FDA 483: Verbeteren van kwaliteitsmanagementsystemen met behulp van observaties van FDA inspecties

INHOUD

• De rol van kwaliteitssystemen in de veiligheid van medische hulpmiddelen
• QMS-raamwerken: ISO 13485 en de nieuwe QMSR
• Verschillen tussen QSR en QMSR
• Inspecties en audits in een QMS-omgeving
• Beperkingen van ISO 13485:2016 accreditatie - en de strategische voordelen ervan
• Voorbereiding en verwachtingen van audits
• FDA 483 observaties gebruiken als leermiddel
• Veelvoorkomende systeemfouten geïdentificeerd
• ISO 13485:2016 clausule 4.1.2(b) toepassen
• Voordelen van een op risico gebaseerd kwaliteitssysteem
• Slotopmerkingen

De rol van kwaliteitssystemen in de veiligheid van medische hulpmiddelen

Gebruikers van medische hulpmiddelen vertrouwen erop dat het product waarop ze vertrouwen zowel veilig als effectief is voor het beoogde doel. Maar zelfs nadat risicocontroles zijn ingevoerd, brengt het gebruik van een medisch hulpmiddel een inherent risico met zich mee dat de fabrikant van het hulpmiddel definieert en controleert.

Onderdeel van de risicobeheersing die de fabrikant toepast, is de implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) om ervoor te zorgen dat hun activiteiten consistent en effectief blijven bij het produceren van medische hulpmiddelen volgens de vereiste specificatie.

In dit artikel onderzoeken we hoe fabrikanten van medische hulpmiddelen gebruik kunnen maken van FDA 483 observaties, die vaak worden afgegeven na inspecties, om hun QMS te verbeteren en de veiligheid van medische hulpmiddelen te vergroten, naast andere waardevolle inzichten om hun bedrijfsefficiëntie te verbeteren.

QMS-raamwerken: ISO 13485 en de nieuwe QMSR

Het meest gebruikte QMS door fabrikanten van medische hulpmiddelen is ISO 13485:2016, omdat dit internationaal geaccepteerd is. Fabrikanten in de VS volgden van oudsher de Quality System Regulation 21 CFR 820 (QSR), die een bepaalde structuur deelt met ISO 13485:2016.

Er is echter een grote verschuiving op komst.

Vanaf 6 februari 2026 wordt in de VS de Quality Management System Regulation (QMSR) van kracht, die de QSR officieel vervangt. De QMSR stemt formeel overeen met ISO 13485:2016 door de norm door middel van verwijzing op te nemen.

Deze verandering betekent een grote stap in de richting van wereldwijde harmonisatie en vereist dat fabrikanten die producten op de Amerikaanse markt brengen zich aanpassen.

Verschillen tussen QSR en QMSR

De opname van ISO 13485:2016 door middel van verwijzing in de QMSR versterkt de QMS-eisen voor fabrikanten van medische hulpmiddelen, waaronder het vereisen van een uitgebreidere benadering van risicobeheer, strengere eisen voor leverancierscontrole en meer aandacht voor postmarket surveillance. Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat, terwijl veel bekende QSR-clausules (bijv. 21 CFR 820.30 over ontwerpcontrole) zijn vervangen door ISO 13485:2016-clausules, sommige clausules die uniek zijn voor de QSR zijn behouden in de QMSR en hernummerd.

Bijvoorbeeld:

• 21 CFR 820.198 (Klachtenregistratie) - nu 21 CFR 820.35(a)
• 21 CFR 820.200 (Onderhoud) - nu 21 CFR 820.35(b).

Door bepaalde verwachtingen van de FDA verder te brengen dan ISO 13845, gaat de QMSR verder dan de vereisten van ISO 13485:2016.

Inspecties en audits in een QMS-omgeving

Een QMS moet zijn effectiviteit behouden en dit wordt gedeeltelijk beoordeeld door externe onafhankelijke audits of inspecties die worden uitgevoerd door:

• Notified Body (NB) voor markten in de Europese Economische Ruimte (EER)
• Geaccrediteerde certificeringsinstantie (ACB) voor ISO-certificering
• FDA voor producten met bestemming VS.

