Правила за одит и сертификация на Групата DQS

Регламенти за одит и сертифициране на DQS

1. Одиторски и сертификационни услуги

1.1 Обхват и приложимост

Настоящите Правила за одит и сертифициране на DQS („Правила“) се прилагат за всички оферти и/или услуги и всички произтичащи от тях договорни отношения между DQS Holding GmbH, всички свързани дружества или техни агенти (всяко „DQS“, заедно „DQS Group“) и всяка организация/лице („Клиент“), кандидатстващо за или получаващо услуги за одит и сертифициране.

Актуален списък на всички членове на DQS Group е наличен на адрес https://dqsglobal.com/intl/.

Тези правила обхващат всички видове системна сертификация в съответствие с международни или национални стандарти, включително частни стандарти, сертификация на продукти в съответствие с директиви на ЕС или национално законодателство, сертификация на продукти и услуги в съответствие с нерегламентирани нормативни документи, спецификации, изисквания или технически правила.

Тези правила се прилагат на всички етапи от процеса на сертифициране или одит, включително, но не само, оферти и оферти за услуги, договори, поръчки за покупка и/или работа, графици и допълнения, договорени между DQS и Клиента, освен ако не е изрично договорено друго в писмена форма или не е предписано от нормативни актове.

Тези правила за одит и сертифициране влизат в сила незабавно след публикуването им и остават валидни до издаването и публикуването на нова версия.

Текущата версия на тези разпоредби е достъпна на английски език на адрес https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules или по заявка от всеки офис на DQS. В случай на несъответствие между преведена версия и английската версия на документа, английската версия ще има предимство.

Когато на Клиента бъде издаден Сертификат, DQS ще предоставя услугите, използвайки разумна грижа и умения и в съответствие с действащите кодекси за практическа практика на съответния сертифициращ орган на DQS. Копие от тези кодекси за практическа практика и всички изменения към тях, които могат да бъдат издавани периодично, ще бъдат предоставени от Сертифициращия орган на DQS на Клиента при започване на Услугите.

1.2 Дефиниции на термини

„Клиент“ означава клиенти и всяка организация/лице, което отправя запитване за или получава услуга за одит или сертификация на DQS, включително техните представители, които действат от тяхно име.

„DQS“ означава всеки член на международната група DQS, включително нейните дъщерни дружества, свързани компании и партньори или някой от техните агенти, които предлагат и/или предоставят от свое име или от името на друг сертифициращ орган на DQS услуги за одит и сертификация на клиенти.

„Сертифициращ орган на DQS“ означава всяка организация на DQS, притежаваща акредитация или разрешение за издаване на съответните сертификати.

„Кодекси за практикознание“ означава кодексите за практикознание, издадени от сертифициращ орган на DQS за съответната програма за сертифициране.

„Акредитиращ орган“ означава всяка организация (независимо дали е публична или частна), имаща разрешение да назначава и контролира сертифициращи органи.

„Одити“ означава всяка систематична дейност на DQS за получаване на обективни доказателства и обективното им оценяване, за да се определи до каква степен са изпълнени определените критерии; може да се нарича още „оценка“.

„Одитори“ означава оценители, одитори и експерти, които са назначени за процес на одит и сертифициране от името на групата DQS.

1.3 Одиторски и сертификационни услуги

Одитирането и сертифицирането на система за управление, процес или продукт от независима, компетентна трета страна, като DQS, генерира ценни ползи за Клиента. Сертификатът DQS ще служи като доказателство за подходяща и ефективна система за управление, процес или съвместим продукт със способността непрекъснато да отговаря на очакванията на клиентите, както и на регулаторните и законовите изисквания.

По време на одит, квалифицирани и опитни одитори преглеждат системата за управление и нейните процеси или продукти за текуща пригодност и ефективност в светлината на променящите се пазари и среда. Чрез идентифициране на потенциал за подобрение, одиторите подобряват способността на организацията да постига установените цели, като по този начин повишават устойчивия успех за Клиента. Със сертификат от DQS, клиентите могат да се доверят на Клиента и на сертифицираната система за управление, процес или продукт, който е оценен и сертифициран по признати стандарти и спецификации.

1.4 Договорът и търговските условия

Тези правила за одит и сертифициране на DQS и, както е приложимо, приложението, офертата, приемането му, кодексите на практиката, условията на сертификационните марки на DQS и местните бизнес условия или търговски условия съставляват цялото споразумение („Договор“) между Клиента и DQS по отношение на предмета на настоящото.

