:

• 21 CFR 801 (Označavanje)
• 803 (Izvještavanje o medicinskim uređajima)
• 806 (Izvještavanje o ispravkama i uklanjanjima)
• 809 (IVD)
• 812 (IDE)
• 821 (Zahtjevi za praćenje medicinskih uređaja)
• 820 (QSR/QMSR)

Ograničenja ISO 13485:2016 akreditacije – i njene strateške prednosti

Iako certifikacija prema ISO 13485:2016 sama po sebi ne osigurava potpunu usklađenost s novim QMSR-om FDA-e, ona ostaje snažna osnova i dobra polazna tačka. Usklađena je s osnovnim principima kvalitete QMSR-a i pomaže u pojednostavljenju tranzicije.

Organizacije certificirane prema ISO 13485 imaju koristi od:

• Utvrđenog sistema koje je auditirala treća strana
• Razmišljanja i procesa zasnovanih na riziku
• Poboljšana spremnosti za audit
• Blagovremenijeg puta ka usklađenosti sa QMSR-om.

Proizvođači koji koriste Program jednog audita medicinskih uređaja (MDSAP) su posebno dobro pozicionirani: MDSAP se zasniva na ISO 13485:2016 i uključuje dodatne elemente QSR-a koji nedostaju u ISO 13485:2016. Smjernice za MDSAP audit su stoga koristan alat za sve proizvođače koji plasiraju proizvod na tržište SAD-a.²

Neusklađenosti – bilo da su primljene kroz FDA 483 ili certifikacijski audit – mogu biti skupe, uključujući interne troškove rada, eksterne naknade, potencijalno novu opremu, povlačenje proizvoda ili odgođene projekte. Proaktivno jačanje QMS-a je stoga isplativa investicija.

Priprema audita i očekivanja

Opsezi audita i inspekcije su uglavnom unaprijed poznati:

• Inspekcije FDA-a vođene su Tehnikom inspekcije sistema kvaliteta (QSIT)³.
• NB/ACB auditi slijede planirani plan nadzora do sljedećeg audita za recertifikaciju. Ovi planovi se redovno ažuriraju kako bi se uzele u obzir promjene i naznačila područja koja će auditor pregledati prilikom svoje sljedeće posjete.
• Agenda MDSAP-a dostupna je online.

Izuzeci uključuju „audite s razlogom” i nenajavljene audite:

• Auditi s razlogom: Pokrenuti određenim problemom i fokusirani na povezane dokumente, zapise i procese. Ovi auditi mogu biti provedeni uz kratku najavu.
• Nenajavljeni auditi: Potrebni za EU MDR i moraju se provoditi najmanje jednom svake tri godine, s fokusom na proizvod i proizvodne procese. Međutim, izuzetno se koriste i u šemama certifikacije MDSAP i ISO 13485.

Priprema je ključna: razumijevanje vlastitog QMS-a kroz interne i eksterne perspektive omogućava proizvođačima da poboljšaju svoju sposobnost pripreme za ove događaje i uspješnog snalaženja u njima kada se dogode.

Korištenje FDA 483 zapažanja kao alat za učenje

Zapisi o inspekcijskim zapažanjima FDA 483 (iz 2006. godine) nude vrijedne uvide u sistemske slabosti QMS-a za medicinske uređaje u cijeloj industriji. Ova zapažanja su rangirana prema najčešće citiranim zapažanjima i sumirana (vidi Sliku 1). Mnoga proizlaze iz ponavljajućih nedostataka QMS-a.

Slika 1: Izvod iz inspekcijskih zapažanja za fiskalnu 2024. godinu, izvor: FDA

Ova lista pruža vrijedne informacije koje omogućavaju proizvođačima da pripreme svoje sisteme upravljanja kvalitetom (QMS) kako bi izbjegli nepotrebna zapažanja i neusklađenosti. Pored analize podataka po regulatornim klauzulama, preporučujemo holistički pregled skupova podataka s kratkim ili dugim opisom u svim klauzulama kako bi se identificirale slabosti međufunkcionalnih procesa.