De inspectiebevoegdheid van de FDA blijft ongewijzigd door de introductie van QMSR, maar hun verwachtingen zijn wel veranderd. In tegenstelling tot NB's zal de FDA waarschijnlijk doorgaan met het publiceren van haar inspectieobservatiegegevens (FDA 483's⁾¹ voor alle programmagebieden die ze bestrijkt, inclusief:

• 21 CFR 801 (Etikettering)
• 803 (Rapportage medische hulpmiddelen)
• 806 (Rapporten van correcties en verwijderingen)
• 809 (IVD)
• 812 (IDE)
• 821 (Eisen voor het traceren van medische hulpmiddelen)
• 820 (QSR/QMSR)

Beperkingen en strategische voordelen van ISO 13485:2016-accreditatie

Hoewel ISO 13485:2016 certificering alleen geen volledige naleving van de nieuwe QMSR van de FDA garandeert, blijft het een sterke basis en een goed uitgangspunt. Het is in lijn met de belangrijkste kwaliteitsprincipes van QMSR en helpt bij het stroomlijnen van de overgang.

ISO 13485 gecertificeerde organisaties profiteren van:

• Gevestigde systemen die worden gecontroleerd door een^derde partij
• Op risico's gebaseerd denken en processen
• Verbeterde gereedheid voor audits
• Een vlottere weg naar naleving van QMSR.

Fabrikanten die het Medical Device Single Audit Program (MDSAP) gebruiken, bevinden zich in een bijzonder goede positie: MDSAP is gebaseerd op ISO 13485:2016 en bevat de aanvullende QSR-elementen die ontbreken in ISO 13485:2016. De MDSAP-auditleidraad is daarom een nuttig hulpmiddel voor alle fabrikanten die producten op de Amerikaanse markt brengen. ²

Non-conformiteiten - of ze nu worden ontvangen in de vorm van een FDA 483 of een certificeringsaudit - kunnen een kostbare aangelegenheid zijn met interne arbeidskosten, externe honoraria, mogelijk nieuwe apparatuur, terugroepingen van producten of uitgestelde projecten. Proactieve versterking van het QMS is daarom een kosteneffectieve investering.

Auditvoorbereiding en -verwachtingen

De reikwijdte van audits en inspecties is over het algemeen van tevoren bekend:

• FDA inspecties worden geleid door de Quality System Inspection Technique (QSIT) ³
• NB/ACB audits volgen een gepland toezichtsplan tot aan de volgende hercertificeringsaudit. Deze plannen worden regelmatig bijgewerkt om rekening te houden met veranderingen en geven de gebieden aan die de auditor bij zijn volgende bezoek zal controleren.
• De MDSAP-agenda's zijn online beschikbaar.

Uitzonderingen zijn "for cause" en onaangekondigde audits:

• For Cause Audits: Op gang gebracht door een specifieke kwestie en gericht op gerelateerde documenten, dossiers en processen. Deze audits kunnen op korte termijn plaatsvinden.
• Onaangekondigde audits: Vereist voor de EU MDR en moet minstens eens in de drie jaar plaatsvinden, gericht op product- en productieprocessen. Ze worden echter ook bij uitzondering gebruikt in MDSAP- en ISO 13485-certificeringsprogramma's.

Voorbereiding is de sleutel: inzicht in hun eigen QMS door een interne en externe bril stelt fabrikanten in staat zich beter voor te bereiden op deze gebeurtenissen en ze met succes te doorstaan wanneer ze zich voordoen.

FDA 483 observaties als leermiddel gebruiken

FDA 483 inspectie observatie verslagen (vanaf 2006) bieden waardevolle inzichten in systemische QMS voor medische hulpmiddelen zwakke punten binnen de industrie. Deze observaties zijn gerangschikt naar de meest genoemde observaties en samengevat (zie Afbeelding 1). Velen komen voort uit terugkerende QMS-fouten.

Figuur 1: Uittreksel uit FY24 Inspectieobservaties, bron: FDA

Deze lijst biedt waardevolle informatie waarmee fabrikanten hun QMS kunnen voorbereiden om onnodige waarnemingen en afwijkingen te voorkomen. Naast het analyseren van de gegevens per regelgevende clausule, raden we aan om de korte of lange beschrijving datasets holistisch over clausules heen te bekijken om cross-functionele proceszwakheden te identificeren.