Местните бизнес условия или търговски условия могат да включват клаузи за законно представителство, юрисдикция, отговорност, данъци, условия на плащане и други, като се вземат предвид местните законови изисквания. Договорът може също така да бъде съставен от индивидуални споразумения между DQS и Клиента, като винаги съдържа тези Правила за одит и сертифициране на DQS като неразделна част от него чрез директно включване или препратка.

Освен ако не е предвидено друго, никакво изменение на договора няма да бъде валидно, освен ако не е в писмена форма.

1.5 Договорни отношения със сертифициращия орган на DQS

Всеки път, когато офис на DQS предоставя услуга по разрешение или акредитация на друг сертифициращ орган на DQS, той действа като агент от името и за сметка на това лице. Офертата/цитата идентифицира съответния сертифициращ орган на DQS и неговото приемане и подписване на локалния договор представлява правно обвързващ договор за сертифициране между Клиента и Сертифициращия орган на DQS. Въпреки че агентът е упълномощен да таксува/фактурира Клиента за предоставянето на услугата и сертифицирането, отговорността за дейностите по сертифициране и оперативния контрол по конкретна акредитация винаги остава на Сертифициращия орган на DQS, който е отговорен за и запазва правомощията си за решенията си, свързани със сертифицирането, включително предоставянето, отказа, поддържането на сертификацията, разширяването или намаляването на обхвата на сертификацията, подновяването, временно спирането или възстановяването след временно спиране или отнемането на сертификацията.

2. Процесът на сертифициране

DQS оценява системата за управление, процесите, продуктите или части от тях на Клиента с цел да определи съответствието им с договорени и признати изисквания, като например международни, национални или специфични за сектора стандарти или спецификации. Съответният процес на сертифициране може да включва една или повече стъпки, обикновено завършващи с одитен доклад, който документира резултатите от одита. В случай на сертификационни услуги, съответният сертифициращ орган на DQS ще издаде специфичен за клиента сертификат, потвърждаващ съответствието със съответните изисквания, когато изпълнението на всички приложими изисквания е очевидно.

Ако по време на одит са установени несъответствия с изискванията на съответния стандарт или спецификация, Клиентът ще планира и изпълни коригиращи действия в рамките на определен срок. Сертификатите ще бъдат издадени само след като е демонстрирано ефективното прилагане на подходящи коригиращи действия. Обхватът и срокът на валидност ще бъдат посочени в сертификата.

Повечето констатации от одита се основават на процес на вземане на проби, насочен към надеждни доказателства за ефективно внедряване и съответствие на системата за управление, процеса или продукта. Възможно е да съществуват и други бизнес аспекти, положителни или отрицателни, които не са били прегледани от екипа по одит. Единствено организацията носи отговорност да разследва и оценява потенциалното въздействие и обхват на констатациите, като по този начин непрекъснато осигурява пълно съответствие с прилагания(ите) стандарт(и). В случаи на несъответствие, DQS не носи отговорност.

DQS е независима, неутрална и обективна в своите одити и сертификации. Одитите обикновено се извършват на мястото на дейност на Клиента (на място), но могат да бъдат частично проведени, заменени или допълнени от дистанционни одитни дейности (извън обекта). Видът, обхватът и времевият график на процедурата са предмет на отделно споразумение между страните. DQS се стреми да сведе до минимум всякакви смущения в бизнес процеса, докато провежда одита в помещенията на Клиента.

Процесът на сертифициране обикновено включва следните стъпки:

2.1 Процесът започва с нуждите и очакванията на Клиента. DQS иска да научи повече за организацията на Клиента, неговата система за управление, размера и видовете дейност. Заедно двете страни ще определят целите за одита и/или сертифицирането, включително приложимите стандарти и спецификации.

2.2 DQS ще предостави подробна оферта за одиторски и сертификационни услуги, съобразена с индивидуалните нужди на клиента, въз основа на първоначално предоставената информация. Писмен договор ще уточни всички съответни резултати, както и приложимите критерии за одит и сертифициране.

2.3 Одит от етап 1: Самата процедура по сертифициране започва с преглед и оценка на системната документация, целите, резултатите от прегледа от ръководството и вътрешните одити. По време на този процес ще се определи дали системата за управление на Клиента е достатъчно развита и готова за сертифициране. Одиторът ще обясни констатациите и ще координира всички необходими дейности за подготовка за одита от етап 2. Одитът от етап 1 обикновено не е приложим за сертифициране на процеси и продукти.

2.4 Одит на етап 2: Назначеният екип от одитори ще одитира системата за управление, процесите или продуктите на Клиента на мястото на производство или предоставяне на услуги и/или чрез използване на техники за дистанционен одит. Прилагайки определени стандарти и спецификации на системата за управление, екипът от одитори ще оцени ефективността на всички функционални области, както и на всички процеси на системата за управление, въз основа на наблюдения, инспекции, интервюта, преглед на съответните записи и други техники за одит. Резултатът от одита, включително препоръка относно сертифицирането и всички констатации, ще бъде представен на Клиента по време на заключителната среща и включен в писмен доклад. Необходимите планове за действие ще бъдат съгласувани, ако е необходимо.