Identificirani uobičajeni nedostaci sistema

Unakrsna analiza opisa FDQ 483 otkriva probleme koji se ponavljaju:

• Neuspjeh u uspostavljanju procesa
• Nepotpun sadržaj procesa, dokumentacija ili evidencija
• Nedefinisana ovlaštenja i odgovornosti
• Neadekvatni procesi praćenja (npr. pregledi menadžmenta, interni auditi)
• Kašnjenja ili propusti u regulatornom izvještavanju

Analiza podataka kao prilike za učenje, a ne kao primjera regulatornih zastoja, pomaže u identifikaciji specifičnih područja procesa koja često dovode do zapažanja/neusklađenosti. Na primjer, Korektivne i preventivne mjere (CAPA), Prigovori i Nabavka su više puta tri najčešće klauzule koje rezultiraju zapažanjima. CAPA je obično na vrhu jer u slučaju nalaza protiv bilo kojeg procesa koji nije u potpunosti riješen, bit će podnesen nalaz protiv CAPA procesa. Kod pritužbi, to su često upozorenja na potencijalna povlačenja. Potrebno ih je u potpunosti procijeniti kako bi se ublažile skuplje akcije. Nabavka često ne uspijeva jer se promjenama ne upravlja ispravno: promjene u usklađenosti kupljenog proizvoda ne prate se akcijama, što dovodi do neispravnog proizvoda.

Uz eksterne preglede, proizvođači bi trebali analizirati nalaze internih audita, podatke CAPA-e, rezultate pregleda menadžmenta i analize trendova. Ove podatke treba uporediti sa zapažanjima FDA za potpuni profil rizika.

Primjena ISO 13485:2016 klauzule 4.1.2(b)

S obzirom na dostupne informacije, bilo bi korisno razmotriti klauzulu iz ISO 13485:2016, tačnije 4.1.2(b)

“Organizacija mora primijeniti pristup zasnovan na riziku za kontrolu odgovarajućih procesa potrebnih za sistem upravljanja kvalitetom”.

Ova klauzula zahtijeva od proizvođača da uzme u obzir rizik da ti QMS procesi proizvedu neželjene efekte koji bi uticali na sigurnost i efikasnost medicinskog uređaja. Nisu svi procesi jednake težine i identifikovanjem procesa koji predstavljaju najveći rizik za sigurnost i performanse uređaja, proizvođač može:

• Efikasno odrediti prioritete resursa
• Fokusirati se na područja i kontrole koje su najvažnije
• Ojačajti nadzor tokom cijelog životnog ciklusa proizvoda kako bi imali najveći učinak.

Životni ciklus medicinskog uređaja obuhvata više faza, od početnog koncepta, preko dizajna, proizvodnje, postmarketinških aktivnosti do konačnog odlaganja. Svaka od ovih faza životnog ciklusa ima povezane procese, dokumentaciju i zapise te međusobno djeluje s drugim fazama životnog ciklusa.

Pristup zasnovan na riziku omogućava prioritizaciju procesa, dokumentacije i zapisa koji predstavljaju najveći rizik za sigurnost i efikasnost medicinskog uređaja. Omogućava se efikasnije korištenje dostupnih resursa za kontrolu tih identifikovanih rizika.

Benefiti sistema kvaliteta na bazi rizika

Razumijevanje rizika i utjecaja procesa QMS-a i njihovih interakcija na sigurnost i učinkovitost medicinskih uređaja pruža organizaciji nekoliko koristi:

• Izbjegavanje praznina u QMS-u uzrokovanih nedostajućim procesima.
• Jasnije organizacijske odgovornosti i ovlaštenja.
• Osiguravanje da je sadržaj procesa, dokumenata i zapisa potpun i da pokriva informacije potrebne za demonstraciju sigurnosti i performansi medicinskog uređaja.
• Definisanje ključnih indikatora uspješnosti (KPI) koji odražavaju kontinuiranu adekvatnost i efektivnost QMS-a
• Smanjenje kašnjenja u komunikaciji.
• Efikasnije upravljanje promjenama, jer se uticaj promjena može bolje procijeniti.
• Poboljšanja procesa će se zasnivati ​​na čvrstoj osnovi razumijevanja QMS-a i kako on utiče na sigurnost i efektivnost medicinskih uređaja.
• Pravovremeno pružanje informacija tokom audita/ inspekcije.
• Jasnija strategija, jer će poboljšanje procesa i proizvoda biti vođeno podacima.

¹ FDA Inspekcijska zapažanja Inspekcijska zapažanja|FDA

²  MDSAP Audit pristup

³ FDA Smjernice-za-inspekcije-sistema-kvaliteta.pdf