Gemeenschappelijke systeemfouten geïdentificeerd

Een analyse van de FDQ 483-beschrijvingen per clausule brengt terugkerende problemen aan het licht:

• Het niet vaststellen van processen
• Onvolledige procesinhoud, documentatie of registratie
• Niet gedefinieerde bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• Ontoereikende controleprocessen (bijv. managementbeoordelingen, interne audits)
• Vertragingen of weglatingen in regelgevende rapportage

Het analyseren van de gegevens als leermogelijkheid, in plaats van als voorbeelden van tegenslagen in de regelgeving, helpt bij het identificeren van specifieke procesgebieden die vaak leiden tot observaties/afwijkingen. Corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA), klachten en inkoop zijn bijvoorbeeld herhaaldelijk de top drie clausules die leiden tot opmerkingen. CAPA staat meestal bovenaan, want als er een bevinding wordt gedaan tegen een proces dat niet volledig wordt aangepakt, wordt er een bevinding gedaan tegen het CAPA-proces. Bij klachten zijn dit vaak waarschuwingen voor mogelijke terugroepacties. Deze moeten volledig worden beoordeeld om duurdere acties te voorkomen. Inkoop mislukt vaak omdat veranderingen niet correct worden beheerd: veranderingen in de conformiteit van het ingekochte product worden niet opgevolgd met acties, wat leidt tot defecte producten.

Naast externe beoordelingen moeten fabrikanten ook interne auditbevindingen, CAPA-gegevens, resultaten van managementbeoordelingen en trendanalyses analyseren. Deze moeten worden vergeleken met observaties van de FDA voor een volledig risicoprofiel.

ISO 13485:2016 Clausule 4.1.2(b) toepassen

Met deze informatie beschikbaar, zou het nuttig zijn om een clausule uit ISO 13485:2016 te overwegen, namelijk 4.1.2(b)

"De organisatie moet een risicogebaseerde benadering toepassen op de controle van de juiste processen die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem".

Deze clausule vereist dat de fabrikant rekening houdt met het risico dat die QMS-processen ongewenste effecten veroorzaken die de veiligheid en effectiviteit van het medische hulpmiddel zouden beïnvloeden. Niet alle processen wegen even zwaar en door de processen te identificeren die het grootste risico vormen voor de veiligheid en prestaties van het hulpmiddel, kan de fabrikant:

• Hulpbronnen effectief prioriteren
• Zich richten op gebieden en controles die er het meest toe doen
• Het toezicht versterken gedurende de gehele levenscyclus van het product om de meeste impact te hebben.

De levenscyclus van een medisch hulpmiddel omvat meerdere fasen, van het eerste concept via het ontwerp, de fabricage en de activiteiten na het op de markt brengen tot de uiteindelijke verwijdering. Elk van deze levenscyclusfasen heeft bijbehorende processen, documentatie en registraties en er is interactie met andere fasen van de levenscyclus.

Een risicogebaseerde benadering maakt het mogelijk om prioriteit te geven aan de processen, documentatie en dossiers die het grootste risico vormen voor de veiligheid en effectiviteit van het medische hulpmiddel. Dit zorgt voor een effectiever gebruik van de beschikbare middelen om deze geïdentificeerde risico's te beheersen.

Voordelen van een op risico gebaseerd kwaliteitssysteem

Inzicht in het risico en de impact van de QMS-processen en hun interacties op de veiligheid en effectiviteit van medische hulpmiddelen biedt de organisatie verschillende voordelen:

• Het voorkomen van hiaten in het QMS veroorzaakt door ontbrekende processen
• Duidelijkere organisatorische verantwoordelijkheden en bevoegdheden
• Ervoor zorgen dat de inhoud van processen, documenten en dossiers volledig is en de informatie bevat die nodig is om de veiligheid en prestaties van het medische hulpmiddel aan te tonen.
• Het definiëren van KPI's die de voortdurende geschiktheid en effectiviteit van het QMS weergeven.
• Verminderen van vertragingen in communicatie
• Effectiever verandermanagement, omdat de impact van veranderingen beter beoordeeld kan worden.
• Procesverbeteringen zullen gebaseerd zijn op een solide basis van begrip van het QMS en hoe het de veiligheid en effectiviteit van medische hulpmiddelen beïnvloedt.
• Tijdige informatievoorziening tijdens audits/inspecties.

Duidelijkere strategie, aangezien proces- en productverbetering worden aangestuurd door gegevens.

¹ FDA Inspectieobservaties Inspectieobservaties | FDA

² MDSAP-auditaanpak

³ FDA Gids voor Inspecties van Kwaliteitssystemen.pdf