2.5 Оценка на системата: Сертификационната функция на съответния сертифициращ орган на DQS ще оцени процеса на одит и неговите резултати и ще вземе независимо решение за издаване на сертификата, въз основа на обективни доказателства. Всяка препоръка, дадена от екипа по одит и документирана в доклада, не е обвързваща за сертифициращия орган на DQS и решението за издаване на сертификат е по преценка единствено на сертифициращия орган на DQS. Клиентът получава одитния доклад, документиращ резултатите от одита, и когато всички приложими изисквания са изпълнени, Клиентът получава и сертификата.

2.6 Контролни одити: Два пъти годишно или поне веднъж годишно ще се извършва одит на критичните компоненти на системата за управление. Ще бъде идентифициран потенциал за подобрение, с акцент върху непрекъснатото усъвършенстване и устойчивата ефективност. За сертифициране на продукти, контролният одит обикновено се заменя с годишен повторен одит.

2.7 Повторен одит: Сертификатът е валиден за ограничен период от време, най-често за максимум три години. В края на този цикъл ще бъде извършен повторен одит, за да се гарантира текущото изпълнение на всички приложими изисквания. При спазване на това изпълнение ще бъде издаден нов сертификат.

За специфични за сектора стандарти или сертифициране на процеси и продукти, описаният процес на сертифициране може да се различава.

3. Права и задължения на клиента

3.1. Поддържане на системата за управление / съответствие на процесите и продуктите

За да получи и поддържа сертификат, Клиентът е длъжен да внедри и поддържа документирана система за управление, която отговаря на изискванията на избрания стандарт или спецификация. В случай на сертифициране на процеси/продукти, Клиентът е отговорен за осигуряване на текущо съответствие. Клиентът е длъжен да предостави доказателства за съответствие и ефективност на оценената система за управление, процеси или продукти, лесно достъпни за одит от назначения екип за одит. Клиентът е длъжен да предприеме всички необходими действия, за да гарантира, че системата за управление и/или продуктът се поддържат по съответстващ и ефективен начин по всяко време.

Клиентът ще бъде уведомен за всякакви промени в програмата за сертифициране или нови или ревизирани изисквания, които го засягат. В случай че сертифицирането се отнася за текущо производство, Клиентът е длъжен да гарантира, че сертифицираният продукт продължава да отговаря на изискванията на системата или продукта. DQS е длъжен да провери внедряването на промените от Клиента и да предприеме необходимите мерки в процеса на сертифициране.

3.2. Достъп до информация

Клиентът гарантира, че DQS има достъп до цялата необходима информация и необходимите съоръжения за изпълнение на възложените одиторски задачи. DQS може да делегира изпълнението на всички или част от услугите на агент или подизпълнител, а Клиентът упълномощава DQS да разкрие цялата информация, необходима за такова изпълнение, на агента или подизпълнителя. Клиентът се задължава всички номинирани представители и служители да предоставят на екипа по одит достъп и да предоставят на него своевременно точна и пълна информация и обективни доказателства относно всички процеси, които могат да бъдат от значение за одита. В рамките на сертифицираните системи за управление, процеси и/или продукти, всички записи, свързани с оплакванията и техните коригиращи действия, се представят на DQS при поискване.

3.3. Уведомяване за промени и специални инциденти

Клиентът е длъжен незабавно да информира DQS за всякакви промени, които могат да повлияят на сертифицираната система за управление, процесите или сертифицираните продукти. Това се отнася по-специално за покупка/продажба на цялата компания или на част от нея, всяка промяна в собствеността, големи промени в дейността, фундаментални промени в процесите, инциденти като сериозен инцидент или сериозно нарушение на регулация/законово задължение, налагащо участието на компетентния регулаторен орган, или завеждане на производство по несъстоятелност или конкордат. Във всеки от тези случаи DQS ще се консултира с Клиента и ще определи как сертификатът може да бъде запазен.

Клиентът е длъжен незабавно да уведоми DQS в случай на изтегляне на продукт. Отделните стандарти за сертифициране и техните разпоредби използват различни срокове по отношение на спазването на този краен срок. Тези спецификации могат да бъдат намерени в съответните стандарти и приложимите им разпоредби.

3.4. Независимост на одита

Клиентът е задължен да избягва всичко, което би могло да компрометира независимостта на служителите и одиторите на DQS. Това се отнася по-специално за предложения за консултации, предложения за работа, както срещу заплащане, така и от подизпълнители, както и за отделни споразумения за хонорари или други парични възнаграждения.

3.5 Право на отказ от одитор

Преди потвърждаване на датата на одита, Клиентът има право да прегледа и отхвърли одитора(ите), назначен(и) от DQS, с надлежна обосновка. В обосновани случаи, например в случай на заплаха за безпристрастността и ако приложимите правила за акредитация позволяват това, DQS ще назначи заместник на отхвърления одитор.

3.6. Поверителност и информационна сигурност

Документите, предоставени на Клиента от DQS, включително Марките и символа за сертифициране на DQS, са защитени с авторски права. Клиентът изрично потвърждава, че всички документи, които са предоставени или предоставени от DQS за преглед, остават собственост на DQS и че те могат да бъдат използвани само за вътрешни нужди на Клиента и да не се предоставят на трети страни или да бъдат използвани за цели, различни от договорените тук или писмено. Клиентът е задължен да пази строга конфиденциалност относно всяка информация, разкрита в рамките на условията на настоящото Споразумение, както и относно всички знания по въпроси, свързани с DQS, неговите служители и одитори. Това задължение важи и след прекратяване на договора. Клиентът по подобен начин приема това задължение от името на всички заместници и помощни лица. На Клиента е разрешено да препрати одиторския доклад в неговата цялост. Препращането на извадки не е разрешено.

3.7 Право на използване на сертификати и марки

С валиден DQS сертификат, Клиентът има право да използва сертификата, съответните сертификационни марки и в някои случаи акредитационните марки за промоционални цели съгласно съответните правила, публикувани на DQS website.

Разрешеното използване на защитени с авторски права марки DQS Certified Management System Mark®, UL Registered Firm Mark® и други марки за сертифициране или акредитация ще повиши доверието на клиентите в сертифицираната система за управление на Клиента и съответното ѝ представяне. Тези марки често се използват в фирмени брошури, брошури, интернет, на изложби, върху превозни средства или в реклами и са пряко свързани със сертифицираната организация и нейната система за управление, процеси или продукти. Използването на сертификати и марки е ограничено до обхвата и периода на валидност на сертификацията и те не трябва да се използват върху продукт, нито върху опаковка на продукт, нито по друг начин, който може да се тълкува като обозначаващ съответствие на продукта.

3.8 Жалби

Всеки клиент на DQS има право услугите да бъдат извършени в рамките на договорения обхват по такъв начин, че да бъдат изпълнени всички разумни очаквания и изисквания. В случай на неизпълнение, Клиентът има право да подаде жалба до съответната компания на DQS. DQS ще поиска информация, необходима за анализ и подобрение. Жалби могат да бъдат подадени чрез следния линк: DQS - Complaints and Appeals.

3.9 Обжалвания

Ако Клиентът не е съгласен с конкретно решение за сертифициране, той може да подаде писмена жалба и да поиска преразглеждане на решението. Окончателното решение по жалбата се взема от отделен безпристрастен технически експерт от съответния сертифициращ орган на DQS, който не е участвал в провеждането на одита и първоначалното решение. Ръководството на сертифициращия орган на DQS винаги е информирано за статуса на процеса на обжалване. Жалби могат да бъдат подадени чрез следния линк: DQS - Complaints and Appeals.

4. Права и задължения на DQS

4.1. Одит на системи за управление

DQS проверява съответствието и ефективността на сертифицираната система за управление, процесите или продуктите на Клиента, като извършва редовни одити (обикновено на полугодишна или годишна база). За целите на тези одити DQS има право на достъп до съоръженията на Клиента в рамките на планирани одитни посещения, да наблюдава операциите, да инспектира процеси, продукти и услуги, да интервюира служители и представители, да преглежда документи и съответни записи, както и да събира информация с други одитни техники, за да получи достатъчно обективни доказателства, на които да се основава решение за сертифициране. В случай че DQS получи информация от трети страни, които оспорват съответствието или ефективността на система за управление, процес или продукт, сертифициран от DQS, тя има право да извърши допълнителни, нерутинни одити след консултация с Клиента. В законово регулирани области DQS има право да извършва допълнителни, необявени одити, когато е оправдано.

4.2. Акредитация и оторизация

Сертифициращите органи на DQS са упълномощени от различни акредитиращи органи и други правителствени и неправителствени органи или собственици на програми да издават одитни доклади и сертификати съгласно различни стандарти и спецификации. Това включва задължението да се позволи на служители или помощни лица на тези органи да участват в одити. Съгласно приложимите правила за акредитация и упълномощаване, DQS позволява на тези лица достъп както до собствените си документи, така и до данни, свързани с клиентите, при спазване на изискванията за поверителност, посочени тук. Освен това, когато отделни стандарти или спецификации изрично изискват, данните, свързани с клиентите, и резултатите от одита се предават на тези органи. С приемането на настоящите Правила за одит и сертифициране, Клиентът се съгласява с приложимите изисквания за акредитация и упълномощаване в текущата им версия (напр. ISO/IEC 17021-1 или ISO/IEC 17065), включително всичко горепосочено.

Сертифициращите органи на DQS имат право да делегират предоставянето на всички или част от Услугите, с изключение на решения за сертифициране, на други офиси на DQS, агент или подизпълнител. Винаги, когато сертификатите се издават от Сертификационен орган на DQS, различен от местния DQS партньор на Клиента, всички съответни права и задължения по този документ се прилагат еднакво за Сертификационния орган на DQS и за местния доставчик на услуги.

4.3 Назначаване на одитори

Назначаването на компетентни одитори е изключителна отговорност на DQS. DQS се съгласява да използва само одитори, които са квалифицирани за задачата въз основа на тяхната техническа квалификация, опит и лични способности. Одиторите трябва да бъдат оторизирани за необходимия(ите) стандарт(и) или спецификация(и) и ще имат подходящ опит в областта на дейност на Клиента, както и в управлението и одита. В много случаи DQS може да назначи екип от одитори, съставен от двама или повече одитори, за конкретен процес на одит или сертифициране. При поискване DQS ще предостави на Клиента кратка автобиография на избрания одитор.

В случай че даден одитор стане недостъпен преди или по време на одита, DQS ще се стреми да осигури подходящ заместващ одитор, доколкото е възможно.

4.4 Планиране на одити

DQS има правото и задължението да насрочва одити на системата за управление, процесите или продуктите на Клиента. Одитите се насрочват по взаимно удобство на двете страни в рамките на сроковете, определени от приложимите изисквания. Датите на одитите се договарят писмено. След като бъдат потвърдени, тези дати на одитите са обвързващи. Индивидуалните споразумения за одит могат да включват клаузи за компенсация за анулиране или отлагане на потвърдени одити.

Сертификацията може да включва и, в зависимост от стандарта, необявени одити, които са или напълно необявени, или обявени с кратко предизвестие. Ако необявен одит не може да бъде извършен поради причини, за които Клиентът е отговорен (отказ на достъп), DQS може да таксува действително направените разходи за подготовка за необявения одит за сметка на Клиента. Сертифицираният обект трябва да предприеме необходимите стъпки, за да гарантира, че на одитора е предоставен достъп в случай на необявен одит.

4.5 Издаване на доклади и сертификати

DQS издава одиторски доклади и DQS сертификат (наричан по-долу „Сертификат“) и го предоставя на Клиента след изпълнение от страна на Клиента на всички изисквания за сертифициране и договорни задължения. Решението за сертифициране е единствено отговорност на Сертифициращия орган на DQS, въз основа на препоръката на одиторите за издаване и всички резултати от одита, както са записани или посочени в одиторския доклад. Всяка препоръка, дадена в доклад, не е обвързваща за Сертифициращия орган на DQS. Докладът и сертификатите остават собственост на DQS; DQS предоставя на клиента правото да ги използва в съответствие с настоящия регламент. Сертификатите на DQS са валидни за ограничен период от време, обикновено максимум три години, считано от датата на издаване.

4.6 Поверителност и защита на данните

DQS се ангажира да защитава поверителността на цялата поверителна информация и лични данни (напр. съгласно член 4 от GDPR и други приложими законови изисквания) на Клиента и неговите служители, които не са публично достъпни и които са предоставени на DQS в контекста на неговите дейности в помещенията на Клиента, независимо дали тази информация се отнася до вътрешни въпроси на Клиента или до неговите бизнес отношения. Това се отнася и за устните и писмените резултати от одита. DQS ще разкрива поверителна информация на трети страни само с писменото разрешение на Клиента, освен ако не се изисква по закон или изрично не е предвидено друго в настоящите Правила за одит и сертифициране. Тези ангажименти важат и след прекратяване на договора. В някои секторни схеми за сертифициране, част от данните за одита и клиента задължително се обработват в приложения, предоставени от собственика на схемата (напр. схеми за автомобилна, аерокосмическа, хранителна промишленост); Клиентът се съгласява с това. Освен ако не се изисква друго от съответния орган по акредитация или по закон, DQS съхранява в архива си записи, свързани с одити и сертифициране, за минимум два цикъла на сертифициране (обикновено шест години). Приложимите национални или международни законови изисквания (напр. от GDPR) се вземат предвид изцяло. В края на минималния период на архивиране, DQS запазва или унищожава материалите по своя преценка, освен ако Клиентът не е указал друго; таксите за изпълнение на такива инструкции ще бъдат фактурирани на Клиента.

4.7 Публичност

DQS има право да поддържа и публикува регистър на всички Клиенти, притежаващи актуален DQS сертификат. Тази публикация съдържа името и адреса на сертифицираната организация, както и обхвата и референтния стандарт/спецификация и статуса на сертификация. Клиентът с настоящото се съгласява с публикуването на тази информация по-долу, както и с публикуването на същите данни в задължителни национални и международни бази данни, управлявани от националните органи, акредитиращи органи или собственици на програми. Освен това, в хода на обработката на поръчките, данните на клиентите се съхраняват и обработват във външни бази данни на собствениците на схеми. Клиентът се съгласява с приемането на офертата, че данните на клиентите могат да бъдат съхранявани, достъпвани и преглеждани от трети страни в съответните бази данни.

4.8 Електронна комуникация

Независимо от гореизложеното, Клиентът с настоящото упълномощава DQS да предава поверителна информация и друга информация сигурно чрез интернет или публична мрежа до имейл адреси или други места, предоставени от Клиента. Клиентът приема, че макар DQS да предприеме всички разумни мерки за осигуряване на сигурно предаване, DQS не може да гарантира абсолютната поверителност и конфиденциалност на такива предавания. Клиентът се съгласява, че сигурното предаване на поверителна информация от DQS чрез интернет или друга публична мрежа не представлява нарушение на задължението за поверителност съгласно настоящите Правила за одит и сертифициране и че DQS не носи отговорност за каквито и да е щети, произтичащи от такива предавания, при условие че такава поверителна информация се обработва със същата степен на грижа, с която DQS обработва собствената си поверителна информация. Ако Клиентът направи хипервръзка към уебсайта на DQS, Клиентът се съгласява: (i) информацията, съдържаща се на уебсайта на DQS, принадлежи на DQS; (ii) свързващият уебсайт ще прехвърли потребителя директно към уебсайта на DQS, както е публикуван от DQS, без да се налагат рамки, прозорци на браузъра или съдържание на трети страни; и (iii) свързващият уебсайт не може да заявява или да внушава, че Клиентът или неговите продукти или услуги са одобрени от DQS.

5. Сертификати и марки

5.1 Издаване на сертификати и използване на марки

Сертифициращият орган на DQS издава сертификати, потвърждаващи съответствието на системата за управление, процесите или продукта на Клиента с избрани национални и международни стандарти, както и с признати изисквания, специфични за индустрията или клиента, когато Клиентът е доказал чрез одит, че всички приложими изисквания са изпълнени. Клиентът има право да използва сертификата и свързаните с него сертификационни знаци, за да насърчи доверието с бизнес партньорите.

След издаване на сертификат ще бъде създадена услуга за текущ надзор, за да се гарантира, че съответствието на системата за управление, процесите или продуктите се поддържа непрекъснато. Установяването и поддържането на сертификацията зависи от изпълнението на споразумението за одит и сертификация и от непрекъснатото спазване на неговите условия от страна на Клиента.

Клиентът се съгласява да сътрудничи с DQS при установяване на фактите, ако бъде съобщено, че системата за управление, процесите, продуктите или услугите на Клиента не са в съответствие с регулаторни, законови, сертификационни или други приложими изисквания, включително споделяне на информация, която Клиентът придобива относно съобщеното несъответствие, и да предприеме и докладва на DQS за всички необходими коригиращи действия.

Клиентът се съгласява, че услугата за надзор, като например одити за надзор и всякакви специални одити, провеждани от DQS, са предназначени само да служат като проверка на средствата, които Клиентът използва, за да определи съответствието на своята система за управление, процеси или продукти с изискванията за сертифициране, и че Клиентът по никакъв начин не се освобождава от отговорност за своята система за управление, процеси, продукти и услуги в рамките на обхвата на сертифицирането.

Сертификатите и сертификационните марки не могат да бъдат прехвърляни на правоприемници или други организации. След като сертификацията е изтекла или е била спряна, отнета или анулирана, Клиентът трябва да се въздържи от всякакво популяризиране или друго използване на сертификацията. Клиентът се съгласява да върне всички физически издадени сертификати след оттегляне или анулиране; правото на задържане е изрично изключено.

5.2 Неиздаване на сертификати

Сертифициращият орган на DQS може да издава сертификати само ако всички изисквания на избрания(ите) стандарт(и), спецификации и договори са изпълнени след одита (първоначален/повторен одит). В случай на неизпълнение, одиторът документира недостатъците в доклад за несъответствия и/или по друг начин идентифицира ограниченията, които трябва да бъдат спазени, за да бъде издаден сертификат.

Всички несъответствия или ограничения трябва да бъдат отстранени преди издаването на сертификат на DQS. Ако е необходимо, DQS ще повтори одита частично или изцяло. Ако несъответствията не са отстранени или ако предварителните условия за издаване на сертификат не са постигнати дори след последващ или специален одит, процедурата по сертифициране ще бъде приключена с издаване на доклад без сертификат.

5.3 Спиране, отнемане и анулиране на сертификат

5.3.1 Окачване

Сертифициращият орган на DQS има право временно да спре действието на сертификат, ако Клиентът наруши сертификационни, договорни или финансови задължения към DQS, включително, но не само:

• Коригиращите действия не са били демонстративно и ефективно приложени в рамките на договорения срок;
• Графикът на одитите, предложен от DQS за одит(и), необходим(и) за поддържане на сертифицирането, не е спазен и по този начин предписаната честота след предишния одит е надвишена;
• DQS не е бил информиран своевременно за планирани промени в системата за управление, специални инциденти или изтегляне на продукти (вижте 3.3) или други промени, които влияят на съответствието със стандарта или спецификацията, която е в основата на одита;
• Преместване на сертифицирания обект/инсталация без предварително уведомление до DQS;
• Сертификат на DQS или сертификационен символ е бил използван по подвеждащ или неоторизиран начин;
• Дължимите плащания за одиторски и сертификационни услуги не са извършени своевременно след поне едно писмено напомняне.

Сертифициращият орган на DQS има право да спре действието на сертификат, ако станат известни значителни нарушения на правилата за акредитация след решението за сертифициране и в случаи на непреодолима сила (вижте 6.6).

DQS ще уведоми Клиента писмено за предложеното спиране. Ако причините за предложеното спиране не бъдат отстранени в рамките на две седмици, DQS ще информира Клиента писмено за спирането на сертификата, посочвайки причините, както и коригиращите действия, необходими за възстановяването на сертификата.

Сертификатите се спират за ограничен период (обикновено максимум 90 дни). Ако необходимите мерки са били приложени демонстративно и ефективно до установения срок, спирането на сертификата се отменя. Ако необходимите мерки не са били приложени в установения срок, Сертифициращият орган на DQS може да отнеме сертификата, както е посочено по-долу.

5.3.2 Оттегляне

Сертифициращият орган на DQS има право да оттегли сертификатите или да ги обяви за невалидни след писмено уведомление до Клиента, ако:

• Срокът на спиране на Сертификата е превишен;
• Съответствието на системата за управление, процесите или продуктите със стандарта или спецификацията, на които тя се основава, не е гарантирано или Клиентът не желае или не е в състояние да отстрани несъответствията;
• Клиентът продължава да използва сертификата след спирането му;
• Клиентът използва сертификацията по начин, който подкопава репутацията на сертифициращия орган на DQS или DQS;
• Предварителните условия, довели до издаването на Сертификата, вече не са приложими;
• Клиентът подава доброволна или принудителна молба за обявяване в несъстоятелност; 
• Клиентът ефективно прекратява договорните си отношения с DQS.

5.3.3 Анулиране

Сертифициращият орган на DQS има право да анулира сертификати или да ги обяви за невалидни със задна дата, ако:

• Впоследствие се оказва, че предварителните изисквания за издаване на удостоверението всъщност не са били изпълнени;
• Клиентът е компрометирал процедурата по сертифициране, така че обективността, неутралността или независимостта на резултатите от одита, по преценка на DQS, са под въпрос.

6. Разни 

6.1 Без партньорство или агенция

Страните потвърждават, че DQS предоставя Услугите на Клиента като независим изпълнител и че Договорът не създава никакви партньорски, агентски, трудови или фидуциарни отношения между DQS и Клиента.

Клиентът потвърждава, че DQS не замества Клиента или трета страна, нито ги освобождава от техните задължения, нито поема, съкращава, отменя или се задължава да изпълни каквото и да е задължение на Клиента към трета страна или това на трета страна към Клиента.

6.2 Ограничаване на отговорността и обезщетение

DQS упражнява умението, дължимата грижа и старание при изпълнението на услугите, както може разумно да се очаква от реномиран доставчик на подобни услуги и поема отговорност за щети само в случаи на доказана небрежност.

Нищо в настоящите Правила не изключва или ограничава отговорността на DQS към Клиента за смърт или телесна повреда, или за измама, или друг въпрос, произтичащ от небрежност на DQS, за който би било незаконно да се изключи или ограничи отговорността му.

Освен ако не е уговорено друго, общата отговорност на DQS към Клиента по отношение на иск за загуба, щета или разход от всякакъв характер се ограничава, по отношение на всяко едно събитие или поредица от свързани събития, до сума, равна на двойния размер на таксите, платени на DQS по договора.

DQS не носи отговорност за иск за загуба, щета или разход, освен ако не е започнато арбитражно производство в рамките на една година след датата на изпълнение от DQS на услугата, която поражда иска, или в случай на предполагаемо неизпълнение в рамките на една година от датата, на която тази услуга е трябвало да бъде завършена.

6.3 Непрехвърляне

Освен ако не е изрично уредено друго или не е договорено писмено от страните, договорът е личен за страните и никоя от страните не може да прехвърля, отстъпва, обременява, ипотекира, възлага на подизпълнител или да се разпорежда по какъвто и да е друг начин с което и да е или всички свои права и задължения по договора. Всяка страна потвърждава, че действа от свое име, а не в полза на друго лице.

Независимо от гореспоменатото, DQS може да прехвърли, отстъпи или възложи на подизпълнител което и да е или всички свои права и задължения по договора на свързана с DQS компания и партньори или на някой от техните агенти.

6.4 Етичен кодекс и политика за борба с подкупите и корупцията

DQS осъществява дейността си стриктно в съответствие с принципите, заложени в Етичния си кодекс, който съдържа и Политиката за борба с подкупите и корупцията. Етичният кодекс на DQS може да бъде намерен на DQS сайт.

На служителите, агентите и другите представители на DQS е забранено да дават или получават пари или подаръци, които биха могли да бъдат тълкувани като подкупи, или да сключват споразумения, които се тълкуват като корупционни практики. DQS поддържа политики и процедури по време на целия срок на Договора и ще ги прилага, когато е уместно, за да гарантира спазването на гореспоменатото..

6.5 Частична невалидност

Ако една или повече разпоредби на настоящите Правила се окажат незаконни или неприложими по някакъв начин, това не засяга валидността, законността и приложимостта на останалите разпоредби..

6.6 Непреодолима сила

Нито DQS, нито Клиентът ще бъдат в нарушение на настоящите Правила, нито ще носят отговорност за неизпълнение или забавяне на изпълнението по него, ако причината за такова неизпълнение или забавяне се дължи на събития извън разумния контрол на засегнатата страна, включително, но не само, война, въоръжен конфликт, терористична атака, гражданска война, бунтове, токсични опасности, пандемии, епидемии, природни бедствия, екстремни метеорологични условия, пожар, експлозия, прекъсване на комунални услуги, стачка, повреда на инфраструктурата, забавяне на транспорта или каквито и да е обществени ограничения след някой от горепосочените инциденти, или всяко друго форсмажорно събитие.

В случай на форсмажорно събитие, засегнатата страна е длъжна да уведоми другата страна без ненужно забавяне за подробностите на ситуацията и очакваната продължителност. Всяка от страните има право да прекрати Договора с незабавно действие, ако форсмажорното събитие продължи повече от деветдесет (90) дни..

7. Спорове 

Освен ако не е изрично уговорено друго, всички спорове, произтичащи от или във връзка с настоящите Правила, се уреждат от законите на страната по местоживеене на Сертифициращия орган на DQS и се решават окончателно съгласно Правилата за арбитраж на Международната търговска камара от един или повече арбитри, назначени в съответствие с посочените правила. Арбитражът ще се проведе в Париж (Франция) на немски или английски език..

8. Допълнителни изисквания на програмата 

За някои специфични за сектора системи за управление или услуги за сертифициране и одит на продукти може да се прилагат допълнителни задължителни програмни изисквания, включително, но не само. Тези „програмни изисквания“ са достъпни на https://dqsglobal.com/intl/. 

• Automotive Sector:     Анекс Автомобили       
• Aerospace Sector:    Анекс Аерокосмическа индустрия        
• DQS GmbH - Railway Sector:    Анекс IRIS       
• DQS GmbH – Information security in the automotive industry:    Анекс TISAX
• DQS Inc. - Telecommunication Sector:    Анекс TL9000     
• DQS MED programs:    Правилник за одит и сертифициране на DQS на
  DQS Medizinprodukte GmbH и неговите допълнения
• DQS CFS programs:    Специфични условия за оценка на системата за управление и сертифицирането на продукта на DQS CFS GmbH
• Chinese Market:    Специфични условия за дейности на китайския пазар, както са определени от китайските правителствени органи (напр. CNCA)
• Use of Marks (CF12):  Условия за DQS сертификационни знаци и обяснение на съдържанието на сертификата.

Правилник за одит и сертифициране на DQS, версия 008/05.2026, 1 юни 2026 г.